Il-Gwida fil-Qosor għal proċeduri ta’ akkwist f’żewġ passi - Pass 1

(proċeduri ristretti, proċeduri kompetittivi permezz tan-negozjar jew kompetizzjonijiet ta’ disinn)

Il-gwidi Rapidi ġew aġġornati biex iqisu l-proċess ta’ pubblikazzjoni ġdid għall-proċeduri b’avviż ta’ kuntratt, li japplika għall-proċeduri l-ġodda kollha ppubblikati mill-25 ta’ Ottubru 2023. Din il-verżjoni aġġornata bħalissa hija disponibbli biss bl-Ingliż. It-traduzzjonijiet fil-lingwi kollha tal-UE dalwaqt se jkunu disponibbli.

Kif tibda

Merħba fl-eSubmission!

L-eSubmission tippermetti li l-operaturi ekonomiċi jwieġbu b’mod elettroniku għall-proċeduri ta’ akkwist tal-UE billi jħejju sottomissjonijiet (jiġifieri, talba ta’ parteċipazzjoni) u jissottomettuhom elettronikament b’mod strutturat u sigur.

Din il-Gwida fil-Qosor tapplika biss għall-ewwel pass tal-proċeduri f’żewġ passi. F’dan il-pass, l-operaturi ekonomiċi jistgħu jissottomettu t-talba ta’ parteċipazzjoni. Il-Gwidi fil-Qosor għat-tieni pass tal-proċeduri f’żewġ passi kif ukoll il-gwidi għal proċeduri oħra ta’ akkwist jistgħu jiġu kkonsultati fuq il-wiki tal-Akkwist elettroniku tal-Portal Funding & Tenders.

Bħala operatur ekonomiku tkun tista’:

• Iddaħħal it-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni jew korp tal-UE

• Tissottomettiha b’mod sigur

• Tara jew tkompli abbozz li tkun issejvjajt

• Tħassar l-abbozz tas-sottomissjoni

• Tirċievi l-prova tas-sottomissjoni (l-Irċevuta tas-Sottomissjoni) (Submission Receipt)

• Tirtira sottomissjoni qabel l-iskadenza għat-talbiet ta’ parteċipazzjoni

• Tirċievi l-prova li rtirajtha (l-Irċevuta tal-Irtirar) (Withdrawal Receipt)

Agħmel mezz li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema.

Tista’ ssibhom fuq il-paġna ta’ quddiem tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tad-dokumenti mehmuża fuq il-paġna tal-Partijiet.

Kif nista’ nikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ mit-08:00 sat-20:00 CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 It-tim ta’ appoġġ jopera bl-Ingliż biss.

Kif jista’ jkolli aċċess għall-eSubmission?

Dejjem se taċċessa l-eSubmission fil-kuntest ta’ proċedura ta’ akkwist. Għandek issib il-proċeduri ta’ akkwist ippubblikati fuq:

• Il-Portal Funding & Tenders

• L-applikazzjoni TED eTendering

X’għandi bżonn biex nuża l-eSubmission?

Biex tuża l-eSubmission trid tkun irreġistrat fis-servizz tal-awtentikazzjoni tal-utent tal-Kummissjoni Ewropea (EU Login). 

Biex twieġeb għal proċedura ta’ akkwist ippubblikata fuq il-pjattaforma tal-Akkwist elettroniku tal-UE TED eTendering, għandek bżonn ukoll kont fit-TED eTendering.

Biex tidentifika l-organizzazzjoni tiegħek fis-sottomissjoni elettronika, din trid tkun irreġistrata fir-reġistru tal-organizzazzjonijiet tal-Kummissjoni (ir-Reġistru tal-Parteċipanti) u jrid ikollha PIC (Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipanti). Aktar informazzjoni dwar il-PIC tinsab hawnhekk. Ir-reġistrazzjoni hija miftuħa għall-organizzazzjonijiet kollha u hija mingħajr ħlas.

EU Login

L-EU Login huwa l-punt tad-dħul li minnu tidħol għal servizzi u/jew sistemi differenti tal-Kummissjoni Ewropea. Jekk għad m'għandekx EU Login, tista’ toħloq kont.

Għal aktar informazzjoni, ara l-għajnuna dwar l-EU Login.

TED eTendering

It-TED eTendering hija l-pjattaforma tal-Akkwist elettroniku fejn l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE jippubblikaw is-sejħiet għall-offerti tagħhom.

Int tista’ toħloq kont tal-eTendering billi tuża l-EU Login tiegħek.

Il-Portal Funding & Tenders

Il-Portal Funding & Tenders huwa punt uniku ta’ servizz (Spazju Uniku għall-Iskambju ta’ Data Elettronika) għall-parteċipanti u l-esperti fil-programmi ta’ finanzjament u l-proċeduri tal-offerti mmaniġġjati mill-Kummissjoni Ewropea u korpi oħra tal-UE.

Mill-Portal Funding & Tenders il-parteċipanti jistgħu:

• Ifittxu opportunitajiet fil-programmi ta’ finanzjament jew fil-proċeduri ta’ akkwist tal-UE

• Jirreġistraw fir-Reġistru tal-Parteċipanti 

• Ikollhom aċċess għall-Irċevuti tas-Sottomissjoni (Submission Receipt, il-prova tas-sottomissjoni)

• Jaraw, jeditjaw jew iħassru l-abbozz tal-sottomissjonijiet.

• Jirtiraw is-sottomissjonijiet u jkollhom aċċess għall-Irċevuta tal-Irtirar (Withdrawal Receipt, il-prova tal-irtirar).

• Jimmaniġġjaw ir-rwoli

Reġistru tal-Parteċipanti

Il-Kummissjoni waqqfet reġistru online tal-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sejħa għall-offerti jew fil-proposti tal-UE, sabiex jiġi applikat il-prinċipju ta’ “darba biss”: id-data relatata mal-ħtiġijiet ta’ organizzazzjoni ta' parteċipant trid tiġi sottomessa darba biss. Wara r-reġistrazzjoni, kull organizzazzjoni jkollha Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipant uniku (PIC, Participant Identification Code). Biex titgħallem dwar kif takkwista PIC fir-Reġistru tal-Parteċipanti, jekk jogħġbok irreferi għal din il-paġna.

Kif tħejji t-talba tiegħek ta’ parteċipazzjoni fl-eSubmission

Kwalunkwe operatur ekonomiku jista’ jissottometti talba ta’ parteċipazzjoni billi juża l-link tat-TED eTendering indikata fl-avviż tal-kuntratt/avviż ta’ kompetizzjoni tad-disinn.

Inkella, tista’ tuża l-Portal Funding & Tenders biex issib il-proċedura (uża l-funzjoni tat-tiftix fin-naħa ta’ fuq tax-xellug tal-iskrin) u meta tikklikkja fuq l-isem tal-proċedura din tieħdok fuq it-TED eTendering.

Ladarba tidħol fit-TED eTendering, trid tilloggja bil-kont tat-Ted eTendering tiegħek u mbagħad tikklikkja Submit a request to participate. Din se tieħduk fil-portal tal-eSubmission.

Fl-eSubmission ikklikkja Sottomissjoni ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew Kompli l-abbozz biex tkompli l-abbozz tas-sottomissjoni li tkun diġà bdejt. Tista’ wkoll tkompli l-abbozz tiegħek mill-Portal Funding & Tenders (għal aktar informazzjoni, ara t-taqsima Immaniġġja s-sottomissjonijiet fil-Portal Funding & Tenders f’din il-gwida ).

It-tiftix fl-eSubmission 

Meta tibda s-sottomissjoni tiegħek tara linja ta’ progress fin-naħa ta’ fuq tal-iskrin. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom qabel ma tissottometti t-talba tiegħek ta’ parteċipazzjoni. Tista’ tara wkoll f’liema pass tinsab bħalissa.

Fi kwalunkwe ħin waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni, dejjem tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti li int applowdjajt billi tikklikkja fuq Dokumenti ta’ sottomissjoni fuq ix-xellug tal-iskrin.

Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti ħlief meta tikklikkja l-buttuna Issottometti fi tmiem il-proċess ta’ sottomissjoni.

Modi ta’ sottomissjoni

Meta toħloq sottomissjoni ġdida, int tintalab tindika:

• kif se tissottometti t-talba tiegħek ta’ parteċipazzjoni: Sottomissjoni unika jew Sottomissjoni konġunta,
• jekk is-sottomissjoni hix se tinvolvi sottokuntrattar,
• b’liema lingwa se titħejja s-sottomissjoni.

Wara li tkun għamilt l-għażla tiegħek, ikklikkja l-buttuna Li jmiss f’qiegħ il-paġna.

Partijiet

F’din it-taqsima trid tidentifika l-organizzazzjonijiet li qed jipparteċipaw fis-sottomissjoni tiegħek (il-parteċipanti).  Ikklikkja Parti ġdida u agħżel it-tip ta’ parteċipant: parteċipant prinċipali (fil-każ ta’ Sottomissjoni unika (Sole submission), kap tal-grupp jew membru tal-grupp (fil-każ ta’ Sottomissjoni konġunta) u sottokuntrattur (jekk applikabbli).

Il-parteċipanti kollha, ħlief is-sottokuntratturi, għandhom jiġu identifikati b’PIC – Kodiċi ta’ Identifikazzjoni tal-Parteċipant. Sabiex tivverifika jekk entità hux ġa tiddisponi minn PIC (jiġifieri, diġà hija rreġistrata fir-Reġistru tal-Parteċipanti), uża l-buttuna Fittex (Search). Tista’ tfittex permezz tal-PIC, tan-numru tal-VAT, tan-numru tar-Reġistru Nazzjonali u l-pajjiż. Biex tkun tista’ tfittex permezz tan-numru tal-VAT jew bin-numru tar-Reġistru Nazzjonali, għandek bżonn ukoll tagħżel il-pajjiż.

Jekk it-tfittxija ma tagħti l-ebda riżultat, l-organizzazzjoni trid tirreġistra biex tikseb PIC.  Wara li takkwista l-PIC, mur lura għall-eSubmission, fittex permezz tal-PIC, u agħżel l-organizzazzjoni murija.

Id-data assoċjata mal-PIC tar-Reġistru tal-Parteċipanti tidher fuq l-iskrin u int tintalab tagħti din id-data obbligatorja/dawn id-dokumenti obbligatorji li ġejjin:

• għall-Parteċipant prinċipali jew għall-Kap tal-grupp:
• Persuna ta’ Kuntatt (l-isem u l-indirizz tal-email)
• IBAN/Numru tal-kont tal-bank
• għall-parteċipanti kollha: Dikjarazzjoni fuq l-Unur (mimlija u ffirmata kif dovut) fit-taqsima Dokumenti Mehmużin.
  

Fit-taqsima l-Persuna ta’ Kuntatt, l-utent jista’ jindika lilu nnifsu (l-isem huwa diġà mimli bil-lest) jew persuna oħra bħala l-persuna ta’ kuntatt għat-talba ta’ parteċipazzjoni. Il-Persuna ta’ Kuntatt (Contact Person) tirċievi r-rwol ta’ Primary Coordinator Contact (PCoCo) fil-Portal Funding & Tenders u l-utent li jissottometti t-talba tal-parteċipazzjoni (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) - ir-rwol ta’ Coordinator Contact (CoCo). 

Jekk il-PCoCo ma jkollux kont tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament kont temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna ta’ Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bl-email biex timla r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tkun permezz ta’ messaġġ awtomatiku tas-sistema mingħajr l-ebda referenza għall-proċedura. 

Fit-taqsima Dokumenti Mehmużin ta’ kull parteċipant tista’ tapplowdja d-dokumenti tal-parteċipant relatati mal-kriterji tal-esklużjoni u tal-għażla. Iċċekkja l-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta biex tidentifika liema dokumenti għal liema parteċipant iridu jiġu inklużi fis-sottomissjoni.

Ikklikkja Lest meta tkun lest. 

Ladarba tgħaddi l-pass “Modi kif tissometti”, ma jkunx aktar possibbli li tibdel l-istruttura minn Sottomissjoni konġunta għal Sottomissjoni unika jew viċi versa. F’każ li tkun trid timmodifika l-istruttura tas-sottomissjoni tiegħek jew tibdel il-Kap tal-Grupp, trid toħloq sottomissjoni ġdida li tissostitwixxi l-abbozz tas-sottomissjoni tiegħek (id-data mdaħħla u d-dokumenti applowdjati qabel jitħassru kollha).

Ikklikkja Li jmiss biex tgħaddi għall-pass li jmiss.

Lottijiet

Fi proċedura b’diversi lottijiet, agħżel il-lott(ijiet) li għalih(om) tixtieq tissottometti talba ta’ parteċipazzjoni, imbagħad ikklikkja l-buttuna Li jmiss.

L-identifikazzjoni tal-parteċipanti tapplika għas-sottomissjoni kollha kemm hi. Għaldaqstant, jekk il-kompożizzjoni tal-konsorzju tkun differenti għal kull lott, ikun hemm bżonn li ssir sottomissjoni separata għal kull wieħed.

Rapport ta’ Sottomissjoni

Ir-rapport ta’ sottomissjoni huwa ġġenerat mis-sistema u huwa parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission awtomatikament tiġġenera u żżid ir-rapport ta’ sottomissjoni mas-sottomissjoni tiegħek. Tista’ tikkonsulta r-rapport fuq l-iskrin jew tista’ tiddawnlowdjah bħala kopja għalik (qabel ma tissottometti t-talba ta’ parteċipazzjoni). M’għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport ta’ sottomissjoni, jekk tqis li s-sottomissjoni hija lesta u tajba biex tiġi ppreżentata kklikkja Li jmiss biex tkompli.

Ir-rapport ta’ sottomissjoni mhux prova tas-sottomissjoni. Għadek  ma għamiltx is-sottomissjoni. Jekk jogħġbok ipproċedi għall-pass li jmiss u kklikkja Issottometti biex tiffinalizza s-sottomissjoni.

Issottometti t-talba tiegħek ta’ parteċipazzjoni

Meta tkun lest biex tissottometti t-talba tiegħek biex tipparteċipa, ikklikkja Issottometti. Is-sistema se turi messaġġ ta’ konferma.

Ikklikkja Iva jekk trid tikkonferma li: mhux se tkun tista’ tkompli timmodifika din is-sottomissjoni.

Jekk jogħġbok innota li s-sistema mhux se tippermettilek tagħmel sottomissjonijiet jekk tiskadi l-iskadenza ta’ meta tista’ tasal t-talba ta’ parteċipazzjoni.

Se tintbagħat notifika bl-email fl-indirizz tal-email tal-PCoCo/CoCo. Din in-notifika bl-email ikollha link għall-Portal Funding & Tenders, fejn il- PCoCo/CoCo  jista’ jsib l-Irċevuta tas-Sottomissjoni. Innota li s-sidien tal-PIC użati fis-sottomissjoni se jkunu infurmati.

L-Irċevuta tas-Sottomissjoni hija l-prova tal-konformità mal-iskadenza sa meta jistgħu jaslu s-sottomissjonijiet.

Immaniġġja r-Rwoli fil-Portal Funding & Tenders

Il-Persuna ta’ Kuntatt indikata fl-eSubmission tirċievi r-rwol ta’ Primary Coordinator Contact (PCoCo) għas-sottomissjoni tat-talba ta’ parteċipazzjoni fil-Portal Funding & Tenders. Jista’ jkun hemm biss Koordinatur Primary Coordinator Contact wieħed għal kull sottomissjoni.

Il-PCoCo ma jistax jinbidel permezz tal-Portal. Ikkuntattja lill-awtorità kontraenti jekk ikun meħtieġ li jinħatar PCoCo ġdid.

L-utent li jissottometti t-talba tal-parteċipazzjoni (jekk differenti mill-Persuna ta’ Kuntatt) jirċievi ir-rwol ta’ Coordinator Contact (CoCo).

Il-Coordinator Contact(s) (CoCo)  addizzjonali jistgħu jiżdiedu jew jitneħħew fil-Portal Funding & Tenders wara li l-awtorità kontraenti tiftaħ it-talbiet ta’ parteċipazzjoni u qabel ma tistieden lill-kandidati magħżula biex jissottomettu offerta:

• Fid-dropdown tal-Action fuq il-lemin tas-sottomissjoni tat-talba għall-parteċipazzjoni, ikklikkja l-opzjoni Immaniġġja r-Rwoli (Manage Roles). Din l-opzjoni se tidher biss wara li l-awtorità kontraenti tkun fetħet it-talbiet ta’ parteċipazzjoni sottomessi.

• Ikklikkja Editja r-Rwroli (Edit Roles).

• Biex iżżid CoCo ġdid ikklikkja l-buttuna Żid r-Rwroli (Add Roles) .

Biex tħassar CoCo, ikklikkja l-ikona tat-tħassir ħdejn isimhom.

• Żid id-dettalji tal-persuna li trid tiżided bħala  CoCo  u kklikkja l-buttuna  Ok  .

  Il-CoCos miżjudin kif deskritt hawn fuq wara li l-awtorità kontraenti tkun bagħtet l-istediniet għall-pass 2 ma jkunux jistgħu jissottomettu offerta. Huma biss il-PCoCo/CoCos li rċevew l-istedina għall-pass 2 jew il-CoCos li żdiedu permezz tal-buttuna ta’ azzjoni “Immaniġġja r-Rwoli” (Manage roles) fuq l-istedina li se jkunu jistgħu jissottomettu offerta (ara l-Gwida fil-Qosor għat-tieni pass tal-proċeduri f’żewġ passi).

Immaniġġja n-notifiki fil-Portal Funding & Tenders

In-notifiki tiegħi (My notifications)

Il-PCoCo/CoCo jista’ jaċċessa din il-paġna billi jikklikkja l-ikona bil-qanpiena fin-naħa ta’ fuq tal-lemin tal-iskrin wara li jkun illoggja fil-Portal Funding & Tenders.

F’din il-paġna l-PCoCo/CoCo jista’ jsib in-notifiki li ġejjin:

• L-Irċevuta tas-Sottomissjoni Submission Receipt) (il-prova li ġiet sottomessa talba ta’ parteċipazzjoni)
• L-Irċevuta tal-Irtirar (Withdrawal Receipt) (il-prova li ġiet irtirata talba ta’ parteċipazzjoni)

Fit-tab Preferenxi (Preferences) taħt Immaniġġja n-notifiki kollha (Manage all notifications) (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki) il-PCoCo/CoCo jista’ jagħżel il-frekwenza tan-notifiki bl-email mill-Portal Funding & Tenders. Indipendentement mill-għażla tiegħek, in-notifiki kollha tiegħek huma dejjem disponibbli fit-taqsima In-notifikai tiegħi (My notifications) .

In-notifika/i formali tiegħi (My Formal Notification(s))

Din it-taqsima, disponibbli taħt Immaniġġja l-ispazju tiegħi (Manage my area) fuq ix-xellug, bħalissa mhix qed tintuża għall-proċeduri ta’ akkwist.