Stručný návod k první fázi dvoustupňových zadávacích řízení
(užší řízení, soutěžní řízení s jednáním, soutěžní dialogy, inovační partnerství a soutěže o návrh)
Začínáme
Vítejte v aplikaci eSubmission.
Aplikace eSubmission umožňuje hospodářským subjektům účastnit se zadávacích řízení EU elektronickou formou. Přes aplikaci lze strukturovaným a zabezpečeným způsobem připravit podání (tj. žádost o účast) a odeslat jej v elektronické podobě.
Tento stručný návod se vztahuje pouze na první fázi dvoustupňových řízení. V této fázi mohou hospodářské subjekty podat žádost o účast v řízení. Stručný návod k druhé fázi dvoustupňového řízení a stručné návody pro ostatní typy zadávacích řízení jsou k dispozici na portálu pro financování a nabídková řízení v sekci věnující se elektronickému zadávání veřejných zakázek.
Jako hospodářský subjekt můžete:
reagovat na řízení vyhlášené orgánem, institucí, subjektem nebo agenturou EU
podat nabídku zabezpečeným způsobem
zobrazit si uložený koncept a dokončit jej
smazat koncept podání
obdržet potvrzení o podání (Submission Receipt)
stáhnout předložené podání před uplynutím lhůty pro doručení žádosti o účast
obdržet potvrzení o stažení podání (Withdrawal Receipt)
Doporučujeme vám se seznámit s požadavky na systém.
Najdete je na úvodní straně aplikace eSubmission a jako přílohu v sekci Strany.
Jak získat technickou podporu?
Potřebujete-li poradit s technickými aspekty aplikace, obraťte se na náš tým podpory (k dispozici od 8:00 do 20:00 SEČ/SELČ).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Tým podpory komunikuje pouze anglicky.
Jak aplikaci eSubmission otevřít?
Do aplikace eSubmission se vždy dostanete v rámci zadávacího řízení (výzvy k podávání nabídek). Zveřejněné výzvy k podávání nabídek evropských orgánů, institucí a jiných subjektů najdete na adrese Portál pro financování a nabídková řízení.
Co je k používání aplikace eSubmission potřeba?
Chcete-li používat aplikaci eSubmission a reagovat na výzvu k podávání nabídek zveřejněnou na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte být zaregistrováni u služby Evropské komise pro autentizaci uživatelů (EU Login).
Při elektronickém podání nabídky musí být vaše organizace zaregistrována v rejstříku organizací Komise, kde získá identifikační kód účastníka (neboli PIC, z angl. Participant Identification Code). Více informací o čísle PIC najdete zde. Registrace je bezplatná a zaregistrovat se může každá organizace.
EU Login
Pomocí účtu u služby EU Login získáte přístup k různým službám a systémům Evropské komise. Jestliže účet u služby EU Login ještě nemáte, můžete si ho kdykoli vytvořit.
Další informace viz nápověda ke službě EU Login.
Portál pro financování a nabídková řízení
Portál pro financování a nabídková řízení je centrálním kontaktním místem (tzv. jednotná oblast výměny elektronických údajů (Single Electronic Data Interchange Area)) pro účastníky a odborníky v rámci programů financování a veřejných zakázek realizovaných Evropskou komisí a dalšími orgány, institucemi, subjekty a agenturami EU.
Přes tento portál mohou účastníci:
vyhledávat možnosti financování v programech EU nebo v zadávacích řízeních
- přihlásit se k účasti na nabídkových řízeních
- nahlížet do zadávací dokumentace
- vytvořit a odeslat otázku
registrovat se v rejstříku účastníků
- mít přístup do elektronického podávání nabídek
zobrazit si potvrzení o podání (Submission Receipt)
procházet, upravovat nebo mazat koncepty podání
stáhnout podání a zobrazit si potvrzení o jeho stažení (Withdrawal Receipt)
- provádět úpravy jednotlivých funkcí
Rejstřík účastníků
Komise zřídila online rejstřík organizací, které se účastní některé z výzev k podávání nabídek nebo návrhů EU. Díky tomu pak organizaci stačí vyplnit údaje pouze jednou, čímž ušetří čas. Po registraci do rejstříku je každé organizaci přidělen jedinečný identifikační kód účastníka (neboli číslo PIC). Pokyny, jak v rejstříku účastníků číslo PIC získat, najdete zde.
Jak připravit žádost o účast v aplikaci eSubmission
Žádost o účast v řízení může podat kterýkoli hospodářský subjekt prostřednictvím odkazu na portál pro financování a nabídková řízení, který najdete v oznámení o zahájení zadávacího řízení / oznámení o soutěži o návrh.
Jakmile se na portál pro financování a nabídková řízení dostanete, musíte kliknout na tlačítko Přejít na podání: ten vás přesměruje na portál eSubmission za předpokladu, že jste přihlášeni prostřednictvím svého účtu u služby EU Login.
Nejprve musíte přečíst a odsouhlasit podmínky používání a potvrdit, že jste se seznámili s oznámením o ochraně údajů a jste s ním srozuměni.
Chcete-li podat novou nabídku, klikněte na Nová nabídka. Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu. Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu pro financování a nabídková řízení (další informace viz kapitolaSpráva podání na portálu pro financování a nabídková řízení v tomto stručném návodu).
Navigace v aplikaci eSubmission
Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.
Potřebujete-li se během vytváření žádosti podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se žádosti v levé části obrazovky.
 Veřejný zadavatel vaše podání obdrží až poté, co kliknete na tlačítko Odeslat. |
|---|
Způsoby podání nabídky
Jakmile začnete vytvářet novou žádost, budete vyzváni, abyste uvedli:
- jakým způsobem hodláte žádost podat: podání žádosti jedním uchazečem nebo společné podání žádosti
- zda nabídka zahrnuje subdodávky
- v jakém jazyce bude nabídka vypracována
Po zvolení odpovídajících možností klikněte na tlačítko Další v dolní části stránky.
Strany
V této sekci musíte uvést organizace, které se na vaší nabídce podílejí (účastníci). Klikněte na tlačítko Nová strana a vyberte typ účastníka: hlavní účastník (v případě podání jedním uchazečem), vedoucí skupiny nebo člen skupiny (v případě společného podání), subdodavatel (při zahrnutí subdodávek).
Všichni účastníci, s výjimkou subdodavatelů, musí být označeni identifikačním kódem účastníka, tzv. číslem PIC. Chcete-li zjistit, zda organizace již číslo PIC má (tj. zda je zaregistrována v rejstříku uchazečů), použijte funkci Vyhledávání. Vyhledávat lze podle čísla PIC, DIČ, národního registračního čísla a země. Při vyhledávání pomocí DIČ a národního registračního čísla je rovněž nutné uvést zemi.
Pokud se při vyhledávání nezobrazí žádné výsledky, musí se organizace zaregistrovat, aby získala číslo PIC. Jakmile číslo PIC obdržíte, můžete se vrátit do aplikace eSubmission, zadat PIC do příslušné kolonky a spustit vyhledávání. Organizaci pak vyberete tlačítkem Zvolit.
Zobrazí se údaje přiřazené k danému číslu PIC v rejstříku účastníků. Poté budete vyzváni, abyste doplnili následující povinné údaje/dokumenty:
- pouze u hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny:
- kontaktní osoba (jméno a e-mailová adresa)
- IBAN / číslo bankovního účtu
- u všech účastníků: čestné prohlášení (řádně vyplněné a podepsané) v sekci Přílohy
V části Kontaktní osoba může uživatel uvést sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo někoho jiného, kdo bude kontaktní osobou pro podání žádosti o účast. Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající žádost o účast (pokud nejde o tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo).
Pokud koordinátor PCoCo nemá zřízen účet u služby EU Login, vytvoří se automaticky na základě e-mailové adresy kontaktní osoby účet dočasný. Koordinátor pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace ve službě EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.
V sekci Přílohy nahrajte u každého z účastníků dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a výběr. Ve specifikaci pro nabídku zjistíte, které dokumenty musejí být součástí podání.
Jsou-li všechny požadované dokumenty nahrány, klikněte na tlačítko Hotovo.
| Po dokončení kroku Způsoby podání nabídky již není možné změnit strukturu nabídky ze společného podání na podání jedním uchazečem nebo naopak. Chcete-li strukturu nabídky změnit nebo vyměnit vedoucího skupiny, musíte vytvořit novou nabídku, která přepíše původní koncept (všechny dříve vložené údaje a nahrané dokumenty budou vymazány). |
Klikněte na Další a přejděte k dalšímu kroku.
Části
V řízení o několika částech zvolte tu, pro kterou chcete podat žádost o účast, a klikněte na tlačítko Další.
| Identifikace účastníků se vztahuje na celou nabídku. Pokud se složení konsorcia u každé části liší, musíte podat samostatnou nabídku pro každou z nich. |
Zpráva o podání
Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.
Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší žádosti. Zprávu můžete ještě před podáním žádosti o účast zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.
Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je žádost kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další.
| Zpráva neslouží jako doklad o podání nabídky. Nabídku jste doposud nepodali. Přejděte k dalšímu kroku a chcete-li podání dokončit, klikněte na tlačítko Odeslat. |
Odeslání žádosti o účast
Jakmile jste připraveni žádost o účast podat, klikněte na tlačítko Odeslat. Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.
Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano: podání již nebude možné měnit.
Upozornění: systém vám neumožní žádost odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.
Na e-mailovou adresu koordinátora PCoCo/CoCo bude zasláno elektronické oznámení. Toto elektronické oznámení obsahuje odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde koordinátor PCoCo/CoCo najde potvrzení o podání (Submission Receipt). O podání žádosti budou rovněž informování držitelé čísel PIC, která byla v nabídce použita.
| Potvrzení o podání slouží jako důkaz o dodržení lhůty uvedené ve výzvě k podání nabídky. |
Správa funkcí na portálu pro financování a nabídková řízení
Osoba, která je uvedena v aplikaci eSubmission, obdrží v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) pro účely podání žádosti o účast a výzvy k účasti ve druhé fázi. Uživatel podávající žádost (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v žádosti) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti a výzvy k účasti ve druhé fázi, pokud již tu funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel žádosti, a obdržením výzvy k účasti v druhé fázi.
Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (viz níže) lze při podání žádosti přidat nebo odstranit dalšího koordinátora nebo koordinátory kontaktní osoby (CoCo).
Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden PCoCo. Hlavního koordinátora PCoCo pro podání žádosti (krok 1) nelze prostřednictvím portálu pro financování a nabídková řízení nahradit ani odstranit (pokud je třeba PCoCo pro podání žádosti vyměnit, je nutné se obrátit na asistenční službu portálu).
PCoCo pro výzvu k účasti ve druhé fázi může nyní na portálu nahradit přímo pověřený zástupce právního subjektu (LEAR) a správce účtu (kontaktovat asistenční tým portálu již není nutné), jakmile bude zveřejněna výzva k účasti ve druhé fázi.
Chcete-li přidat/odstranit funkce při podání žádosti, postupujte podle níže uvedených kroků:
| 1 | V příkazech Provést (Action) vpravo od podání žádosti o účast klikněte na možnost Správa funkcí (Manage roles). Tento příkaz se aktivuje až poté, co veřejný zadavatel otevře podané žádosti o účast.
|
| 2 | Klikněte na tlačítko Upravit funkci. |
| 3 | Chcete-li přidat dalšího koordinátora kontaktní osoby CoCo pro účely podání žádosti, klikněte na tlačítko Přidat funkce . |
| 4 | Zadejte údaje o osobě, která má být přidána jako další koordinátor CoCo a klikněte na tlačítko Uložit.  |
| 5 | Chcete-li smazat stávajícího koordinátora CoCo, klikněte na ikonu koše vedle jeho jména. |
Koordinátor CoCo přidaný podle výše uvedeného postupu až poté, co veřejný zadavatel odeslal výzvu pro účast ve druhé fázi, nebude moci podat nabídku. Nabídku mohou podat pouze koordinátoři PCoCo nebo CoCo, kteří obdrželi výzvu k účasti ve druhé fázi řízení, nebo koordinátoři CoCo, kteří byli přidáni pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles) ve výzvě (viz Stručný návod k druhé fázi dvoustupňového zadávacího řízení).
Správa podání na portálu pro financování a nabídková řízení
Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte se Přihlásit (Sign in) vlevo nahoře na úvodní stránce portálu (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).
Zobrazit podání
V sekci s názvem Moje zóna (Manage My Area) najde koordinátor PCoCo/CoCo v levé části obrazovky pod názvem Moje podání (My Submission(s)) žádosti o účast.
Vpravo nahoře nad seznamem podání je také k dispozici pole pro vyhledávání.
Sekce Moje podání
U každého podání může PCoCo/CoCo zobrazit referenční číslo řízení, identifikační číslo podání, datum poslední provedené akce a status podání (koncept, podáno, staženo, smazáno), lhůtu, případně část, název řízení, druh řízení a fázi řízení.
S pomocí příkazů Provést (Action) v pravé části okna s podáním (pokud nebylo smazáno) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu podání.
U podání se statusem Koncept (Draft):
- Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete svou nabídku upravovat.
- Zobrazit (View): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat.
- Smazat (Delete): Koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.
U podání se statusem Podáno (Submitted):
- Zobrazit potvrzení (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
- Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání): Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.
U podání se statusem Staženo (Withdrawn):
- Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.
U podání se statusem Smazáno (Deleted):
Pro podání se statusem Smazáno (Deleted) nejsou příkazy Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept podání vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět.
Správa oznámení na portálu pro financování a nabídková řízení
Sekce Moje oznámení
Pokud se chce koordinátor PCoCo/CoCo dostat na tuto stránku, musí se nejprve přihlásit na portál pro financování a nabídková řízení. Poté musí kliknout na ikonu zvonku v pravém horním rohu obrazovky.
Na dané stránce najde koordinátor PCoCo/CoCo tato oznámení:
- potvrzení o podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla žádost o účast podána)
- potvrzení o stažení podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla žádost o účast stažena)
V záložce Preference (Preferences) v sekci Spravovat veškerá oznámení (Manage all notifications) ve spodní části seznamu oznámení může koordinátor PCoCo/CoCo nastavit četnost zasílání elektronických oznámení z portálu pro financování a nabídková řízení. Nezávisle na vaší volbě jsou všechna oznámení vždy k dispozici v sekci Moje oznámení (My notifications).
Sekce Moje formální oznámení
Tato záložka, která se nachází v levé části sekce Moje zóna (Manage My Area), se v současné době pro zadávací řízení nepoužívá.