Jak připravit žádost o účast v aplikaci eSubmission

Žádost o účast v řízení může podat kterýkoli hospodářský subjekt prostřednictvím odkazu na portál pro financování a nabídková řízení, který najdete v oznámení o zahájení zadávacího řízení / oznámení o soutěži o návrh.

Jakmile se na portál pro financování a nabídková řízení dostanete, musíte kliknout na tlačítko Přejít na podání (Access submission): ten vás přesměruje na portál eSubmission za předpokladu, že jste přihlášeni prostřednictvím svého účtu u služby EU Login.

Nejprve musíte přečíst a odsouhlasit podmínky používání a potvrdit, že jste se seznámili s prohlášením o ochraně osobních údajů na portálu pro financování a nabídková řízení a s prohlášením o ochraně osobních údajů při zadávání a správě zakázek a že jste s nimi srozuměni.

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka (New submission). Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu (Resume draft). Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu pro financování a nabídková řízení (podrobnější pokyny najdete v sekci Správa podání na portálu pro financování a nabídková řízení v tomto návodu).

Navigace v aplikaci eSubmission 

Jakmile začnete s podáním své nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.

Potřebujete-li se během podání nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky (Submission documents) v levé části obrazovky.

Způsoby podání nabídky

Jakmile začnete vytvářet nové podání, budete vyzváni, abyste uvedli:

• jakým způsobem hodláte žádost o účast podat: podání nabídky jedním uchazečem (Sole submission) nebo společné podání nabídky (Joint submission),
• zda nabídka bude zahrnovat subdodávky,
• v jakém jazyce bude nabídka vypracována.

Po zvolení odpovídajících možností klikněte na tlačítko Další (Next) v dolní části stránky.

Strany

V této sekci musíte uvést organizace, které se na vaší nabídce podílejí (účastníci). Klikněte na tlačítko Nová strana (New party) a vyberte typ účastníka: hlavní účastník (v případě podání jedním uchazečem), vedoucí skupiny nebo člen skupiny (v případě společného podání), subdodavatel (při zahrnutí subdodávek).

Všichni účastníci, s výjimkou subdodavatelů, musí být označeni identifikačním kódem účastníka, tzv. číslem PIC. Chcete-li zjistit, zda organizace již číslo PIC má (tj. zda je zaregistrována v rejstříku uchazečů), použijte pole Vyhledávání organizace.

Existují dvě možnosti vyhledávání: Moje organizace (My organisations) nebo Jiné organizace (Other organisations).

Moje organizace (My Organisations):  Klikněte na rozbalovací tlačítko a zobrazí se seznam organizací, které přihlášený uživatel použil v předchozích podáních nebo kterým byla přidělena určitá funkce (např. samostatně se registrující osoba, pověřený zástupce právního subjektu nebo správce účtu). Jedná se o tytéž organizace, které uživatelé po přihlášení se svým účtem u služby EU Login vidí v záložce „Moje organizace“ v nabídce vlevo na portálu pro financování a nabídková řízení.

Jiné organizace (Other Organisations): V rámci organizací registrovaných v rejstříku uchazečů můžete provádět vyhledávání tím, že zadáte název (name) organizace nebo číslo PIC (identifikační kód účastníka) (Participant Identification Code).

 Pokud se při vyhledávání nezobrazí žádné výsledky, musí se organizace zaregistrovat, aby získala číslo PIC. Po registraci vaší organizace se můžete vrátit do aplikace eSubmission a vybrat si nově vytvořené číslo PIC pomocí jedné ze dvou možností vyhledávání.

Zobrazí se údaje přiřazené k danému číslu PIC v rejstříku účastníků (Participant Register). Dále budete vyzváni, abyste doplnili následující povinné údaje/dokumenty:

• pouze u hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny:
• kontaktní osoba (jméno a e-mailová adresa)
• IBAN / číslo bankovního účtu,
  Pokud má bankovní účet IBAN kód, zaškrtněte políčko „IBAN“ a aplikace eSubmission ověří, zda je IBAN bankovního účtu platný,

• u všech účastníků: čestné prohlášení (řádně vyplněné a podepsané) v sekci Přílohy (Attachments).

   V části Kontaktní osoba může uživatel uvést sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo někoho jiného, kdo bude kontaktní osobou pro podání žádosti o účast. Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající žádost o účast (pokud nejde o tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo). 

Pokud koordinátor PCoCo nemá zřízen účet u služby EU Login, vytvoří se automaticky na základě e-mailové adresy kontaktní osoby účet dočasný. Koordinátor pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace ve službě EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení. 

V sekci Přílohy (Attachments) nahrajte u každého z účastníků dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a výběr. Ve specifikaci pro nabídku zjistíte, které dokumenty musejí být součástí podání nabídky.

Jsou-li všechny požadované dokumenty nahrány, klikněte na tlačítko Hotovo. 

Klikněte na Další a přejděte k dalšímu kroku.

Části

V řízení o několika částech zvolte tu, pro kterou chcete podat žádost o účast, a klikněte na tlačítko Další (Next).

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.

Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním žádosti o účast zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další (Next).

Odeslání žádosti o účast

Jakmile jste připraveni žádost o účast podat, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit). Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano (Yes): podání již nebude možné měnit.

Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.

Pokud do lhůty pro podání zbývá méně než jeden den, zobrazí se v aplikaci eSubmission zbývající hodiny/minuty až do uplynutí lhůty. 

Na e-mailovou adresu koordinátora PCoCo/CoCo bude zasláno elektronické oznámení. Toto elektronické oznámení obsahuje odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde koordinátor PCoCo/CoCo najde potvrzení o podání (Submission Receipt). O podání žádosti budou rovněž informování držitelé čísel PIC, která byla v nabídce použita.

Správa funkcí na portálu pro financování a nabídková řízení

Osoba, která je uvedena v aplikaci eSubmission, obdrží v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) pro účely podání žádosti o účast a výzvy k účasti ve druhé fázi. Uživatel podávající žádost (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v žádosti) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti a výzvy k účasti ve druhé fázi, pokud již tu funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel žádosti, a obdržením výzvy k účasti v druhé fázi.

Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (Manage Roles) (viz níže) lze při podání žádosti přidat nebo odstranit dalšího koordinátora nebo koordinátory kontaktní osoby (CoCo).

Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden PCoCo. Hlavního koordinátora PCoCo pro podání žádosti (krok 1) nelze prostřednictvím portálu pro financování a nabídková řízení nahradit ani odstranit (pokud je třeba PCoCo pro podání žádosti vyměnit, je nutné se obrátit na asistenční službu portálu).

PCoCo pro výzvu k účasti ve druhé fázi může nyní na portálu nahradit přímo pověřený zástupce právního subjektu (LEAR) a správce účtu (kontaktovat asistenční tým portálu již není nutné), jakmile bude zveřejněna výzva k účasti ve druhé fázi.

Chcete-li přidat/odstranit funkce u podání, postupujte podle níže uvedených kroků:

   Koordinátor CoCo přidaný podle výše uvedeného postupu až poté, co veřejný zadavatel odeslal výzvu pro účast ve druhé fázi, nebude moci podat nabídku. Nabídku mohou podat pouze koordinátoři PCoCo nebo CoCo, kteří obdrželi výzvu k účasti ve druhé fázi řízení, nebo koordinátoři CoCo, kteří byli přidáni pomocí tlačítka „Správa funkcí (Manage roles)“ ve výzvě (viz Stručný návod k druhé fázi dvoustupňového zadávacího řízení).

Správa podání na portálu pro financování a nabídková řízení

Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte se Přihlásit (Sign in) vlevo nahoře na úvodní stránce portálu (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).

Zobrazování podání

V sekci s názvem Moje zóna (My Area) najde koordinátor PCoCo/CoCo v levé části obrazovky pod názvem Centrum zakázek (Procurement centre) / Podání (Submissions) seznam podaných nabídek.

Vpravo nahoře nad seznamem podání je také k dispozici pole pro vyhledávání.

Sekce Podání (Submissions)

U každé podané nabídky si může koordinátor PCoCo/CoCo zobrazit referenční číslo řízení, identifikační číslo podání, datum poslední provedené akce a status podání (koncept, podáno, staženo, smazáno), lhůtu, případně část, název řízení a druh řízení.

Pomocí příkazového tlačítka (tři tečky) v pravé části u každého podání (pokud nebylo smazáno) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu podání nabídky.

U podání se statusem Koncept (Draft):  

• Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete svou nabídku upravovat.
• Zobrazit (View): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat. 
• Smazat (Delete): Koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• Zobrazit potvrzení (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
• Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání): Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

• Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):

U podání se statusem Smazáno (Deleted) nejsou k dispozici žádné příkazy. Jakmile je koncept podání vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět.