Správa výzev a podání na portálu pro financování a nabídková řízení

Portál pro financování a nabídková řízení je centrálním kontaktním místem (tzv. jednotná oblast výměny elektronických údajů (Single Electronic Data Interchange Area)) pro účastníky a odborníky v rámci programů financování a veřejných zakázek realizovaných Evropskou komisí a dalšími orgány, institucemi, subjekty a agenturami EU.  

Pokud vaše žádost o účast úspěšně prošla první fází, obdržíte z portálu pro financování a nabídková řízení oznámení, v němž budete vyzváni k účasti v další fázi řízení.

Oznámení bude zasláno na:

• e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v žádosti o účast (hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo)),
• e-mailovou adresu (pokud se liší) spojenou s účtem u služby EU Login, který byl použit k podání žádosti o účast (koordinátor kontaktního místa (CoCo)),
• e-mailovou adresu jakéhokoli jiného koordinátora kontaktního místa (CoCo), který byl doplněn pomocí tlačítka „Správa funkcí“ (Manage roles) při podání žádosti o účast.

Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte se Přihlásit (Sign in) pomocí tlačítka Portál pro financování a nabídková řízení vpravo nahoře na úvodní stránce (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).

 
Ve vaší soukromé zóně na portálu pro financování a nabídková řízení můžete provádět tyto příkazy:

• zobrazit výzvy k podávání nabídek,
• potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky,
• přistoupit k omezené zadávací dokumentaci (Access the restricted procurement documents),
• přistoupit do omezeného prostoru pro otázky a odpovědi,
• vytvořit a odeslat otázky pro fázi 2 řízení,
• zahájit nové podání v reakci na výzvu,
• procházet, upravovat nebo mazat koncepty podání (nabídek),
• stáhnout podané nabídky,
• zobrazit potvrzení o podání (Submission Receipt) či stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána či stažena),
• spravovat jednotlivé funkce,
• spravovat oznámení.
  
  

Zobrazit výzvy

Z navigační nabídky vlevo najde PCoCo/CoCo výzvy k účasti na pozvánky k účasti ve fázi 2 v sekci Výzvy (Invitation(s)). Vpravo nahoře nad seznamem výzev je také k dispozici pole pro vyhledávání.

U každé výzvy se zobrazí:

• referenční číslo řízení,
• část (v příslušných případech),
• lhůta,
• status výzvy (přijato, potvrzeno, uzavřeno),
• druh řízení a jeho fáze (dvoustupňová řízení) nebo kola (jednací řízení),
• název řízení,
  

Kliknutím na referenční číslo řízení nebo na možnost Viz podrobnosti (See Details) se dostanete na stránku s podrobnostmi o řízení, kde můžete kliknout na sekci Podrobnosti nebo Konsorcium.

Oddíl o podrobnostech

V sekci Podrobnosti budete moci:

• zobrazit podrobnosti řízení.  
  V sekci „Obecné informace“ si můžete zobrazit informace týkající se řízení.

• Přístup k omezené zadávací dokumentaci (Access the restricted procurement documents)

V části Dokumenty s omezeným přístupem (Restricted documents) si uchazeči vyzvaní k účasti mohou prohlédnout dokumenty pro fázi 2 řízení. Pokud veřejný zadavatel zveřejnil novou verzi dokumentu, budete si moci zobrazit všechny jeho verze. Na obrazovce je k dispozici nejnovější verze. Chcete-li zobrazit starší verzi, můžete kliknout na rozbalovací nabídku a vybrat danou verzi.

Pokud je dokument k dispozici v jiném jazyce, budete si moci zobrazit i přeložený dokument.

•  Přístup do omezeného prostoru pro otázky a odpovědi.

Z této sekce můžete položit otázku týkající se fáze 2 řízení. Pokud veřejný zadavatel poskytne odpověď soukromě, objeví se v sekci „Můj prostor pro otázky a odpovědi“ (My Q&A). Pokud je odpověď poskytnuta všem uchazečům vyzvaným k účasti ve fázi 2, zobrazí se v sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi (Restricted Q&A).

Další informace naleznete zde Jak vytvořit a zaslat otázku na portálu pro financování a nabídková řízení. 

Sekce Konsorcium

V této sekci si můžete zobrazit údaje o organizaci, které je tato výzva zasílána (v případě konsorcia zobrazíte všechny členy konsorcia).

Kliknutím na šipku zobrazíte funkci přidělenou organizaci. Klikněte na tlačítko Upravit funkce (Edit roles) Správa funkcí.

Sekce Výzvy (Invitation(s))

U každé výzvy si může PCoCo/CoCo zobrazit referenční číslo řízení, status výzvy (obdrženo, potvrzeno), lhůtu, případně část řízení, název řízení, druh řízení a fázi. Pomocí příkazového tlačítka (tři tečky)  u výzvy/podání může PCoCo/CoCo vykonat různé úkony v závislosti na statusu výzvy/podání.

U výzev se statusem Obdrženo (Received):   

• Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt): kliknutím na toto tlačítko potvrdíte, že jste obdrželi výzvu k podání nabídky.
• Správa funkcí (Manage Roles): v této části si můžete zobrazit přístup k vašim výzvám a spravovat jej (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny provádět zde úkony uvedené ve výzvách).
• Viz podrobnosti: budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení.

U výzev se statusem Potvrzeno (Acknowledged):

• Zahájit nové podání (Start new submission): po kliknutí na toto tlačítko můžete podat novou nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles): v této části si můžete zobrazit přístup k vašim výzvám a spravovat jej (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny provádět zde úkony uvedené ve výzvách).

Chcete-li si zobrazit podání odpovídající určité výzvě a spravovat jej, klikněte na Podání (Submission(s)). Pomocí příkazového tlačítka (tři tečky) v pravé části u každého podání (pokud nebylo smazáno) může PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu podání nabídky.

U podání se statusem Koncept (Draft):

• Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete svou nabídku upravovat.
• Zobrazit (View):  aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat. 
• Smazat (Delete):  Koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• Zobrazit potvrzení (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
• Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání):  Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

• Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):
U nabídek se statusem Smazáno (Deleted) nejsou k dispozici žádné příkazy. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět. 

Jak připravit nabídku v aplikaci eSubmission 

Chce-li koordinátor PCoCo/CoCo předložit nabídku, musí nejprve potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky:

• Nejprve musíte vyhledat příslušné řízení v sekci Výzvy na portálu pro financování a nabídková řízení.
• V příkazech Provést (Action) vztahujících se k danému řízení, klikněte na Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt), čímž potvrdíte, že jste výzvu obdrželi. Status výzvy se změní na Potvrzeno (Acknowledged).

Po tomto kroku bude koordinátor PCoCo nebo CoCo automaticky přesměrován do aplikace eSubmission, kde může zahájit podávání nabídky kliknutím na Nová nabídka (New submission).  

Pokud se chcete věnovat podání nabídky později:

• Připojte se k Portál pro financování a nabídková řízení s účtem EU Login osoby, která byla v nabídce uvedena jako kontaktní (PCoCo), nebo pokud se liší, pomocí účtu EU Login osoby, která podala žádost o účast (CoCo), nebo účtu jiného koordinátora PCoCo/CoCo , který byl k tomu pověřen v sekci Správa funkcí (Manage roles) na portálu pro financování a nabídková řízení (pro více informací viz sekce Správa funkcí na portálu pro financování a nabídková řízení v tomto návodu)..
• Přejděte do sekce Výzvy a vyhledejte příslušné řízení.
• V nabídce příkazového tlačítka (tři tečky) vztahující se k danému řízení, klikněte na Zahájit nové podání (Start new submission). Poté budete přesměrováni do aplikace eSubmission.  

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka (New submission). Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu (Resume draft). Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu pro financování a nabídková řízení (další informace viz kapitola Správa podání na portálu pro financování a nabídková řízení v této příručce).

Navigace v aplikaci eSubmission

Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte. Potřebujete-li se během vytváření nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky (Submission documents) v levé části obrazovky.

Strany

V tomto kroku lze upravovat pouze sekci Kontaktní osoba.

Uživatel, který zahájí podání nabídky, může uvést jako kontaktní osobu sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo jinou osobu. Pokud tato osoba nemá zřízen účet u služby EU Login, automaticky se na základě e-mailové adresy této kontaktní osoby vytvoří účet dočasný. Daná osoba pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace v systému EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.

Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo). 

Klikněte na Další (Next) a přejděte k dalšímu kroku.

Údaje o nabídce

V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku (pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrďte, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.

Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.

Po kliknutí na tlačítko Uložit (Save) můžete nahrát finanční nabídku, a požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů. 

Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další (Next). Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.

Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další (Next).

Odeslání nabídky

Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit). Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano (Yes): podání již nebude možné měnit. Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.

Na e-mailovou adresu spojenou s účtem EU Login hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) a na e-mailové adresy všech koordinátorů kontaktního místa (CoCo), kteří byli pro účely této nabídky jmenováni, bude odesláno oznámení. Toto elektronické oznámení bude obsahovat odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde najdete potvrzení o podání nabídky. 

Správa funkcí na portálu pro financování a nabídková řízení

Osoba, která je uvedena v nabídce (fáze 1) v aplikaci eSubmission jako kontaktní obdrží funkci hlavního koordinátora kontaktního místa  (PCoCo) pro výzvu v rámci portálu portálu pro financování a nabídková řízení. Uživatel podávající žádost (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v žádosti) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti a výzvu, pokud již tu funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel žádosti, a obdržením výzvy k účasti v druhé fázi.

Podobně kontaktní osoba uvedená v nabídce (fáze 2) v aplikaci eSubmission obdrží funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) pro podání nabídky . PCoCo výzvy a uživatel podávající nabídku, pokud se liší od kontaktní osoby v nabídce, obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání nabídky.

Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (Manage Roles) (viz níže) lze při podání žádosti, výzvě k účasti a podání nabídky přidat nebo odstranit dalšího koordinátora nebo koordinátory kontaktní osoby (CoCo).

Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden PCoCo. PCoCo pro podání žádosti (fáze 1) nebo podání nabídky (fáze 2) nelze nahradit ani odstranit.

PCoCo pro výzvu mohou nahradit (nikoli odstranit) pouze tyto osoby:

•  LEAR / administrátor účtu (pokud je jmenován pro vaši organizaci, viz zde),
•     současný PCoCo (po nahrazení již PCoCo nemá k výzvě přístup),
•     jakýkoli CoCo pro výzvu.

Chcete-li přidat/odstranit funkce při podání žádosti nebo výzvy, postupujte podle níže uvedených kroků:

Následná kola pro soutěžní řízení s jednáním a inovační partnerství

  Tato kapitola se týká pouze soutěžních řízení s jednáním a inovačních partnerství, u nichž v druhé fázi řízení probíhá několik kol jednání.

Pokud se veřejný zadavatel rozhodne, že vás vyzve vás k podání upravené nabídky prostřednictvím aplikace eSubmission, dozví se o tom koordinátor PCoCo/CoCo prostřednictvím oznámení, které mu přijde z portálu pro financování a nabídková řízení.

Aby mohl koordinátor PCoCo/CoCo upravenou nabídku předložit, musí nejdříve potvrdit obdržení výzvy. Po tomto kroku bude koordinátor PCoCo/CoCo automaticky přesměrován do aplikace eSubmission, kde může zahájit podání upravené nabídky kliknutím na Nová nabídka (New submission). Podrobnější informace, jak podat upravenou nabídku v následných kolech, najdete ve Stručném návodu k jednacím řízení – 2. kolo / následná kola.