Krótki przewodnik po procedurach otwartych

Pierwsze kroki

Witamy w systemie eSubmission!

System eSubmission umożliwia podmiotom gospodarczym odpowiadanie drogą elektroniczną na unijne postępowania o udzielenie zamówienia poprzez przygotowanie i składanie zgłoszeń przetargowych (ofert) w ustrukturyzowany i bezpieczny sposób.

Ten krótki przewodnik dotyczy wyłącznie procedur otwartych. Krótkie przewodniki dotyczące innych procedur udzielenia zamówienia można znaleźć w portalu Funding & Tenders (eProcurement wiki) .

Podmioty gospodarcze mają możliwość:

• zamieszczenia odpowiedzi w ramach postępowania ogłoszonego przez instytucję lub organ UE

• przedłożenia zgłoszenia w bezpieczny sposób

• przeglądania zapisanej wersji roboczej lub powrotu do niej

• usunięcia wersji roboczej zgłoszenia

• otrzymania dowodu zgłoszenia (potwierdzenia odbioru)

• wycofania zgłoszenia przed upływem terminu składania zgłoszeń

• otrzymania dowodu wycofania zgłoszenia (potwierdzenia wycofania).

Należy zapoznać się z wymaganiami systemowymi.

Można znaleźć je na pierwszej stronie aplikacji eSubmission oraz w sekcji załączników na stronach Parties (Uczestnicy) i Tender data (Dane dotyczące oferty).

Jak uzyskać pomoc techniczną?

Aby uzyskać pomoc, należy skontaktować się z zespołem pomocy technicznej, dostępnym w godzinach od 8:00 do 20:00 czasu CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

  Zespół pomocy technicznej pracuje tylko w języku angielskim.

Jak uzyskać dostęp do systemu eSubmission?

W kontekście postępowania o udzielenie zamówienia (zaproszenie do składania ofert) zawsze korzysta się z systemu eSubmission. Zaproszenia do składania ofert ogłoszone przez europejskie instytucje, organy i agencje znajdują się na stronach Portal Funding & Tenders.

Co jest potrzebne do korzystania z systemu eSubmission?

Aby skorzystać z systemu eSubmission i odpowiedzieć na zaproszenie do składania ofert opublikowane w portalu Funding & Tenders, należy zarejestrować się w systemie uwierzytelniania użytkowników Komisji Europejskiej (EU Login). 

Aby zidentyfikowanie organizacji na potrzeby elektronicznego składania dokumentów było możliwe, musi ona być zarejestrowana w prowadzonym przez Komisję rejestrze organizacji (ang. Participant Register, rejestr uczestników) i posiadać przyznany jej kod identyfikacyjny uczestnika (ang. Participant Identification Code, PIC). Więcej informacji na temat kodu PIC można znaleźć tutaj . Rejestracja jest dostępna dla wszystkich organizacji i bezpłatna.

EU Login

EU Login to portal dostępowy umożliwiający logowanie się do różnych serwisów lub systemów Komisji Europejskiej. Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta EU Login, może takie konto założyć.

Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej EU Login w dziale Pomoc.

Portal Funding & Tenders

Portal Funding & Tenders , poświęcony finansowaniu przedsiębiorstw i możliwościom udziału w przetargach, to pojedynczy punkt kontaktowy (jeden elektroniczny obszar wymiany danych) przeznaczony dla uczestników i ekspertów w ramach programów finansowania i przetargów zarządzanych przez Komisję Europejską i inne organy UE.

Uczestnicy portalu Funding & Tenders mogą:

• Szukać możliwości udziału w unijnych programach finansowania lub postępowaniach o udzielenie zamówienia

• Subskrybować zaproszenia do składania ofert
• Przeglądać dokumenty zamówienia
• Utworzyć i przesłać pytanie 

• Zarejestrować się w rejestrze uczestników

• Uzyskać dostęp do systemu eSubmission

• Uzyskać dostęp do potwierdzenia odbioru (dowodu zgłoszenia)

• Przeglądać, edytować lub usuwać wersje robocze zgłoszeń

• Wycofać zgłoszenia oraz uzyskać dostęp do potwierdzenia wycofania (dowodu wycofania zgłoszenia)

Rejestr uczestników

Komisja stworzyła internetowy rejestr organizacji biorących udział w unijnych zaproszeniach do składania ofert lub wniosków, który umożliwia stosowanie zasady jednorazowości: dane dotyczące organizacji uczestnika wystarczy podać tylko raz.  W wyniku rejestracji każda organizacja otrzymuje niepowtarzalny kod identyfikacyjny uczestnika (PIC). Aby dowiedzieć się, jak uzyskać PIC w rejestrze uczestników, proszę zapoznać się z tą stroną.

Jak przygotować ofertę w systemie eSubmission?

Każdy podmiot gospodarczy może złożyć ofertę, korzystając z linku do portalu Funding and Tenders wskazanego w ogłoszeniu o zamówieniu.

W portalu Funding and Tenders należy kliknąć Access submission (Dostęp do oferty): jeżeli zalogowano się za pomocą konta EU Login, nastąpi wtedy przekierowanie do portalu eSubmission.

W systemie eSubmission należy kliknąć przycisk Nowa oferta, aby utworzyć nowe zgłoszenie, lub Powrót do wersji roboczej, aby powrócić do rozpoczętej wcześniej wersji roboczej zgłoszenia. Do wersji roboczej można wrócić również z portalu Funding & Tenders (więcej informacji na ten temat – zob. sekcja  Zarządzanie zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders tego przewodnika ).

Nawigacja w systemie eSubmission

Podczas tworzenia zgłoszenia na górze ekranu pojawi się pasek postępu. Przedstawiono na nim wszystkie kroki, które należy zrealizować przed złożeniem oferty. Widać również, na jakim etapie jest się obecnie.

W dowolnym momencie procesu dokonywania zgłoszenia można zobaczyć, które dokumenty zostały przesłane, klikając przycisk   Dokumenty ofertowe  po lewej stronie ekranu.

Żaden z dokumentów nie jest przesyłany instytucji zamawiającej do chwili kliknięcia przycisku Złóż na zakończenie procesu składania zgłoszenia.

Sposoby złożenia

Jeżeli użytkownik tworzy nowe zgłoszenie, zostanie poproszony o wskazanie:

• formy składania oferty: Oferta indywidualna (oferent pojedynczy) lub Oferta wspólna,
• czy zgłoszenie obejmuje podwykonawców,
• w jakim języku zgłoszenie zostanie sporządzone.

Po podaniu tych informacji należy kliknąć przycisk Dalej na dole strony.

Uczestnicy

W tej sekcji należy wskazać organizacje uczestniczące w zgłoszeniu (uczestników). Należy kliknąć przycisk Nowa strona i wybrać rodzaj uczestnika: główny uczestnik (w przypadku oferty indywidualnej), lider grupy lub członek grupy (w przypadku oferty wspólnej) oraz podwykonawca (w stosownych przypadkach).

Wszyscy uczestnicy, z wyjątkiem podwykonawców, muszą być zidentyfikowani za pomocą kodu PIC – kodu identyfikacyjnego uczestnika. Aby sprawdzić, czy dany podmiot posiada już PIC (tzn. jest już zarejestrowany w rejestrze uczestników), należy skorzystać z przycisku Szukaj . Wyszukiwać można po kodzie PIC, numerze VAT, krajowym numerze ewidencyjnym oraz według kraju. Przy wyszukiwaniu po numerze VAT lub krajowym numerze ewidencyjnym konieczne jest również wybranie kraju.

Jeżeli wyszukiwanie nie daje żadnych wyników, organizacja musi zarejestrować się tutaj, aby uzyskać kod PIC. Po uzyskaniu PIC należy powrócić do systemu eSubmission, skorzystać z wyszukiwania przy użyciu PIC i wybrać organizację wyświetloną w wyniku wyszukiwania.

Na ekranie pojawią się dane powiązane z tym kodem PIC w rejestrze uczestników, a użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie następujących obowiązkowych danych/dokumentów:

• tylko w przypadku głównego uczestnika lub lidera grupy:
• osoba wyznaczona do kontaktów (imię i nazwisko oraz adres e-mail)
• IBAN/Numer rachunku bankowego
• w odniesieniu do wszystkich uczestników: oświadczenie (należycie wypełnione i podpisane) w sekcji Załączniki.

W sekcji Osoba wyznaczona do kontaktów użytkownik może wskazać samego siebie (imię i nazwisko tego użytkownika jest już domyślnie wypełnione) lub inną osobę jako osobę wyznaczoną do kontaktów do celów złożenia oferty. Osobie wyznaczonej do kontaktów przypisuje się w portalu Funding & Tenders rolę głównego koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo), a użytkownikowi składającemu ofertę (jeżeli jest inny niż osoba wyznaczona do kontaktów) – rolę koordynatora odpowiedzialnego za kontakt (Coordinator Contact, CoCo). 

Jeżeli PCoCo nie posiada konta EU Login, utworzone zostanie automatycznie tymczasowe konto EU Login w oparciu o adres e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów i ta osoba zostanie zaproszona za pośrednictwem wiadomości e-mail do dokończenia rejestracji konta EU Login. Zaproszenie będzie wygenerowaną przez system automatyczną wiadomością bez odniesienia do postępowania.

W sekcji  Załączniki  dla każdego uczestnika można dodać dokumenty uczestnika, których dołączenie do oferty jest wymagane przez instytucję zamawiającą. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia  można znaleźć informację o tym, jakie dokumenty są wymagane w przypadku każdego uczestnika.

Kliknij  Gotowe  po zakończeniu. 

Po wykonaniu czynności opisanych pod nagłówkiem „Sposoby złożenia” nie jest możliwa zmiana struktury z oferty wspólnej na ofertę indywidualną lub odwrotnie. Aby zmienić strukturę zgłoszenia lub zmienić lidera grupy, należy utworzyć nowe zgłoszenie, które zostanie nadpisane na aktualną wersję roboczą (wszystkie wprowadzone wcześniej dane i przesłane dokumenty zostaną usunięte).

Aby przejść do następnego kroku należy kliknąć przycisk  Dalej .

Części zamówienia

W przypadku procedury dotyczącej zamówienia składającego się z kilku części, należy wybrać części, w odniesieniu do których składa się ofertę, a następnie kliknąć przycisk Dalej.

Identyfikacja uczestników odnosi się do zgłoszenia jako całości. W związku z tym, jeżeli skład konsorcjum różni się w zależności od części zamówienia, należy złożyć odrębne zgłoszenia w odniesieniu do każdej części.

Dane dotyczące oferty

W tej sekcji należy podać kwotę oferty (tylko w przypadku metody udzielania zamówień opartej na kryterium najniższego kosztu lub najniższej ceny – format musi być taki jak podany w przykładzie na ekranie) lub potwierdzić, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że oferta nie spełnia minimalnych wymogów, zostanie poproszony o podanie wyjaśnienia w odpowiednim polu tekstowym. Potwierdzenie zgodności lub niezgodności z wymogami oraz wyjaśnienie w przypadku niezgodności zostaną odzwierciedlone w raporcie z oferty.

Po kliknięciu przycisku „Zapisz” można załadować ofertę finansową oraz, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaga tego instytucja zamawiająca, ofertę techniczną. Ofertę techniczną/finansową można załadować w formie więcej niż jednego pliku.

Po sprawdzeniu poprawności danych dotyczących oferty i kompletności zgłoszenia należy kliknąć przycisk Dalej . Przycisk będzie aktywny tylko wówczas, jeżeli podano wszystkie obowiązkowe dane i dokumenty.

Na tym etapie wersja robocza oferty (łącznie z wszelkimi dokumentami) nie została jeszcze przedłożona .

Raport z oferty

Raport z oferty jest generowany przez system i stanowi część zgłoszenia. W raporcie znajduje się wykaz wszystkich dokumentów zawartych w zgłoszeniu.

System eSubmission automatycznie generuje i dodaje do zgłoszenia raport z oferty. Raport z oferty można przeglądać na ekranie lub pobrać go do celów własnej dokumentacji przed złożeniem oferty. Nie ma konieczności podpisywania raportu i przesyłania podpisanego raportu za pośrednictwem systemu eSubmission.

Jeżeli po przejrzeniu raportu z oferty uznaje się zgłoszenie za kompletne i gotowe do przedłożenia, należy kliknąć przycisk Dalej, aby kontynuować.

Raport z oferty nie stanowi dowodu zgłoszenia.   Nie złożono jeszcze oferty . Należy przejść do kolejnego kroku, a następnie kliknąć „Złóż” , aby sfinalizować zgłoszenie.

Składanie oferty

Gdy użytkownik jest gotowy do złożenia oferty, klika przycisk Złóż . W systemie wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.

Kliknij Tak , aby potwierdzić: od tej chwili dokonywanie zmian w zgłoszeniu nie będzie możliwe .

System nie pozwoli na przesłanie zgłoszenia, jeżeli upłynął termin składania zgłoszeń.

Powiadomienie e-mail zostanie przesłane na adres e-mail osoby kontaktowej wskazanej w ofercie (PCoCo) oraz na adres e-mail (jeżeli jest inny) powiązany z kontem EU Login używanym do składania oferty (CoCo). To powiadomienie zawiera link do portalu Funding & Tenders, gdzie można znaleźć potwierdzenie złożenia oferty.  

Uwaga: właściciele użytego kodu PIC zostaną o tym poinformowani

Potwierdzenie odbioru stanowi dowód dotrzymania terminu składania zgłoszeń.

Zarządzanie zgłoszeniami w portalu Funding & Tenders

Aby wejść do swojej prywatnej skrzynki w portalu Funding & Tenders, należy się uwierzytelnić, korzystając z przycisku  Sign in (Zaloguj się) w  portalu Funding & Tenders  w prawym górnym rogu strony głównej (należy podać własny identyfikator EU Login i hasło).

Przeglądanie zgłoszeń

W sekcji Manage my area (Zarządzaj moim obszarem) po lewej stronie  PCoCo/CoCo  mogą znaleźć zgłoszenia w sekcji My Submission(s) (Moje zgłoszenia).

Pole wyszukiwania znajduje się również po prawej stronie, nad listą zgłoszeń.

Sekcja „Moje zgłoszenia”

W przypadku każdego zgłoszenia PCoCo / CoCo widzi numer referencyjny procedury, numer referencyjny oferty, datę ostatniej wykonanej czynności oraz status oferty (wersja robocza, złożono, wycofano, usunięto), termin, część zamówienia (w stosownych przypadkach), tytuł postępowania oraz rodzaj procedury.

Menu  Action (Działania) po prawej stronie zgłoszenia (o ile zgłoszenie nie zostało usunięte) umożliwia  PCoCo/CoCo  wykonanie różnych czynności, zależnie od statusu zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o statusie Wersja robocza:

• Edytuj: powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Teraz można edytować zgłoszenie w systemie eSubmission.
• Zobacz:  powoduje to otwarcie ekranu w systemie eSubmission w miejscu, w którym nastąpiło wyjście z aplikacji. Nie można edytować zgłoszenia, ponieważ jest ono przeglądane w trybie tylko do odczytu. 
• Usuń:  wersja robocza zgłoszenia zostanie usunięta z portalu Funding & Tenders.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Submitted (Złożono):

• Przeglądanie potwierdzenia: spowoduje to wyświetlenie potwierdzenia odbioru.
• Wycofaj (dostępne wyłącznie przed upływem terminu składania zgłoszeń): należy podać powód wycofania zgłoszenia i potwierdzić, klikając przycisk Wycofaj. Po wycofaniu zgłoszenia nie można go już przeglądać, edytować ani złożyć ponownie.
  
  

W przypadku zgłoszeń o statusie Withdrawn (Wycofano):

• Przeglądanie potwierdzenia wycofania: wyświetla się potwierdzenie wycofania.

W przypadku zgłoszeń o statusie Deleted (Usunięto):

W przypadku ofert o statusie Deleted menu Działania jest niedostępne. Oferent nie ma możliwości odzyskania usuniętej wersji roboczej oferty. 

Zarządzanie powiadomieniami w portalu Funding & Tenders

Moje powiadomienia

PCoCo/CoCo mogą uzyskać dostęp do tej strony, klikając ikonkę z dzwonkiem w prawym górnym rogu ekranu po zalogowaniu się do portalu Funding & Tenders.

PCoCo/CoCo na tej stronie mogą znaleźć następujące formalne powiadomienia:

• Potwierdzenie odbioru (dowód złożenia oferty)
• Potwierdzenie wycofania (dowód wycofania oferty)

W zakładce Preferences (Preferencje) w sekcji Manage all notifications (Zarządzaj wszystkimi powiadomieniami), znajdującej się na dole listy powiadomień, PCoCo/CoCo mogą określić częstotliwość otrzymywania powiadomień e-mail z portalu Funding & Tenders. Niezależnie od dokonanego wyboru wszystkie powiadomienia są zawsze dostępne w sekcji My notifications (Moje powiadomienia).

Moje formalne powiadomienia

Sekcja ta, dostępna pod Manage My Area (Zarządzaj moim obszarem) po lewej stronie obecnie nie jest wykorzystywana w procedurach udzielania zamówień publicznych.