Īsa rokasgrāmata par atklātajām procedūrām

Pamatinformācija

Laipni lūgti lietotnē “eSubmission”!

Lietotnē “eSubmission” ekonomikas dalībnieki var elektroniski atsaukties uz ES izsludinātajām iepirkuma procedūrām, iesniegumu (t. i., piedāvājumu) strukturētā un drošā veidā sagatavojot un iesniedzot elektroniski.

Šī īsā rokasgrāmata attiecas tikai uz atklātām procedūrām. Īsās rokasgrāmatas par citām iepirkuma procedūrāmir pieejamas portāla “Funding & Tenders” e-iepirkuma vikivietnē .

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes vai struktūras sāktu procedūru,

• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,

• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,

• dzēst iesnieguma projektu,

• saņemt pierādījumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),

• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis iesniegumu saņemšanas termiņš,

• saņemt pierādījumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām.

Tas ir atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī lapu “Puses” un “Piedāvājuma dati” pielikumu sadaļā.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Centrāleiropas laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

  Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Kā piekļūt lietotnei “eSubmission”?

Lietotne “eSubmission” vienmēr tiek izmantota iepirkuma procedūrās (uzaicinājumos iesniegt piedāvājumus). Eiropas iestāžu, struktūru un aģentūru publicētie uzaicinājumi iesniegt piedāvājumus ir atrodami:

• portālā “Funding & Tenders”,

• lietotnē “TED eTendering” (pirms 25.10.2023. publicētie uzaicinājumi iesniegt piedāvājumus).
  
  

Kas vajadzīgs, lai izmantotu lietotni “eSubmission”?

Lai izmantotu lietotni “eSubmission” un atsauktos uz portālā “Funding & Tenders” publicētu uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus, ir jābūt reģistrētam Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēmā (“EU Login”). 

Lai atsauktos uz uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus, kas publicēts pirms 25.10.2023., ir vajadzīgs lietotāja konts arī platformā “TED eTendering”.

Lai organizāciju identificētu elektroniskajā pieteikumā, tai jābūt reģistrētai Komisijas organizāciju reģistrā jeb Dalībnieku reģistrā, un ir vajadzīgs PIC (dalībnieka identifikācijas kods). Lai uzzinātu vairāk par PIC, noklikšķiniet šeit . Reģistrācija ir atvērta visām organizācijām, un par to nav jāmaksā.

“EU Login”

“EU Login” ir ieejas portāls, caur kuru var pierakstīties dažādās Eiropas Komisijas platformās un/vai lietotnēs. Ja jums vēl nav “EU Login” lietotāja konta, varat to izveidot.

Sīkāku informāciju skatiet sistēmas “EU Login” palīdzības lapā.

Platforma “TED eTendering”

“TED eTendering” ir e-iepirkuma platforma, kurā ES iestādes, struktūras un aģentūras publicēja uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus pirms 25.10.2023.

“eTendering” lietotāja kontu var izveidot, izmantojot sistēmas “EU Login” lietotājvārdu.

Portāls “Funding & Tenders”

Portāls “Funding & Tenders” ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES struktūru pārvaldītu finansējuma programmu dalībniekiem un ekspertiem.

Portālā “Funding & Tenders” dalībnieki var:

• meklēt iespēju piedalīties ES finansējuma programmās un iepirkuma procedūrās,

• abonēt paziņojumus par uzaicinājumiem iesniegt piedāvājumus,
• iepazīties ar iepirkuma dokumentiem,
• izveidot un iesniegt jautājumu, 

• reģistrēties Dalībnieku reģistrā,

• piekļūt lietotnei “eSubmission”,

• piekļūt pierādījumiem par iesniegšanu (“Submission Receipts”),

• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu projektus (melnrakstus),

• atsaukt iesniegumus un piekļūt pierādījumam par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Dalībnieku reģistrs

Dalībnieku reģistrs ir to organizāciju tiešsaistes reģistrs, kuras atsaucas uz ES uzaicinājumiem iesniegt piedāvājumus vai priekšlikumus, un Komisija to ir izveidojusi, lai rīkotos pēc vienreizējas iesniegšanas principa: dati par dalībnieka organizāciju jāiesniedz tikai vienu reizi.  Pēc reģistrēšanās ikviena organizācija saņem unikālu dalībnieka identifikācijas kodu (PIC). Informāciju par to, kā Dalībnieku reģistrā saņemt PIC, atradīsit šeit.

Kā sagatavot piedāvājumu lietotnē “eSubmission”?

Ikviens ekonomikas dalībnieks piedāvājumu var iesniegt, izmantojot paziņojumā par līgumu doto portāla “Funding & Tenders” saiti.

Pēc tam portālā “Funding & Tenders” jānoklikšķina uz “Piekļūt iesniegumam”. Tā rezultātā jūs pārvirzīs uz portālu “eSubmission” – ja ienācāt ar “EU Login” lietotāja kontu.

Ja uzaicinājums iesniegt piedāvājumus publicēts pirms 25.10.2023., ekonomikas dalībnieki piedāvājumu var iesniegt, izmantojot paziņojumā par līgumu doto “TED eTendering” saiti. Pēc tam platformā “TED eTendering” jāpiesakās ar “TED eTendering” lietotāja kontu un jānoklikšķina uz “Iesniegt piedāvājumu”. Tā rezultātā tiksit pārvirzīts uz portālu “eSubmission”.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums”, bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana”. Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī portālā “Funding & Tenders” (papildu informāciju sk. šīs rokasgrāmatas nodaļā  Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders” ).

Darbošanās lietotnē “eSubmission”

Sākot darbu pie iesnieguma, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī aktuālo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot pogu “Iesnieguma dokumenti” , jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Līgumslēdzējai iestādei dokumenti tiek iesniegti tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās tiek noklikšķināta poga “Iesniegt”.

Iesniegšanas veidi

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, jānorāda:

• kāda veida piedāvājums tiks iesniegts – “Individuāls iesniegums” vai “Kopīgs iesniegums”,
• vai iesniegums būs ar apakšuzņēmēju dalību,
• kurā valodā sagatavosit iesniegumu.

Kad izvēle veikta, lapas apakšā noklikšķiniet pogu “Tālāk”.

Puses

Šajā sadaļā jānorāda organizācijas, ar kurām kopā tiek iesniegts iesniegums (dalībnieki). Noklikšķiniet uz “Jauna puse” un atlasiet dalībnieka veidu: galvenais dalībnieks (individuāla iesnieguma gadījumā), grupas vadītājs vai grupas loceklis (kopīga iesnieguma gadījumā), apakšuzņēmējs (ja tāds ir).

Visiem dalībniekiem, izņemot apakšuzņēmējus, jānorāda PIC – dalībnieka identifikācijas kods. Lai pārbaudītu, vai tiesību subjektam ir PIC (t. i., vai tas jau reģistrēts Dalībnieku reģistrā), izmantojiet pogu  “Meklēt” ! Meklēt varat pēc PIC, PVN identifikācijas numura, valsts reģistrācijas numura un valsts. Lai varētu meklēt pēc PVN identifikācijas numura vai valsts reģistrācijas numura, jāizvēlas arī valsts.

Ja nekas netiek atrasts, organizācija ir jāreģistrē, lai iegūtu PIC.  Pēc PIC saņemšanas dodieties uz lietotni  “eSubmission” , meklējiet pēc PIC un izvēlieties sistēmas piedāvāto organizāciju!

Ekrānā būs redzami Dalībnieku reģistra dati, kas piesaistīti PIC, un jūs lūgs iesniegt šādus obligātos datus/dokumentus:

• par galveno dalībnieku vai grupas vadītāju:
• kontaktpersona (vārds, uzvārds un e-pasta adrese),
• IBAN/ bankas konta numurs;
• par visiem dalībniekiem: apliecinājums ar godavārdu (pilnīgi aizpildīts un parakstīts) sadaļā “Pielikumi”.

Sadaļā “Kontaktpersona” lietotājs kā kontaktpersonu piedāvājuma iesniegšanai var norādīt sevi (vārds un uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma “Primary Coordinator Contact” (PCoCo), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no kontaktpersonas), — loma “Coordinator Contact” (CoCo)”. 

Ja personai, kam piešķirta PCoCo loma, nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Katra dalībnieka sadaļā  “Pielikumi”  varat augšupielādēt dalībnieka dokumentus, ko līgumslēdzēja iestāde pieprasījusi kopā ar piedāvājumu. Pārbaudiet konkursa specifikācijas, lai noskaidrotu, kuram dalībniekam kādi dokumenti ir jāpievieno iesniegumam!

Kad pabeigts, noklikšķiniet pogu “Gatavs” ! 

Kad būs izvēlēts iesniegšanas veids, kopīgu iesniegumu vairs nebūs iespējams pārveidot par individuālu iesniegumu un otrādi. Ja vēlaties mainīt iesnieguma veidu vai nomainīt grupas vadītāju, jāizveido jauns iesniegums; melnraksts (t. i., visi iepriekš ievadītie dati un augšupielādētie dokumenti) tiks dzēsts.

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet pogu “Tālāk” .

Daļas

Ja procedūrai ir vairākas daļas, izvēlieties to(-ās) daļu(-as), par kuru(-ām) vēlaties iesniegt piedāvājumu, un noklikšķiniet pogu “Tālāk”!

Norādītie dalībnieku identifikācijas dati attiecas uz visu iesniegumu kā vienumu. Tāpēc, ja katras daļas konsorcija sastāvs atšķiras, par katru daļu jāizveido atsevišķs iesniegums.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot viszemāko izmaksu vai zemākās cenas metodi ; pārliecinieties, ka izmantojat tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām!

Ja apstiprināsit, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot pogu “Saglabāt”, varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairāk nekā vienu failu.

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums — pilnīgs, noklikšķiniet pogu “Tālāk” . Poga ir aktīva tikai tad, ja ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Šajā posmā ne piedāvājuma projekts, ne augšupielādētie dokumenti vēl nav iesniegti .

Iesniegumapārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk”!

Iesnieguma pārskats nav pierādījums par iesniegšanu. Jūs vēl neesat iesniedzis iesniegumu . Lūdzu, pārejiet uz nākamo soli un noklikšķiniet uz “Iesniegt” , lai pabeigtu iesniegšanu!

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt” . Parādīsies sistēmas ģenerēts paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā” ! Šo iesniegumu vairs nevarēs pārveidot .

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

Paziņojums tiks nosūtīts gan uz piedāvājumā norādītās kontaktpersonas (PCoCo) e-pasta adresi, gan uz to e-pasta adresi (jā tā ir atšķirīga), kas piesaistīta “EU Login” kontam, kurš tika izmantots piedāvājuma iesniegšanai (CoCo). Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders” , kur var atrast iesniegšanas apliecinājumu (“SubmissionReceipt”).  

Paturiet prātā, ka tiks informēti izmantotā PIC īpašnieki.

Iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”) ir pierādījums tam, ka ir ievērots iesniegumu saņemšanas termiņš.

Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Lai ieietu savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders”, jums jāautentificējas: portāla “Funding & Tenders” sākumlapas labajā augšējā stūrī noklikšķiniet pogu “Login” (ievadiet savu “EU Login” lietotājvārdu un paroli)!

Skatīt iesniegumus

PCoCo/CoCo savus iesniegumus atradīs sadaļā “My Submission(s)” , kurai var piekļūt no kreisajā pusē novietotās sadaļas “Manage My Area”.

Labajā pusē virs iesniegumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Sadaļa “Mani iesniegumi” (“My Submission(s)”)

PCoCo/CoCo var redzēt katra iesnieguma procedūras atsauces numuru, iesnieguma ID, pēdējās veiktās darbības datumu un iesnieguma statusu (projekts (“draft”), iesniegts (“submitted”), atsaukts (“withdrawn”) vai dzēsts (“deleted”)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu un veidu.

Izvēlne “Action” , kas atrodas pie katra iesnieguma labajā pusē (ja vien iesniegums nav izdzēsts), ļauj PCoCo/CoCo veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Projekts” (“Draft”)

• “Edit”: lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Tagad varat iesniegumu rediģēt lietotnē “eSubmission”.
• “View”:  lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
• “Delete”:  iesnieguma projekts tiks dzēsts no portāla “Funding & Tenders”.
  
  

Iesniegumi, kuru statuss ir “Iesniegts” ( “Submitted” )

• “View Receipt”: lietotne attēlos iesniegšanas apliecinājumu.
• “Withdraw” (iespējams tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis): norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot pogu “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.
  
  

Iesniegumi, kuru statuss ir “Atsaukts” ( “Withdrawn” )

• “View Withdrawal Receipt”: lietotne attēlos atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Dzēsts” (“Deleted”)

Izvēlne “Action” nav pieejama piedāvājumiem ar statusu “Deleted”. Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevar atgūt. 

Paziņojumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieteikšanās portālā “Funding & Tenders”: noklikšķiniet uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šādus oficiālos paziņojumus:

• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”).

Sadaļas “Manage all notifications” cilnē “Preferences” (paziņojumu saraksta apakšējā daļā) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no tā, kas norādīts šajā daļā, visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “My notifications” .

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”)

Šī sadaļa, kurai var piekļūt no kreisajā pusē novietotā “Manage My Area”, patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.