Piedāvājuma sagatavošana lietotnē “eSubmission”

Ikviens ekonomikas dalībnieks var iesniegt piedāvājumu, izmantojot paziņojumā par līgumu doto Finansējuma un iepirkumu portāla saiti.

Pēc tam Finansējuma un iepirkumu portālā jānoklikšķina uz Access submission (“piekļūt iesniegumam”). Tad jūs pārvirzīs uz portālu “eSubmission” – ja vien būsiet ienācis ar “EU Login” lietotāja kontu.  

Vispirms jums jāizlasa  noteikumi un tiem jāpiekrīt, kā arī jāapliecina, ka esat izlasījis un sapratis Finansējuma un iepirkumu portāla paziņojumu par privātumu un paziņojumu par privātumu saistībā ar līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu un iepirkumu pārvaldību .

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz New submission (“Jauns iesniegums”), bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz Resume draft (“Rediģēt melnrakstu”). Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī Finansējuma un iepirkumu portālā (sīkāku informāciju sk. šīs rokasgrāmatas sadaļā Iesniegumu pārvaldība Finansējuma un iepirkumu portālā).

Darbs ar lietotni “eSubmission”

Sākot darbu pie iesnieguma, ekrāna augšā būs redzama virzības josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas Submission documents (“Iesnieguma dokumenti”), jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti

Līgumslēdzējai iestādei dokumentus iesniedz tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās noklikšķina uz pogas “Submit” (“Iesniegt”).

Iesniegšanas veidi

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, jānorāda:

• kāda veida piedāvājums tiks iesniegts — individuāls iesniegums vai kopīgs iesniegums,
• vai iesniegums būs ar apakšuzņēmēju dalību,
• kādā valodā iesniegumu sagatavosiet.

Kad izvēle veikta, lapas apakšā noklikšķiniet pogas Next (“Tālāk”).

Puses

Šajā sadaļā jānorāda organizācijas, ar kurām kopā tiek iesniegts iesniegums (dalībnieki). Noklikšķiniet uz New party (“Jauna puse”) un atlasiet dalībnieka veidu: galvenais dalībnieks (individuāla iesnieguma gadījumā), grupas vadītājs vai grupas loceklis (kopīga iesnieguma gadījumā), apakšuzņēmējs (ja tāds ir).

Visiem dalībniekiem, izņemot apakšuzņēmējus, jānorāda PIC – dalībnieka identifikācijas kods.  Lai pārbaudītu, vai tiesību subjektam ir PIC (t. i., vai tas jau reģistrēts Dalībnieku reģistrā), izmantojiet pogu Search (“Meklēt”). Ir divas meklēšanas iespējas:  manas organizācijas vai citas organizācijas .

Manas organizācijas .  Noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta, lai redzētu sarakstu ar organizācijām, ko sistēmā pieteicies lietotājs ir izmantojis iepriekšējos iesniegumos vai attiecībā uz kurām šim lietotājam ir piešķirta funkcija (piemēram, pašreģistrētājs, LEAR vai konta administrators). Tās ir tās pašas organizācijas, kuras lietotāji pēc pieteikšanās savā “EU Login” kontā var redzēt cilnē My organisations (“Manas organizācijas”) Finansējuma un iepirkumu portāla izvēlnē pa kreisi.

Citas organizācijas. Var meklēt Dalībnieku reģistrā reģistrētās organizācijas, ievadot organizācijas nosaukumu vai PIC (dalībnieka identifikācijas kodu).

Ja neko neatrod, organizācija ir jāreģistrē, lai saņemtu PIC kodu. Kad organizācija ir reģistrēta, varat atgriezties lietotnē “eSubmission” un atlasīt jaunizveidoto PIC, izmantojot vienu no abām meklēšanas iespējām.

Ekrānā būs redzami Dalībnieku reģistra dati, kas piesaistīti PIC, un jūs aicinās iesniegt šādus obligātos datus/dokumentus:

• par galveno dalībnieku vai grupas vadītāju:
• kontaktpersona (vārds, uzvārds un e-pasta adrese);
• IBAN/bankas konta numurs.
  Ja bankas kontam ir IBAN kods, jāatzīmē izvēles rūtiņa “IBAN”, un lietotne “eSubmission” pārbaudīs, vai IBAN bankas konts ir derīgs;

• par visiem dalībniekiem: apliecinājums ar godavārdu (pilnīgi aizpildīts un parakstīts) sadaļā Attachments (“Pielikumi”).

Sadaļā Contact Person (“Kontaktpersona”) lietotājs kā kontaktpersonu piedāvājuma iesniegšanai var norādīt sevi (vārds un uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Finansējuma un iepirkumu portālā kontaktpersonai tiek piešķirta funkcija Primary Coordinator Contact jeb PCoCo (“galvenā kontaktpersona”), bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no kontaktpersonas), — funkcija Coordinator Contact jeb CoCo (“koordinējošā kontaktpersona”). 

Ja personai ar PCoCo funkciju nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona e-pastā saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Katra dalībnieka sadaļā Attachments (“Pielikumi”) var augšupielādēt dalībnieka dokumentus, ko līgumslēdzēja iestāde pieprasījusi kopā ar piedāvājumu. Pārbaudiet konkursa specifikācijas, lai noskaidrotu, kādi dokumenti konkrētajam dalībniekam ir jāpievieno iesniegumam.

Kad pabeigts, noklikšķiniet uz Done (“Gatavs”). 

Pēc soļa Ways to submit (“Iesniegšanas veids”) pabeigšanas kopīgu iesniegumu vairs nebūs iespējams pārveidot par individuālu iesniegumu un otrādi. Ja vēlaties mainīt iesnieguma veidu vai grupas vadītāju, jāizveido jauns iesniegums; melnraksts (t. i., visi iepriekš ievadītie dati un augšupielādētie dokumenti) tiks dzēsts

Lai piekļūtu nākamajam solim, noklikšķiniet uz Next (“Tālāk”).

Daļas

Ja procedūrai ir vairākas daļas, izvēlieties to vai tās, par kurām vēlaties iesniegt piedāvājumu, un noklikšķiniet uz pogas Next (“Tālāk”).

Dalībnieku identifikācija attiecas uz visu iesniegumu kopumā. Tāpēc, ja katras daļas konsorcija sastāvs atšķiras, par katru daļu jāizveido atsevišķs iesniegums.

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā jānorāda piedāvājuma summa (tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot viszemāko izmaksu vai viszemākās cenas metodi; pārliecinieties, ka izmantojat tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā piemērā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām.

Ja apstiprināsiet, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts īpašā tekstlodziņā sniegt paskaidrojumu. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā būs redzams iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas Save (“Saglabāt”), varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, — tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairāk nekā vienu failu.

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums — pilnīgs, noklikšķiniet uz Next (“Tālāk”). Poga ir aktīva tikai tad, ja ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Šajā posmā ne piedāvājuma projekts, ne augšupielādētie dokumenti vēl nav iesniegti .

Iesnieguma pārskats 

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan skatīt ekrānā, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz Next (“Tālāk”).

Iesnieguma pārskats nav iesniegšanas apstiprinājums. Jūs iesniegumu vēl neesat iesniedzis. Pārejiet uz nākamo soli un pabeidziet iesniegumu, noklikšķinot uz Submit (“Iesniegt”).

Piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz Submit (“Iesniegt”). Parādīsies sistēmas ģenerēts iesniegšanas apstiprinājuma paziņojums.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz Yes (“Jā”). Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs mainīt.

Jāņem vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegšanas termiņa beigām.

Ja līdz iesniegšanas termiņam ir palikusi mazāk nekā viena diena, lietotne “eSubmission” rāda līdz termiņa beigām atlikušās stundas/minūtes. 

Paziņojums tiks nosūtīts gan uz piedāvājumā norādītās kontaktpersonas (PCoCo) e-pasta adresi, gan uz to e-pasta adresi (jā tā ir atšķirīga), kas piesaistīta “EU Login” kontam, kurš tika izmantots piedāvājuma iesniegšanai (CoCo). E-pasta paziņojumā būs saite uz Finansējuma un iepirkumu portālu, kurā atrodams iesniegšanas apstiprinājums.

Paturiet prātā, ka tiks informēti iesniegšanā izmantotā PIC īpašnieki.

Iesniegšanas apstiprinājums ir pierādījums tam, ka ir ievērots iesniegšanas termiņš.

Iesniegumu pārvaldība Finansējuma un iepirkumu portālā

Lai Finansējuma un iepirkumu portālā ieietu savā privātajā zonā, ir jāautentificējas:  Finansējuma un iepirkumu portāla sākumlapas labajā augšējā stūrī noklikšķiniet uz pogas Sign in (ievadiet savu “EU Login” lietotājvārdu un paroli).

Skatīt iesniegumus

PCoCo/CoCo iesniegumi ir atrodami sadaļas My area (“Mana telpa”) kreisajā pusē zem sadaļas Procurement centre / Submissions.

Labajā pusē virs iesniegumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Iesniegumu sadaļa(“My Submission(s)”)

PCoCo/CoCo var redzēt katra iesnieguma procedūras atsauces numuru, iesnieguma ID, pēdējās veiktās darbības datumu un iesnieguma statusu (melnraksts, iesniegts, atsaukts vai dzēsts), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu un procedūras veidu.

Izvēlnes poga (trīs punkti) , kas atrodas pa labi no katra iesnieguma (ja vien iesniegums nav izdzēsts), ļauj PCoCo/CoCo veikt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumi ar statusu Draft (“melnraksts”)

• Edit (“rediģēt”): lietotnē “eSubmission” atvērsies ekrāns, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Tagad lietotnē “eSubmission” varat iesniegumu rediģēt.
• View (“skatīt”):  lietotnē “eSubmission” atvērsies ekrāns, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt lietotni. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
• Delete (“dzēst”): iesnieguma melnraksts no Finansējuma un iepirkumu portāla tiks izdzēsts.
  
  

Iesniegumi ar statusu Submitted (“iesniegts”)

• View Receipt (“skatīt apstiprinājumu”): lietotnē tiek rādīts iesniegšanas apstiprinājums.
• Withdraw (“atsaukt”) (iespējams tikai tad, ja vēl nav pienācis iesniegšanas termiņš): norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas Withdraw (“atsaukt”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne arī iesniegt vēlreiz.
  
  

Iesniegumi ar statusu Withdrawn (“atsaukts”)

• View Withdrawal Receipt (“skatīt atsaukšanas apstiprinājumu”): lietotnē tiek rādīts atsaukšanas apstiprinājums.
  
  

Iesniegumi ar statusu Deleted (“dzēsts”):

par piedāvājumiem ar statusu Deleted nav pieejamas nekādas darbības. Ja piedāvājuma melnraksts ir izdzēsts, pretendents to nevar atgūt.