Glaustas dalyvavimo atviruose konkursuose vadovas

Pradiniai veiksmai

Sveiki! Susipažinkite su sistema „eSubmission“.

Naudodamiesi sistema „eSubmission“, ekonominės veiklos vykdytojai gali elektroniniu būdu dalyvauti ES viešųjų pirkimų procedūrose: parengti pasiūlymus ir struktūriškai bei saugiai juos pateikti elektroninėmis priemonėmis.

Šis glaustas vadovas taikomas tik atviriems konkursams. Glausti kitų viešųjų pirkimų procedūrų vadovai pateikiami Finansavimo ir konkursų portalo e. viešųjų pirkimų vikyje .

Ekonominės veiklos vykdytojai sistemoje „eSubmission“ gali:

• parengti ES institucijos ar įstaigos paskelbtam konkursui skirtą pasiūlymą;

• saugiai jį pateikti;

• peržiūrėti arba toliau pildyti išsaugotą pasiūlymo projektą;

• pašalinti pasiūlymo projektą;

• gauti pasiūlymo pateikimo įrodymą (gavimo patvirtinimą);

• atsiimti pasiūlymą iki pasiūlymų pateikimo termino;

• gauti atsiėmimo įrodymą (atsiėmimo patvirtinimą).

Svarbu susipažinti su sistemos reikalavimais.

Jie nurodyti pirmajame sistemos „eSubmission“ puslapyje ir puslapių „Šalys“ bei „Pasiūlymo duomenys“ skirsnyje „Priedai“.

Kur kreiptis techninės pagalbos?

Jei reikia pagalbos, kreipkitės į mūsų pagalbos tarnybą 8–20 val. Vidurio Europos laiku (CET arba CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

  Pagalbos tarnyba konsultuoja tik anglų kalba.

Kaip prisijungti prie sistemos „eSubmission“?

Prisijungti prie sistemos „eSubmission“ visada galėsite vykstant viešųjų pirkimų procedūrai (konkursui). Europos institucijų, įstaigų ir agentūrų konkursai skelbiami:

• Finansavimo ir konkursų portale,

• portale „TED eTendering“ (iki 2023 10 25).
  
  

Ko reikia norint naudotis sistema „eSubmission“?

Norint naudotis sistema „eSubmission“ ir dalyvauti Finansavimo ir konkursų portale skelbiamuose konkursuose, reikia būti užsiregistravus Europos Komisijos naudotojų tapatumo nustatymo sistemoje („EU Login“). 

Norint dalyvauti iki 2023 10 25 paskelbtuose konkursuose, taip pat reikia susikurti paskyrą portale „TED eTendering“.

Kad elektroniniame pasiūlyme galėtumėte nurodyti savo organizaciją, ji turi būti įregistruota Komisijos organizacijų registre (Dalyvių registre) ir turėti PIC (dalyvio identifikavimo kodą). Daugiau informacijos apie PIC rasite čia . Registruotis (nemokamai) gali visos organizacijos.

„EU Login“

„EU Login“ yra prieigos sistema, suteikianti galimybę prisijungti prie įvairių Europos Komisijos paslaugų ir (arba) sistemų. Jei „EU Login“ paskyros dar neturite, galite ją susikurti.

Daugiau informacijos rasite „EU Login“ pagalbos puslapyje.

„TED eTendering“

„TED eTendering“ yra e. viešųjų pirkimų platforma, kurioje ES institucijos, įstaigos ir agentūros skelbė savo konkursus iki 2023 10 25.

Susikurti „eTendering“ paskyrą galima naudojantis savo „EU login“ paskyra.

Finansavimo ir konkursų portalas

Finansavimo ir konkursų portalas yra Europos Komisijos ir kitų ES įstaigų administruojamų finansavimo programų ir konkursų dalyviams ir ekspertams skirta bendra prieigos sistema (bendra elektroninių duomenų mainų erdvė).

Finansavimo ir konkursų portale dalyviai gali:

• ieškoti galimybių dalyvauti ES finansavimo programose arba viešųjų pirkimų procedūrose;

• užsisakyti pranešimus apie konkursus;
• peržiūrėti pirkimo dokumentus;
• rengti ir teikti klausimus; 

• užsiregistruoti Dalyvių registre;

• prisijungti prie sistemos „eSubmission“;

• peržiūrėti pasiūlymų gavimo patvirtinimus (pateikimo įrodymus);

• peržiūrėti, redaguoti ar šalinti pasiūlymų projektus;

• atsiimti pasiūlymus ir peržiūrėti jų atsiėmimo patvirtinimus (atsiėmimo įrodymus).

Dalyvių registras

Siekdama taikyti principą, kurio tikslas – užtikrinti, kad duomenis apie dalyvio organizaciją pakaktų pateikti tik vieną kartą, Komisija sukūrė internetinį ES konkursuose dalyvaujančių ar į ES kvietimus teikti pasiūlymus atsiliepiančių organizacijų registrą.  Užsiregistravusios organizacijos gauna unikalų dalyvio identifikavimo kodą (PIC). Kaip gauti Dalyvių registre suteikiamą PIC, paaiškinama šiame puslapyje.

Kaip parengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“?

Pateikti pasiūlymą gali bet kuris ekonominės veiklos vykdytojas, spustelėjęs skelbime apie pirkimą pateiktą nuorodą į Finansavimo ir konkursų portalą.

Finansavimo ir konkursų portale spustelėję „Jungtis prie „eSubmission“ („Access submission“)“, būsite nukreipti į sistemos „eSubmission“ portalą (su sąlyga, kad tuo metu esate prisijungę prie savo „EU Login“ paskyros).

Jei konkursas buvo paskelbtas iki 2023 10 25, ekonominės veiklos vykdytojai pasiūlymą pateikti gali spustelėję skelbime apie pirkimą pateiktą nuorodą į portalą „TED eTendering“. Šiame portale prisijunkite prie savo „TED eTendering“ paskyros ir tada spustelėkite „Pateikti pasiūlymą“. Būsite nukreipti į sistemos „eSubmission“ portalą.

Čia spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują pasiūlymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. Savo pasiūlymo projektą taip pat galite atsidaryti Finansavimo ir viešųjų pirkimų konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir viešųjų pirkimų konkursų portale“).  Manage submissions in Funding & Tenders portal

Naršymas sistemoje „eSubmission“

Pradėję rengti pasiūlymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.

Bet kuriuo pasiūlymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“ .

Perkančioji organizacija nieko negaus tol, kol pasiūlymo rengimo proceso pabaigoje nespustelėsite mygtuko „Pateikti“.

Pateikimo būdai

Pradedant rengti naują pasiūlymą reikia nurodyti:

• jo pateikimo būdą: ar tai atskirai, ar bendrai teikiamas pasiūlymas;
• ar jame bus numatyti subrangovai;
• kokia kalba jis bus pateiktas.

Tada spustelėkite puslapio apačioje esantį mygtuką „Toliau“.

Šalys

Šiame skirsnyje turite nurodyti organizacijas, kurios kartu su jumis teikia pasiūlymą (t. y. dalyvius). Spustelėkite „Naujas dalyvis“ ir pasirinkite dalyvio rūšį, kuri gali būti: pagrindinis dalyvis (atskirai teikiamo pasiūlymo atveju), grupės vadovas ar grupės narys (bendrai teikiamo pasiūlymo atveju) ir subrangovas (jei taikoma).

Reikia nurodyti kiekvieno dalyvio, išskyrus subrangovus, identifikavimo kodą (dalyvio identifikavimo kodą – PIC). Norint patikrinti, ar subjektas jau turi PIC (t. y. ar jis jau yra įtrauktas į Dalyvių registrą), reikia spustelėti mygtuką  „Paieška“ . Ieškoti galima pagal PIC, PVM mokėtojo kodą, nacionalinį registracijos numerį ir šalį. Norint ieškoti pagal PVM mokėtojo kodą ar nacionalinį registracijos numerį, reikia nurodyti ir šalį.

Jei paieška rezultatų neduoda, organizacija turi užsiregistruoti, kad gautų PIC.  Gavus šį kodą, reikia grįžti į sistemą „eSubmission“ , atlikti paiešką pagal PIC ir pasirinkti rodomą organizaciją.

Ekrane pasirodys su tuo PIC susieti Dalyvių registro duomenys ir bus paprašyta pateikti tokius privalomus duomenis ir dokumentus:

• pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo:
• kontaktinio asmens duomenis (vardą, pavardę ir e. pašto adresą);
• IBAN / banko sąskaitos numerį;
• visų dalyvių: tinkamai užpildytą ir pasirašytą priesaikos deklaraciją (ją reikia įkelti į skirsnį „Priedai“).

Skirsnyje „Kontaktinis asmuo“ naudotojas gali pasirinkti save (vardas ir pavardė jau nurodyti) arba kaip kontaktinį asmenį su teikiamu pasiūlymu susijusiais klausimais įrašyti kitą žmogų. Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmuo, o pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo. 

Jei PCoCo neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra, ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Kiekvieno dalyvio duomenų skirsnyje „Priedai“ galite kartu su pasiūlymu įkelti perkančiosios organizacijos prašomus dalyvio dokumentus. Konkretūs dokumentai, kuriuos dalyvis turi įtraukti į pasiūlymą, nurodomi pirkimo specifikacijose.

Baigę spustelėkite „Atlikta“ . 

Po etapo „Pateikimo būdai“ nebegalima pasirinkti kitos pasiūlymo struktūros, t. y. bendrai teikiamo pasiūlymo negalima keisti atskirai teikiamu pasiūlymu ir atvirkščiai. Jei norite pakeisti savo pasiūlymo struktūrą arba grupės vadovą, turite sukurti naują pasiūlymą, kuriuo bus pakeistas jūsų pasiūlymo projektas (visi anksčiau įrašyti duomenys ir įkelti dokumentai bus pašalinti).

Spustelėkite „Toliau“ , kad pereitumėte į kitą etapą.

Pirkimo dalys

Jei procedūra apima kelias pirkimo dalis, pasirinkite tą (tas), dėl kurios (-ių) norėtumėte pateikti pasiūlymą, ir spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Laikoma, kad nurodyti dalyviai yra susiję su visu pasiūlymu. Todėl, jei atskiroms pirkimo dalims yra sudaryti skirtingos sudėties konsorciumai, dėl kiekvienos iš tų dalių reikės pateikti atskirą pasiūlymą.

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane) savo pasiūlymo sumą (tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių sąnaudų arba mažiausios kainos kriterijų) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas minimaliųjų reikalavimų neatitinka, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“, galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą.

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite „Toliau“ . Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Šiame etape jūsų pasiūlymo projektas (ir visi jūsų dokumentai) dar nėra pateikti .

Pasiūlymo suvestinė

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje išvardijami visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai.

Pasiūlymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų pasiūlymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite „Toliau“.

Pasiūlymo suvestinė nėra pasiūlymo pateikimo įrodymas. Pasiūlymo dar nepateikėte . Kad jį pateiktumėte, pereikite į kitą etapą ir spustelėkite „Pateikti“ .

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite „Pateikti“ . Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“ . Kai tai padarysite, pasiūlymo nebebus galima keisti .

Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.

Pasiūlyme nurodyto kontaktinio asmens (PCoCo) e. pašto adresu ir su „EU Login“ paskyra, naudojama pasiūlymui pateikti, susietu e. pašto adresu (CoCo) (jei skiriasi) bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą , kur bus galima rasti pasiūlymo gavimo patvirtinimą.  

Atkreipkite dėmesį į tai, kad apie pasiūlymo pateikimą bus informuoti jame nurodytų PIC turėtojai.

Pasiūlymo gavimo patvirtinimas įrodo, kad pasiūlymas buvo pateiktas iki nustatyto termino.

Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatumą spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Login“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

Pasiūlymų peržiūra

Pasiūlymus PCoCo / CoCo ras skilties „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) kairėje pusėje esančiame skirsnyje „Mano pasiūlymai“ („My Submission(s)“).

Dešinėje virš pasiūlymo sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Skirsnis „Mano pasiūlymai“ („My Submission(s)“)

Peržiūrėdamas kiekvieną pasiūlymą, PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, pasiūlymo ID, paskutinio atlikto veiksmo datą ir pasiūlymo būseną („Projektas“ („Draft“), „Pateiktas“ („Submitted“), „Atsiimtas“ („Withdrawn“), „Pašalintas“ („Deleted“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą ir procedūros rūšį.

Kiekvieno pasiūlymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis „Veiksmo“ („Action“) meniu suteikia PCoCo / CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai pasiūlymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite redaguoti pasiūlymą šioje sistemoje;
• peržiūrėti („View“):  sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
• pašalinti („Delete“):  pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.
  
  

Kai pasiūlymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“) , galima:

• peržiūrėti gavimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas pasiūlymo gavimo patvirtinimas;
• pasiūlymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki pasiūlymų pateikimo termino): nurodykite pasiūlymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atšaukti“ („Withdraw“). Atsiėmus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.
  
  

Kai pasiūlymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“) , galima:

• peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas atsiėmimo patvirtinimas.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):

„Veiksmo“ („Action“) meniu tokiu atveju nėra. Pašalinus pasiūlymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali. 

Pranešimų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Mano pranešimai („My notifications“)

Patekti į šį puslapį PCoCo / CoCo gali spustelėjęs varpelio piktogramą, kuri, prisijungus prie Finansavimo ir konkursų portalo, rodoma ekrano viršutiniame dešiniajame kampe.

Šiame puslapyje PCoCo / CoCo gali rasti tokius pranešimus:

• gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“) (pasiūlymo pateikimo įrodymą);
• atsiėmimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“) (pasiūlymo atsiėmimo įrodymą).

Skirsnio „Tvarkyti visus pranešimus“ („Manage all notifications“) (nuoroda į jį pateikiama pranešimų sąrašo apačioje) kortelėje „Parinktys“ („Preferences“) PCoCo / CoCo gali pasirinkti, kaip dažnai jis nori e. paštu gauti Finansavimo ir konkursų portalo pranešimus. Nepriklausomai nuo to, ką pasirinksite, visus jums skirtus pranešimus visada rasite skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“) .

„Mano oficialieji pranešimai“ („My Formal Notification(s)“)

Šis skirsnis, kurį rasite skilties „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) kairėje, šiuo metu viešųjų pirkimų procedūrose nenaudojamas.