Cómo preparar su oferta en eSubmission

Cualquier agente económico puede presentar una oferta siguiendo el enlace del Portal Funding & Tenders que figure en el anuncio de licitación.

Una vez en el Portal Funding & Tenders, debe hacer clic en «Access submission» (Acceso a la presentación): esta acción le llevará al portal eSubmission, siempre que haya iniciado sesión con su cuenta EU Login. 

En primer lugar, debe leer y aceptar las condiciones y reconocer que ha leído y comprendido la Declaración de privacidad del Portal F&T y la Declaración de privacidad de la adjudicación y la gestión de la contratación pública.

En eSubmission, pulse «Nuevo expediente», si desea preparar un nuevo expediente, o «Volver al borrador», si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el Portal Funding & Tenders (más información en la sección Gestionar los expedientes en el Portal Funding & Tenders de esta guía).

Navegar por eSubmission

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también le permite ver en qué paso se encuentra en cada momento.

Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los documentos cargados pulsando el botón «Documentos del expediente», en la parte izquierda de la pantalla.    

Formas de presentación   

Al empezar a crear un nuevo expediente, se le pedirá que indique lo siguiente:

• la modalidad de presentación de la oferta: Expediente único o Expediente conjunto
• si habrá subcontratación
• la lengua en la que preparará el expediente.

Una vez que haya seleccionado las opciones correspondientes, pulse el botón «Siguiente» en la parte inferior de la página.

Partes

En esta sección deberá identificar las organizaciones que participan en su expediente (participantes). Pulse en «Nueva parte» y escoja el tipo de participante: participante principal (en caso de expediente único), responsable del grupo o miembro del grupo (en caso de expediente conjunto) y subcontratista (en su caso).

Todos los participantes, excepto los subcontratistas, deben estar identificados con un PIC (código de identificación de participantes). Para comprobar si una entidad ya dispone del PIC (es decir, si ya está inscrita en el registro de participantes), use el campo «Buscar organización». Existen dos opciones de búsqueda: Mis organizaciones u Otras organizaciones.

Mis organizaciones: Haga clic en el menú desplegable para que aparezca la lista de organizaciones que el usuario conectado ha utilizado en presentaciones anteriores o para las que se le ha asignado una función [por ejemplo, «self-registrant» (declarante), «LEAR» (representante designado de la entidad jurídica) o «account administrator» (administrador de la cuenta)]. Se trata de las mismas organizaciones que los usuarios pueden ver en la pestaña «My organisations» (Mis organizaciones) en el menú de la izquierda del Portal F&T después de iniciar sesión con su cuenta EU Login.

Otras organizaciones: Puede buscar las organizaciones inscritas en el registro de participantes introduciendo el nombre o el PIC (código de identificación del participante) de la organización.

Si no obtiene ningún resultado, la organización debe registrarse para obtener un PIC. Una vez registrada su organización, puede volver a eSubmission y seleccionar el PIC de nueva creación utilizando una de las dos opciones de búsqueda.

Se mostrarán los datos asociados al PIC en el registro de participantes y se le pedirá que facilite los siguientes datos o documentos obligatorios:

• únicamente para participantes principales o responsables de grupo:
• persona de contacto (nombre y correo electrónico)
• IBAN / número de cuenta bancaria
  Si la cuenta bancaria tiene código IBAN, marque la casilla «IBAN» y eSubmission verificará si la cuenta bancaria correspondiente al IBAN es válida.

• para todos los participantes: declaración jurada (debidamente cumplimentada y firmada) en la sección «Documentos adjuntos».

En la sección «Persona de contacto», el usuario puede indicar su propio nombre (que ya estará precumplimentado) o el de otra persona como persona de contacto para la presentación de la oferta. A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el Portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Si el PCoCo no dispone de una cuenta EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

En la sección «Documentos adjuntos» de cada participante puede cargar, junto con la oferta, los documentos del participante solicitados por el órgano de contratación. Revise el pliego de condiciones para comprobar los documentos que deben incluirse para cada participante en el expediente.

Cuando haya terminado, pulse «Listo». 

Pulse «Siguiente» para continuar.

Lotes

Si se trata de un procedimiento con varios lotes, elija el lote o los lotes para los que desea presentar una oferta y pulse el botón «Siguiente».

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos, y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe de presentación.

Tras pulsar el botón «Guardar», puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el poder adjudicador en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera.

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Siguiente». El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos incluidos en el expediente.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Siguiente».

Presentar su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Presentar». El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Haga clic en Sí si desea confirmar que ya no podrá modificar este expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.

Cuando quede menos de un día hasta el cierre del plazo de presentación, eSubmission mostrará las horas/minutos restantes. 

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de la persona de contacto indicada en la oferta (PCoCo) y a la dirección de correo electrónico (si es diferente) vinculada a la cuenta EU Login utilizada para presentar la oferta (CoCo). La notificación contendrá un enlace al Portal Funding & Tenders, donde encontrará el acuse de presentación.

Tenga en cuenta que se informará a los titulares del PIC que haya utilizado.

Gestionar los expedientes en el Portal Funding & Tenders

Para entrar en su área privada del Portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Sign in» (Iniciar sesión), en la parte superior derecha de la página de inicio del Portal Funding & Tenders, e introduzca su EU Login y su contraseña.

Visualizar los expedientes

En la sección My area (Mi área), en la parte izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará los expedientes en la sección Procurement centre / Submissions (Centro de contratación pública / Expedientes).

También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de expedientes.

Sección de expedientes 

Para cada expediente, el PCoCo/CoCo podrá ver el número de referencia del procedimiento, el identificador del expediente, la fecha de la última acción realizada y el estado del expediente [«draft» (borrador), «submitted» (presentado), «withdrawn» (retirado) o «deleted» (eliminado)], el plazo, el lote (si procede), el título del procedimiento y el tipo de procedimiento.

El botón del menú (tres puntos) situado a la derecha de cada expediente (a menos que el expediente se haya eliminado) permite al PCoCo/CoCo realizar distintas acciones, en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (Borrador):

• Edit (Modificar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
• View (Visualizar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente. 
• Delete (Eliminar): el borrador del expediente se eliminará del Portal Funding & Tenders.
  
  

Expedientes con el estado «Submitted» (Presentado):

• View Receipt (Visualizar acuse de presentación): se mostrará el acuse de presentación.
• Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación): indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, modificarlo ni presentarlo.
  
  

Expedientes con el estado «Withdrawn» (Retirado):

• Visualizar acuse de retirada: se mostrará el acuse de retirada.
  
  

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

No hay acciones disponibles para ofertas cuyo estado sea «Deleted». Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no podrá recuperarlo.