Guía de referencia rápida para los procedimientos abiertos
Primeros pasos
¡Le damos la bienvenida a eSubmission!
Gracias a eSubmission, los agentes económicos pueden responder por vía electrónica a los procedimientos de contratación pública de la UE preparando sus expedientes (por ejemplo, una oferta) y presentándolos de forma estructurada y segura.
La presente guía rápida sirve únicamente para los procedimientos abiertos. Las guías rápidas para otros procedimientos de contratación pública pueden consultarse en la wiki eProcurement del portal Funding & Tenders .
Usted, en calidad de agente económico, podrá:
codificar su respuesta a un procedimiento publicado por una institución o un órgano de la UE
presentar un expediente de forma segura
ver o reanudar un borrador guardado
eliminar el borrador de un expediente
obtener un justificante de presentación (acuse de presentación)
retirar un expediente antes de que finalice el plazo de presentación
obtener un justificante de retirada (acuse de retirada)
No olvide leer los requisitos del sistema.
Los encontrará en la página principal de la aplicación eSubmission y en la sección de documentos adjuntos de las páginas «Partes» y «Datos de la oferta».
¿Necesita ayuda técnica?
Nuestro equipo está disponible de 8.00 a 20.00 CET/CEST.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 229 71063
El equipo de ayuda técnica solo podrá atenderle en inglés.
¿Cómo se accede a eSubmission?
El acceso a eSubmission se hace siempre en el marco de un procedimiento de contratación pública (licitación). Encontrará las licitaciones publicadas de las instituciones, órganos y organismos europeos en Portal Funding & Tenders.
¿Cuáles son los requisitos para usar eSubmission?
Para utilizar eSubmission y responder a una licitación publicada en el Portal Funding & Tenders debe estar registrado en el servicio de autenticación de usuarios de la Comisión Europea (EU Login).
A efectos de la identificación en el proceso de presentación electrónica, su organización deberá estar inscrita en el registro de organizaciones de la Comisión (registro de participantes) y disponer de un PIC («Participant Identification Code») (código de identificación de participantes). Más información sobre el PIC aquí . El registro está abierto a cualquier organización y es gratuito.
EU Login
EU Login es la puerta de acceso para iniciar sesión en diferentes servicios y sistemas de la Comisión Europea. Si aún no tiene una cuenta EU Login, puede crearla siguiendo este enlace.
Más información en el apartado de ayuda de EU Login.
Portal Funding & Tenders
El portal Funding & Tenders es el punto de entrada único (espacio único de intercambio de datos electrónicos) para participantes y expertos en programas de financiación y licitaciones gestionados por la Comisión Europea y otros órganos de la UE.
Desde el portal Funding & Tenders podrá:
buscar oportunidades relacionadas con programas de financiación o procedimientos de contratación pública de la UE
- suscribirse a licitaciones
- consultar los pliegos de la contratación
- crear y presentar una pregunta
inscribirse en el registro de participantes
- acceder a eSubmission
acceder a los acuses de presentación (justificantes de presentación)
ver, modificar o eliminar el borrador de un expediente
retirar un expediente y acceder al acuse de retirada (justificante de retirada)
Registro de participantes
La Comisión ha creado un registro en línea para las organizaciones que deseen participar en licitaciones o convocatorias de propuestas de la UE: la idea, basada en el principio de «solo una vez», es que los participantes solo deban introducir una única vez los datos de sus organizaciones. Al inscribirse en el registro, cada organización recibe un código de identificación de participante («Participant Identification Code» o PIC) único. Si desea saber cómo obtener un PIC en el registro de participantes , consulte esta página.
Cómo preparar su oferta en eSubmission
Cualquier agente económico puede presentar una oferta siguiendo el enlace del portal Funding & Tenders que figure en el anuncio de licitación.
Una vez en el portal Funding & Tenders, debe hacer clic en «Access submission» (Acceso a la presentación): esta acción le llevará al portal eSubmission, siempre que esté conectado con su cuenta EU Login.
En eSubmission, pulse «Nuevo expediente», si desea preparar un nuevo expediente, o «Volver al borrador», si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. También puede reanudar un borrador desde el portal Funding & Tenders (más información en la sección «Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders» Manage submissions in Funding & Tenders portal de la presente guía ).
Navegar por eSubmission
Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento.
Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los datos y documentos cargados pulsando el botón « Documentos del expediente », en la parte izquierda de la pantalla.
 Hasta que no pulse el botón «Presentar» al final del proceso, el poder adjudicador no recibirá ninguna información. |
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Formas de presentación
Al empezar a crear un nuevo expediente, se le pedirá que indique lo siguiente:
- la modalidad de presentación de la oferta: Expediente único o Expediente conjunto
- si habrá subcontratación
- la lengua en la que preparará el expediente.
Una vez que haya seleccionado las opciones correspondientes, pulse el botón «Siguiente» en la parte inferior de la página.
Partes
En esta sección deberá identificar las organizaciones que participan en su expediente (participantes). Pulse en « Nueva parte » y escoja el tipo de participante: participante principal (en caso de expediente único), responsable del grupo o miembro del grupo (en caso de expediente conjunto) y subcontratista (en su caso).
Todos los participantes, excepto los subcontratistas, deben estar identificados con un PIC (código de identificación de participantes). Para comprobar si una entidad ya dispone del PIC (es decir, si ya está inscrita en el registro de participantes), use el botón « Buscar ». Puede hacer la búsqueda por PIC, número de IVA, número de registro nacional o país. Para hacer la búsqueda por número de IVA o número de registro nacional, deberá seleccionar también el país.
Si no obtiene ningún resultado, la organización debe registrarse para obtener un PIC. Una vez obtenido el PIC, vuelva a eSubmission , busque por PIC y seleccione la organización que aparezca.
Se mostrarán los datos asociados al PIC en el registro de participantes y se le pedirá que facilite los siguientes datos o documentos obligatorios:
- únicamente para participantes principales o responsables de grupo:
- persona de contacto (nombre y correo electrónico)
- IBAN / número de cuenta bancaria
- para todos los participantes: declaración jurada (debidamente cumplimentada y firmada) en la sección «Documentos adjuntos».
En la sección «Persona de contacto», el usuario puede indicar su propio nombre (que ya estará precumplimentado) o el de otra persona como persona de contacto para la presentación de la oferta. A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo).
Si el PCoCo no dispone de una cuenta EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.
En la sección «Documentos adjuntos» de cada participante puede cargar, junto con la oferta, los documentos del participante solicitados por el órgano de contratación. Revise el pliego de condiciones para comprobar los documentos que deben incluirse para cada participante en la presentación.
Cuando haya terminado, pulse «Listo» .
| Tras el paso «Formas de presentación», ya no podrá modificar la estructura para pasar de un expediente conjunto a un expediente único y viceversa. Si desea modificar la estructura del expediente o cambiar la persona designada como responsable de grupo, deberá crear un expediente nuevo, que sobrescribirá el borrador existente (es decir, se borrarán todos los datos introducidos y todos los documentos cargados). |
Pulse « Siguiente » para continuar.
Lotes
Si se trata de un procedimiento con varios lotes, elija el lote o los lotes para los que desea presentar una oferta y pulse el botón «Siguiente».
| La identificación de los participantes se aplica al expediente en conjunto. Por tanto, si la composición del consorcio es diferente en función del lote, deberá presentar un expediente distinto para cada lote. |
Datos de la oferta
En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos , y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.
Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe de presentación.
Tras pulsar el botón «Guardar», puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el poder adjudicador en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera.
Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón « Siguiente ». El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.
| Tenga en cuenta que, en esta fase, el borrador de la oferta y los documentos correspondientes aún no están formalmente presentados . |
Informe del expediente
El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos incluidos en el expediente.
eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.
Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Siguiente».
| El informe del expediente no constituye una prueba de la presentación, ya que la oferta todavía no está formalmente presentada . Avance al siguiente paso y pulse «Enviar» para finalizar la presentación. |
Presentar su oferta
Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Presentar». El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.
Pulse « Sí » para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente .
Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.
Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de la persona de contacto indicada en la oferta (PCoCo) y a la dirección de correo electrónico (si es diferente) vinculada a la cuenta EU Login utilizada para presentar la oferta (CoCo). La notificación contendrá un enlace al portal Funding & Tenders, donde encontrará el acuse de presentación.
Tenga en cuenta que se informará a los titulares del PIC que haya utilizado.
| El acuse de presentación acredita que ha presentado formalmente su expediente dentro del plazo establecido. |
Gestionar los expedientes en el portal Funding & Tenders
Para entrar en su área privada del portal Funding & Tenders, debe proceder a su autenticación. Para ello pulse el botón «Sign in» (Conexión), en la parte superior derecha de la página de inicio del portal Funding & Tenders e introduzca su EU Login y su contraseña.
Visualizar los expedientes
En la sección «Manage my area» (Gestionar mi área), en la parte izquierda, el PCoCo/CoCo encontrará los expedientes en la sección «My Submission(s)» (Mis expedientes).
También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de expedientes.
Sección «My Submission(s)» (Mis expedientes)
Para cada expediente, el PCoCo/CoCo podrá ver el número de referencia del procedimiento, el identificador del expediente, la fecha de la última acción realizada y el estado del expediente («draft», «submitted», «withdrawn» o «deleted»), el plazo, el lote (si procede), el título del procedimiento y el tipo de procedimiento.
El menú « Action » (Acción), situado a la derecha de cada expediente a menos que el expediente se haya eliminado, permite al PCoCo/CoCo realizar distintas acciones en función del estado del expediente.
Expedientes con el estado «Draft» (borrador):
- Modificar: eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
- Visualizar: eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente.
- Eliminar: el borrador del expediente se eliminará del portal Funding & Tenders.
Expedientes con el estado « Submitted » (presentado):
- Visualizar acuse de presentación: se mostrará el acuse de presentación.
- Retirar (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación): indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, modificarlo ni presentarlo.
Expedientes con el estado « Withdrawn » (retirado):
- Visualizar acuse de retirada: se mostrará el acuse de retirada.
Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):
El menú «Action» (Acción) no está disponible para las ofertas con el estado «Deleted». Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no puede recuperarlo.
Gestionar las notificaciones en el portal Funding & Tenders
My notifications (Mis notificaciones)
El PCoCo/CoCo puede acceder a esta página iniciando sesión en el portal Funding & Tenders y pulsando el icono de la campana, en la parte superior derecha de la pantalla.
En esta página, el PCoCo/CoCo puede encontrar las siguientes notificaciones:
- «Submission Receipt» (Acuse de presentación) (justificante de la presentación de una oferta)
- «Withdrawal Receipt» (Acuse de retirada) (justificante de la retirada de una oferta)
En la pestaña «Preferences» (Preferencias), bajo «Manage all notifications» [Gestionar todas las notificaciones] (al final de la lista de notificaciones), el PCoCo/CoCo podrá indicar con qué frecuencia desea recibir las notificaciones por correo electrónico del portal Funding & Tenders. Independientemente de la elección, podrá acceder en todo momento a sus notificaciones a través de la sección « My notifications » (Mis notificaciones).
My Formal Notification(s) (Mis notificaciones formales)
Esta sección (la encontrará en «Manage my area» [Gestionar mi área], en la parte izquierda) no se utiliza actualmente en los procedimientos de contratación pública.