Kurzanleitung für offene Verfahren

Erste Schritte

Willkommen bei eSubmission!

Mit eSubmission können sich Wirtschaftsteilnehmer auf elektronischem Wege an EU-Vergabeverfahren beteiligen. Sie können damit ihre Einreichungen (d. h. Angebote) vorbereiten und diese auf strukturierte und sichere Weise elektronisch einreichen.

Diese Kurzanleitung bezieht sich ausschließlich auf offene Verfahren. Die Kurzanleitungen für andere Vergabeverfahren finden Sie im Wiki für die elektronische Vergabe des Funding & Tenders-Portal .

Als Wirtschaftsteilnehmer können Sie:

• Ihre Einreichung zu einem Verfahren eines Organs oder einer Einrichtung der EU erstellen,

• diese auf sichere Weise einreichen,

• einen gespeicherten Entwurf ansehen oder daran weiterarbeiten,

• einen Einreichungsentwurf löschen,

• einen Nachweis für die Einreichung erhalten (Einreichungsbestätigung),

• eine Einreichung vor Ablauf der Einreichungsfrist zurückziehen,

• einen Nachweis für die Zurückziehung (Rückzugsbestätigung) erhalten.

Lesen Sie zuvor unbedingt die Systemanforderungen.

Diese finden Sie auf der Startseite der eSubmission-Anwendung und auf den Seiten Parteien und Angebotsdaten (im Abschnitt „Anlagen“).

Technische Hilfe

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie von 8.00 bis 20:00 Uhr MEZ/MESZ unser Support-Team kontaktieren.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229-71063

  Das Support-Team arbeitet nur in englischer Sprache.

Wie kann ich auf eSubmission zugreifen?

Der Zugriff auf eSubmission erfolgt stets im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren (Ausschreibung). Veröffentlichte Ausschreibungen der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU finden Sie unter Funding & Tenders-Portal.

Was benötige ich zur Verwendung von eSubmission?

Sie müssen beim Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission (EU Login) registriert sein, um eSubmission nutzen und sich an einer auf dem Förder- und Ausschreibungsportal (Funding & Tenders-Portal) veröffentlichten Ausschreibung beteiligen zu können. 

Damit Ihre Organisation im elektronischen Einreichungsverfahren erkannt wird, muss sie im Register der Kommission für Organisationen (Teilnehmerregister) eingetragen sein und über eine „PIC“ (Participant Identification Code oder Teilnehmerkennung) verfügen. Weitere Informationen zur PIC finden Sie hier. Die Registrierung steht allen Organisationen offen und ist kostenlos.

EU Login

EU Login dient als Zugangstor zu verschiedenen Diensten und Systemen der Europäischen Kommission. Wenn Sie noch kein EU Login haben, können Sie ein Konto einrichten.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hilfe zu EU Login.

Funding & Tenders-Portal

Das Funding & Tenders-Portal ist die zentrale Anlaufstelle (Single Electronic Data Interchange Area) für Teilnehmer und Sachverständige in Bezug auf alle Förderprogramme und Ausschreibungen, die von der Europäischen Kommission und anderen EU-Einrichtungen verwaltet werden.

Im Funding & Tenders-Portal können die Teilnehmer:

• nach Möglichkeiten in Förderprogrammen oder Vergabeverfahren der EU suchen,

• Ausschreibungen abonnieren
• Auftragsunterlagen einsehen
• Eine Frage erstellen und einreichen 

• sich in das Teilnehmerregister eintragen,

• auf eSubmission zugreifen

• Einreichungsbestätigungen (Nachweis für die Einreichung) abrufen,

• Einreichungsentwürfe ansehen, bearbeiten oder löschen,

• Einreichungen zurückziehen und die Rückzugsbestätigung (Nachweis für die Zurückziehung) abrufen.

Teilnehmerregister

Die Kommission hat ein Online-Register der Organisationen erstellt, die an Ausschreibungen oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen der EU teilnehmen, um den Grundsatz der einmaligen Erfassung anzuwenden: Daten über die Organisation eines Teilnehmers sind nur einmal einzureichen.  Nach der Registrierung erhält jede Organisation eine eindeutige Teilnehmerkennung (PIC). Wie Sie im Teilnehmerregister eine PIC bekommen, wird auf dieser Seite erläutert.

Einreichung des Angebots in eSubmission vorbereiten

Jeder Wirtschaftsteilnehmer kann den in der Vertragsbekanntmachung angegebenen Link zum Funding & Tenders-Portal ein Angebot einreichen.

Auf dem Funding & Tenders-Portal müssen Sie auf Einreichung abrufen “ klicken: Sie werden dann auf das eSubmission-Portal weitergeleitet, sofern Sie mit Ihrem EU Login-Konto angemeldet sind.

In eSubmission klicken Sie auf Neue Einreichung, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf Entwurf laden, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Funding & Tenders-Portal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt   „Verwalten der Einreichungen im Funding & Tenders-Portal“ in dieser Kurzanleitung ).

Navigation in eSubmission

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Einreichungsunterlagen klicken.

Nichts ist beim öffentlichen Auftraggeber eingereicht, solange Sie nicht am Ende des Einreichungsprozesses auf die Schaltfläche „Angebot einreichen“ geklickt haben.

Möglichkeiten der Einreichung

Wenn Sie eine neue Einreichung beginnen, müssen Sie angeben,

• wie Sie Ihr Angebot einreichen wollen: als Einzeleinreichung oder als Gemeinsame Einreichung,
• ob die Einreichung eine Vergabe von Unteraufträgen umfasst,
• in welcher Sprache die Einreichung erfolgen soll.

Klicken Sie nach erfolgter Auswahl auf die Schaltfläche Weiter unten auf der Seite.

Parteien

In diesem Abschnitt müssen Sie Angaben zu den an Ihrer Einreichung beteiligten Organisationen machen (Teilnehmer). Klicken Sie auf Neue Partei und wählen Sie die Art des Teilnehmers aus: Hauptteilnehmer (Einzeleinreichung), federführendes Mitglied oder Mitglied (Gemeinsame Einreichung) und gegebenenfalls Unterauftragnehmer.

Für alle Teilnehmer, außer Unterauftragnehmern, muss eine PIC (Participant Identification Code, Teilnehmerkennung) angegeben werden. Um zu prüfen, ob eine Einrichtung bereits über eine PIC verfügt (d. h. bereits im Teilnehmerregister registriert ist), klicken Sie auf die Schaltfläche Suche. Sie können nach PIC, USt-ID-Nummer, nationaler Eintragungsnummer und Land suchen. Um anhand der USt-ID-Nummer oder der nationalen Eintragungsnummer suchen zu können, müssen Sie auch das Land auswählen.

Ergibt die Suche keine Ergebnisse, muss sich die Organisation registrieren, um eine PIC zu erhalten.  Kehren Sie nach Erhalt der PIC zu eSubmission zurück, suchen Sie nach der PIC und wählen Sie die angezeigte Organisation aus.

Die mit der PIC im Teilnehmerregister verbundenen Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt, und Sie werden aufgefordert, die folgenden obligatorischen Angaben zu machen bzw. Unterlagen zu übermitteln:

• für den Hauptteilnehmer oder das federführende Mitglied der Gruppe:
• Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse),
• IBAN/Nummer des Bankkontos;
• für alle Teilnehmer: ehrenwörtliche Erklärung im Abschnitt „Anlagen“ (ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet).

Im Abschnitt „Kontaktperson“ kann der Nutzer sich selbst (der Name ist bereits ausgefüllt) oder eine andere Person als Ansprechpartner für die Einreichung des Angebots angeben. Die Kontaktperson hat im Funding & Tenders-Portal die Rolle des Primary Coordinator Contact (Hauptkontaktperson des Koordinators, PCoCo) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle des Coordinator Contact (Kontaktperson des Koordinators, CoCo). 

Falls die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Aufforderung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Im Abschnitt „Anlagen“ können Sie die vom öffentlichen Auftraggeber mit dem Angebot angeforderten Unterlagen des Teilnehmers hochladen. In den Spezifikationen der Ausschreibung erfahren Sie, welche Unterlagen für die Einreichung des Angebots erforderlich sind.

Klicken Sie anschließend auf Fertig.  

Sobald Sie den Schritt „Möglichkeiten der Einreichung“ abgeschlossen haben, lässt sich die Struktur nicht mehr von einer „Gemeinsamen Einreichung“ zu einer „Einzeleinreichung“ oder umgekehrt ändern. Wenn Sie die Struktur Ihrer Einreichung oder das federführende Mitglied ändern wollen, müssen Sie eine neue Einreichung anlegen, die Ihren jetzigen Entwurf ersetzt (alle zuvor eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden dabei gelöscht).

Klicken Sie auf Weiter , um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Lose

In einem Verfahren mit mehreren Losen wählen Sie das Los bzw. die Lose, für das bzw. die Sie ein Angebot einreichen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter .

Die Angaben zu den Teilnehmern gelten für die gesamte Einreichung. Wenn sich die Bietergemeinschaft für die einzelnen Lose unterschiedlich zusammensetzt, ist für jedes Los eine gesonderte Einreichung erforderlich.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben ( nur bei Zuschlagsmethode niedrigster Preis und niedrigste Kosten ; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in den Spezifikationen der Ausschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen.

Sobald Sie der Ansicht sind, dass die Angebotsdaten richtig sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr Angebotsentwurf, einschließlich aller ihrer Unterlagen, noch nicht eingereicht .

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

eSubmission erzeugt automatisch den Einreichungsbericht und fügt ihn ihrer Einreichung hinzu. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder zu unterschreiben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Der Einreichungsbericht ist kein Nachweis über die Einreichung. Ihr Angebot wurde noch nicht eingereicht . Bitte gehen Sie zum nächsten Schritt und klicken Sie auf „Einreichen“ , um die Einreichung abzuschließen.

Einreichung Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf Einreichen. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern .

Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse der im Angebot angegebenen Kontaktperson (PCoCo) und – falls abweichend – an die E-Mail-Adresse des für die Einreichung des Angebots verwendeten EU Login-Kontos (CoCo) gesandt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Funding & Tenders-Portal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist.  

Der Inhaber der von Ihnen in der Einreichung verwendeten PIC wird benachrichtigt.

Diese Einreichungsbestätigung gilt als Nachweis für die Einhaltung der Einreichungsfrist.

Verwalten der Einreichungen im Funding & Tenders-Portal

Um Zugang zum internen Privatbereich vom Funding & Tenders-Portal zu erhalten, müssen Sie sich authentifizieren. Klicken Sie hierfür auf der Startseite rechts oben auf die Schaltfläche Sign in und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

Einreichungen ansehen

Im Abschnitt Meinen Bereich verwalten befinden sich die Einreichungen für die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) im Abschnitt „Meine Einreichungen“.

Rechts oberhalb der Liste der Einreichungen ist auch ein Suchfeld verfügbar.

Abschnitt „Meine Einreichungen“

Zu jeder Einreichung können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, die Einreichungskennung, das Datum der letzten durchgeführten Aktion und den Einreichungsstatus (Entwurf, eingereicht, zurückgezogen, gelöscht), die Einreichungsfrist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel und die Verfahrensart einsehen.

Über das Aktionsmenü rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status Entwurf bestehen folgende Optionen:

• Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Anzeigen:  eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
• Löschen:  Der Einreichungsentwurf wird aus dem Funding & Tenders-Portal gelöscht.
  
  

Bei Einreichungen mit dem Status Eingereicht bestehen folgende Optionen:

• Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist): Geben Sie den Grund für das Zurückziehen der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurückziehen. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.
  
  

Bei Einreichungen mit dem Status Zurückgezogen bestehen folgende Optionen:

• Rückzugsbestätigung ansehen: Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status Gelöscht bestehen folgende Optionen:

Das Aktionsmenü steht für Angebote mit dem Status Gelöscht nicht zur Verfügung. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden. 

Verwalten von Benachrichtigungen im Funding & Tenders-Portal

Meine Benachrichtigungen

Um zu dieser Seite zu gelangen, können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Funding & Tenders-Portal angemeldet hat.

Auf dieser Seite finden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die folgenden förmlichen Benachrichtigungen:

• Einreichungsbestätigung (Nachweis der Einreichung eines Angebots)
• Rückzugsbestätigung (Nachweis der Zurückziehung eines Angebots)

Im Abschnitt Alle Benachrichtigungen verwalten können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) unter Einstellungen (unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Funding & Tenders-Portals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt Meine Benachrichtigungen ansehen.

Meine förmlichen Benachrichtigungen

Dieser Abschnitt unter Meinen Bereich verwalten auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.