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FAQs - OPSYS

Général

Qu'est-ce que le Portail pour les externes ?

Le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres (SEDIA) est une solution pour que les utilisateurs externes aient accès à OPSYS. SEDIA (Single Electronic Data Interchange Area) est une plateforme institutionnelle qui sera l'unique point d'accès des utilisateurs externes à toutes les plateformes de la Commission Européenne et pour toutes les DGs.

Comment naviguer dans le Portail pour les externes ?

Vous pouvez accéder aux différentes pages (pour le moment : Portefeuille, Tâches, Recherche et Notifications) en utilisant le menu de navigation situé à gauche.

Vous pouvez naviguer d'une page à l'autre en utilisant le fil de navigation (breadcrumbs) en haut de la page.

Le fil de navigation représente votre chemin de navigation. Par exemple, si vous cliquez sur une Intervention dans votre espace de travail, puis sur le Cadre Logique correspondant, le fil de navigation sera :

Mon espace de travail > INTV-123456 > Cadre logique

Une fois sur la page du Cadre Logique, vous pourrez revenir sur la page de l'Intervention en cliquant sur la partie du fil de navigation « INTV-123456 ».

Regardez la vidéo sur comment accéder et naviguer dans le Portail pour les externes ?

Je ne trouve pas une fonctionnalité

Certains boutons ne sont visibles que lorsqu'une action est nécessaire ou qu'une permission a été donnée.

Par exemple, « Accéder à la page de l'indicateur » n’apparaît que si le Cadre Logique a été approuvé.

Si vous ne trouvez pas une commande, assurez-vous que l'action précédente a été exécutée (ex. : cadre logique en attente d'approbation ou approbation du cadre logique).

Gestion des Cadres Logiques 

Quels indicateurs sont suggérés par le système ?

Le système suggère des listes d'indicateurs préalablement homologués par les services méthodologiques et thématiques concernés.

Ces listes comprennent :

  • Les indicateurs faisant l'objet de comptes-rendus de la CE ;
  • Les indicateurs sectoriels suggérés par les services thématiques ;
  • Les objectifs de développement durable.

Le but est de suggérer des indicateurs prêts à l'emploi aux utilisateurs qui créent le Cadre Logique d'une nouvelle intervention. L'utilisation de ces indicateurs est un gage de qualité et offre la possibilité de faire des ajouts si nécessaire.

Les listes sont gérées par les responsables des indicateurs : DG DEVCO 05, FPI 1 et NEAR A4.

Je ne peux pas ajouter de valeur

Il est possible d'ajouter des valeurs aux indicateurs seulement si le Cadre Logique a été approuvé préalablement. Si le bouton « Accéder à la page de l'indicateur » ne s'affiche pas, vérifiez que le Cadre Logique a bien été approuvé. 

Quels sont les status potentiels du Cadre Logique ?

Les traffic lights potentiels du cadre logique sont :

  • Nouveau - aucune donnée n'a encore été encodée ;
  • Brouillon - le Cadre Logique a été (partiellement) encodé mais il n'a pas encore été approuvé ;
  • En attente  d'approbation - le Cadre Logique a été soumis par le Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant et doit être approuvé par le Gestionnaire Opérationnel ;
  • En attente  de  révision - le Cadre Logique a été révisé par le Gestionnaire Opérationnel et doit être révisé par le Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant ;
  • Approuvé - le Cadre Logique a été approuvé par le Gestionnaire Opérationnel et il est désormais possible d'ajouter des valeurs.

Si le Cadre Logique est modifié (p.ex. un changement apporté au nom d'un indicateur), il reviendra au traffic light de brouillon et devra à nouveau être approuvé.

Gestion des Partenaires de Mise en Œuvre ou Experts

Quelle est la différence entre un Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant, et un Partenaire de Mise en Œuvre ou Expert ?

Les Gestionnaire Opérationnels ouvrent l'accès au Contractant principal. Ce dernier peut ensuite donner l'accès aux autres Experts participant à l'intervention.

Bien que les Contractant et les Experts aient les mêmes droits d'accès et de modification, seuls les Contractants peuvent faire des propositions officielles à la Commission Européenne.

Si un Gestionnaire Opérationnel retire l'accès à un Contractant, tous les Experts sont automatiquement retirés.

Combien de Partenaires de Mise en Œuvre ou Experts puis-je ajouter ?

Vous pouvez ajouter autant des Partenaires de Mise en Œuvre ou des Experts que vous le souhaitez.

Je ne peux pas ajouter de Partenaires de Mise en Œuvre ou Experts - Pourquoi ?

Non, seuls les Responsables Opérationnels peuvent autoriser l'accès à un nouveau Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant, ou promouvoir un Partenaire de Mise en Œuvre ou Expert dans le rôle de Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant.

Je n'ai pas accès au Portail - Pourquoi ?

Si vous êtes un Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant et que vous n'avez pas d'accès : cela signifie que votre Gestionnaire Opérationnel ne vous a pas encore accordé l'accès. Contactez directement votre Gestionnaire Opérationnel et demandez-lui de vous donner accès.

Si vous êtes un Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant et que vous n'avez plus d'accès : cela signifie que votre Gestionnaire Opérationnel a révoqué votre accès. Si vous pensez que c'était une erreur, contactez directement votre Gestionnaire Opérationnel.

Si vous êtes un Partenaire de Mise en Œuvre ou Expert et que vous n'avez pas d'accès : cela signifie que le Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant ne vous a pas encore accordé l'accès. Contactez directement votre Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant et demandez-lui de vous donner accès.

Si vous êtes un Partenaire de Mise en Œuvre ou Expert et que vous n'avez plus d'accès : cela signifie que le Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant a révoqué votre accès ou que le Gestionnaire Opérationnel a révoqué l'accès à votre Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant. Si vous pensez que c'était une erreur, contactez votre Partenaire Principal de Mise en Œuvre ou Contractant.

Je ne peux pas ajouter de Partenaire de Mise en Œuvre ou Expert - Pourquoi ?

Seuls les Partenaires Principaux de Mise en Œuvre ou Contractants peuvent fournir un accès à l'intervention.

Actions et Interventions

Qu'est-ce qu'une Action ?

Conformément au Règlement financier et au Règlement d'exécution de la Commission, « Action » est un terme générique qui se réfère au contenu (ou à une partie du contenu) d'une décision de financement de la Commission. Une action correspond à un ou plusieurs engagement(s) budgétaire(s).

Elle se présente souvent sous forme d'un document d'action ou autre document similaire. Dans certains cas (par exemple, pour une dépense administrative), elle se limite aux informations clés.

Qu'est-ce qu'une Intervention ?

Dans le cadre des activités de l'UE visant à évaluer les performances, le terme « intervention » trouve son origine dans le Processus d'amélioration de la réglementation.

Dans le cadre des échanges avec les participants externes, les interventions sont souvent appelées « programmes » ou « projets ». D'après le EAMR, les interventions correspondent aux actuels « projets », c'est-à-dire un contrat ou une action.

Dans le cadre d'OPSYS, une intervention est une série logique d'activités et de résultats qui permet à la CE d'effectuer un suivi efficace de ses opérations sur le terrain : gestion des résultats et rapports annuels aux sièges sur les Indicateurs clés de performance (ICP), gestion des missions et des déplacements sur le terrain, et évaluations.

Le cadre d'une intervention correspond, la plupart du temps, à une action ou à une étape de cette action (un volet d'action ou un contrat).

Le cadre d'une intervention et son niveau (action, volet d'action, contrat) est déterminé en fonction :

  • de la cohérence entre les activités prévues et les résultats ; et
  • de l'entité responsable (ex. : délégation responsable).

La délégation définit le niveau de l'intervention dans le document d'action, lequel est ensuite validé à travers le processus de contrôle qualité.

Les interventions héritent du cadre logique (ou d'une partie du cadre logique) de la ou des action(s) correspondante(s).

Quels sont les types d'Intervention ?

Afin de clarifier ce concept, quatre types d'intervention sont présentés ci-dessous et illustrés avec des exemples représentatifs des processus opérationnels suivis par les acteurs prenant part aux échanges avec les participants externes :

Exemple Type 1

Intervention couvrant plus d'une action

Exemple Type 2

Intervention correspondant à une seule action

Exemple Type 3

Intervention correspondant à un volet d'action ou à un contrat

Exemple Type 4Plusieurs interventions couvertes par un seul contrat

Les quatre exemples sont suivis d'un commentaire à propos des comptes-rendus généraux. Chaque exemple décrit ci-dessous représente le cadre d'une intervention.


Exemple Type 1 : Intervention couvrant plus d'une action

Dans certains cas particuliers, une nouvelle action (Action 2013 dans l'exemple ci-dessous) peut contribuer à une intervention existante, créée précédemment dans le cadre d'une action antérieure.


Action 2011/23101 - Mesure spéciale pour la Biélorussie : Programme de bourses d'études « Europe sans frontières »

3 999 981 €, Délégation responsable : Biélorussie

1 intervention, Délégation responsable : Biélorussie

Contrat 2011/269645 - Programme de bourses d'études « Europe sans frontières », NORDISK MINISTERRADS SEKRETARIAT, 3 999 981,00 €

Action 2013/024447 - Mesure spéciale : Programme de bourses d'études « Europe sans frontières » - Phase II (OESS II)

8 000 000 €, Délégation responsable : Biélorussie

-> Contribue à la même intervention, créée en 2011

Contrat 2013/331137 - Programme de bourses d'études « Europe sans frontières », Phase II, NORDISK MINISTERRADS SEKRETARIAT, 7 924 934,67 €


Exemple Type 2 : Intervention correspondant à une seule action

Action 2017/39769 - Aide à la décentralisation au Ghana 11e programme FDE

45 000 000 €, Délégation responsable : Ghana

1 intervention

Aide budgétaire (contrat de réforme sectorielle)

40 000 000

Assistance technique au Comité de coordination interministériel pour la décentralisation (y compris communication et visibilité pour 200 000 €)

4 600 000

Suivi et comptes-rendus

300 000

Évaluation et audit

100 000


Exemple Type 3 : Intervention correspondant à un volet d'action ou à un contrat

Action 2016/38787 - Contribution aux instruments d'investissement en soutien à l'intégration économique régionale en Afrique de l'Ouest

100 000 000 €, Délégation responsable : Nigeria (régional)

Contrat 2017/386495 - Construction du pont de Rosso, BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT, 20 500 000,00 €

-> 1 intervention, Délégation responsable : Sénégal

Contrat 2017/386607 - Projet de réhabilitation de la route Lome-Cotonou (phase 2) et de protection cohere (Benin - Togo)", BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT, 20 525 400,00 €

-> 1 intervention, Délégation responsable : Togo

3 autres contrats dans 3 autres pays : 3 autres interventions


Exemple Type 4 : Plusieurs interventions couvertes par un seul contrat

Parfois, il peut être nécessaire de réaliser des comptes-rendus sur plusieurs interventions ne faisant pas l'objet de contrat lorsque, par exemple, le contrat repose sur une contribution des IFI. Dans les exemples ci-dessous, le contrat est une contribution apportée à la BERD et à la BEI, organisations responsables de divers « projets » (l'équivalent des interventions dans le cadre d'OPSYS) dans plusieurs pays :

Action 2015/038055 - Balkans occidentaux - Programme d'action multi-pays pour la connectivité 2015-2016 - allocation 2015

119 254 000.00 €, Délégation responsable : aucune

Contrat 2016/375830 - Accord de contribution de la CE en ce qui concerne le fonds communs pour les Balkans occidentaux dans le cadre des investissements pour les Balkans occidentaux, BANQUE EUROPÉENNE POUR LA RECONSTRUCTION ET LE DÉVELOPPEMENT 102 100 000,00 €, Délégation responsable : aucune

-> Plusieurs interventions peuvent être nécessaires afin d'assurer le suivi des projets d'infrastructure relatifs à ce contrat :

KfW_WB-IG00-MNE-ENE-01 Corridor électrique transbalkanique (I) : Réseau au Monténégro

12 000 000,00 € (7G 11 750 000,00 €; TA 250 000,00 €)

-> 1 intervention

Fonds d'investissement pour les Balkans occidentaux CF 1002 MKD ENE MEPSO Interconnexion électrique (II) : Réseau dans l'ARYM

-> 1 intervention

MULTI-ENE-001-PRJ, Étude préliminaire et conception générale du gazoduc ionien adriatique - Monténégro et Albanie

-> 1 intervention

.....

Dans ce cas-ci, il serait peut-être toutefois préférable de considérer que ces trois (ou plus) conventions de subventions constituent une seule intervention (au lieu des trois interventions comme décrit ci-dessus), laquelle impliquerait donc un seul suivi et un compte-rendu unique, à la charge de la BERD. Si l'on opte pour cette alternative, cet exemple correspondra à l'Exemple Type 3.


Rapport au niveau général

Mise à part la liste EAMR des « interventions suivies » (actuellement « liste des projets »), sur laquelle chaque délégation émet régulièrement des comptes-rendus, il est également possible de renforcer le suivi. Ex. : compte-rendu par le service du siège au niveau des instruments d'investissement ou au niveau d'un appel à propositions international (ou régional).

Rapport au niveau sectoriel

De la même façon et lorsque nécessaire, il est également possible d'alléger le suivi en réduisant le nombre de comptes-rendus. Ex. : compte-rendu basé sur la géographie, au niveau national ou régional.



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