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- Utilisateurs Internes de la CE
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Sur cette page :
Qu'est-ce que le Portail ?
Les DGs de la famille RELEX (DG DEVCO, DG NEAR et FPI) ont lancé un programme de gestion de l’information et une transformation digitale à grande échelle afin de gérer plus efficacement l’ensemble des interventions mises en œuvre dans le cadre de l’action extérieure de l’UE.
Le système, connu sous le nom « OPSYS », marque une évolution dans la vision du fonctionnement de l’aide européenne : une coopération plus transparente et axée sur les résultats. Le programme représente une véritable avancée grâce à la mise en place de procédures plus efficaces, de processus harmonisés et d’outils de gestion de l’information modernes. OPSYS a pour objectif de renforcer l’efficacité et la visibilité de la coopération de l’UE.
OPSYS est une combinaison d'ensemble d'outils et de systèmes informatiques interactifs actuellement utilisés par la Commission Européenne. Il couvrira l'ensemble du cycle des projets : de la programmation à l'évaluation finale en passant par les phases de contractualisation et de mise en œuvre.
OPSYS est développé pour la famille RELEX par la DG DIGIT.
Le système est ouvert au personnel interne ainsi qu'au partenaires externes. Les partenaires externes peuvent accéder au système via le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres (SEDIA). Ce Portail couvre actuellement les fonctionnalités disponibles jusqu'à présent et sera intégré à un système général et commun à tous les partenaires externes de l'ensemble des DGs.
Voir les FAQs.
Informer et s'informer
OPSYS en ligne !
Certaines délégations pilotes et unités du siège ont accès à OPSYS depuis le 17 juillet 2018 tandis que les autres collègues ont progressivement pu accéder à l'application de Septembre à Décembre 2018.
Veuillez trouver ci-dessous les notes du management expliquant où OPSYS se situe dans l'agenda des résultats et ce qui est attendu de votre part en terme d'utilisation :
- "First OPSYS Production Release - Call for Action" for DG DEVCO
- "First OPSYS Production Release - Call for Action" for FPI
- "Launch of the 2018 Results Reporting exercise for IPA II" for DG NEAR
- "Launch of the 2018 Results Reporting exercise" for DG NEAR
Webinaire "Lancement d’OPSYS Résultats et Monitoring"
Vous pouvez regarder ici l'enregistrement du webinaire du lancement.
Partagez les vidéos sur OPSYS avec des collègues et des partenaires
En utilisant le lien YouTube, vous pouvez publier les informations sur OPSYS ou les partager avec des collègues et des partenaires.
Les avantages d'OPSYS pour ses différents utilisateurs
La vidéo est sous-titrée en anglais et en français.
OPSYS dans le contexte du FPI
Hilde Hardeman, Directeur et Chef du Service des FPIs de la Commission Européenne, introduit et clôture la vidéo.
La vidéo est sous-titrée en anglais et en français.
OPSYS dans le contexte du DG NEAR
Nos collègues des unités du siege et des délégations de DG NEAR au Kosovo, Maroc, Serbie, Turquie, Jordanie et Israël ont été interviewés afin de donner leur avis sur les avantages d’OPSYS dans le contexte du DG NEAR.
La vidéo est sous-titrée en anglais et en français.
Rejoignez OPSYS dans Capacity4Dev
Le groupe dans Capacity4Dev est ouvert aux collègues internes et aux partenaires externes.
Comment se connecter à OPSYS
Les utilisateurs externes doivent être autorisés par le personnel concerné de la Commission Européenne (actuellement le gestionnaire opérationnel de l'intervention) à accéder à OPSYS via le portail dédié.
Ils reçoivent une invitation par courrier électronique avec la notification et les instructions à suivre. Après avoir reçu cet accès, ils peuvent se connecter à OPSYS via le portail à l'aide de leur identifiant européen - EU Login.
Que peut-on faire à partir d'aujourd'hui
Les utilisateurs internes peuvent effectuer les tâches suivantes :
- Accéder à OPSYS
- Accéder au Portfolio et naviguer depuis l'acte de base jusqu'aux actions
- Créer et gérer vos interventions
- Ouvrir l’accès à un partenaire principal de mise en œuvre - contractant
- Créer et modifier un cadre logique
- Réviser, commenter et approuver les nouveaux cadres logiques proposés par les partenaires de mis en œuvre - contractants
- Réviser, commenter et approuver les nouvelles valeurs ajoutées aux cadres logiques par les partenaires de mis en œuvre - contractants
- Imprimer le cadre logique
Vous pouvez en tant qu'utilisateur EXTERNE :
- Créer et modifier un cadre logique
- Soumettre leur cadre logique aux gestionnaire opérationnel
- Soumettre les nouvelles valeurs ajoutées au cadre logique pour approbation par les gestionnaires opérationnels
- Imprimer le cadre logique
SEULS les Gestionnaires Opérationnels peuvent approuver les Cadres Logiques, et non les Partenaires Principaux de mise en œuvre ou Contractants.
Comment donner accès aux Partenaires de mise en œuvre / Experts
Chaque Partenaires principaux de mise en œuvre / Contractant pourra accorder l'accès aux Partenaires de mise en œuvre / Experts à l'intervention dont ils font état (voir la différence entre Partenaires principaux de mise en œuvre / Contractant et Partenaires de mise en œuvre / Experts).
Chaque intervention dispose d'un panel pour gérer les accès accordés aux utilisateurs externes.
Cliquez ici pour plus d'informations.
Données disponibles dans OPSYS
Les données suivantes ont déjà été migrées vers OPSYS :
- Toutes les Actions (Actions / Projets) du MFF 2014-2020 (sauf ceux annulés) ainsi que toutes les Actions / Projets du MFF précédent (2007-2013)
- Touts les d'actions attribuables
- Tous les contrats CRIS liées à une décision migrée
Les données IAP seront disponibles prochainement dans OPSYS
De plus, pour vous faciliter le travail :
- 6726 Interventions ont été automatiquement créées sur base de la liste de projets de l'EAMR de 2018 en vue du reporting EAMR de 2019
La liste EAMR qui est définie chaque année en Novembre inclut automatiquement tous les contrats en cours et les décisions qui sont "opérationnelles" et "actives".
Ces interventions automatiquement créées ne couvrent pas les actions et les contrats avec une date de début ultérieure au 1er Janvier 2019 - 554 Cadres logiques ont été migrés vers OPSYS et couvrent principalement les subventions de moins de 750.000 € en gestion directe.
Les Contrats CONFIDENTIELS ne sont PAS migrés
Comment le PRAG et le DEVCO Companion ont été adaptés pour OPSYS
| Source | Procédure contractuelle | Document de Référence | Dernière Modification | Référence dans le texte | Description |
|---|---|---|---|---|---|
| PRAG | Contrats de services | "Projet de contrat : Conditions particulières" du Dossier type d'appel d'offres (incluant le contrat type) | Août 2018 | Article 2 "Communications" Paragraphe 2 | Le pouvoir adjudicateur et le contractant utilisent un système électronique à toutes les étapes de l’exécution du marché, y compris, notamment, pour la gestion du marché (modifications et ordres de service), l’élaboration de rapports (y compris sur les résultats) et les paiements. Le contractant est tenu de s’inscrire sur le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour assurer la gestion électronique du marché. En ce qui concerne les rapports d’avancement et le rapport final, si ceux-ci sont exigés par l’article 26 ou les termes de référence, le contractant est censé utiliser les formulaires figurant dans le système électronique pour l’encodage et la soumission des rapports. La gestion électronique du contrat via le système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, comme décrit à l’article 19 ci-dessous, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, le pouvoir adjudicateur informe le contractant par écrit de son obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximal de trois mois. |
| PRAG | Contrats de fournitures | "Projet de contrat : Conditions particulières" du Dossier type d'appel d'offres (incluant le contrat type) | Août 2018 | Article 4 "Communications" Paragraphe 2 | Le pouvoir adjudicateur et le contractant utilisent un système électronique à toutes les étapes de l’exécution du marché, y compris, notamment, pour la gestion du marché (modifications et ordres de service), l’élaboration des rapports (y compris sur les résultats) et les paiements. Le contractant est tenu de s’inscrire sur le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour assurer la gestion électronique du marché. La gestion électronique du contrat via le système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, comme décrit à l’article 18 ci-dessous, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, le pouvoir adjudicateur informe le contractant par écrit de son obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximal de trois mois. |
| PRAG | Contrats de Travail | "Projet de contrat : Conditions particulières" du Dossier type d'appel d'offres (incluant le contrat type) - Volume 2 | Août 2018 | Article 4 "Communications" Paragraphe 2 | Le maître d'ouvrage et le contractant utilisent un système électronique à toutes les étapes de l’exécution du marché, y compris, notamment, pour la gestion du marché (modifications et ordres de service), l’élaboration de rapports (y compris sur les résultats) et les paiements. Le contractant est tenu de s’inscrire sur le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour assurer la gestion électronique du marché. La gestion électronique du marché via le système susmentionné peut commencer à la date de début de l’exécution du marché, comme décrit à l’article 33 des conditions générales du marché, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, le maître d'ouvrage informe le contractant par écrit de son obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximal de trois mois. |
| PRAG | Subventions | Annexe G - Contrat-type de subvention (conditions particulières) | Août 2018 | Article 4 "Règles en matière de compte rendu et de paiement" Paragraphe 2 | L’administration contractante et le(s) bénéficiaire(s) utilisent un système électronique pour tous les stades de la mise en œuvre, y compris, entre autres, la gestion du contrat (modifications et notifications), l’élaboration des rapports (y compris la communication des résultats) et les paiements. Le(s) bénéficiaire(s) est/sont tenu(s) de s’inscrire dans le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour permettre la gestion électronique du contrat. En ce qui concerne les rapports intermédiaires et le rapport final, le(s) bénéficiaire(s) devrai(en)t utiliser les formulaires figurant dans le système électronique pour encoder et soumettre les rapports. La gestion électronique du contrat au moyen du système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, mentionnée à l’article 2 ci-dessus, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, l’administration contractante informe le(s) bénéficiaire(s) par écrit de son/leur obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximum de trois mois. |
| DEVCO Companion | Contrats Cadres (SIEA 2018) | Chapitre 5 - Modes de gestion, coopération déléguée, coopération avec des partenaires et des organisations partenaires | Août 2018 | Paragraphe 5.1 - | Au titre du contrat-cadre «Services pour la mise en œuvre de l'aide extérieure» (SIEA), des contrats spécifiques peuvent être également signés par le pays partenaire dans le cadre d'une gestion indirecte. Cela ne sera possible que lorsque la gestion électronique du contrat-cadre (via OPSYS) sera disponible pour les pays partenaires. |
| DEVCO Companion | Contrats Cadres (SIEA 2018) | Chapitre 5 - Modes de gestion, coopération déléguée, coopération avec des partenaires et des organisations partenaires | Août 2018 | Paragraphe 5.1.2.3 - Note de bas de page 25 | Au titre du contrat-cadre SIEA, des contrats spécifiques peuvent être signés également par le pays partenaire dans le cadre d'une gestion indirecte. Cela ne sera possible que lorsque la gestion électronique du contrat-cadre (via OPSYS) sera disponible pour les pays partenaires. |
Points Focaux OPSYS
Le rôle principal des Points Focaux d'OPSYS est de garantir une transition aisée d'OPSYS en délégations en aidant le personnel de la délégation à utiliser le système et a les mettre à jour sur les développements d'OPSYS et sur les avancements de celui-ci. Le Point Focal OPSYS est également en charge de communiquer aux Partenaires de Mise en Oeuvre l'impact qu'aura OPSYS sur leurs travail avec la famille RELEX.
Toutes les Délégations de l'UE ont nommés un Point Focal ainsi qu'un substitut étant à l'aise avec l'utilisation de systèmes informatiques et qui peuvent apporter une aide aux collègues pour se familiariser avec OPSYS
Tâches principales :
- Communiquer avec l'équipe du Change Management concernant les mises à jour, les phases de tests et les informations partagées durant la sortie progressive de toutes les fonctionnalités ;
- Participer aux Webinaires et aux sessions de guidance sur OPSYS ;
- Agir en tant que Points de contact concernant les questions sur OPSYS ;
- Recueillir les retours provenant du personnel de délégation et des partenaires de mise en oeuvre ;
- Mettre à jour le personnel de la délégation sur les développements et les enjeux d'OPSYS ;
- Organiser des sessions d'information en délégation sur OPSYS dans le but d'améliorer la connaissance du système, son utilisation ainsi que de renseigner les fonctionnalités prévues ;
- Organiser des sessions avec les partenaires de mise en oeuvre pour les guider dans OPSYS ;
- Participer activement au groupe dédié à OPSYS sur Capacity4Dev ;
- Communiquer avec d'autres Point Focaux concernés.
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