Les DGs de la famille RELEX (DG DEVCO, DG NEAR et FPI) ont lancé un programme de gestion de l’information et une transformation digitale à grande échelle afin de gérer plus efficacement l’ensemble des interventions mises en œuvre dans le cadre de l’action extérieure de l’UE.
Le système, connu sous le nom « OPSYS », marque une évolution dans la vision du fonctionnement de l’aide européenne : une coopération plus transparente et axée sur les résultats. Le programme représente une véritable avancée grâce à la mise en place de procédures plus efficaces, de processus harmonisés et d’outils de gestion de l’information modernes. OPSYS a pour objectif de renforcer l’efficacité et la visibilité de la coopération de l’UE.
OPSYS est une combinaison d'ensemble d'outils et de systèmes informatiques interactifs actuellement utilisés par la Commission Européenne. Il couvrira l'ensemble du cycle des projets : de la programmation à l'évaluation finale en passant par les phases de contractualisation et de mise en œuvre.
OPSYS est développé pour la famille RELEX par la DG DIGIT.
Le système est ouvert au personnel interne ainsi qu'au partenaires externes. Les partenaires externes peuvent accéder au système via le Portail des Opportunités de Financement et d'Appels d'Offres (SEDIA). Ce Portail couvre actuellement les fonctionnalités disponibles jusqu'à présent et sera intégré à un système général et commun à tous les partenaires externes de l'ensemble des DGs.
Voir les FAQs.
Certaines délégations pilotes et unités du siège ont accès à OPSYS depuis le 17 juillet 2018 tandis que les autres collègues ont progressivement pu accéder à l'application de Septembre à Décembre 2018.
Veuillez trouver ci-dessous les notes du management expliquant où OPSYS se situe dans l'agenda des résultats et ce qui est attendu de votre part en terme d'utilisation :
Vous pouvez regarder ici l'enregistrement du webinaire du lancement.
En utilisant le lien YouTube, vous pouvez publier les informations sur OPSYS ou les partager avec des collègues et des partenaires.
Nos collègues des délégations au Pakistan, au Maroc, en Ukraine, en Bosnie-Herzégovine, au Burkina Faso, en Ukraine, en Turquie et au siege FPI ont été interviewés afin de donner leur avis sur les bénéfices d’OPSYS, sur ce qu’ils attendent de cette initiative de transformation du business à grande échelle.
La vidéo est sous-titrée en anglais et en français.
Nos collègues des unités du siege, des délégations et des équipes régionales des services FPI en Thaïlande, au Brésil et auSénégal ont été interviewés afin de donner leur avis sur les avantages d’OPSYS dans le contexte du FPI.
Hilde Hardeman, Directeur et Chef du Service des FPIs de la Commission Européenne, introduit et clôture la vidéo.
La vidéo est sous-titrée en anglais et en français.
Nos collègues des unités du siege et des délégations de DG NEAR au Kosovo, Maroc, Serbie, Turquie, Jordanie et Israël ont été interviewés afin de donner leur avis sur les avantages d’OPSYS dans le contexte du DG NEAR.
La vidéo est sous-titrée en anglais et en français.
Le groupe dans Capacity4Dev est ouvert aux collègues internes et aux partenaires externes.
Les utilisateurs externes doivent être autorisés par le personnel concerné de la Commission Européenne (actuellement le gestionnaire opérationnel de l'intervention) à accéder à OPSYS via le portail dédié.
Ils reçoivent une invitation par courrier électronique avec la notification et les instructions à suivre. Après avoir reçu cet accès, ils peuvent se connecter à OPSYS via le portail à l'aide de leur identifiant européen - EU Login.
Les utilisateurs internes peuvent effectuer les tâches suivantes :
Vous pouvez en tant qu'utilisateur EXTERNE :
SEULS les Gestionnaires Opérationnels peuvent approuver les Cadres Logiques, et non les Partenaires Principaux de mise en œuvre ou Contractants. |
Chaque Partenaires principaux de mise en œuvre / Contractant pourra accorder l'accès aux Partenaires de mise en œuvre / Experts à l'intervention dont ils font état (voir la différence entre Partenaires principaux de mise en œuvre / Contractant et Partenaires de mise en œuvre / Experts).
Chaque intervention dispose d'un panel pour gérer les accès accordés aux utilisateurs externes.
Cliquez ici pour plus d'informations.
Les données suivantes ont déjà été migrées vers OPSYS :
Les données IAP seront disponibles prochainement dans OPSYS |
De plus, pour vous faciliter le travail :
Les Contrats CONFIDENTIELS ne sont PAS migrés |
Source | Procédure contractuelle | Document de Référence | Dernière Modification | Référence dans le texte | Description |
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PRAG | Contrats de services | "Projet de contrat : Conditions particulières" du Dossier type d'appel d'offres (incluant le contrat type) | Août 2018 | Article 2 "Communications" Paragraphe 2 | Le pouvoir adjudicateur et le contractant utilisent un système électronique à toutes les étapes de l’exécution du marché, y compris, notamment, pour la gestion du marché (modifications et ordres de service), l’élaboration de rapports (y compris sur les résultats) et les paiements. Le contractant est tenu de s’inscrire sur le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour assurer la gestion électronique du marché. En ce qui concerne les rapports d’avancement et le rapport final, si ceux-ci sont exigés par l’article 26 ou les termes de référence, le contractant est censé utiliser les formulaires figurant dans le système électronique pour l’encodage et la soumission des rapports. La gestion électronique du contrat via le système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, comme décrit à l’article 19 ci-dessous, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, le pouvoir adjudicateur informe le contractant par écrit de son obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximal de trois mois. |
PRAG | Contrats de fournitures | "Projet de contrat : Conditions particulières" du Dossier type d'appel d'offres (incluant le contrat type) | Août 2018 | Article 4 "Communications" Paragraphe 2 | Le pouvoir adjudicateur et le contractant utilisent un système électronique à toutes les étapes de l’exécution du marché, y compris, notamment, pour la gestion du marché (modifications et ordres de service), l’élaboration des rapports (y compris sur les résultats) et les paiements. Le contractant est tenu de s’inscrire sur le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour assurer la gestion électronique du marché. La gestion électronique du contrat via le système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, comme décrit à l’article 18 ci-dessous, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, le pouvoir adjudicateur informe le contractant par écrit de son obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximal de trois mois. |
PRAG | Contrats de Travail | "Projet de contrat : Conditions particulières" du Dossier type d'appel d'offres (incluant le contrat type) - Volume 2 | Août 2018 | Article 4 "Communications" Paragraphe 2 | Le maître d'ouvrage et le contractant utilisent un système électronique à toutes les étapes de l’exécution du marché, y compris, notamment, pour la gestion du marché (modifications et ordres de service), l’élaboration de rapports (y compris sur les résultats) et les paiements. Le contractant est tenu de s’inscrire sur le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour assurer la gestion électronique du marché. La gestion électronique du marché via le système susmentionné peut commencer à la date de début de l’exécution du marché, comme décrit à l’article 33 des conditions générales du marché, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, le maître d'ouvrage informe le contractant par écrit de son obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximal de trois mois. |
PRAG | Subventions | Annexe G - Contrat-type de subvention (conditions particulières) | Août 2018 | Article 4 "Règles en matière de compte rendu et de paiement" Paragraphe 2 | L’administration contractante et le(s) bénéficiaire(s) utilisent un système électronique pour tous les stades de la mise en œuvre, y compris, entre autres, la gestion du contrat (modifications et notifications), l’élaboration des rapports (y compris la communication des résultats) et les paiements. Le(s) bénéficiaire(s) est/sont tenu(s) de s’inscrire dans le système d’échange électronique approprié et d’en faire usage pour permettre la gestion électronique du contrat. En ce qui concerne les rapports intermédiaires et le rapport final, le(s) bénéficiaire(s) devrai(en)t utiliser les formulaires figurant dans le système électronique pour encoder et soumettre les rapports. La gestion électronique du contrat au moyen du système susmentionné peut débuter à la date du début de la mise en œuvre du contrat, mentionnée à l’article 2 ci-dessus, ou à une date ultérieure. Dans ce dernier cas, l’administration contractante informe le(s) bénéficiaire(s) par écrit de son/leur obligation d’utiliser le système électronique pour toutes les communications dans un délai maximum de trois mois. |
DEVCO Companion | Contrats Cadres (SIEA 2018) | Chapitre 5 - Modes de gestion, coopération déléguée, coopération avec des partenaires et des organisations partenaires | Août 2018 | Paragraphe 5.1 - | Au titre du contrat-cadre «Services pour la mise en œuvre de l'aide extérieure» (SIEA), des contrats spécifiques peuvent être également signés par le pays partenaire dans le cadre d'une gestion indirecte. Cela ne sera possible que lorsque la gestion électronique du contrat-cadre (via OPSYS) sera disponible pour les pays partenaires. |
DEVCO Companion | Contrats Cadres (SIEA 2018) | Chapitre 5 - Modes de gestion, coopération déléguée, coopération avec des partenaires et des organisations partenaires | Août 2018 | Paragraphe 5.1.2.3 - Note de bas de page 25 | Au titre du contrat-cadre SIEA, des contrats spécifiques peuvent être signés également par le pays partenaire dans le cadre d'une gestion indirecte. Cela ne sera possible que lorsque la gestion électronique du contrat-cadre (via OPSYS) sera disponible pour les pays partenaires. |
Le rôle principal des Points Focaux d'OPSYS est de garantir une transition aisée d'OPSYS en délégations en aidant le personnel de la délégation à utiliser le système et a les mettre à jour sur les développements d'OPSYS et sur les avancements de celui-ci. Le Point Focal OPSYS est également en charge de communiquer aux Partenaires de Mise en Oeuvre l'impact qu'aura OPSYS sur leurs travail avec la famille RELEX.
Toutes les Délégations de l'UE ont nommés un Point Focal ainsi qu'un substitut étant à l'aise avec l'utilisation de systèmes informatiques et qui peuvent apporter une aide aux collègues pour se familiariser avec OPSYS
Tâches principales :