Sådan administrerer du opfordringer og bud på Funding & Tenders Portal

Funding & Tenders Portal er det fælles kontaktpunkt (fælles område for udveksling af elektroniske data) for både deltagerne og eksperterne i de finansieringsprogrammer og udbud, der forvaltes af Europa-Kommissionen og andre EU-institutioner, -organer eller -agenturer.

Hvis din anmodning om deltagelse er blevet godkendt på Første trin i udbuddet, modtager du en meddelelse fra Funding & Tenders Portal med en opfordring til at deltage i næste trin i udbuddet.

Meddelelsen sendes til:

• e-mailadressen på den kontaktperson, der er angivet i anmodningen om deltagelse (primær koordinator (PCoCo))
• den e-mailadresse (hvis det er en anden), der er knyttet til den EU Login-konto, som blev anvendt til at indsende anmodningen om deltagelse (koordinator (CoCo)
• e-mailadressen på eventuelle andre koordinatorer (CoCo), der tilføjes ved hjælp af Knappen "Manage roles" (Administrer roller) ved indsendelse af anmodningen om deltagelse

For at komme til dit private område på Funding & Tenders Portal skal du autentificere dig selv ved at bruge login-knappen øverst til højre på Funding & Tenders Portal på webstedet (indtast dit brugernavn og adgangskode til EU Login).

Fra dit private område på Funding & Tenders Portal kan du:

• se dine opfordringer til at afgive bud
• bekræfte modtagelsen af en opfordring
• se udbudsdokumenter med begrænset adgang 
• se spørgsmål og svar med begrænset adgang 
• oprette og indsende spørgsmål til trin 2 i udbuddet 
• starte nye bud som svar på en opfordring
• se, redigere eller slette udkast til bud
• trække afgivne bud tilbage
• se dine bekræftelser på indgivelse eller tilbagetrækning af bud
• administrere roller
• administrere meddelelser
  
  

Se opfordring(er)

I navigationsmenuen til venstre finder PCoCo/CoCo opfordringen/opfordringerne til trin 2 under afsnittet Invitation(s) (Opfordringer). Der findes et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer.

For hver opfordring kan du se:

• udbuddets referencenummer
• delkontrakten (hvis dette er relevant)
• fristens udløb
• opfordringens status (modtaget, bekræftet, afsluttet
• udbudstype og trin (totrinsprocedurer) eller runde (udbud med forhandling)
• udbuddets titel
  
  

Hvis du klikker på procedure reference number (udbuddets referencenummer) eller See Details (Se nærmere oplysninger) kommer du til siden med nærmere oplysninger om indkaldelsen, hvor du kan klikke på afsnittene  Details (Nærmere oplysninger) eller Consortium  (Konsortium). 

Afsnittet Nærmere oplysninger

Under afsnittet Nærmere oplysninger kan du:

• Se detaljerne om udbuddet.
  I afsnittet med generelle oplysninger kan du se oplysningerne om udbuddet. 

• Se udbudsdokumenter med begrænset adgang

I afsnittet Restricted documents kan de indbudte ansøgere se dokumenterne til trin 2 i udbuddet. Hvis den ordregivende myndighed har offentliggjort en ny version af dokumentet, kan du få vist alle versioner af dokumentet. Den seneste version er tilgængelig på skærmen. For at se en ældre version kan du klikke på rullemenuen og vælge den version, du vil se.

Hvis dokumentet er tilgængeligt på et andet sprog, vil du også kunne se det oversatte dokument.

•   Spørgsmål og svar med begrænset adgang.    

I dette afsnit kan du stille et spørgsmål vedrørende trin 2 i udbuddet. Hvis den ordregivende myndighed besvarer spørgsmålet privat kan svaret ses i afsnittet "My Q&A". Hvis svaret gives til alle de ansøgere, der er indbudt til trin 2, vil det kunne ses i afsnittet "Restricted Q&A".

Yderlige oplysninger kan findes her "How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal".

Afsnittet konsortium

Under dette afsnit kan du se oplysningerne om den organisation, som denne opfordring sendes til (hvis der er tale om et konsortium, vil du se alle konsortiets medlemmer).

Klik på pilen for at se de roller , der er tildelt organisationen. Klik på Edit Roles (rediger roller) Manage Roles (administrer roller).

Afsnittet Opfordringer

For hver opfordring kan PCoCo/CoCo se udbuddets referencenummer, opfordringens status (modtaget, bekræftet), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel, udbuddets type og trinnet. I menuen (tre punkter) for opfordringen/buddet kan du udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens/buddets status.

For opfordringer, der har status som Received (modtaget):   

• Acknowledge Receipt (bekræft modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende et bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil nu kunne se og administrere adgangsrettighederne til dine opfordringer, dvs. give eller fratage personer muligheden for at foretage de handlinger, der er beskrevet i dette afsnit, på dine opfordringer.
• Se nærmere oplysninger: Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet.

For opfordringer, der har status som Acknowledged:

• Start New Submission (opret nyt bud): klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil nu kunne se og administrere adgangsrettighederne til dine opfordringer, dvs. give eller fratage personer muligheden for at foretage de handlinger, der er beskrevet i dette afsnit, på dine opfordringer.

For at se og administrere bud i forbindelse med en given opfordring klik på linketSubmission(s). Via menuen (tre punkter), der kan ses til højre for hver enkelt bud (medmindre buddet er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af buddets status.

For bud, der har status som Draft (udkast):

• Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
• View (se):  eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• Delete (slet):  Udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders Portal

For bud eller anmodninger, der har status som Submitted (Indgivet):

• View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
• Withdraw (træk buddet tilbage – kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet):  du skal først indtaste begrundelsen til tilbagetrækningen i eSubmission og derefter bekræfte, at du vil trække buddet tilbage, ved at klikke på knappen "Withdraw". Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted(slettet):
Der er ingen foranstaltninger til rådighed for bud med status slettet. Når et udkast til bud er blevet slettet, kan budgiveren ikke hente det igen. 

Sådan udarbejder du dit bud i eSubmission 

For at kunne afgive bud skal PCoCo/CoCo først bekræfte modtagelsen af opfordringen til at indsende bud:

• Find udbuddet iOpfordringer på Funding & Tenders Portal.
• Klik på Acknowledge Receipt (Kvittering for modtagelse) i udbuddets menu for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Opfordringens status ændres nu til Acknowledged (modtagelse bekræftet).

Når PCoCo/CoCo har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil der være en automatisk videreførelse til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på New submission (Nyt bud). 

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log på Funding & Tenders Portal med EU Login-kontoen for enten den person, der er angivet som kontaktperson (PCoCo) for anmodningen om deltagelse, eller, hvis det er en anden, den person, hvis EU Login-konto blev brugt til at indsende buddet (CoCo), eller enhver anden PCoCo/CoCo, der er autoriseret via "Manage roles"-funktionen på Funding & Tenders Portal (for yderligere oplysninger, se afsnittet Sådan administrerer du roller på Funding & Tenders Portal i denne guide).
• Gå ti lOpfordringer, og find udbuddet.
• Klik på Start New Submission i udbuddets menu (tre punkter)[ IMAGE 18 ]. Du vil derefter blive videreført til eSubmission.

I eSubmission kan du klikke på New submission (Nyt bud) for at oprette et nyt bud eller på Resume draft  (Gå videre med udkastet) for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. Du kan også gå videre med dit udkast fra Funding & Tenders Portal (se yderligere oplysninger i afsnittet Sådan administrerer du bud på Funding & Tenders Portal i denne vejledning).

Navigering i eSubmission

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på. Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Submission documents (Dokumenter vedr. buddet) i venstre side af skærmen.

Der indsendes ikke noget til den ordregivende myndighed, før du har klikket på  Submit (Indgiv) til sidst i budprocessen.

Kontrahenter

På dette trin er det kun afsnittet Contact Person (Kontaktperson), der kan redigeres.

Den bruger, der opretter buddet i eSubmission, kan angive sig selv som kontaktperson (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person. Hvis sidstnævnte ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.

Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator ("Primary Coordinator Contact" eller PCoCo) på Funding & Tenders Portal. Hvis buddet indsendes af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinator ("Coordinator Contact" eller CoCo). 

Klik på Next (Næste) for at gå videre til næste trin.

Buddata

I dette afsnit skal du angive beløbet i dit bud (kun i tilfælde, hvor tildelingen afhænger af de laveste omkostninger eller den laveste pris – husk at bruge samme format som eksemplet på skærmen) og/eller angive, om dit bud opfylder mindstekravene i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på Save (Gem), kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet eller anmodningen er fuldstændig, skal du klikke på Next (Næste). Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

På dette trin er dit bud og alle dine dokumenter under udarbejdelse og dermed stadig ikke indsendt.

Budrapport

Budrapporten genereres af systemet og indsendes sammen med buddet. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indsendes sammen med buddet.

eSubmission genererer budrapporten automatisk og indsender rapporten sammen med buddet. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har gennemgået budrapporten, og hvis du mener, at buddet er færdigt og klar til indsendelse, skal du klikke på Next (Næste) for at fortsætte.

Denne budrapport er ikke en kvittering for indsendelse af buddet. Du har endnu ikke indsendt buddet. Fortsæt til næste trin og klik på Submit (Indgiv) for at færdiggøre buddet.

Indsend dit bud

Klik på Indgiv, når du er klar til at indgive dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Yes (Ja) for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre buddet. Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en e-mail til den e-mailadresse, der er knyttet til den primære koordinators EU Login-konto (PCoCo) og alle koordinatorer (CoCo), der er angivet for det pågældende bud. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal, hvor du kan se bekræftelsen på modtagelsen af buddet. 

Denne bekræftelse på modtagelse af bud udgør bevis for overholdelse af fristen for modtagelse af bud.

Sådan administrerer du roller på Funding & Tenders Portal

Den kontaktperson, der er angivet i anmodningen om deltagelse (trin 1) i eSubmission, får rollen som Primær koordinator(PCoCo) for opfordringen på Funding & Tenders Portal. Den bruger, der indgiver anmodningen (hvis forskellig fra kontaktpersonen i anmodningen) får rollen som koordinator (CoCo) for indgivelse af anmodningen og opfordringen, medmindre rollen i forbindelse med indgivelsen af anmodningen i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af anmodningerne og modtagelsen af invitationen til trin 2 er blevet fjernet.

På tilsvarende vis får den kontaktperson, der er angivet i buddet (trin 2) i eSubmission, rollen som primær koordinator (PCoCo) for indgivelsen af buddet. PCoCo for opfordringen og den bruger, der indgiver buddet, hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen i buddet, får rollen koordinator (CoCo) for indgivelsen af buddet.

Yderligere koordinatorer (CoCo) for indgivelse af anmodningen, opfordringen og indgivelse af buddet kan tilføjes eller fjernes via Manage roles (se nedenfor).

Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. opfordring eller indgivelse. PCoCo for indgivelse af anmodningen (trin 1) eller indgivelse af buddet (trin 2) kan ikke erstattes eller fjernes.

PCoCo for en opfordring kan kun erstattes (ikke fjernes) af følgende personer:

•     LEAR/kontoadministrator (hvis udnævnt af din organisation, se her)
•     den nuværende PCoCo (efter udskiftningen kan denne PCoCo ikke længere tilgå opfordringen)
•     enhver anden CoCo for opfordringen.

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med en indsendelse eller opfordring, skal du følge nedenstående trin:

Efterfølgende runde(r) for udbud med forhandling på konkurrencevilkår og innovationspartnerskaber

   Dette afsnit anvendes kun på udbud med forhandling på konkurrencevilkår og innovationspartnerskaber med mere end én forhandlingsrunde i trin to.

Hvis den ordregivende myndighed beslutter at opfordre dig til at afgive et revideret bud via eSubmission, modtager PCoCo/CoCo en meddelelse fra Funding & Tenders Portal.

For at kunne afgive et revideret bud skal PCoCo/CoCo bekræfte modtagelsen af opfordringen. Når PCoCo/CoCo har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil der være en automatisk videreførelse til eSubmission, hvor det reviderede bud kan indsendes ved at klikke på New submission (Nyt bud). Læs mere om, hvordan man indgiver et revideret bud i den eller de efterfølgende runde(r) i Kvikguide til udbud med forhandling – Anden runde/efterfølgende runde(r).