Snabbguide till öppna förfaranden


Kom igång


Välkommen till eSubmission!

Tack vare eSubmission kan ekonomiska aktörer delta elektroniskt i EU:s upphandlingsförfaranden genom att ställa samman och lämna in sina anbud elektroniskt på ett strukturerat och säkert sätt.

Den här snabbguiden gäller enbart öppna förfaranden. Det finns snabbguider för andra upphandlingsförfaranden på finansierings- och anbudsportalens wiki för e-upphandling.

Som ekonomisk aktör kan du

  • registrera anbud för ett förfarande som utlysts av en EU-institution eller ett EU-organ

  • lämna in anbud på ett säkert sätt

  • visa eller återuppta ett sparat utkast

  • radera utkast till anbud

  • få ett inlämningsbevis (Submission Receipt)

  • dra tillbaka ett inlämnat anbud innan tidsfristen löpt ut

  • få ett bevis på ett tillbakadraget anbud (Withdrawal Receipt).

Glöm inte att läsa systemkraven.

Du hittar dem på eSubmissions startsida och i sektionen med bilagor på sidorna för Medlemmar och med Anbudsdata.

Om du vill testa eSubmission innan du börjar ställa samman ditt anbud kan du använda vår Dummy call for tenders for Open Procedures.


Kan jag få teknisk hjälp?

Den som behöver hjälp kan kontakta vår stödpersonal mellan kl. 08:00 och 20:00 (medeleuropeisk tid/CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

Tfn +32 (0)2 297 10 63

(info)  Supportteamet kan enbart hjälpa dig på engelska.


Hur använder jag eSubmission?

Du kan alltid använda eSubmission för upphandlingsförfaranden. Du hittar offentliggjorda upphandlingsförfaranden på

Vad behöver jag för att kunna använda eSubmission?

För att använda eSubmission måste du vara registrerad i Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (EU Login). 

För att kunna delta i ett upphandlingsförfarande som har utlysts på EU:s e-upphandlingsportal TED eTendering måste du också ha ett konto för TED eTendering.

För att identifiera din organisation vid den elektroniska inlämningen måste den vara registrerad i kommissionens deltagarregister (Participant Register) och ha ett PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om PIC-nummer . Registreringen är öppen för alla organisationer och är gratis.

EU Login

EU Login är webbportalen för inloggning till EU-kommissionens olika tjänster och/eller system. Om du inte har något EU Login ska du skapa ett konto.

Läs mer på EU Logins hjälpsidor

TED eTendering

TED eTendering är en e-upphandlingsplattform där EU:s institutioner och organ publicerar sina upphandlingar.

Du kan skapa ett konto i eTendering med hjälp av ditt EU Login.


Finansierings- och anbudsportalen (Funding and Tenders Portal)

Finansierings- och anbudsportalen är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare i och experter på finansieringsprogram och upphandlingar som sköts av EU-kommissionen och andra EU-organ.

Via finansierings- och anbudsportalen kan deltagarna

  • söka efter möjligheter inom EU:s finansieringsprogram och upphandlingsförfaranden

  • registrera sig i deltagarregistret

  • få tillgång till sina inlämningsbevis

  • visa, redigera eller radera utkast till anbud

  • dra tillbaka eller radera anbud och få bevis på det tillbakadragna anbudet.


Deltagarregister

Kommissionen har ett webbregister över de organisationer som deltar i EU:s upphandlingar eller förslagsomgångar enligt principen ”endast en gång”: Uppgifter om deltagarens organisation behöver bara lämnas en gång.  Efter registreringen får varje organisation ett unikt PIC-nummer (Participant Identification Code). Läs mer om deltagarregistret och hur du skaffar dig ett PIC-nummer.




Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission

Alla ekonomiska aktörer kan lämna in ett anbud genom att använda den länk i TED eTendering som anges i meddelandet om upphandling.

Du kan också hitta upphandlingen i finansierings- och anbudsportalen (använd sökfunktionen högst upp till vänster på skärmen) – om du klickar på förfarandets namn skickas du direkt till TED eTendering.

När du har kommit till TED eTendering måste du logga in på ditt TED eTendering-konto och klicka på Lämna ett anbud. Då skickas du vidare till eSubmission-portalen.

I eSubmission klickar du på Nytt anbud för att starta ett nytt anbud eller Ändra ett utkast för att fortsätta att arbeta med ett anbud du hade börjat på tidigare. Du kan också hämta utkastet på finansierings- och anbudsportalen (läs mer i avsnittet om  Hur du hanterar anbud i finansierings- och anbudsportalen i den här guiden ).


Navigera i eSubmission

När du börjar ställa samman ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan skicka in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen.

När som helst under inlämningsprocessen kan du kontrollera vilka handlingar som laddats upp genom att klicka på knappen Anbudshandlingar till vänster på skärmen.


(warning) Inget lämnas in till den upphandlande myndigheten förrän du har klickat på Skicka i slutet av processen.


Olika sätt att skicka in ditt anbud

När du börjar med ett nytt anbud uppmanas du att uppge följande:

  • Hur du vill lämna in ditt anbud: som ensam anbudsgivare eller genom ett gemensamt anbud.
  • Om anbudet kommer att omfatta underleverantörer.
  • På vilket språk anbudet kommer att skrivas.

När du har gjort dina val klickar du på Nästa längst ner på sidan.


Medlemmar

I denna sektion ska du uppge vilka organisationer som deltar i ditt anbud (deltagare).  Klicka på Ny medlem och välj typ av deltagare: huvudansvarig deltagare (vid ensam anbudsgivare), gruppledare eller gruppmedlem (vid gemensamt anbud) eller underleverantör.

Alla deltagare utom underleverantörer måste identifieras med ett PIC-nummer. För att kontrollera om en enhet redan har ett PIC-nummer (dvs. redan är registrerad i deltagarregistret) använder du Sök-knappen . Du kan söka på PIC-nummer, momsregistreringsnummer, nationellt registreringsnummer och land. För att kunna söka på momsregistreringsnummer eller nationellt registreringsnummer måste du också välja land.

Om sökningen inte ger någon träff måste organisationen registrera sig och få ett PIC-nummer.  När du har PIC-numret går du tillbaka till eSubmission , söker på numret och väljer den organisation som visas.

De uppgifter som är kopplade till PIC-numret i deltagarregistret visas på skärmen och du uppmanas att uppge följande obligatoriska uppgifter och bifoga följande handlingar:

  • För den huvudansvarige deltagaren eller gruppledaren:
    • Kontaktperson (namn och e-postadress)
    • IBAN/bankkonto
  • För alla deltagare: Försäkran på heder och samvete (korrekt ifylld och undertecknad) i sektionen Bilagor.

I sektionen om kontaktpersoner för anbudet kan du uppge dig själv (namnet är redan ifyllt) eller någon annan person. Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt ( Primary Coordinator Contact (PCoCo)) i finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt ( Coordinator Contact (CoCo)). 

Om den primära samordningskontakten saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen inbjuds via e-post att skapa ett EU Login-konto. Inbjudan görs i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

I sektionen Bilagor för varje deltagare kan du ladda upp de handlingar som efterfrågas av den upphandlande myndigheten med anbudet. Titta i anbudsunderlaget vilka handlingar som varje deltagare måste bifoga till anbudet.

Klicka på OK när du är klar. 

(warning) När du har kommit förbi steget ”Sätt att skicka” går det inte längre att byta från gemensamt anbud till ett enskilt anbud eller vice versa. Om du vill ändra anbudsformen eller byta gruppledare måste du starta ett nytt anbud och skriva över utkastet (vilket innebär att all data som tidigare lagts in och alla uppladdade handlingar raderas).

Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.


Delar

I en upphandling med flera delar ska du välja den eller de delar som du vill lämna anbud på och sedan klicka på Nästa.

(warning) Identifieringen av deltagarna avser anbudet som helhet. Om konsortiets sammansättning varierar från del till del måste du därför lämna in separata anbud för varje del.


Anbudsdata

I den här sektionen anger du beloppet på ditt anbud (endast vid tilldelningsmetoderna lägsta anbud och lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta om ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse om att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara-knappen kan du ladda upp det ekonomiska anbudet, och om den upphandlande myndigheten kräver det enligt anbudshandlingarna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud.

När du anser att anbudsdatan är korrekt och anbudet fullständigt klickar du på Nästa . Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska data har uppgetts och handlingar laddats upp.

(warning) I det här skedet har du ännu inte lämnat in ditt anbudsutkast eller dina handlingar.


Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av anbudet. I anbudsrapporten förtecknas alla handlingar som ingår i anbudet.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in, klickar du på Nästa för att fortsätta.

(warning) Anbudsrapporten är inget bevis på att du har lämnat in ditt anbud. Du har ännu inte lämnat in ditt anbud . Fortsätt till nästa steg och klicka på Skicka för att avsluta anbudsinlämningen.


Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka . Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka Ja om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det .

Observera att systemet inte ger dig möjlighet att lämna in anbudet om tidsfristen för mottagande av anbud har löpt ut.

Ett mejl kommer att skickas till kontaktpersonens e-postadress enligt anbudet (den primära samordningskontakten) och den e-postadress (om annan) som är kopplad till det EU Login-konto som användes för att skicka in anbudet (samordningskontakten). Mejlet innehåller en länk till finansierings- och anbudsportalen där du hittar bekräftelsen på anbudsinlämningen  .

Tänk på att innehavarna av de PIC-nummer du har uppgett också kommer att informeras.

(warning)  Inlämningsbeviset utgör en bekräftelse på att anbudet har lämnats in i tid.


Hur du hanterar anbud i finansierings- och anbudsportalen

För att logga in måste du autentisera dig genom att klicka på inloggningsknappen i övre högra hörnet på startsidan i finansierings- och anbudsportalen (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).


Visa inlämnade anbud

I sektionen Manage my area till vänster hittar den primära samordningskontakten/samordningskontakten anbuden i sektionen My Submission(s).

Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med anbud.


Sektionen ”My Submission(s)”

För varje anbud kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten  se förfarandets referensnummer, anbuds-id, datum för sista vidtagna åtgärd och inlämningsstatus (utkast, inlämnat, tillbakadraget och raderat), sista anbudsdatum, delen (om relevant), titeln på förfarandet och typ av förfarande.

Förutom för raderade anbud har du menyn för Action (åtgärder) till höger om varje anbud där den primära samordningskontakten/samordningskontakten kan göra olika åtgärder beroende på status.

För anbud med statusen Draft:

  • Edit (redigera): eSubmission öppnar den skärmbild du besökte när du senast applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
  • View (visa):  eSubmission öppnar den skärmbild som du var i när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
  • Delete (radera):  utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Submitted (inlämnat):

  • View Receipt: inlämningsbeviset visas.
  • Withdraw (dra tillbaka) (endast tillgängligt före sista anbudsdagen): ange skälet till att du vill dra tillbaka ditt anbud och bekräfta genom att klicka på knappen Withdraw. När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Withdrawn (tillbakadraget):

  • View Withdrawal Receipt: beviset på tillbakadragandet visas.


För anbud med status Deleted (raderat):

Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för anbud med status Deleted. När ett anbudsutkast har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 


Hantera meddelanden i finansierings- och anbudsportalen


My notifications (mina meddelanden)

Den primära samordningskontakten/samordningskontakten kommer till den här sidan genom att klicka på klockikonen högst upp till höger på skärmen när de har loggat in i portalen.

 

På den här sidan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta följande meddelanden:

  • Inlämningsbevis (Submission Receipt) (bekräftelse på att ett anbud har lämnats in).
  • Bevis på tillbakadragande (Withdrawal Receipt) (bevis på att ett anbud har dragits tillbaka).

Under fliken Preferences (inställningar) i Manage all notifications (längst ner i listan med meddelanden) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten ställa in när och hur ofta de vill ha meddelanden från portalen. Oavsett vilka inställningar du har gjort finns alla dina meddelanden alltid i sektionen My notifications .


My Formal Notification(s) (mina formella meddelanden)

Den här sektionen under Manage my area till vänster används för närvarande inte för upphandlingsförfaranden.