Stručný návod pre rokovacie konania – druhé kolo/ďalšie kolá
(rokovacie konania a súťažné konania s rokovaním bez zverejnenia)
Začíname
Tento stručný návod sa týka všetkých ďalších kôl rokovacích postupov a súťažných postupov s rokovaním bez zverejnenia, pri ktorých vás verejný obstarávateľ požiadal o predloženie revidovanej ponuky prostredníctvom aplikácie eSubmission (upozorňujeme, že verejný obstarávateľ sa môže rozhodnúť, že od vás nebude žiadať revíziu ponuky, alebo môže žiadať, aby ste revidovanú ponuku predložili mimo aplikácie elektronického predkladania). Stručné návody pre predkladanie prvotných ponúk v rokovacích konaniach, ako aj návody pre iné postupy verejného obstarávania možno nájsť na platforme wiki pre elektronické obstarávanie na portáli financovania a ponúk.
Ako hospodársky subjekt môžete:
- zakódovať svoju reakciu na výzvu inštitúcie alebo orgánu EÚ,
- zasielať podklady zabezpečeným spôsobom,
- zobraziť alebo dokončiť uložený koncept,
- vymazať koncept predkladaných podkladov,
- získať doklad o predložení (potvrdenie o predložení) ((Submission Receipt)),
- stiahnuť prekladané podklady pred uplynutím lehoty na predloženie ponuky,
- získať doklad o stiahnutí (potvrdenie o stiahnutí) ((Withdrawal Receipt)).
Prečítajte si systémové požiadavky.
Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany v časti s prílohami.
Ako získať technickú pomoc?
Ak potrebujete pomoc, náš asistenčný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 h SEČ/SELČ.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 22971063
Asistenčný tím funguje len v angličtine.
Ako vypracovať ponuku v aplikácii eSubmission
Ak sa verejný obstarávateľ rozhodne vyzvať vás na predloženie revidovanej ponuky, dostanete notifikáciu z portálu financovania a ponúk.
Notifikácia sa odošle:
- na e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej v poslednej predloženej ponuke (hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact), PCoCo),
- na e-mailové adresy všetkých osôb, ktoré majú pri zasielaní výzvy priradenú rolu koordinátora (Coordinator Contacts) (CoCo), t. j. získali rolu koordinátora jedným z týchto spôsobov a táto rola im medzitým nebola odobratá prostredníctvom funkcie Manage roles (Správa úloh):
- každá kontaktná osoba uvedená v predchádzajúcich predložených ponukách, ale nie v poslednej,
- každá kontaktná osoba, ktorej konto EU Login bolo použité na predloženie prvotnej, ako aj revidovanej ponuky,
- každá kontaktná osoba pridaná pomocou funkcie Manage roles (Správa úloh).
Notifikácie si môžete prezrieť aj v časti My notifications (Moje notifikácie) na portáli financovania a ponúk.
Ak chcete predložiť revidovanú ponuku na ďalšie kolo, hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) musí najskôr potvrdiť prijatie výzvy:
- vyhľadajte postup v časti My Invitations (Moje výzvy)na portáli financovania a ponúk,
- v menu Action (Úkony) daného postupu kliknite na tlačidlo Acknowledge Receipt (Potvrdiť prijatie), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Acknowledged (Potvrdené).
Po potvrdení prijatia výzvy budete automaticky presmerovaní do aplikácie eSubmission, v ktorej môže začať s predkladaním svojej ponuky kliknutím na položku Nové predloženie ponuky (New submission).
Ak chcete proces predkladania ponuky začať neskôr:
- Prihláste sa na portál financovania a ponúk pomocou konta EU Login osoby uvedenej v ponuke ako kontaktná osoba (hlavného koordinátora) alebo, ak sa líši, pomocou konta EU Login osoby použitej na predloženie ponuky (koordinátora), prípadne akéhokoľvek iného koordinátora povoleného prostredníctvom funkcie Manage roles (Správa úloh) na portáli financovania a ponúk (viac informácií nájdete v oddiele Správa úloh na portáli financovania a ponúk v tomto návode),
- prejdite do časti My Invitations (Moje výzvy)a vyhľadajte postup,
- v menu Action (Úkony) daného postupu kliknite na možnosť Začať s predložením novej ponuky. Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.
V aplikácii elektronického predkladania kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky (New submission), čím začnete s vypracovaním novej ponuky, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu ponuky, ktorú ste už začali vypracúvať. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk (viac informácií nájdete v oddiele Správa ponúk na portáli financovania a ponúk v tomto návode).
Orientácia v aplikácii eSubmission
Keďzačnetevypracúvať ponuku, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara zobrazuje všetky kroky, ktoré musíte pred predložením ponuky vykonať. Takisto podľa nej viete, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.
Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese predkladania ponuky zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k ponuke na ľavej strane obrazovky.
 Dokumenty sa verejnému obstarávateľovi odošlú až po kliknutí na tlačidlo Odoslať na konci procesu podania. |
Zmluvné strany
V tomto kroku sa dá upraviť iba položka Kontaktná osoba.
Používateľ, ktorý začína proces predkladania ponuky v aplikácii eSubmission, môže uviesť ako kontaktnú osobu samého seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu. Ak iná osoba nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejné obstarávanie.
Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená rola hlavného koordinátora a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) rola koordinátora.
Kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdite na ďalší krok.
Údaje o ponuke
V tejto časti musíte zadať hodnotu svojej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov a najnižšej ceny; použitím toho istého formátu ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.
Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva na poskytnutie vysvetlenia vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o predložení.
Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov.
Ak sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej. Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.
| V tejto fáze ešte váš návrh ponuky vrátane všetkých podkladov nie je predložený. |
Správa o predložení ponuky
Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť ponuky. V správe sa uvádzajú všetky podklady, ktoré sú súčasťou ponuky.
Aplikácia eSubmission automaticky vygeneruje správu o predložení ponuky a pridá ju k vášmu podaniu. Pred predložením ponuky si môžete správu pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie elektronického predkladania.
Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete ponuku za úplnú a pripravenú na odoslanie, pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.
| Správa o predložení ponuky nie je potvrdením ponuky. Ponuku ste ešte neodoslali. Prejdite na ďalší krok a kliknutím na tlačidlo Odoslať dokončite predloženie ponuky. |
Predloženie ponuky
Ak ste pripravený(-á) predložiť ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať. V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.
Ak chcete potvrdiť odoslanie, kliknite na možnosť Áno: túto ponuku už nebudete môcť zmeniť.
Upozorňujeme, že systém vám neumožní ponuku predložiť, ak uplynula lehota na jej podanie.
E-mailová notifikácia bude zaslaná na e-mailovú adresu spojenú s kontom EU Login hlavného koordinátora (PCoCo ) a všetkých koordinátorov (CoCo ), ktorí sú uvedení v prípade danej ponuky. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môžete nájsť potvrdenie o predložení ponuky.
| Potvrdenie o predložení ponuky je doklad potvrdzujúci dodržanie lehoty na predkladanie ponúk. |
|---|
Správa úloh na portáli financovania a ponúk
Kontaktnej osobe uvedenej v revidovanej ponuke v aplikácii eSubmission sa priradí rola hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) pri predkladaní revidovanej ponuky na portáli financovania a ponúk. Pre každé predloženie ponuky môže existovať len jeden hlavný koordinátor.
Používateľovi predkladajúcemu revidovanú ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) je priradená rola koordinátora (Coordinator Contact, CoCo).
Ďalších koordinátorov (Coordinator Contact, CoCo) je možné pridať alebo odobrať na portáli financovania a ponúk, až keď verejný obstarávateľ otvorí revidované ponuky a (prípadne) predtým ako zašle výzvy na ďalšie kolo rokovaní:
- V rozbaľovacom menu Action (Úkony) v pravej časti predloženej revidovanej ponuky kliknite na možnosť Manage Roles (Správa úloh). Táto možnosť sa zobrazí, až keď verejný obstarávateľ otvorí revidované ponuky.
- Kliknite na tlačidlo Edit Roles (Upraviť úlohy).
- Ak chcete pridať nového koordinátora, kliknite na tlačidlo Add Roles (Pridať úlohy).
Koordinátor pridaný podľa uvedeného postupu nebude môcť predložiť ponuku v danom kole, ak už verejný obstarávateľ zaslal výzvu na ďalšie kolo rokovaní. Ponuku budú môcť predložiť len hlavní koordinátori/koordinátori, ktorí dostali výzvu, alebo koordinátori, ktorí boli pridaní prostredníctvom tlačidla akcie Manage roles (Správa úloh) vo výzve.
Správa ponúk na portáli financovania a ponúk
Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými orgánmi EÚ.
V súkromnej zóne portálu financovania a ponúk môžete:
- zobraziť si výzvy na predkladanie ponúk,
- potvrdiť prijatie výzvy,
- začať predkladať novú ponuku v reakcii na výzvu,
- zobraziť, upraviť alebo vymazať návrhy podaní (ponúk),
- stiahnuť predložené ponuky,
- získať prístup k potvrdeniam o predložení/stiahnutí ponuky (k dokladom o predložení/stiahnutí ponuky) (Submission/Withdrawal Receipts),
- spravovať roly.
Ak chcete vstúpiť do súkromnej zóny portálu financovania a ponúk, hlavný koordinátor/koordinátor sa musí autentifikovať pomocou tlačidla Login (Prihlásenie) na portáli financovania a ponúk, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu domovskej stránky (zadajte svoje údaje EU Login a heslo).
Zobrazenie výziev
V časti Manage my area (Moja zóna) naľavo od hlavného koordinátora (PCoCo) a všetkých koordinátorov (CoCo) sa budú nachádzať výzvy na ďalšie kolo (kolá) z časti My Invitation(s) (Moje výzvy). Napravo, nad zoznamom výziev, je k dispozícii aj pole vyhľadávania.
Časť My Invitation(s) (Moje výzvy)
Pri každej výzve si môže hlavný koordinátor/koordinátor (PCoCo/CoCo) zobraziť referenčné číslo postupu, lehotu na podanie, stav výzvy (prijaté – received, potvrdené– acknowledged ), názov postupu, typ postupu a kolo.
Menu Action (Úkony) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi (PCoCo/CoCo) vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy a ponuky.
Výzvy so stavom Received (Prijaté):
- Acknowledge Receipt (Potvrdiť prijatie): kliknutím na túto položku potvrdíte, že ste prijali výzvu na predloženie ponuky.
- Manage Roles (Spravovať roly): budete si môcť prezrieť a spravovať prístup k svojim výzvam (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú v rámci vašich výziev môcť vykonávať tu uvedené úkony).
Výzvy so stavom Acknowledged (Potvrdené):
- Začať s predložením novej ponuky (Acknowledge Receipt) kliknutím na túto položku predložíte novú ponuku.
- Manage Roles (Spravovať roly): budete si môcť prezrieť a spravovať prístup k svojim výzvam (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú v rámci vašich výziev môcť vykonávať tu uvedené úkony).
Ponuky v reakcii na výzvu si môžete prezrieť a spravovať po kliknutí na odkaz Submission(s) (Ponuky).
Menu Action (Úkony) na pravej strane každej ponuky (ak nebolo vymazaná) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu ponuky.
Ponuky so stavom Draft (návrh):
- Edit (Upraviť): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z nej odchádzali. Ponuku v aplikácii eSubmission môžete upraviť.
- View (Zobraziť): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z nej odchádzali. Ponuku nemožno upravovať, pretože je zobrazená v režime len na čítanie.
- Delete (Vymazať): návrh ponuky sa z portálu financovania a ponúk vymaže.
Ponuky so stavom Submitted (Odoslané):
- View Receipt (Zobraziť potvrdenie): zobrazí sa potvrdenie o predložení ponuky.
- Withdraw (Stiahnuť) (k dispozícii len pred uplynutím lehoty na predloženie ponuky): uveďte dôvod, prečo chcete ponuku stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Withdraw (Stiahnuť). Ponuku si už po stiahnutí nemôžete prezerať, upravovať ani ju opätovne predložiť.
Ponuky so stavom Withdrawn (Stiahnuté):
- View Withdrawal Receipt (Zobraziť potvrdenie o stiahnutí): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí podania.
Ponuky so stavom Deleted (Vymazané):
v prípade ponúk so stavom Deleted (Vymazané) nie je k dispozícii menu Action (Úkony). Po vymazaní už návrh ponuky uchádzač nemôže obnoviť.
Správa notifikácií na portáli financovania a ponúk
My notifications (Moje notifikácie)
Hlavný koordinátor/koordinátor môže túto stránku otvoriť kliknutím na ikonu zvončeka v pravom hornom rohu obrazovky po prihlásení sa na portál financovania a ponúk.
Na tejto stránke nájde hlavný koordinátor/koordinátor tieto notifikácie:
- potvrdenie o predložení (Submission Receipt) (doklad o predložení ponuky),
- potvrdenie o stiahnutí (Withdrawal Receipt) (doklad o stiahnutí ponuky).
Na karte Preferences (Nastavenia) po kliknutí na tlačidlo Manage all notifications (Spravovať všetky notifikácie) (v dolnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor/koordinátor vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami vybratú možnosť sa budú všetky notifikácie vždy nachádzať v časti My notifications (Moje notifikácie).
My Formal Notification(s) (Moje formálne notifikácie)
Táto časť dostupná v menu Manage My Area (Moja zóna) naľavo sa momentálne pri postupoch verejného obstarávania nepoužíva.