Gestionarea invitațiilor și a dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare  este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte instituții, organisme sau agenții ale UE.

Dacă cererea dumneavoastră de participare a trecut cu succes de prima etapă a procedurii, veți primi o notificare de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare prin care veți fi invitat să participați la următoarea etapă a procedurii.

Notificarea va fi trimisă la:

• adresa de e-mail a persoanei de contact indicată în dosarul cererii de participare (Contact coordonator principal – PCoCo);
• adresa de e-mail (dacă este diferită) asociată contului EU Login utilizat pentru a depune cererea de participare (Contact coordonator – CoCo);
• adresa de e-mail a oricărui alt Contact coordonator – CoCo care utilizează butonul pentru acțiunea „Manage Roles” (Gestionare roluri) la depunerea cererii de participare.

Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, autentificați-vă folosind butonul Sign in (Conectare) de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare și introducându-vă numele de utilizator și parola EU Login.

Din spațiul dumneavoastră privat de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare puteți să:

• Consultați invitațiile de participare la procedura de ofertare
• Confirmați primirea unei invitații
• Accesați documentele de achiziție restricționate 
• Accesați întrebările și răspunsurile restricționate 
• Creați și trimiteți întrebări pentru etapa 2 a procedurii 
• Demarați procesul de depunere a unei oferte ca răspuns la o invitație
• Consultați, modificați sau șterge proiecte de oferte
• Retrageți ofertele depuse
• Accesați confirmările de primire/retragere (dovada depunerii/retragerii unei oferte)
• Gestionați roluri
• Gestionați notificări
  
  

Consultați invitația/invitațiile

Din meniul de navigare din stânga, PCoCo/CoCo va găsi invitația (invitațiile) pentru etapa 2 în secțiunea Invitations (Invitații). De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei invitațiilor.

Pentru fiecare invitație, veți vedea:

• numărul de referință al procedurii;
• lotul (dacă este cazul);
• termenul limită;
• statutul invitației (primită, confirmată, închisă);
• tipul procedurii, precum și etapa (proceduri în două etape) sau runda (proceduri negociate);
• titlul procedurii;
  

Făcând click pe numărul de referință al procedurii sau pe opțiunea See Details (Vizualizare detalii), veți ajunge pe pagina cu informațiile referitoare la invitație de unde puteți face click pe secțiunea Details (Detalii) sau  Consortium (Consorțiu) . 

Secțiunea „Details” (Detalii)

În secțiunea „Details” (Detalii) veți avea posibilitatea de:

• A vizualiza detaliile procedurii.
  În secțiunea „General information” (Informații generale), puteți vizualiza informațiile referitoare la procedură. 

• Accesați documentele de achiziție restricționate .

În secțiunea Restricted documents („Documente restricționate”), candidații invitați pot vizualiza documentele pentru etapa 2 a procedurii. Dacă autoritatea contractantă a publicat o nouă versiune a documentului, veți putea vizualiza toate versiunile documentului. Cea mai recentă versiune este disponibilă pe ecran. Pentru a vizualiza o versiune mai veche, puteți face clic pe meniul derulant și selectați versiunea pe care doriți să o vedeți.

Dacă documentul este disponibil într-o altă limbă, documentul tradus vă stă, de asemenea, la dispoziție pentru vizualizare.

•   Accesați întrebările și răspunsurile restricționate.    

Din această secțiune puteți adresa o întrebare cu privire la etapa 2 a procedurii. În cazul în care autoritatea contractantă furnizează răspunsul în privat, acesta va apărea în secțiunea My Q&A (Întrebările și răspunsurile mele). Dacă răspunsul este furnizat tuturor candidaților invitați la etapa 2, acesta va apărea în secțiunea Restricted Q&A (Întrebări și răspunsuri restricționate).

Pentru mai multe informații, a se vedea  Cum să creați și să trimiteți o întrebare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Secțiunea Consortium (Consorțiu)

În această secțiune puteți vizualiza datele organizației căreia îi este trimisă această invitație (în cazul unui consorțiu, veți vedea toți membrii consorțiului).

Faceți clic pe săgeată pentru a vedea rolurile atribuite organizației. Faceți clic pe butonul Edit Roles (Editare roluri) pentru a gestiona rolurile.

Secțiunea Invitations (Invitații)

Pentru fiecare invitație, PCoCo/CoCo poate vedea numărul de referință al procedurii, statutul invitației (primită, confirmată), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul și etapa procedurii. Butonul de meniu (trei puncte) din invitație/dosar îi permite să PCoCo/CoCo efectueze diferite acțiuni în funcție de statutul invitației/dosarului.

În cazul invitațiilor cu statutul Received (Primită):   

• Acknowledge Receipt (Confirmați primirea): faceți clic aici pentru a confirma că ați primit invitația de a depune o ofertă.
• Manage Roles (Gestionare roluri):  veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitațiile dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea să efectueze acțiunile descrise aici cu privire la invitațiile dvs.).
• See Details (Vizualizare detalii): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură.

În cazul invitațiilor cu statutul Acknowledged (Primire confirmată):

• Start New Submission (Creare dosar nou): faceți clic aici pentru a trimite o nouă ofertă.
• Manage Roles (Gestionare roluri): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitațiile dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea să efectueze acțiunile descrise aici cu privire la invitațiile dvs.).

Pentru a consulta și a gestiona dosarele legate de o anumită invitație, faceți clic pe linkul Submission (s) (Dosare). Butonul de meniu (trei puncte)  disponibil în dreapta fiecărui dosar (mai puțin a celor șterse) le permite utilizatorilor cu rol de  PCoCo/CoCo să efectueze diferite operațiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Draft (Proiect):

• Edit (Editare): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
• View (Vizualizare):  eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Delete (Ștergeți):  proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Submitted (Depus):

• View Receipt (Vizualizați confirmarea de primire): se afișează confirmarea de primire a dosarului.
• Withdraw (Retragere) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere):  precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Withdraw (Retragere). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.

În cazul dosarelor cu statutul Withdrawn (Retras):

• View Withdrawal Receipt (Vizualizați confirmarea de retragere): se afișează confirmarea de retragere.

În cazul dosarelor cu statutul Deleted (Șters):
Nu sunt disponibile acțiuni pentru ofertele cu stadiul Deleted (Șters). După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant. 

Cum să vă pregătiți oferta în eSubmission 

Pentru a putea depune o ofertă, utilizatorul cu rol de PCoCo/CoCo trebuie să confirme mai întâi că a primit o invitație de participare la procedura de ofertare:

• Găsiți procedura înInvitații pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
• În meniul Action (Acțiuni) al procedurii, faceți clic pe Acknowledge Receipt („Confirmați primirea”), pentru a confirma că ați primit invitația. Statutul invitației va deveni Acknowledged (Primire confirmată).

După ce a confirmat primirea invitației, PCoCo/CoCo va fi redirecționat(ă) automat către eSubmission , unde puteți începe depunerea ofertei dumneavoastră făcând clic pe New submission („Dosar nou”). 

Dacă preferați să începeți depunerea mai târziu:

• Conectați-vă pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare cu contul EU Login al utilizatorului indicat ca persoană de contact (PCoCo) în cererea de participare sau, dacă este vorba despre alt utilizator, cu contul EU Login al utilizatorului care a depus cererea de participare (CoCo) sau al oricărui alt PCoCo/CoCo autorizat prin funcționalitatea “Manage roles” (Gestionare roluri) a Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare (pentru mai multe informații, a se vedea secțiunea Gestionarea rolurilor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare din prezentul ghid).
• Mergeți laInvitații și găsiți procedura.
• Din butonul de meniu (trei puncte)  al procedurii, faceți clic pe butonul Start New Submission (Creare dosar nou). Veți fi redirecționat(ă) către eSubmission.  

În eSubmission, faceți clic pe New submission  (Dosar nou) sau pe Resume draft (Reluare proiect)  pentru a relua proiectul de dosar început anterior. Proiectul de dosar poate fi reluat și din Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare (pentru mai multe informații, consultați secțiunea Gestionarea dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare din prezentul ghid).

Navigarea în eSubmission

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți pentru a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați. Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Submission documents (Documentele din dosar) aflat în partea stângă a ecranului.

Părți

În această etapă numai secțiunea  Contact Person (Persoană de contact) poate fi editată.

Utilizatorul care începe procesul de depunere a ofertei se poate indica pe sine ca persoană de contact (numele este deja completat în prealabil) sau poate indica o altă persoană. Dacă aceasta din urmă nu are un cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.

Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal ( PCoCo) în cadrul Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo). 

Faceți clic pe butonul Next (Înainte) pentru a trece la etapa următoare.

Datele despre ofertă

În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dumneavoastră (numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut sau prețul cel mai scăzut” - asigurați-vă că utilizați același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau că precizați dacă oferta dumneavoastră respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.

Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.

După ce faceți clic pe butonul Save (Salvare), puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în caietul de sarcini, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară. 

Atunci când considerați că datele despre ofertă sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe Next (Înainte). Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.

Raportul privind dosarul

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.

eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dvs. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Next (Înainte) pentru a continua.

Depuneți oferta

Când sunteți gata să depuneți oferta, faceți clic pe Submit (Depunere). Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Yes (Da) dacă doriți să confirmați: din acest moment nu veți mai putea modifica acest dosar. Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor.

Va fi trimisă o notificare prin e-mail la adresa de e-mail legată de contul EU Login al persoanei cu rol de Contact coordonator principal (PCoCo) și tuturor persoanelor cu rol de Contact coordonator (CoCo) indicate pentru oferta respectivă. Această notificare prin e-mail conține un link spre Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, unde puteți găsi confirmarea de primire. 

Gestionarea rolurilor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Persoana de contact indicată în cererea de participare (etapa 1) din eSubmission primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru invitația de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. Utilizatorul care depune cererea (dacă este diferit de persoana de contact din cerere) primește rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru depunerea cererii și a invitației, cu excepția cazului în care acest rol a fost eliminat de PCoCo/de un alt CoCo pentru depunerea cererii în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației pentru etapa 2.

În mod similar, persoana de contact indicată în ofertă (etapa 2) în eSubmission primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru depunerea ofertei . PCoCo din invitație și utilizatorul care depune oferta, dacă este diferit de persoana de contact din ofertă, primesc rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru depunerea ofertei.

Pot fi adăugați și alți utilizatori cu rol de Contact coordonator (CoCo) la depunerea cererii, pe invitație și la depunerea ofertei sau pot fi eliminați cu ajutorul butonului Manage Roles (Gestionare roluri) (a se vedea mai jos).

Vă rugăm să rețineți că nu poate exista decât un PCoCo pentru fiecare invitație sau dosar. PCoCo pentru depunerea cererii (etapa 1) sau pentru depunerea ofertei (etapa 2) nu poate fi înlocuit sau eliminat.

PCoCo pentru o invitație poate fi înlocuit (nu eliminat) numai de următoarele persoane:

•     LEAR/Administratorul contului (dacă a fost numit pentru organizația dumneavoastră, a se vedea aici);
•     utilizatorul care deține rolul de PCoCo actual (după înlocuire, acest PCoCo nu mai poate accesa invitația);
•     orice CoCo pentru invitație.

Pentru a adăuga/elimina roluri într-o cerere sau o invitație, urmați pașii de mai jos:

Runda (rundele) ulterioară (ulterioare) pentru proceduri competitive cu negociere și parteneriate pentru inovare

[ IMAGE 39 ]   : Prezenta secțiune se aplică numai procedurilor competitive cu negocieri și parteneriatelor pentru inovare cu mai mult de o rundă de negocieri în etapa a doua.

Dacă autoritatea contractantă decide să vă invite să depuneți o ofertă revizuită prin eSubmission, PCoCo/CoCo va primi o notificare de la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Pentru a depune o ofertă revizuită, este necesar ca PCoCo/CoCo să confirme primirea invitației. După ce a confirmat primirea invitației, PCoCo/CoCo va fi redirecționat automat către eSubmission, unde se poate începe depunerea ofertei revizuite făcând clic pe New submission (Dosar nou). Pentru a afla cum să depuneți o ofertă revizuită în runda/rundele următoare, vă rugăm să consultați Ghidul rapid privind procedurile negociate – Runda 2/Runda (rundele) următoare.