Gestão de convites e propostas no portal Funding & Tenders

Nos procedimentos por negociação e procedimentos concorrenciais com negociação sem publicação de anúncio só poderão apresentar propostas os candidatos que tiverem sido convidados.

Se for convidado a apresentar uma proposta, receberá:

• uma mensagem de correio eletrónico com o convite
• uma notificação no portal Funding & Tenders

O convite enviado por correio eletrónico conterá uma ligação para a secção Invitation(s) (Convites) do portal Funding & Tenders — Terá de iniciar sessão com o seu EU Login. Se não tiver uma conta EU Login associada ao endereço de correio eletrónico utilizado pela entidade adjudicante para enviar o convite, o portal Funding & Tenders criará uma automaticamente. Ver explicação mais pormenorizada aqui.

Ver convite(s)

A partir do menu de navegação à esquerda poderá consultar o(s) convite(s) na secção Invitations (Convites). Existe também um campo de pesquisa à direita, acima da lista de convites.

Clique em Select Organisation (Selecionar organização) a partir do botão do menu (três pontos) no convite que tiver recebido — Deverá selecionar a organização indicada no convite como «Participante».

 Aparecerá uma janela instantânea onde terá duas opções:

• My organisations (As minhas organizações) — pode selecionar uma organização de entre aquelas para as quais exerce funções: funções a nível da organização (por exemplo, autoregistante, LEAR, LSIGN) ou funções a nível de um projeto (apresentação da proposta/convite/contrato/subvenção). Se a sua organização ainda não estiver registada, deve inscrevê-la primeiro no Registo de Participantes a fim de obter um código de identificação do participante (PIC). Saiba mais aqui. Após ter registado a sua organização, poderá selecionar o PIC acabado de criar.

• Other organisation (Outra organização) — pode pesquisar as organizações registadas no portal Funding & Tenders introduzindo o nome da organização ou o número do respetivo PIC.

Só após ter selecionado a sua organização poderá visualizar os dados e a documentação do convite.

Ao clicar no número de referência do procedimento será conduzido para a página de informações sobre o procedimento.

Na secção Details (Informações pormenorizadas), poderá:

• Visualizar os pormenores do procedimento
  Na secção General information (Informações gerais) poderá consultar as informações relacionadas com o procedimento.

• Aceder à documentação de acesso restrito
  Na secção Restricted documents (Documentos de acesso restrito) poderá consultar a documentação do procedimento.  
  

Se existirem diferentes versões de um documento, será apresentada no ecrã a versão mais recente. Para visualizar uma versão mais antiga, clique no menu pendente e selecione a versão que pretende ver. Pode consultar igualmente as traduções eventualmente disponíveis.  

• Aceder à secção Restricted Questions & Answers (Q&A) (Perguntas e respostas de acesso restrito).  
  Nesta secção pode formular perguntas sobre o procedimento.   
  
  
  Se a entidade adjudicante lhe responder a título privado a resposta aparecerá na secção My Q&A (As minhas perguntas e respostas). Se a resposta for dirigida a todos os candidatos convidados para o procedimento aparecerá na secção Restricted Q&A (Perguntas e respostas de acesso restrito). Para mais informações, ver How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Como criar e apresentar uma pergunta no portal Funding&Tenders).

  As propostas só podem ser apresentadas a partir da secção Invitation(s) (Convites), não podendo ser apresentadas a partir da página de informação sobre o procedimento.

Secção Invitation(s) (Convites)

Para cada convite, pode visualizar o número de referência do procedimento, o estado do convite (recebido, receção acusada), o prazo, o lote (se for caso disso), o título do procedimento, o tipo de procedimento e a fase em que se encontra. O botão do menu (três pontos) do convite/proposta permite-lhe realizar diferentes ações em função do estado do convite/proposta.

No caso dos convites recebidos (Received):  

• Acknowledge Receipt (Acusar receção): clique aqui para confirmar que recebeu o convite à apresentação de propostas. Será encaminhado para o portal eSubmission, onde poderá apresentar a sua proposta.
• Manage Roles (Gerir funções):  pode ver e gerir o acesso ao convite (adicionar/suprimir pessoas que também poderão visualizar o convite e apresentar uma proposta).
• See details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento (ver supra).

Para os convites no estado de receção acusada (Acknowledged): 

• Start New Submission (Iniciar nova proposta): clique para apresentar uma nova proposta.
• Manage Roles (Gerir funções): pode ver e gerir o acesso ao convite (adicionar/suprimir pessoas que também poderão visualizar o convite e apresentar uma proposta).
• See details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento (ver supra).

Se já tiver começado a preparar a proposta ou já a tiver apresentado, visualizará a ligação Submission(s) (Propostas).

O botão do menu (três pontos) à direita de cada proposta permite-lhe realizar diferentes ações em função do estado da mesma.

Para as propostas em projeto (Draft):

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
• View (Visualizar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.

Para as propostas apresentadas (Submitted):

• View Receipt (Ver comprovativo de apresentação): é visualizado o comprovativo de apresentação da proposta.
• Withdraw (Retirar) (só disponível até ao termo do prazo para apresentação das propostas):  indique o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirme clicando no botão Withdraw (Retirar). Uma vez retirada a proposta, deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.

Para as propostas retiradas (Withdrawn):

• View Withdrawal Receipt (Ver confirmação de retirada): é visualizado o comprovativo de retirada.

Para as propostas suprimidas (Deleted):

• O menu Action (Ação) não está disponível para as propostas suprimidas (Deleted). Uma vez suprimido um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo.   

Como criar e apresentar a sua proposta no eSubmission

Para poder apresentar uma proposta deve acusar previamente a receção do convite à apresentação de propostas:

• Procure o procedimento em causa em Invitation(s) (Convites) no portal Funding & Tenders.
• No botão do menu (três pontos) do procedimento, clique em Acknowledge Receipt (Acusar receção) para confirmar que recebeu o convite. O estado do convite passará a Acknowledged (Receção acusada).

Depois de acusar a receção do convite, será automaticamente redirecionado para o eSubmission, onde pode iniciar a apresentação da proposta clicando em New submission (Nova proposta). 

Se preferir iniciar a sua candidatura mais tarde:

• Inicie sessão no portal Funding & Tenders.
• Entre em Invitation(s) (Convites) e procure o procedimento em causa.
• A partir do botão do menu (clique nos três pontos) do procedimento clique em Start new submission (Dar início a nova apresentação). Será redirecionado para o sistema eSubmission.

No eSubmission, clique em New submission (Nova proposta) para apresentar uma nova proposta ou em Resume draft (Retomar projeto) para retomar um projeto de proposta já iniciado anteriormente. 

Navegação no sistema eSubmission 

Quando começar a apresentar a sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de poder apresentar a sua proposta. Pode também ver em que etapa do processo se encontra. Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar os documentos que carregou em qualquer momento clicando no botão Submission documents (Documentos da proposta) à esquerda do ecrã.

Formas de apresentação da proposta

Quando cria uma nova proposta, é-lhe pedido que indique:

• A forma como irá apresentar a proposta: apresentação individual ou apresentação conjunta,
• Se a proposta envolve subcontratantes,
• A língua em que a proposta será elaborada.

Após ter feito a sua escolha, clique no botão Seguinte no fundo da página.

Partes

Nesta secção, deve identificar as organizações que participam na apresentação da proposta (participantes). Clique em Nova Parte e selecione o tipo de participante: participante principal (em caso de apresentação individual), responsável do grupo ou membro do grupo (no caso de uma apresentação conjunta) ou subcontratante (se for caso disso). Todos os participantes, com exceção dos subcontratantes, devem ser identificados com um código de identificação do participante (PIC). 

O número PIC do participante principal ou do responsável do grupo deve ser o mesmo que o PIC associado ao convite para este procedimento por negociação no portal F&T, na secção «Invitations (Convites)».

Utilize o campo Pesquisar organização para escolher o PIC correto e verificar se uma entidade já possui um PIC. Existem duas opções de pesquisa: As minhas organizações) ou Outras organizações.

As minhas organizações:  clique no menu deslizante para visualizar a lista de organizações que o utilizador(a) com sessão iniciada utilizou em propostas anteriores ou para as quais lhe foi atribuída uma função (por exemplo, autorregistante, LEAR ou administrador de conta). Trata-se das mesmas organizações que os utilizadores podem ver no separador «As minhas organizações» no menu da esquerda no portal Funding & Tenders depois de iniciarem sessão com a sua conta EU Login.

Outras organizações: pode pesquisar as organizações registadas no Registo de Participantes introduzindo o nome da organização ou o respetivo PIC (código de identificação do participante).

Se a pesquisa não der resultados, a organização deve registar-se para obter um PIC. Após ter registado a sua organização, pode voltar ao eSubmission e selecionar o PIC acabado de criar utilizando uma das duas opções de pesquisa.

Verá aparecer os dados associados ao PIC no Registo de Participantes e ser-lhe-á pedido que faculte os seguintes dados/documentos obrigatórios:

• Para o participante principal ou responsável do grupo:
• Pessoa de contacto (nome e endereço de correio eletrónico)
• IBAN/Número de conta bancária
  Se a conta bancária tiver um código IBAN, deve assinalar a casa «IBAN» e o eSubmission verificará se a conta bancária correspondente ao IBAN é válida.
• Para todos os participantes: declaração sob compromisso de honra (devidamente preenchida e assinada) na secção Anexos.

Na secção Pessoa de Contacto, o utilizador pode indicar-se a si próprio (o nome já está pré-preenchido) como pessoa de contacto ou indicar qualquer outra pessoa. À pessoa de contacto é atribuída a função de coordenador de contacto (PCoCo) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) a função de coordenador de contacto (CoCo). 

Se o principal coordenador de contacto (PCoCo) não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de uma mensagem automática do sistema, sem qualquer referência ao procedimento.

Na secção Anexos de cada participante, pode carregar os documentos do participante relativos aos critérios de seleção e de exclusão. Consulte o caderno de encargos para saber que documentos devem ser incluídos para cada participante na proposta.

Clique em Concluído quando estiver pronto. 

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Lotes

Nos procedimentos com vários lotes, selecione o lote ou lotes para os quais deseja apresentar uma proposta e clique no botão Seguinte.  

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da sua proposta (apenas no caso do preço mais baixo e do método de adjudicação ao preço mais baixo; certifique-se de que utiliza o mesmo formato que no exemplo no ecrã) e/ou de que confirma se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados na documentação do concurso.

Se confirmar que a proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á pedido que dê uma explicação numa caixa de texto específica para esse efeito. A confirmação da conformidade ou não conformidade da proposta e a respetiva explicação, em caso de incumprimento, serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Guardar, pode carregar a proposta financeira, assim como, quando exigido pela entidade adjudicante no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro na proposta técnica/financeira. 

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Seguinte. O botão só ficará ativo se todos os dados e documentos obrigatórios tiverem sido carregados.

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. O relatório enumera todos os documentos incluídos na proposta. O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado à proposta. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para os seus próprios arquivos (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após ter analisado o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Seguinte para prosseguir.

Apresentar a proposta

Quando estiver pronto para a apresentar, clique em Apresentar. O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: já não poderá alterar a proposta.

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação propostas se o prazo para a receção das mesmas já tiver expirado. Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico do PCoCo/CoCo. Esta notificação por correio eletrónico contém uma ligação para o portal Funding & Tenders onde o PCoCo/CoCo pode visualizar o comprovativo de apresentação da proposta (Submission Receipt). Note-se que os titulares do PIC utilizado na proposta serão informados.

Gestão de funções no portal Funding & Tenders

À conta EU Login associada ao endereço de correio eletrónico para o qual o convite foi enviado é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) para o convite em causa. Através do botão Manage Roles (Gerir funções) (ver abaixo) o PCoCo pode acrescentar outras pessoas da sua organização como coordenadores de contacto (CoCo) para esse convite.

À pessoa de contacto indicada na proposta apresentada é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) da proposta e o convite para as rondas subsequentes. Ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) é atribuída a função de coordenador de contacto (CoCo) da proposta e o convite para as rondas subsequentes, a menos que essa função tenha sido suprimida pelo PCoCo/outro CoCo da proposta no período compreendido entre a abertura das propostas pela entidade adjudicante e a receção do convite para as rondas subsequentes.

Todas as ações acima descritas [ver secção My Invitation(s) (Convites)] podem ser executadas pelo PCoCo ou pelos CoCo do elemento em causa (convite ou proposta apresentada). Note-se que só pode haver um PCoCo por convite ou proposta apresentada.

Para acrescentar ou suprimir funções numa proposta, siga os passos seguintes:

  Se a entidade adjudicante já tiver enviado ao proponente um convite para apresentar uma proposta revista através do portal, os CoCo adicionados desta forma não poderão apresentá-la. Só poderão fazê-lo os PCoCo/CoCo que tiverem recebido o convite ou os CoCo que tiverem sido adicionados através do botão «Manage roles» (Gerir funções) do convite (ver Orientações para a segunda ronda/rondas subsequentes).