Správa výzev a podání na portálu pro financování a nabídková řízení

Do jednacích řízení nebo do soutěžních řízení s jednáním bez uveřejnění mohou nabídku podat pouze vyzvaní uchazeči.

Budete-li vyzváni k podání nabídky, obdržíte:

• e-mail s výzvou,
• oznámení na portálu pro financování a nabídková řízení.

V e-mailu s výzvou obdržíte odkaz na sekci Výzvy (Invitation(s)) na portálu pro financování a nabídková řízení – musíte se přihlásit pomocí služby EU Login. Pokud dosud nemáte účet u služby EU Login spojený s e-mailovou adresou, kterou veřejný zadavatel použil pro výzvu, portál pro financování a nabídková řízení jej pro vás automaticky vytvoří. Viz podrobné vysvětlení zde.

Zobrazit výzvy

Z navigační nabídky vlevo najdete výzvy k účasti v sekci Výzvy (Invitations). Vpravo nahoře nad seznamem výzev je také k dispozici pole pro vyhledávání.

Klikněte na Vybrat organizaci (Select Organisation) pomocí příkazového tlačítka (tři tečky) u obdržené výzvy – musíte vybrat organizaci, která byla v e-mailu s výzvou uvedena jako účastník (Participant).

 Zobrazí se vyskakovací okno, kde budete mít dvě možnosti:

• Moje organizace (My organisations) – organizaci vybíráte z organizací, v nichž máte určitou funkci: funkci v organizaci (např. samostatně se registrující osoba (self-registrant), pověřený zástupce právního subjektu (LEAR), osoba oprávněná podepisovat (LSIGN)) nebo funkci v projektu (podání/výzva/smlouva/grant). Pokud vaše organizace ještě není zaregistrována, musíte ji nejprve zaregistrovat v rejstříku účastníků, abyste získali identifikační kód účastníka (PIC). Další informace naleznete zde. Po registraci vaší organizace si můžete vybrat nově vytvořený kód PIC.

• Jiná organizace (Other organisation) – v rámci organizací registrovaných na portálu pro financování a nabídková řízení můžete provádět vyhledávání tím, že zadáte název organizace nebo číslo PIC.

Teprve poté, co jste vybrali svou organizaci, se vám zobrazí podrobnosti o výzvě a dokumenty.

Kliknutím na referenční číslo řízení se dostanete na stránku s podrobnostmi o řízení.

V sekci Podrobnosti budete moci:

• zobrazit podrobnosti týkající se řízení.
  V sekci Obecné informace (General information), si můžete zobrazit informace týkající se řízení.

• Přístup k omezené zadávací dokumentaci (Access the restricted procurement documents)
  V sekci Dokumenty s omezeným přístupem (Restricted documents) si můžete zobrazit dokumenty týkající se řízení.   
  
  

 
 
Pokud existuje několik verzí dokumentu, zobrazí se na obrazovce nejnovější verze. Chcete-li zobrazit starší verzi, klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte danou verzi. Můžete si rovněž prohlédnout dostupné překlady (pokud existují).

• • Přístup k sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi (Access the Restricted Questions & answers (Q&A)).    
    Z této sekce můžete položit otázku týkající se řízení.   

 
 
 Pokud veřejný zadavatel poskytne odpověď soukromě, objeví se v sekci „Můj prostor pro otázky a odpovědi  (My Q&A)“. Pokud je odpověď poskytnuta všem uchazečům vyzvaným k účasti v řízení, zobrazí se v sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi (Restricted Q&A). Další informace najdete na stránce Jak vytvořit a zaslat otázku na portálu pro financování a nabídková řízení.

  Podání lze provést pouze ze sekce „Moje výzvy“ (My invitation(s)). Nabídku (nabídky) nelze podat ze stránky s podrobnostmi o řízení.

Sekce Výzvy (Invitation(s))

U každé výzvy se zobrazuje referenční číslo řízení, status výzvy (obdrženo, potvrzeno), lhůta, část řízení (v příslušných případech), název řízení, druh řízení a fáze. Pomocí příkazového tlačítka (tři tečky) u výzvy/podání můžete vykonat různé úkony v závislosti na statusu výzvy/podání.

U výzev se statusem Obdrženo (Received):   

• Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt): kliknutím na toto tlačítko potvrdíte, že jste obdrželi výzvu k podání nabídky. Budete přesměrováni na portál eSubmission, kde můžete podat nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles):  v této části si můžete zobrazit přístup k vaší výzvě a spravovat ji (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny mít přístup k výzvě a podat nabídku).
• Viz podrobnosti (See Details): budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení (viz výše).

U výzev se statusem Potvrzeno (Acknowledged): 

• Zahájit nové podání (Start new submission): po kliknutí na toto tlačítko můžete podat novou nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles): v této části si můžete zobrazit přístup k vaší výzvě a spravovat ji (přidat/smazat osoby, jimž se může zobrazit výzva a kteří jsou oprávněni podat nabídku).
• Viz podrobnosti (See Details): budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení (viz výše).

Pokud jste začali připravovat nabídku nebo jste ji již podali, zobrazí se odkaz Submission(s) (Podání).

Pomocí příkazového tlačítka (tři tečky) v pravé části okna s podáním můžete provádět různé úkony v závislosti na stavu podání.

U podání se statusem Koncept (Draft):

• Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete svou nabídku upravovat.
• Zobrazit (View): aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat. 
• Smazat (Delete): Koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• Zobrazit potvrzení (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
• Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání):  Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

• Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):

• Pro nabídky se statusem Smazáno (Deleted) není nabídka s příkazem Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět.  

Jak připravit nabídku v aplikaci eSubmission

Chcete-li předložit nabídku, musíte nejprve potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky:

• Nejprve musíte vyhledat příslušné řízení v sekci Výzvy (Invitation(s)) na portálu pro financování a nabídková řízení.
• V nabídce příkazového tlačítka (tři tečky) vztahující se k danému řízení, klikněte na Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt), čímž potvrdíte, že jste výzvu obdrželi. Status výzvy se změní na Potvrzeno (Acknowledged).

Po tomto kroku budete automaticky přesměrováni do aplikace eSubmission, kde můžete zahájit podávání nabídky kliknutím na Nová nabídka (New submission).  

Pokud se chcete věnovat podání nabídky později:

• Přihlaste se na portál pro financování a nabídková řízení.
• Přejděte do sekce Výzvy (Invitation(s)) a vyhledejte příslušné řízení.
• V nabídce příkazového tlačítka (tři tečky) vztahující se k danému řízení, klikněte na Zahájit nové podání (Start new submission). Poté budete přesměrováni do aplikace eSubmission.

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka (New submission). Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu (Resume draft). 

Navigace v aplikaci eSubmission 

Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte. Potřebujete-li se během podávání nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky (Submission documents) v levé části obrazovky.

Způsoby podání nabídky

Jakmile začnete vytvářet nové podání, budete vyzváni, abyste uvedli:

• jakým způsobem hodláte nabídku podat: podání jedním uchazečem (Sole submission) nebo společné podání (Joint submission),
• zda nabídka bude zahrnovat subdodávky,
• v jakém jazyce bude nabídka vypracována.

Po zvolení odpovídajících možností klikněte na tlačítko Další (Next) v dolní části stránky.

Strany

V této sekci musíte uvést organizace, které se na vaší nabídce podílejí (účastníci). Klikněte na tlačítko Nová strana (New party) a vyberte typ účastníka: hlavní účastník (v případě podání jedním uchazečem), vedoucí skupiny nebo člen skupiny (v případě společného podání), subdodavatel (při zahrnutí subdodávek). Všichni účastníci, s výjimkou subdodavatelů, musí být označeni identifikačním kódem účastníka, tzv. číslem PIC. 

Číslo PIC hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny by mělo být stejné jako číslo PIC spojené s výzvou k tomuto jednacímu řízení na portálu pro financování a nabídková řízení v sekci „Výzvy“.

Chcete-li si vybrat správné číslo PIC a zjistit, zda organizace již číslo PIC má (tj. zda je zaregistrována v rejstříku uchazečů), použijte pole Vyhledávání organizace. Existují dvě možnosti vyhledávání: Moje organizace (My organisations) nebo Jiné organizace (Other organisations).

Moje organizace (My Organisations): Klikněte na rozbalovací tlačítko a zobrazí se seznam organizací, které přihlášený uživatel použil v předchozích podáních nebo kterým byla přidělena určitá funkce (např. samostatně se registrující osoba, pověřený zástupce právního subjektu nebo správce účtu). Jedná se o tytéž organizace, které uživatelé po přihlášení se svým účtem u služby EU Login vidí v záložce „Moje organizace“ v nabídce vlevo na portálu pro financování a nabídková řízení.

Jiné organizace (Other Organisations): V rámci organizací registrovaných v rejstříku uchazečů můžete provádět vyhledávání tím, že zadáte název (name) organizace nebo číslo PIC (identifikační kód účastníka) (Participant Identification Code).

Pokud se při vyhledávání nezobrazí žádné výsledky, musí se organizace zaregistrovat, aby získala číslo PIC. Po registraci vaší organizace se můžete vrátit do aplikace eSubmission a vybrat si nově vytvořené číslo PIC pomocí jedné ze dvou možností vyhledávání.

Zobrazí se údaje přiřazené k danému číslu PIC v rejstříku účastníků (Participant Register). Dále budete vyzváni, abyste doplnili následující povinné údaje/dokumenty:

• pouze u hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny:
• kontaktní osoba (jméno a e-mailová adresa)
• IBAN / číslo bankovního účtu,
  Pokud má bankovní účet IBAN kód, zaškrtněte políčko „IBAN“ a aplikace eSubmission ověří, zda je IBAN bankovního účtu platný,
• u všech účastníků: čestné prohlášení (řádně vyplněné a podepsané) v sekci Přílohy (Attachments).

V části Kontaktní osoba může uživatel uvést sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo někoho jiného, kdo bude kontaktní osobou pro nabídku. Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo). 

Pokud koordinátor PCoCo nemá zřízen účet u služby EU Login, vytvoří se automaticky na základě e-mailové adresy kontaktní osoby účet dočasný. Koordinátor pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace ve službě EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.

V sekci Přílohy (Attachments) nahrajte u každého z účastníků dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a výběr. Ve specifikaci pro nabídku zjistíte, které dokumenty musejí být součástí podání.

Jsou-li všechny požadované dokumenty nahrány, klikněte na tlačítko Hotovo (Done). 

Klikněte na Další (Next) a přejděte k dalšímu kroku.

Části

V řízení o několika částech zvolte tu, pro kterou chcete podat nabídku, a klikněte na tlačítko Další (Next).  

Údaje o nabídce

V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku (pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrďte, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.

Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.

Po kliknutí na tlačítko Uložit (Save) můžete nahrát finanční nabídku, a požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů. 

Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další (Next). Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Zpráva obsahuje seznam všech dokumentů obsažených v nabídce. Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další (Next).

Odeslání nabídky

Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit). Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano (Yes): podání již nebude možné měnit.

Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání. Na e-mailovou adresu koordinátora PCoCo/CoCo bude zasláno elektronické oznámení. Toto elektronické oznámení obsahuje odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde koordinátor PCoCo/CoCo najde potvrzení o podání (Submission Receipt). O podání žádosti budou rovněž informování držitelé čísel PIC, která byla v nabídce použita.

Správa funkcí na portálu pro financování a nabídková řízení

Účet u služby EU Login, který je spojen s e-mailovou adresou, na kterou byla odeslána výzva, obdrží k dané výzvě funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo). Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (Manage Roles) (viz níže) může hlavní koordinátor PCoCo přidat k výzvě další osoby ze své organizace jako koordinátory kontaktního místa (Coordinator Contact(s) neboli CoCo).

Kontaktní osoba uvedená v podání nabídky obdrží funkci hlavního koordinátora PCoCo pro podání nabídky a výzvu k účasti v následném kole (následných kolech). Uživatel podávající nabídku (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v podání) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání a výzvu k účasti v následném kole (následných kolech), pokud již tuto funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel nabídku, a obdržením výzvy k účasti v následném kole (následných kolech).

Všechny výše popsané úkony (viz sekce Moje výzvy) může provést hlavní koordinátor PCoCo nebo koordinátoři CoCo příslušné položky (výzva nebo podání). Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden hlavní koordinátor PCoCo.

Chcete-li přidat/odstranit funkce u podání, postupujte podle níže uvedených kroků:

[ IMAGE 47] : Koordinátor CoCo přidaný podle výše uvedeného postupu až poté, co veřejný zadavatel odeslal uchazeči výzvu k podání upravené nabídky prostřednictvím portálu, nebude moci podat upravenou nabídku. Upravenou nabídku mohou podat pouze hlavní koordinátor PCoCo nebo koordinátoři CoCo, kterým byla výzva adresována, nebo koordinátoři CoCo, kteří byli přidáni pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles) ve výzvě (viz pokyny pro 2. kolo / následná kola).