Kvietimų ir paraiškų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

 Per derybų procedūras arba konkurso procedūras su derybomis be skelbimo apie pirkimą pateikti pasiūlymą gali tik pakviesti kandidatai.

Jei būsite kviečiami pateikti pasiūlymą, gausite:

• kvietimo e. laišką,
• pranešimą Finansavimo ir konkursų portale.

Kvietimo e. laiške bus nuoroda, nukreipianti į Finansavimo ir konkursų portalo skirsnį „Kvietimai“ („Invitation(s)“). Jums reikės prisijungti naudojantis savo „EU Login“ paskyra. Jei „EU Login“ paskyros, susietos su e. pašto adresu, kuriuo perkančioji organizacija atsiuntė kvietimą, dar neturite, Finansavimo ir konkursų portalas jums ją sukurs automatiškai. Išsamų paaiškinimą žr. čia.

Kvietimų peržiūra

Peržiūrėti kvietimus galite kairėje esančiame naršymo meniu pasirinkę skirsnį „Kvietimai“ („Invitations“). Dešinėje virš kvietimų sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Spustelėję gauto kvietimo meniu mygtuką (su trimis taškais), spustelėkite parinktį „Pasirinkti organizaciją“ („Select Organisation“). Tada pasirinkite organizaciją, kuri kvietimo laiške nurodyta kaip „Dalyvis“.

 Atsivers iškylantysis langas, kuriame bus dvi parinktys:

• „Mano organizacijos“ („My organisations“). Galite pasirinkti kurią nors organizaciją iš tų, kurių atžvilgiu atliekate kokį nors vaidmenį: vaidmenį organizacijos atžvilgiu (pvz., organizaciją registruojančio asmens, paskirtojo teisinio atstovo, teisinius dokumentus pasirašančio asmens) arba vaidmenį projekto atžvilgiu (susijusį su pasiūlymu / kvietimu / sutartimi / dotacija). Jei jūsų organizacija dar neužregistruota, pirmiausia turite ją įregistruoti Dalyvių registre, kad gautumėte PIC (dalyvio identifikavimo kodą). Daugiau informacijos rasite čia. Kai jūsų organizacija bus įregistruota, galėsite pasirinkti naująjį PIC;

• „Kita organizacija“ („Other organisation“). Galite ieškoti Finansavimo ir konkursų portale užregistruotų organizacijų įvesdami organizacijos pavadinimą arba PIC.

Kvietimo informaciją ir dokumentus matysite tik pasirinkę savo organizaciją.

Spustelėję procedūros numerį, pateksite į informacijos apie procedūrą puslapį.

Skirsnyje „Informacija“ („Details“) galėsite:

• peržiūrėti informaciją apie procedūrą.
  Su procedūra susijusi informacija pateikiama skirsnyje „Bendroji informacija“ („General information“);

• susipažinti su ribotos prieigos pirkimo dokumentais.
  Procedūros dokumentai pateikiami skirsnyje „Ribotos prieigos dokumentai“ („Restricted documents“).   
  

 
Jei yra kelios dokumento redakcijos, ekrane matysite naujausią. Jei norite peržiūrėti ankstesnę redakciją, spustelėkite ant išskleidžiamojo meniu ir pasirinkite norimą peržiūrėti redakciją. Taip pat galite susipažinti su esamais vertimais (jeigu jų yra);

• užsukti į skirsnį „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“).    
  Šiame skirsnyje galite užduoti su procedūra susijusius klausimus.   
  
  Asmeniškai jums skirtus perkančiosios organizacijos atsakymus rasite skirsnyje „Mano klausimai ir atsakymai į juos“ („My Q&A“). Visiems dalyvauti procedūroje pakviestiems kandidatams skirti atsakymai bus pateikti skirsnyje „Ribotos prieigos klausimai ir atsakymai“ („Restricted Q&A“). Daugiau informacijos pateikiama puslapyje „Kaip parengti ir pateikti klausimą Finansavimo ir konkursų portale?“.

Pasiūlymo pateikimo procesą galima pradėti tik skirsnyje „Mano kvietimai“ („My Invitation(s)“). Informacijos apie procedūrą puslapyje šio proceso pradėti negalima.

Skirsnis „Kvietimai“ („Invitation(s)“)

Peržiūrint kiekvieną kvietimą, galima matyti procedūros numerį, kvietimo būseną („Gauta“ („Received“), „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą, rūšį ir etapą. Kvietimų / pasiūlymų meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo kvietimo / pasiūlymo būsenos.

Kai kvietimo būsena yra „Gauta“ („Received“), galima:   

• patvirtinti gavimą („Acknowledge Receipt“). Spustelėkite čia, kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą pateikti pasiūlymą. Būsite nukreipti į „eSubmission“ portalą, kuriame galėsite pateikti savo pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“). Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gauto kvietimo teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės peržiūrėti kvietimą ir pateikti pasiūlymą, ar tokius asmenis pašalinti);
• peržiūrėti informaciją („See details“). Čia galite susipažinti su informacija apie procedūrą (žr. pirmiau).

Kai kvietimo būsena yra „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“), galima: 

• pradėti rengti naują pasiūlymą („Start New Submission“). Spustelėkite čia, kad pateiktumėte naują pasiūlymą;
• tvarkyti vaidmenis („Manage Roles“). Čia galite peržiūrėti ir valdyti prieigos prie jūsų gauto kvietimo teises (pridėti asmenis, kurie taip pat galės peržiūrėti kvietimą ir pateikti pasiūlymą, ar tokius asmenis pašalinti);
• peržiūrėti informaciją („See details“). Čia galite susipažinti su informacija apie procedūrą (žr. pirmiau).

Jei pasiūlymą jau pradėjote rengti arba pateikėte, matysite nuorodą „Pasiūlymai“ („Submission(s)“).

Kiekvieno pasiūlymo dešinėje esantis meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai pasiūlymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite redaguoti pasiūlymą šioje sistemoje;
• peržiūrėti („View“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu; 
• pašalinti („Delete“): pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti pateikimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas pasiūlymo pateikimo patvirtinimas;
• pasiūlymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki pasiūlymų pateikimo termino): nurodykite pasiūlymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atsiimti“ („Withdraw“). Atsiėmus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.

Kai pasiūlymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas pasiūlymo atsiėmimo patvirtinimas.

Kai pasiūlymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):

• „Veiksmo“ („Action“) meniu tokiu atveju nėra. Kai pasiūlymo projektas pašalinamas, konkurso dalyvis jo atgauti negali.  

Kaip parengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“?

Kad galėtumėte pateikti pasiūlymą, iš pradžių turite patvirtinti, kad gavote kvietimą jį pateikti:

• susiraskite atitinkamą procedūrą Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Kvietimai“ („Invitation(s)“);
• kad patvirtintumėte, jog gavote kvietimą, spustelėję procedūros meniu mygtuką (su trimis taškais), spustelėkite parinktį „Patvirtinti gavimą“ („Acknowledge Receipt“). Kvietimo būsena taps „Patvirtinta, kad gauta“ („Acknowledged“).

Patvirtinę, kad gavote kvietimą, būsite automatiškai nukreipti į sistemą „eSubmission“. Joje bus galima pradėti rengti pasiūlymą spustelėjus mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“.  

Jei norėtumėte pasiūlymą pradėti rengti vėliau:

• prisijunkite prie Finansavimo ir konkursų portalo;
• eikite į skirsnį „Kvietimai“ („Invitation(s)“) ir susiraskite atitinkamą procedūrą;
• spustelėję procedūros meniu mygtuką (su trimis taškais), spustelėkite parinktį „Pradėti rengti naują pasiūlymą“ („Start new submission“). Būsite nukreipti į sistemą „eSubmission“.

Sistemoje „eSubmission“ spustelėkite mygtuką „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują pasiūlymą, arba mygtuką „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. 

Naršymas sistemoje „eSubmission“ 

Pradėję rengti pasiūlymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate. Bet kuriuo pasiūlymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“.

Pateikimo būdai

Pradedant rengti naują pasiūlymą reikia nurodyti:

• jo pateikimo būdą: ar tai atskirai, ar bendrai teikiamas pasiūlymas;
• ar jame bus numatyti subrangovai;
• kokia kalba jis bus pateiktas.

Tada spustelėkite puslapio apačioje esantį mygtuką „Toliau“.

Šalys

Šiame skirsnyje turite nurodyti organizacijas, kurios kartu su jumis teikia pasiūlymą (t. y. dalyvius). Spustelėkite „Naujas dalyvis“ ir pasirinkite dalyvio rūšį, kuri gali būti: pagrindinis dalyvis (atskirai teikiamo pasiūlymo atveju), grupės vadovas ar grupės narys (bendrai teikiamo pasiūlymo atveju) ir subrangovas (jei taikoma). Reikia nurodyti kiekvieno dalyvio, išskyrus subrangovus, identifikavimo kodą (dalyvio identifikavimo kodą – PIC). 

Pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo PIC turi būti tas pats, kaip PIC, susietas su Finansavimo ir konkursų portalo skirsnyje „Kvietimai“ esančiu kvietimu dalyvauti šioje derybų procedūroje.

Pasirinkti teisingą PIC ir patikrinti, ar subjektas jau turi PIC (t. y. ar jis jau yra įregistruotas Dalyvių registre), jums padės laukelis „Ieškoti organizacijos“. Yra dvi paieškos parinktys – Mano organizacijos ir Kitos organizacijos.

Mano organizacijos. Spustelėjus laukelyje, išsiskleis sąrašas organizacijų, kurias prisijungusysis naudotojas buvo nurodęs anksčiau teiktuose pasiūlymuose arba kurių atžvilgiu jam yra suteiktas tam tikras vaidmuo (pvz., organizaciją registruojantis asmuo, paskirtasis teisinis atstovas arba paskyros administratorius). Tai tos pačios organizacijos, kurias naudotojai mato Finansavimo ir konkursų portalo meniu, esančio kairėje pusėje, skiltyje „Mano organizacijos“, kai prisijungia prie šio portalo naudodamiesi savo „EU Login“ paskyra.

Kitos organizacijos. Galite ieškoti Dalyvių registre įregistruotų organizacijų įvesdami organizacijos pavadinimą arba PIC (dalyvio identifikavimo kodą).

Jei paieška rezultatų neduoda, organizacija turi įsiregistruoti, kad gautų PIC. Kai jūsų organizacija bus įregistruota, galite grįžti į sistemą „eSubmission“ ir naudodamiesi viena iš dviejų paieškos galimybių pasirinkti naująjį PIC.

Ekrane pasirodys su tuo PIC susieti Dalyvių registro duomenys ir bus paprašyta pateikti tokius privalomus duomenis ir dokumentus:

• pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo:
• kontaktinio asmens duomenis (asmenvardį ir e. pašto adresą);
• IBAN / banko sąskaitos numerį.
  Jei banko sąskaita turi IBAN kodą, turėtumėte pažymėti langelį „IBAN“ ir sistema „eSubmission“ patikrins, ar IBAN kodas yra galiojantis;
• visų dalyvių: tinkamai užpildytą ir pasirašytą priesaikos deklaraciją (ją reikia įkelti į skirsnį „Priedai“).

Skirsnyje „Kontaktinis asmuo“ naudotojas gali pasirinkti save (asmenvardis jau būna įrašytas automatiškai) arba kaip kontaktinį asmenį su pasiūlymu susijusiais klausimais įrašyti kitą žmogų. Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmuo, o pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo. 

Jei PCoCo neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Kiekvieno dalyvio duomenų skirsnyje „Priedai“ galite įkelti dokumentus, susijusius su draudimo dalyvauti procedūroje kriterijais ir atrankos kriterijais. Konkretūs dokumentai, kuriuos dalyvis turi įtraukti į pasiūlymą, nurodomi pirkimo specifikacijose.

Baigę spustelėkite „Atlikta“. 

Spustelėkite mygtuką „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pirkimo dalys

Jei procedūra apima kelias pirkimo dalis, pasirinkite tą (tas), dėl kurios (-ių) norėtumėte pateikti pasiūlymą, ir spustelėkite mygtuką „Toliau“.  

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane) savo pasiūlymo sumą (tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių sąnaudų arba mažiausios kainos kriterijų) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas minimaliųjų reikalavimų neatitinka, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“, galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą. 

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite mygtuką „Toliau“. Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Pasiūlymo suvestinė

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje išvardijami visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai. Pasiūlymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų pasiūlymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite mygtuką „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“. Kai tai padarysite, pasiūlymo nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi. PCoCo / CoCo e. pašto adresais bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kur PCoCo / CoCo gali rasti pasiūlymo pateikimo patvirtinimą. Atkreipkite dėmesį į tai, kad apie pasiūlymo pateikimą bus informuoti jame nurodytų PIC turėtojai.

Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

„EU Login“ paskyros, susietos su e. pašto adresu, kuriuo išsiųstas kvietimas, turėtojui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) ryšiams dėl kvietimo vaidmuo. Spustelėjęs mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“) (žr. toliau), PCoCo gali kaip koordinuojančius kontaktinius asmenis (CoCo) ryšiams dėl kvietimo pridėti kitus savo organizacijos asmenis.

Teikiamame pasiūlyme nurodytam kontaktiniam asmeniui suteikiamas PCoCo ryšiams dėl pasiūlymo ir dėl kvietimo į tolesnį raundą (-us) vaidmuo. Pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei jis nėra pasiūlyme nurodytas kontaktinis asmuo) suteikiamas koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) ryšiams dėl pasiūlymo ir dėl kvietimo į tolesnį raundą (-us) vaidmuo, išskyrus atvejus, kai PCoCo arba kitas CoCo ryšiams dėl pasiūlymo tokį vaidmenį panaikina laikotarpiu nuo tada, kai perkančioji organizacija susipažįsta su pasiūlymais, iki tada, kai gaunamas kvietimas į tolesnį raundą (-us).

Visus pirmiau aprašytus veiksmus (žr. skirsnį „Mano kvietimai“ („My Invitations“)) gali atlikti su atitinkamu kvietimu ar pasiūlymu susijęs PCoCoCo arba CoCo. Atkreipkite dėmesį į tai, kad su kiekvienu kvietimu ar pasiūlymu gali būti susietas tik vienas PCoCo.

Jei norite pridėti su pasiūlymu susijusių vaidmenų ar juos panaikinti, atlikite šiuos veiksmus:

  CoCo, šiuo būdu pridėti po to, kai perkančioji organizacija per portalą jau išsiuntė konkurso dalyviui kvietimą pateikti pakoreguotą pasiūlymą, pakoreguoto pasiūlymo pateikti negalės. Pakoreguotą pasiūlymą pateikti galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą, arba CoCo, kurie buvo pridėti spustelėjus kvietime esantį veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. dalyvavimo antrajame / tolesniame raunde (-uose) gaires).