Guida rapida per le procedure negoziate - presentazione delle offerte iniziali

(procedure negoziate e procedura competitiva con negoziazione senza pubblicazione)

Da dove iniziare

Benvenuto in eSubmission!

eSubmission consente agli operatori economici di rispondere per via elettronica a un bando di gara dell'UE preparando le offerte e le offerte rivedute e presentandole in forma elettronica, in modo sicuro e strutturato.

Queste linee guida si applicano alla presentazione delle offerte iniziali nelle procedure negoziate e nella procedura competitiva con negoziazione senza pubblicazione . In queste procedure, solo i candidati invitati possono presentare un'offerta iniziale di cui l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere una revisione nel corso di una tornata negoziale successiva. Per maggiori informazioni sulle tornate negoziali successive, consultare le linee guida per la tornata 2/le tornate successive.

Gli operatori economici possono:

• inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione o un organismo dell'UE
• presentare un'offerta in modo sicuro
• visualizzare o riprendere una bozza salvata
• cancellare una bozza
• ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)
• ritirare un'offerta prima del termine stabilito per il ricevimento
• ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt)

Assicurarsi di leggere i requisiti di sistema.

È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati della pagina Parti.

Come ottenere assistenza tecnica

Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8:00 alle 20:00 (CET/CEST).

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 L'help desk lavora esclusivamente in inglese.

Come accedere a eSubmission

Sarà sempre possibile accedere a eSubmission nel contesto di una procedura di appalto. Le procedure di appalto pubblicate sono disponibili nel portale Funding & Tenders.

Cosa occorre per usare eSubmission

Per utilizzare eSubmission e rispondere a un bando di gara pubblicato sul portale Funding & Tenders occorre registrarsi nel servizio di autenticazione degli utenti della Commissione europea (EU Login). Perché possa essere identificata in eSubmission, l'organizzazione deve essere iscritta nel registro delle organizzazioni della Commissione (registro dei partecipanti) e disporre di un PIC (codice identificativo del partecipante). Per maggiori informazioni sul PIC cliccare qui . La registrazione è aperta a tutte le organizzazioni e gratuita.

EU Login

EU Login è la porta d'ingresso per registrarsi nei vari servizi e/o sistemi della Commissione europea. Se non si dispone ancora di un account EU Login è possibile crearne uno.

Per ulteriori informazioni, consultare l' assistenza di EU Login.

Portale Funding & Tenders

Il portale Funding & Tenders è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altre istituzioni o da organi e organismi dell'UE.

Tramite il portale Funding & Tenders i partecipanti possono:

• cercare opportunità nei programmi di finanziamento o nelle procedure di appalto dell'UE

• abbonarsi ai bandi di gara
• consultare i documenti di gara
• creare e rivolgere una domanda 

• iscriversi al registro dei partecipanti 

• accedere a eSubmission

• accedere alle ricevute di invio (Submission Receipt)

• visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerte

• ritirare le offerte e accedere alla conferma del ritiro (Withdrawal Receipt)

• gestire i ruoli

Registro dei partecipanti

La Commissione ha istituito un registro online delle organizzazioni che partecipano ai bandi di gara dell'UE per applicare il principio "una tantum": i dati relativi all'organizzazione di un partecipante vanno inviati una sola volta.  Dopo aver effettuato la registrazione, ogni organizzazione riceve un codice identificativo univoco del partecipante (PIC). Per sapere come ottenere un PIC nel registro dei partecipanti, consultare questa pagina.

Nelle procedure negoziate e nelle procedure competitive con negoziazione senza pubblicazione solo i candidati invitati possono presentare un'offerta.

I candidati invitati a presentare un'offerta riceveranno:

• un'email di invito
• una notifica sul portale F&T
  

L'email di invito contiene un link alla sezione My Invitation(s) (I miei inviti) del portale F&T, a cui si accede tramite EU Login.

Se non si dispone ancora di un account EU Login collegato all'indirizzo email utilizzato dall'amministrazione aggiudicatrice per l'invito, il portale F&T lo creerà automaticamente. Per una spiegazione dettagliata consultare questa pagina .

Visualizzare gli inviti

Dal menu di navigazione sulla sinistra si trovano gli inviti sotto My Invitation(s). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

Cliccare su Select Organisation (Seleziona organizzazione) dal pulsante Action (Azione) per l'invito ricevuto e selezionare l'organizzazione indicata nell'email di invito come "partecipante".

 Apparirà una finestra pop-up con due opzioni:

• • My Organisations (Le mie organizzazioni), che permette di selezionare un'organizzazione tra quelle per le quali l'utente ha un ruolo: ruolo all'interno dell'organizzazione (ad esempio auto-registrazione, LEAR, LSIGN) o di un progetto (offerta/invito/contratto/sovvenzione) . Se l'organizzazione non è ancora presente nel registro dei partecipanti occorre prima registrarla per ottenere un PIC (codice identificativo del partecipante). Maggiori informazioni sono disponibili a questo link. Dopo aver registrato l'organizzazione è possibile selezionare il nuovo PIC creato.

• • Other organisation (Altre organizzazioni), che permette di cercare le organizzazioni registrate nel portale F&T inserendo il nome dell'organizzazione o il numero PIC.

Solo dopo aver selezionato l'organizzazione è possibile visualizzare i dettagli e i documenti dell'invito.

Cliccare su See Details (Vedi dettagli) per: 

• • Visualizzare i dettagli della procedura
    nella sezione General Information (Informazioni generali) è possibile visualizzare le informazioni relative alla procedura.
    
    
  • 
  • Accedere ai documenti di gara ad accesso limitato
    nella sezione Restricted documents (Documenti ad accesso limitato) è possibile visualizzare i documenti della procedura.  
     
  • 
    
    Se esistono più versioni di un documento sarà visualizzata l'ultima . Per visualizzare le precedenti, cliccare sul menu a tendina e selezionare la versione che si desidera visualizzare. È inoltre possibile consultare le eventuali traduzioni disponibili.
    
  • 
  • Accedere alla sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato).  
    In questa sezione è possibile porre domande relative alla procedura.
     
  • 
    Se l'amministrazione aggiudicatrice fornisce la risposta privatamente, questa apparirà nella sezione My Q&A (Le mie domande e risposte). Se la risposta è fornita a tutti i candidati invitati alla procedura, apparirà nella sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato). Per maggiori informazioni, cfr. How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Come creare e rivolgere una domanda sul portale Funding and Tenders).

L'offerta può essere presentata solo dalla sezione My Invitation(s). Non è possibile farlo dalla pagina dei dettagli della procedura.

My Invitation(s)

Per ciascun invito è possibile vedere il numero di riferimento della procedura, lo stato dell'invito (received o acknowledged), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase.

Il menu Action dell'invito/offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'invito/offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (Ricevuto):  

• Acknowledge Receipt: cliccare qui per confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta. Il link reindirizzerà al portale eSubmission dove sarà possibile presentare l'offerta.
• Manage Roles:  sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno accedere all'invito e presentare un'offerta).
• See Details: sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (cfr. sopra).See details

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged (Confermato): 

• Start New Submission: cliccare qui per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles: sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno vedere l'invito e presentare un'offerta).
• See Details: sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (cfr. sopra). See details
  
  

Se l'utente ha già iniziato a preparare un'offerta o ne ha già inviate, sarà disponibile il link Submission(s) (Offerte).

Il menu Action a destra di ciascuna offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato della domanda.

Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):

• Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizzare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancellare): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine di presentazione):  indicare il motivo del ritiro della domanda e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):

• il menu Action non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente. 

Per poter presentare un'offerta è necessario innanzitutto confermare il ricevimento dell'invito a presentare offerte:

• reperire la procedura nella sezione My Invitation(s) del portale Funding &Tenders.

• Nel menu Action (Azione) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Confermare ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Confermato).

Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, si verrà automaticamente reindirizzati a eSubmission, dove si potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su Nuova offerta. 

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders
  

• andare su My Invitation(s) e reperire la procedura

• dal menu Action della procedura, cliccare su Start New Submission (Iniziare nuova offerta). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.

In eSubmission cliccare su Nuova offerta per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza per riprendere una bozza iniziata in precedenza. 

Navigare in eSubmission 

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Invia alla fine della procedura di presentazione.

Modalità di invio delle offerte

Quando si crea una nuova offerta, verrà chiesto di indicare:

• come si intende presentare l'offerta: offerta unica oppure offerta congiunta
• se l'offerta prevede il subappalto
• la lingua in cui sarà redatta l'offerta.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Avanti in fondo alla pagina.

Parti

In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano all'offerta (partecipanti). Cliccare su Nuova parte e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di offerta unica), capogruppo (anche noto come capofila) o membro del gruppo (anche noto come membro del consorzio) (in caso di offerta congiunta), subappaltatore (anche noto come subcontraente) (eventuale).

Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). Per verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare il pulsante Cerca . La ricerca può essere effettuata per PIC, partita IVA, numero di registrazione nazionale e paese. Per effettuare la ricerca per partita IVA o numero di registrazione nazionale occorre selezionare anche il paese.

Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC. Una volta ottenuto il PIC, tornare su eSubmission , effettuare la ricerca per PIC e selezionare l'organizzazione visualizzata.

I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:

• per il partecipante principale o il capogruppo
• persona di contatto (nome e indirizzo email)
• IBAN/numero di conto bancario
• per tutti i partecipanti: autocertificazione (ex dichiarazione sull'onore) (debitamente compilata e firmata) nella sezione Allegati

Verificare il capitolato d'oneri per individuare i documenti richiesti per la presentazione dell'offerta.

Nella sezione Persona di contatto, l'utente può indicare se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per l'offerta. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale ( PCoCo ) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore ( CoCo ). 

Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Nella sezione Allegati di ciascun partecipante è possibile caricare i documenti del partecipante relativi ai criteri di esclusione e di selezione. Verificare il capitolato d'oneri per individuare quali documenti devono essere inclusi nell'offerta per ciascun partecipante.

Cliccare su Fatto quando si è pronti. 

Una volta superata la fase Modalità di presentazione, non è più possibile modificare la struttura da offerta congiunta a offerta unica o viceversa. Se si desidera modificare la struttura dell'offerta o cambiare il capogruppo, è necessario creare una nuova offerta sovrascrivendo la bozza (tutti i dati inseriti in precedenza e tutti i documenti caricati saranno cancellati).

Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.

Lotti

In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare un'offerta e poi cliccare sul pulsante Avanti .  

L'identificazione dei partecipanti si applica all'offerta nel suo insieme. Pertanto, se la composizione del gruppo (o consorzio) è diversa per lotto, occorre presentare un'offerta separata per ciascun lotto.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso o del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o
della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti. Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

A questo punto la bozza di offerta, comprensiva di tutti i documenti, non risulta ancora presentata .

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission la genera automaticamente e la aggiunge all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.

La sintesi dell'offerta non è una prova di avvenuto invio. La domanda di partecipazione non è ancora stata presentata . Passare alla fase successiva e cliccare Invia per finalizzare l'invio.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia . Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: l'offerta non potrà più essere modificata.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email del PCoCo/CoCo. L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui il PCoCo/CoCo può trovare la ricevuta di invio. Si noti che i titolari del PIC utilizzato per la presentazione saranno informati.

La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione.

L'account EU Login collegato all'indirizzo email al quale è stato inviato l'invito diventa il contatto del coordinatore principale (PCoCo) per l'invito.

Tramite il pulsante Manage Roles (Gestire i ruoli) (cfr. sotto), il PCoCo può aggiungere altre persone della propria organizzazione in qualità di contatti del coordinatore (CoCo) per l'invito.

La persona di contatto indicata nella presentazione dell'offerta diventa il PCoCo per la presentazione e riceve l'invito per le tornate successive. All'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto nell'offerta) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione dell'offerta e l'invito alle tornate successive, a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione dell'offerta non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura dell'offerta da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e la ricezione dell'invito per le tornate successive.

Tutte le azioni sopra descritte (cfr. la sezione My Invitation(s)) My Invitation(s)  possono essere eseguite dal PCoCo o dai CoCo della rispettiva voce (invito o presentazione). Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o presentazione.

Per aggiungere/eliminare ruoli su un'offerta seguire le tappe illustrate di seguito:

  Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato all'offerente l'invito a presentare un'offerta riveduta tramite il portale non sarà possibile presentare l'offerta riveduta. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante Manage roles nell'invito potranno presentare un'offerta riveduta (cfr. le linee guida per la tornata 2/le tornate successive).

Le mie notifiche

Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.

Questa pagina contiene le seguenti notifiche:

• invito a presentare un'offerta (riveduta)
• promemoria sull'imminente scadenza del termine di presentazione di una procedura
• utilizzo del PIC dell'organizzazione per una presentazione
• Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di un'offerta)
• Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di un'offerta)
  
• aggiornamento dei documenti relativi a una procedura
• pubblicazione delle domande e risposte ad accesso limitato
• pubblicazione di un annuncio da parte dell'amministrazione aggiudicatrice
• aggiornamento dei dettagli della procedura (termine, titolo, descrizione dell'offerta, ecc.)

Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione Le mie notifiche .

My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali) 

Questa sezione, raggiungibile dal menu di navigazione sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.

                                                                                                  Consultare la sezione sulla seconda tornata per una guida sulla presentazione dell'offerta riveduta.

  Le guida rapide per le procedure negoziate e le altre procedure di appalto sono disponibili in tutte le lingue ufficiali dell'UE nella sezione Quick guides eSubmission .