Как да изготвите заявление за участие в eSubmission

Всеки икономически оператор може да подаде заявление за участие, като използва връзката към портала Fundind & Tenders, посочена в обявлението за поръчка / обявлението за конкурс за проект.

След като влезете в портала Funding & Tenders, трябва да щракнете върху Достъп до подаването (Access submission) и ще бъдете пренасочени към портала eSubmission, ако сте влезли в профила си в EU Login.

Първо трябва да прочетете и приемете Общите условия (Terms and Conditions) и да потвърдите, че сте прочели и разбрали декларацията за поверителност на портала F&T  и декларацията за поверителност за участието и управлението на процедурата за възлагане на обществена поръчка.

В eSubmission щракнете върху Ново подаване (New submission), за да започнете ново подаване, или върху Редактиране на чернова (Resume draft), за да възобновите започнатата по-рано работа по подаване. Можете също така да възобновите работата си по чернова от портала Funding & Tenders (за повече информация вижте раздел Управление на подаванията на портала Funding & Tenders в настоящото ръководство).

Навигиране в eSubmission 

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете, преди да подадете Вашето заявление за участие. Можете също така да видите на коя стъпка сте в момента.

Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутон Документи в рамките на подаването в лявата част на екрана.

Начини за подаване

Когато започнете ново подаване, ще трябва да посочите:

• как ще подадете заявлението за участие: Самостоятелно подаване или Съвместно подаване,
• дали подаването включва участието на подизпълнители,
• на какъв език ще бъде изготвено подаването.

След като направите избора си, натиснете бутон Напред (Next) в долната част на страницата.

Страни

В този раздел трябва да посочите организациите, участващи във Вашето подаване (участници). Щракнете върху Нова страна (New party) и изберете вида участник: основен участник (в случай на самостоятелно подаване (sole submission)), водач на групата или член на групата (в случай на съвместно подаване (joint submission)) и подизпълнител (ако е приложимо).

Всички участници, с изключение на подизпълнителите, трябва да бъдат идентифицирани с PIC. За да проверите дали дадено образувание вече има PIC (т.е. дали вече е регистрирано в регистъра на участниците), използвайте полето Търсене на организация (Search organisation).

Има две възможности за търсене: Моите организации (My organisations) или Други организации (Other organisations).

Моите организации (My Organisations):  Щракнете върху падащото меню, за да видите списъка на организациите, които влезлият потребител е използвал при предишни подавания или за които му е била възложена роля (напр. саморегистриращ се (self-registrant), УППС (LEAR) или администратор на профила (account administrator)). Това са същите организации, които потребителите могат да видят в раздел „Моите организации“ (My organisations) в лявото меню на портала F&T, след като са влезли със своя профил в EU Login.

Други организации (Other organisations): Можете да търсите организациите, регистрирани в Регистър на участниците (Participant Register), като въведете името на организацията или нейния PIC (идентификационен код на участник).

 Ако търсенето не даде резултат, организацията трябва да се регистрира, за да получи PIC. След като Вашата организация бъде регистрирана, можете да се върнете към eSubmission и да изберете новосъздадения PIC, като използвате една от двете опции за търсене.

Данните, свързани с PIC в регистъра на участниците, ще се появят на екрана и ще трябва да предоставите следните задължителни данни/документи:

• за основния участник или водача на група:
• лице за връзка (име и електронен адрес)
• IBAN/номер на банкова сметка
  Ако банковата сметка има код IBAN, трябва да поставите отметка в полето „IBAN“ и eSubmission ще провери дали банковата сметка е валидна.

• за всички участници: клетвена декларация (надлежно попълнена и подписана) в раздел Приложения.

   В раздел „Лице за връзка“ потребителят може да посочи себе си (името вече е попълнено) или друго лице за връзка във връзка със заявлението за участие. Лицето за връзка получава ролята Основно лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) на портала Funding & Tenders, а потребителят, подаващ заявлението за участие (ако е различен от лицето за връзка) — ролята Лице за връзка за координация (Coordinator Contact) (CoCo). 

Ако лицето с роля PCoCo няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за връзка и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата. 

В раздел Приложения (Attachments) за всеки участник можете да качите документи, свързани с критериите за изключване и подбор. Проверете в тръжните спецификации какви документи за отделните участници трябва да бъдат включен в подаването.

Щракнете върху Готово (Done), когато попълните всичко необходимо. 

Щракнете върху Напред (Next), за да преминете към следващата стъпка.

Лотове

При процедура с няколко лота, изберете лотовете, за които искате да подадете заявление за участие, и щракнете върху бутон Напред (Next).

Доклад за подаването (Submission report)

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада са посочени всички документи, включени в подаването.

Системата eSubmission автоматично генерира доклада и го добавя към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите, преди да подадете заявлението за участие. Не е необходимо да подписвате и качвате подписан доклад в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за подаване, щракнете върху Напред (Next), за да продължите.

Подаване на заявлението за участие 

Когато сте готови да подадете своето заявление за участие, щракнете върху Изпращане (Submit). Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху Да (Yes), ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете заявление за участие, ако срокът за неговото получаване е изтекъл.

Когато остава по-малко от един ден до крайния срок за подаване, eSubmission показва оставащите часове/минути до крайния срок. 

На електронния адрес на лицето с роля PCoCo/CoCo ще бъде изпратено уведомление. Това уведомление съдържа връзка към портала Funding & Tenders, където лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери потвърждението за подаването. Имайте предвид, че титулярите на PIC номерата, използвани при подаването, ще бъдат уведомени.

Управление на ролите на портала Funding & Tenders

На портала Funding & Tenders лицето за връзка, посочено в eSubmission, получава ролята Основно лице за връзка за координация (Primary Coordinator Contact) (PCoCo) за подаването на заявлението за участие и за поканата за етап 2. Потребителят, който подава заявката (ако е различен от лицето за връзка в заявката), получава ролята Лице за връзка за координация (Coordinator Contact) (CoCo) за подаване на заявката и за поканата за етап 2, освен ако ролята не е премахната от PCoCo/друг CoCo от подаването на искането в периода между отварянето на заявките от възлагащия орган и получаването на поканата за етап 2.

С бутона Управление на роли (Manage Roles) можете да добавяте или премахвате лица с роля Лице за връзка за координация (CoCo) (вж. по-долу).

Моля, имайте предвид, че за дадена покана или подаване може да има само едно лице с роля PCoCo. Лицето с роля PCoCo за подаването на заявлението (стъпка 1) не може да бъде заменено или премахнато чрез портала Funding & Tenders (свържете се с бюрото за помощ на портала, ако това лице трябва да бъде заменено).

Лицето с роля PCoCo за покана за стъпка 2 вече може да бъде заменяно на портала Funding & Tenders направо от УППС и администратора на профила (вече не е необходимо да се свързвате с екипа по поддръжка на портала), след като бъде отправена поканата за стъпка 2.

За да добавите/премахнете роли за дадено подаване, следвайте стъпките по-долу:

    Лицата с роля CoCo, които са добавени по гореописания начин, след като възлагащият орган е изпратил поканите за етап 2, няма да могат да подадат оферта. Само лицата с роля PCoCo/CoCo, които са получили поканата за етап 2, или лицата с роля CoCo, които са добавени чрез бутон „Управление на ролите“ в поканата, ще могат да подадат оферта (вижте краткото ръководство за втория етап от двуетапните процедури).

Управление на подаванията на портала Funding & Tenders

За да влезете в профила си на портала Funding & Tenders, използвайте бутона Вход (Sign in) в горния десен ъгъл на началната страница и въведете Вашето потребителско име и парола за EU Login.

Преглед на подаванията

В раздела Моето пространство (My area) вляво лицето с роля PCoCo/CoCo ще намери подаванията в раздел Център за обществени поръчки / Подавания (Procurement centre / Submissions).

Вдясно над списъка с подавания има поле за търсене.

Раздел „Подавания“ (Submissions)

За всяко подаване лицето с роля PCoCo/CoCo може да види референтния номер на процедурата, идентификационния номер на подаването, датата на последното извършено действие и статуса на подаването (чернова, подадено, оттеглено, изтрито), крайния срок, обособената група от позиции (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа.

Бутонът за менюто (трите точки) вдясно от всяко подаване (освен ако подаването е изтрито) дава възможност на лицето с роля PCoCo/CoCo да извършва различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус Чернова (Draft):  

• Редактиране (Edit): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
• Преглед (View): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
• Изтриване (Delete): черновата на подаването ще бъде изтрита от портала за Финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

За подавания със статус Подадено (Submitted):

• Преглед на потвърждението (View Receipt): показва се потвърждението за подаването.
• Оттегляне (Withdraw) (достъпно само преди изтичането на срока за подаване): посочете причината за оттеглянето на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутон Withdraw. След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го разглеждате, редактирате или подадете отново.

За подавания със статус Оттеглено (Withdrawn):

• Преглед на потвърждението за оттеглянето (View Withdrawal Receipt): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус Изтрито (Deleted):

Няма възможно действие за подаване на оферти със статус Изтрито (Deleted). След като дадена чернова на подаване бъде изтрита, тя не подлежи на възстановяване от участника.