Gestione degli inviti e delle offerte nel portale Funding & Tenders

Nelle procedure negoziate e nelle procedure competitive con negoziazione senza pubblicazione solo i candidati invitati possono presentare un'offerta.

I candidati invitati a presentare un'offerta riceveranno:

• un'e-mail di invito;
• una notifica sul portale F&T.

L'e-mail di invito contiene un link alla sezione Invitation(s) (Inviti) del portale F&T, a cui si accede tramite EU Login. Se non si dispone ancora di un account EU Login collegato all'indirizzo e-mail utilizzato dall'amministrazione aggiudicatrice per l'invito, il portale F&T lo creerà automaticamente. Per una spiegazione dettagliata consultare questa pagina.

Visualizzare gli inviti

Dal menu di navigazione sulla sinistra si trovano gli inviti sotto Invitation(s)(Inviti). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

Cliccare su Select Organisation (Seleziona organizzazione) dal pulsante del menu (tre puntini) per l'invito ricevuto e selezionare l'organizzazione indicata nell'e-mail di invito come "partecipante".

 Apparirà una finestra pop-up con due opzioni:

• My Organisations (Le mie organizzazioni), che permette di selezionare un'organizzazione tra quelle per le quali l'utente ha un ruolo: ruolo all'interno dell'organizzazione (ad esempio auto-registrazione, LEAR, LSIGN) o per un progetto (offerta/invito/contratto/sovvenzione). Se l'organizzazione non è ancora presente nel registro dei partecipanti occorre prima registrarla per ottenere un PIC (codice identificativo del partecipante). Maggiori informazioni sono disponibili qui. Dopo aver registrato l'organizzazione è possibile selezionare il nuovo PIC creato.

• Other organisation (Altra organizzazione), che permette di cercare le organizzazioni registrate nel portale F&T inserendo il nome dell'organizzazione o il numero PIC.

Solo dopo aver selezionato l'organizzazione è possibile visualizzare i dettagli e i documenti dell'invito.

Cliccando sul numero di riferimento della procedura si accede alla pagina dei dettagli della procedura.

Nella sezione Details (Dettagli) sarà possibile:

• visualizzare i dettagli della procedura
  nella sezione General Information (Informazioni generali) è possibile visualizzare le informazioni relative alla procedura.

• Accedere ai documenti di gara ad accesso limitato
  nella sezione Restricted documents (Documenti ad accesso limitato) è possibile visualizzare i documenti della procedura.
  

 
Se esistono più versioni di un documento sarà visualizzata l'ultima. Per visualizzare le precedenti, cliccare sul menu a tendina e selezionare la versione che si desidera visualizzare. È inoltre possibile consultare le eventuali traduzioni disponibili.

• Accedere alla sezione Restricted Questions & answers (Q&A) (Domande e risposte ad accesso limitato).
  In questa sezione è possibile porre domande relative alla procedura.
  
   
  Se l'amministrazione aggiudicatrice fornisce la risposta privatamente, questa apparirà nella sezione My Q&A (Le mie domande e risposte). Se è fornita a tutti i candidati invitati alla procedura, la risposta apparirà nella sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato). Per maggiori informazioni consultare la sezione How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Come creare e presentare una domanda sul portale Funding and Tenders).

  L'offerta può essere presentata solo dalla sezione "My Invitation(s)" (I miei inviti). Non è possibile farlo dalla pagina contenente i dettagli della procedura.

Sezione Invitation(s) (Inviti)

Per ciascun invito è possibile vedere il numero di riferimento della procedura, lo stato dell'invito ( (Ricevuto) o (Ricevimento confermato)), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase. Il pulsante del menu (tre puntini) dell'invito/offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'invito/offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (Ricevuto):

• Acknowledge Receipt (Conferma ricevimento): cliccare qui per confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta. Il link reindirizzerà al portale eSubmission dove sarà possibile presentare l'offerta.
• Manage Roles (Gestisci i ruoli): sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno accedere all'invito e presentare un'offerta).
• See Details (Visualizza i dettagli): sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (vedi sopra).

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged (Ricevimento confermato): 

• Start New Submission (Inizia nuova offerta/comunicazione): cliccare qui per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles (Gestisci i ruoli): sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno vedere l'invito e presentare un'offerta).
• See Details (Visualizza i dettagli): sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (vedi sopra).

Se l'utente ha già iniziato a preparare un'offerta o ne ha già inviata una, sarà disponibile il link Submission(s) (Offerte/comunicazioni).

Il pulsante del menu (tre puntini) a destra di ciascuna offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'offerta.

Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):

• Edit (Modifica): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizza): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancella): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• View Receipt (Visualizza ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritira) (disponibile solo prima del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizza la conferma del ritiro): viene visualizzata la conferma del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):

• il menu Action (Azione) non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata). Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente.

Come preparare l'offerta in eSubmission

Per poter presentare un'offerta è necessario innanzitutto confermare il ricevimento dell'invito a presentare offerte:

• reperire la procedura nella sezione Invitation(s) (Inviti) del portale Funding &Tenders.
• Nel pulsante del menu (tre puntini) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Confermare ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Ricevimento confermato).

Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, si verrà automaticamente reindirizzati a eSubmission, dove si potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su New submission (Nuova offerta/comunicazione).

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders;
• andare su Invitation(s) (Inviti) e reperire la procedura;
• dal pulsante del menu (tre puntini) della procedura, cliccare su Start New Submission (Inizia nuova offerta/comunicazione). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.

In eSubmission cliccare su New submission (Nuova offerta/comunicazione) per iniziare una nuova offerta o Resume draft (Riprendi la bozza) per riprendere una bozza iniziata in precedenza. 

Navigare in eSubmission 

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in ogni momento. In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Submission documents (Documenti relativi all'offerta/comunicazione) sul lato sinistro dello schermo.

Modalità di invio delle offerte

Quando si crea una nuova offerta, verrà chiesto di indicare:

• come si intende presentare l'offerta: Sole submission (Offerta individuale) oppure Joint submission (Offerta congiunta);
• se l'offerta prevede il subappalto;
• la lingua in cui sarà redatta l'offerta.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Next (Avanti) in fondo alla pagina.

Parti

In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano all'offerta (partecipanti). Cliccare su New party (Nuova parte) e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di offerta individuale), capogruppo (anche noto come capofila) o membro del gruppo (anche noto come membro del consorzio) (in caso di offerta congiunta), subappaltatore (eventuale). Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). 

Il numero PIC del partecipante principale o del capogruppo dovrebbe essere lo stesso del PIC collegato all'invito per la procedura negoziata sul portale F &T alla voce "Invitations" (Inviti).

Per scegliere il PIC corretto e verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare la casella Search organisation (Cerca organizzazione). Esistono due opzioni di ricerca: My organisations (Le mie organizzazioni) oppure Other organisations (Altre organizzazioni).

My organisations (Le mie organizzazioni): cliccare sul menu a discesa per visualizzare l'elenco delle organizzazioni utilizzate per offerte precedenti dall'utente che ha effettuato l'accesso o per le quali gli è stato assegnato unruolo (ad es. auto-registrazione, LEAR o amministratore dell'account). Si tratta delle stesse organizzazioni che gli utenti possono visualizzare nella scheda "My organisations" ("Le mie organizzazioni") nel menu a sinistra del portale Funding & Tenders dopo aver effettuato l'accesso con l'account EU Login.

Other Organisations (Altre organizzazioni): è possibile cercare le organizzazioni inserite nel registro dei partecipanti digitando il nome o il PIC (codice identificativo del partecipante) dell'organizzazione.

Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC. Una volta registrata l'organizzazione, è possibile tornare a eSubmission e selezionare il nuovo PIC utilizzando una delle due opzioni di ricerca.

I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:

• per il partecipante principale o il capogruppo:
• persona di contatto (nome e indirizzo e-mail);
• IBAN/numero di conto bancario.
  Se il conto bancario ha un codice IBAN, barrare la casella "IBAN" ed eSubmission verificherà se il conto bancario è valido;
• per tutti i partecipanti: autocertificazione (debitamente compilata e firmata) nella sezione Attachments (Allegati).

Nella sezione Contact Person (Persona di contatto), l'utente può indicare sé stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per l'offerta. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo). 

Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo e-mail della persona di contatto e la persona sarà invitata per e-mail a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Nella sezione Attachments (Allegati) di ciascun partecipante è possibile caricare i documenti del partecipante relativi ai criteri di esclusione e di selezione. Verificare il capitolato d'oneri per individuare i documenti che devono essere inclusi nell'offerta per ciascun partecipante.

Cliccare su Done (Fatto) quando si è pronti. 

Cliccare su Next (Avanti) per passare alla fase successiva.

Lotti

In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare un'offerta e poi cliccare sul pulsante Next (Avanti).

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso o del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Save (Salva) è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Next (Avanti). Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta. eSubmission la genera automaticamente e la aggiunge all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Submit (Invia). Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Yes (Sì) per confermare: l'offerta non potrà più essere modificata.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione. Sarà inviata un'e-mail di notifica all'indirizzo e-mail del PCoCo/CoCo. L'e-mail di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui il PCoCo/CoCo può trovare la ricevuta di invio. Si noti che i titolari del PIC utilizzato per la presentazione saranno informati.

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders

L'account EU Login collegato all'indirizzo e-mail al quale è stato inviato l'invito diventa il contatto del coordinatore principale (PCoCo) per l'invito. Tramite il pulsante Manage Roles (Gestisci i ruoli) (cfr. sotto), il PCoCo può aggiungere altre persone della propria organizzazione in qualità di contatti del coordinatore (CoCo) per l'invito.

La persona di contatto indicata nella presentazione dell'offerta diventa il PCoCo per la presentazione e riceve l'invito per le tornate successive. All'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto nell'offerta) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione dell'offerta e l'invito alle tornate successive, a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione dell'offerta non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura dell'offerta da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e il ricevimento dell'invito per le tornate successive.

Tutte le azioni sopra descritte (cfr. sezione My Invitations (I miei inviti)) possono essere eseguite dal PCoCo o dai CoCo di ciascun punto (invito o presentazione). Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o presentazione.

Per aggiungere/eliminare ruoli in relazione a un'offerta seguire le tappe illustrate di seguito:

  Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato all'offerente l'invito a presentare un'offerta riveduta tramite il portale non sarà possibile presentare l'offerta riveduta. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante "Manage roles" (Gestisci i ruoli) nell'invito potranno presentare un'offerta riveduta (cfr. le linee guida per la seconda tornata/le tornate successive).