Guia conciso dos procedimentos por negociação - apresentação de propostas iniciais (procedimentos por negociação e procedimentos concorrenciais com negociação sem publicação de anúncio)

Introdução

Bem-vindo ao sistema eSubmission.

O sistema eSubmission permite aos operadores económicos participar por via eletrónica em procedimentos de adjudicação de contratos da UE, elaborando e apresentando propostas (ou propostas revistas) em formato eletrónico de uma forma estruturada e segura.

As presentes orientações aplicam-se  à apresentação das propostas iniciais nos procedimentos por negociação e nos procedimentos concorrenciais com negociação sem publicação de anúncio . Nestes procedimentos, apenas os candidatos convidados podem apresentar uma proposta inicial, que poderá ser novamente revista a pedido da entidade adjudicante numa ronda de negociações subsequente. Para mais informações sobre as rondas de negociação subsequentes, ver Orientações para a 2.ª ronda/rondas subsequentes.

Enquanto operador económico, poderá:

• Responder a procedimentos lançados por instituições ou órgãos da UE
• Apresentar uma proposta de forma segura
• Visualizar ou retomar uma versão guardada
• Suprimir um projeto de proposta
• Receber um comprovativo de apresentação da proposta (Submission Receipt)
• Retirar uma proposta antes do termo do prazo fixado para a sua apresentação
• Receber um comprovativo da retirada da proposta (Withdrawal Receipt)

Certifique-se de que leu os requisitos do sistema.

Os requisitos figuram na página inicial da aplicação eSubmission, assim como na secção Anexos da página Partes .

Como obter assistência técnica?

Se precisar de assistência técnica, contacte a nossa equipa de apoio entre as 8h00 e as 20h00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 A equipa de apoio só presta assistência em inglês.

Como aceder ao sistema eSubmission?

O acesso ao eSubmission só é possível no âmbito de um procedimento de contratação pública. Poderá consultar os procedimentos de contratação pública publicados no portal Funding & Tenders.

O que é necessário para utilizar o sistema eSubmission?

Deve estar registado no serviço de autenticação de utilizadores da Comissão Europeia (EU Login) para poder utilizar o eSubmission e responder a um convite à apresentação de propostas publicado no portal Funding & Tenders. Para poder identificar a sua organização, esta deve estar inscrita no registo das organizações da Comissão (Registo de Participantes) e dispor de um código de identificação do participante (PIC). Poderá obter mais informações sobre os PIC aqui . O registo está aberto a todas as organizações e é gratuito.

EU Login

O EU Login permite aceder a diferentes serviços e/ou sistemas da Comissão Europeia. Se ainda não dispuser de uma conta EU Login, pode criar uma conta.

Para mais informações, consulte a ajuda EU Login.

Portal Funding & Tenders

O portal Funding & Tenders é o ponto de entrada único (Espaço de Intercâmbio de Dados Eletrónicos Único) para os participantes e peritos nos programas de financiamento e concursos geridos pela Comissão Europeia e por outras instituições, órgãos e organismos da UE .

A partir do portal Funding & Tenders, poderá:

• Procurar oportunidades existentes no âmbito dos programas de financiamento ou dos procedimentos de adjudicação de contratos da UE

• Subscrever convites à apresentação de propostas
• Consultar a documentação do concurso
• Criar e apresentar perguntas 

• Inscrever-se no Registo de Participantes 

• Aceder ao sistema eSubmission

• Aceder aos comprovativos de apresentação de propostas (Submission Receipts)

• Visualizar, alterar ou suprimir projetos de propostas

• Retirar propostas e aceder aos comprovativos de retirada de propostas (Withdrawal Receipts)

• Gerir funções

Registo de Participantes

A fim de aplicar o «princípio da declaração única», a Comissão criou um registo em linha das organizações que participam nos concursos ou convites à apresentação de propostas da UE: desta forma, os dados relativos à organização de um participante só precisam de ser comunicados uma vez.  Após o registo, cada organização recebe um PIC (código de identificação do participante) único. Para mais informações sobre como obter um PIC no Registo de Participantes, pode consultar esta página.

Nos procedimentos por negociação e procedimentos concorrenciais com negociação sem publicação de anúncio só poderão apresentar propostas os candidatos que tiverem sido convidados.

Se for convidado a apresentar uma proposta, receberá:

• uma mensagem de correio eletrónico com o convite
• uma notificação no portal Funding & Tenders
  

O convite enviado por correio eletrónico conterá uma ligação para a secção My Invitation(s) (Os meus convites) do portal Funding & Tenders - Terá de iniciar sessão com o seu EU Login.

Se não tiver uma conta EU Login associada ao endereço de correio eletrónico utilizado pela entidade adjudicante para enviar o convite, o portal Funding & Tenders criará uma automaticamente. Ver explicação mais pormenorizada aqui .

Ver convite(s)

A partir do menu de navegação à esquerda poderá consultar o(s) convite(s) na secção My Invitation(s) (Os meus convites). Existe também um campo de pesquisa à direita acima da lista de convites.

Clique em Select Organisation (Selecionar organização) a partir do botão Action (Ação) no convite que tiver recebido - Deverá selecionar a organização indicada no convite como «Participante».

 Abrir-se-á uma janela instantânea com duas opções: My organisations (As minhas organizações) e poderá selecionar uma organização de entre aquelas em relação às quais exerce funções: funções a nível da organização (por exemplo, self-registrant, LEAR, LSIGN) ou funções a nível de um projeto (apresentação da proposta /convite/contrato/subvenção) .

• • Se a sua organização ainda não estiver registada, deve inscrevê-la primeiro no Registo de Participantes a fim de obter um código de identificação do participante (PIC). Saiba mais aqui. Após ter registado a sua organização, poderá selecionar o PIC acabado de criar.

• • Outras organizações - pode pesquisar as organizações registadas no portal Funding & Tenders introduzindo o nome da organização ou o número do respetivo PIC.

Só após ter selecionado a sua organização poderá visualizar os dados e a documentação do convite.

Clique na ligação Visualizar pormenores para: 

• • Visualizar os pormenores do procedimento de concurso
    Na secção General information (Informações gerais) poderá consultar as informações relacionadas com o procedimento de concurso.
    
    
    
  • Aceder à documentação de acesso restrito
    Na secção Restricted documents (Documentos de acesso restrito) poderá consultar a documentação do procedimento de concurso.  
     
    
    Se existirem diferentes versões de um documento, será apresentada no ecrã a versão mais recente . Para visualizar uma versão mais antiga, clique no menu pendente e selecione a versão que pretende ver. Pode consultar igualmente as traduções eventualmente disponíveis.
    
  • 
  • 
    
    
  • Aceder à secção Perguntas e respostas (Q&A).  
    Nesta secção pode formular perguntas sobre o procedimento.
     
    Se a entidade adjudicante lhe responder a título privado a resposta aparecerá na secção My Q&A (As minhas perguntas e respostas). Se a resposta for dirigida a todos os candidatos convidados para o procedimento, aparecerá na secção Restricted Q&A (Perguntas e respostas de acesso restrito) . Para mais informações, consultar: How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Como criar e apresentar uma pergunta no portal Funding & Tenders) .

As propostas só podem ser apresentadas a partir da secção My Invitation(s) (Os meus convites), não podendo ser apresentadas a partir da página de informação sobre o procedimento de concurso.

My Invitation(s) (Os meus convites)

Para cada convite, pode visualizar o número de referência do procedimento, o estado do convite (recebido, receção acusada), o prazo, o lote (se for caso disso), o título e tipo de procedimento e a fase em que se encontra.

O menu Action (Ação) do convite/ proposta permite-lhe realizar diferentes ações em função do estado do convite/proposta.

Para os convites no estado  recebido: Acknowledge Receipt (Acusar receção): clique aqui  para confirmar que recebeu o convite à apresentação de propostas.  

• Será encaminhado para o portal eSubmission, onde poderá apresentar a sua proposta.
• Manage Roles (Gerir funções):  pode ver e gerir o acesso ao convite (adicionar/suprimir pessoas que também poderão visualizar o convite e apresentar uma proposta).
• See Details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento de concurso (ver supra).See details

Para os convites no estado receção acusada: 

• Start New Submission (Iniciar nova proposta): clique para apresentar uma nova proposta.
• Manage Roles (Gerir funções): pode ver e gerir o acesso ao convite (adicionar/suprimir pessoas que também poderão visualizar o convite e apresentar uma proposta).
• See Details (Visualizar pormenores): pode visualizar os pormenores do procedimento de concurso (ver supra). See details
  
  

Se já tiver começado a preparar a proposta ou já a tiver apresentado, visualizará a ligação Submission(s) (Propostas).

O menu Action (Ação) à direita de cada proposta permite-lhe realizar diferentes ações em função do estado da proposta.

Para as propostas em fase de projeto:

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
• View (Visualizar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que está a visualizá-la em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.

Para as propostas apresentadas:

• View Receipt (Ver confirmação de receção): é visualizada a confirmação de receção.
• Withdraw (Retirar) (só disponível até ao termo do prazo para apresentação das propostas):  indique o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirme, clicando no botão Withdraw (Retirar). Uma vez retirada a proposta, deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.

Para as propostas retiradas:

• View Withdrawal Receipt (Visualizar confirmação de retirada): é visualizada a confirmação de retirada.

Para as propostas suprimidas:

• O menu Action (Ação) não está disponível para as propostas suprimidas. Uma vez suprimido um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo. 

Para poder apresentar uma proposta deve acusar previamente a receção do convite à apresentação de propostas:

• Procure o procedimento em causa em  My Invitation(s) (Os meus convites) no portal Funding & Tenders .

• No menu Action (Ação) do procedimento, clique em Acknowledge Receipt (Acusar receção) para confirmar que recebeu o convite. O estado do convite passará a  Acknowledged (Receção acusada).

Depois de acusar a receção do convite, será automaticamente redirecionado para o eSubmission, onde pode iniciar a apresentação da proposta clicando em New submission (Nova proposta). 

Se preferir iniciar a sua candidatura mais tarde:

• Inicie sessão no portal Funding & Tenders
  

• Entre em  My Invitation(s) (Os meus convites) e procure o procedimento de concurso em causa.

• A partir do menu Action (Ação) clique em Start new submission (Dar início a nova apresentação). Será redirecionado para o sistema eSubmission.

No eSubmission, clique em New submission (Nova proposta) para iniciar a apresentação de uma nova proposta ou em Resume draft (Retomar projeto) para retomar um projeto de proposta já iniciado anteriormente. 

Navegação no sistema eSubmission 

Quando começar a apresentar a sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Essa linha mostra todas as etapas a percorrer para apresentar a proposta. Pode também ver em que etapa do processo se encontra.

Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar em qualquer momento os documentos que tiver carregado clicando no botão Submission documents (Documentos da proposta) à esquerda do ecrã.

Nada será transmitido à entidade adjudicante até que clique no botão Submit (Apresentar proposta) no final do processo de apresentação da proposta.

Formas de apresentar a proposta

Quando cria uma nova proposta, é-lhe pedido que indique:

• A forma como irá apresentar a proposta: apresentação individual ou apresentação conjunta,
• Se a proposta envolve subcontratantes,
• A língua em que será apresentada.

Após ter feito a sua escolha, clique no botão Next (Seguinte) no fundo da página.

Partes

Nesta secção, deve identificar as organizações que participam na apresentação da proposta (participantes). Clique em Nova Parte e selecione o tipo de participante: participante principal (em caso de apresentação individual), responsável do grupo ou membro do grupo (no caso de uma apresentação conjunta) ou subcontratante (se for caso disso).

Todos os participantes, com exceção dos subcontratantes, devem ser identificados com um código de identificação do participante (PIC). Utilize o botão Pesquisar para verificar se uma entidade já possui um PIC (isto é, se está inscrita no Registo de Participantes). Pode pesquisar pelo PIC, pelo número de identificação para efeitos de IVA, pelo número de registo nacional e por país. Para poder pesquisar por número de identificação para efeitos de IVA ou por número de registo nacional, deve selecionar o país.

Se a pesquisa não der resultados, a organização deve registar-se para obter um PIC. Após obter o PIC, regresse ao eSubmission , faça uma pesquisa por esse PIC e selecione a organização.

Verá aparecer os dados associados ao PIC no Registo de Participantes e ser-lhe-á pedido que faculte os seguintes dados/documentos obrigatórios:

• Para o participante principal ou responsável do grupo:
• Pessoa de contacto (nome e endereço de correio eletrónico)
• IBAN/Número de conta bancária
• Para todos os participantes: Declaração sob compromisso de honra (devidamente preenchida e assinada) na secção Anexos.

Consulte o caderno de encargos para verificar quais os documentos necessários para apresentar a proposta.

Na secção Pessoa de Contacto, o utilizador pode indicar-se a si próprio (o nome já está pré-preenchido) como pessoa de contacto ou indicar qualquer outra pessoa. À pessoa de contacto é atribuída a função de principal coordenador de contacto ( PCoCo )  no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) a função de  coordenador de contacto ( CoCo ). 

Se o principal coordenador de contacto (PCoCo) não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de mensagem automática do sistema, sem qualquer referência ao procedimento de concurso.

Na secção Attachments (Anexos) de cada participante, pode carregar os documentos do participante relativos aos critérios de seleção e de exclusão. Consulte o caderno de encargos para saber que documentos devem ser incluídos para cada participante na proposta.

Clique em  Concluído quando estiver pronto. 

Depois de passar a fase «Formas de apresentação da proposta», não é possível alterar a estrutura de apresentação conjunta para apresentação individual ou vice-versa. Caso pretenda alterar a estrutura ou mudar o responsável do grupo, deverá criar uma nova proposta, que substituirá o seu projeto de proposta anterior (todos os dados previamente introduzidos e os documentos carregados serão suprimidos).

Clique em Next (Seguinte) para passar à etapa seguinte.

Lotes

Nos procedimentos de concurso com vários lotes, selecione o lote ou lotes para os quais deseja apresentar uma proposta e clique no botão Next (Seguinte) .  

A identificação dos participantes diz respeito ao conjunto das propostas. Por conseguinte, se a composição do consórcio for diferente por lote, deverá apresentar uma proposta distinta para cada lote.

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da sua proposta (apenas no caso do preço mais baixo e do método de adjudicação ao preço mais baixo; certifique-se de que utiliza o mesmo formato que no exemplo no ecrã) e/ou de que confirma se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados nos documentos do concurso.

Se confirmar que a proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á pedido que dê uma explicação numa caixa de texto específica para esse efeito. A confirmação da conformidade ou da
não conformidade e a respetiva explicação neste último caso serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Save (Guardar), pode carregar a proposta financeira, assim como, quando exigido pela entidade adjudicante no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro como proposta técnica/financeira. 

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Next (Seguinte). Este botão só ficará ativo se tiverem sido carregados todos os dados e documentos exigidos.

Nesta fase, o seu projeto de proposta, incluindo toda a documentação, ainda não foi apresentado .

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. Enumera todos os documentos incluídos na proposta.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação que é adicionado à proposta aquando da sua apresentação. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para o seu próprio arquivo (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após a análise do relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Seguinte para prosseguir.

O relatório de apresentação da proposta não constitui prova de apresentação da mesma. O pedido de participação ainda não foi apresentado . Prossiga para a etapa seguinte e clique em Apresentar a proposta para finalizar o processo.

Apresentação da proposta

Quando estiver pronto para a apresentar, clique em Apresentar a proposta . O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: deixa de ser possível alterar a proposta.

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação de propostas se o prazo para a sua receção já tiver expirado.

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico do PCoCo/CoCo. Esta notificação por correio eletrónico contém uma ligação para o portal Funding & Tenders onde o PCoCo/CoCo pode visualizar o comprovativo de apresentação da proposta (Submission Receipt). Note-se que os titulares do PIC utilizado na proposta serão informados.

O comprovativo de apresentação faz prova do cumprimento do prazo para a receção das propostas.

À conta EU Login associada ao endereço de correio eletrónico para o qual o convite foi enviado é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) para o convite em causa.

Através do botão Manage Roles (Gerir funções) (ver abaixo) o PCoCo pode acrescentar outras pessoas da sua organização como coordenadores de contacto (CoCo) para esse convite.

À pessoa de contacto indicada na proposta apresentada é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) da proposta e o convite para as rondas subsequentes. Ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) é atribuída a função de coordenador de contacto (CoCo) da proposta e o convite para as rondas subsequentes, a menos que essa função tenha sido suprimida pelo PCoCo/outro CoCo da proposta no período compreendido entre a abertura das propostas pela entidade adjudicante e a receção do convite para as rondas subsequentes.

Todas as ações acima descritas [ver secção My Invitation(s) (Os meus convites)] podem ser executadas pelo PCoCo ou pelos CoCo do elemento em causa (convite ou proposta apresentada). My Invitation(s) section   Note-se que só pode haver um PCoCo por convite ou proposta apresentada.

Para acrescentar ou suprimir funções numa proposta, siga os passos seguintes:

  Se a entidade adjudicante já tiver enviado ao proponente um convite para apresentar uma proposta revista através do portal, os CoCo adicionados desta forma não poderão apresentá-la. Só poderão fazê-lo os PCoCo/CoCo que tiverem recebido o convite ou os CoCo que tiverem sido adicionados através do botão Manage roles (Gerir funções) do convite (ver Orientações para a 2.ª ronda/rondas subsequentes.

Secção My notifications (As minhas notificações)

O PCoCo/CoCo pode aceder a esta página clicando no ícone da campainha no canto superior direito do ecrã depois de iniciar uma sessão no portal Funding & Tenders.

Nesta página, o PCoCo/CoCo pode encontrar as seguintes notificações:

• Convite à apresentação de uma proposta (revista)
• Lembrete da aproximação da data-limite para a apresentação da proposta
• Utilização do código PIC da organização para apresentar uma proposta
• Submission Receipt (Comprovativo de apresentação da proposta)
• Withdrawal Receipt (Comprovativo de retirada da proposta)
  
• Atualização dos documentos de um procedimento de concurso
• Publicação de perguntas e respostas de acesso restrito
• Publicação de anúncios pela entidade adjudicante
• Atualização dos pormenores do procedimento de concurso (prazo, título, descrição, etc.)

No separador Preferences (Preferências) , na secção Manage all notifications (Gerir todas as notificações), na parte inferior da lista de notificações, o PCoCo/CoCo pode escolher a frequência das notificações por correio eletrónico do portal Funding & Tenders. Independentemente da sua escolha, todas as suas notificações estarão sempre disponíveis na secção My notifications (As minhas notificações) .

Secção My Formal Notification(s) (As minhas notificações formais) 

Esta secção, à esquerda no menu de navegação , não é atualmente utilizada no âmbito dos procedimentos de contratação pública.

                                                                                                  Consulte a segunda ronda dos procedimentos para obter informações sobre como apresentar a proposta revista

  Os guias concisos dos procedimentos por negociação e dos outros procedimentos de contratação pública podem ser consultados, em todas as línguas oficiais da UE, na secção Guias concisos do sistema eSubmission .