Glaustas dalyvavimo derybų procedūrose vadovas. Pirminių pasiūlymų pateikimas
(derybų procedūros ir konkurso procedūra su derybomis be skelbimo apie pirkimą)
Kaip pradėti?
Sveiki! Susipažinkite su sistema eSubmission.
Naudodamiesi sistema eSubmission, ekonominės veiklos vykdytojai gali elektroniniu būdu dalyvauti ES viešųjų pirkimų procedūrose: parengti pasiūlymus ir patikslintus pasiūlymus ir nuosekliai ir saugiai juos pateikti elektroninėmis priemonėmis.
Šis glaustas vadovas taikomas pirminių pasiūlymų teikimui derybų procedūrose ir konkurso procedūroje su derybomis be skelbimo apie pirkimą. Šiose procedūrose pirminį pasiūlymą, kurį perkančioji organizacija gali prašyti patikslinti vėlesnėje derybų pakopoje, pateikti gali tik pakviesti kandidatai. Glaustus dalyvavimo vėlesnėse derybų pakopose ir kitose viešųjų pirkimų procedūrose vadovus galima rasti Finansavimo ir konkursų portalo E. viešųjų pirkimų vikyje.
Ekonominės veiklos vykdytojas čia gali:
- parengti pasiūlymą ES institucijos ar įstaigos paskelbtame konkurse,
- jį saugiai pateikti,
- peržiūrėti arba toliau pildyti išsaugotą projektą,
- pašalinti projektą,
- gauti pasiūlymo pateikimo įrodymą („Submission Receipt“, gavimo patvirtinimą),
- atšaukti pasiūlymą iki pasiūlymų pateikimo termino,
- gauti atšaukimo įrodymą („Withdrawal Receipt“, atšaukimo patvirtinimą).
Svarbu susipažinti su sistemos reikalavimais.
Jie nurodyti pirmajame sistemos eSubmission puslapyje ir puslapio „Šalys“ skirsnyje „Priedai“.
Kur kreiptis techninės pagalbos?
Jei reikia pagalbos, 8.00–20.00 val. Vidurio Europos laiku (CET arba CEST) galima kreiptis į mūsų pagalbos tarnybą.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Pagalbos tarnyba konsultuoja tik anglų kalba.
Kaip prisijungti prie sistemos eSubmission?
Vykstant viešųjų pirkimų procedūrai visada reikės prisijungti prie sistemos eSubmission. Viešųjų pirkimų procedūros yra skelbiamos:
Ko reikia norint naudotis sistema eSubmission?
Norint naudotis sistema eSubmission reikia būti užsiregistravus Europos Komisijos naudotojų tapatybės atpažinimo sistemoje („EU Login“).
Norint dalyvauti ES elektroninėje viešųjų pirkimų platformoje „TED eTendering“ skelbiamose viešųjų pirkimų procedūrose taip pat reikia susikurti „TED eTendering“ paskyrą.
Kad elektroniniame pasiūlyme būtų galima nurodyti jūsų organizaciją, ji turi būti registruota Komisijos organizacijų registre (Dalyvių registre) ir turėti PIC (dalyvio identifikavimo kodą). Daugiau informacijos apie PIC pateikiama čia. Registruotis gali visos organizacijos nemokamai.
„EU Login“
„EU Login“ yra tapatybės atpažinimo sistema, suteikianti galimybę prisijungti ir naudotis įvairiomis Europos Komisijos paslaugomis ir (arba) sistemomis. Jei „EU Login“ paskyros dar neturite, galite ją susikurti.
Daugiau informacijos rasite „EU Login“ pagalbos puslapyje.
„TED eTendering“
„TED eTendering“ yra e. viešųjų pirkimų platforma, kurioje ES institucijos ir įstaigos skelbia savo kvietimus pateikti pasiūlymus.
Susikurti „eTendering“ paskyrą galima naudojantis turima „EU login“ paskyra.
Finansavimo ir konkursų portalas
Finansavimo ir konkursų portalas suteikia vieną bendrą prieigą (bendrą keitimosi elektroniniais duomenimis erdvę) Europos Komisijos ir kitų ES įstaigų administruojamų finansavimo programų ir konkursų dalyviams ir ekspertams.
Finansavimo ir konkursų portale dalyviai gali:
ieškoti galimybių dalyvauti ES finansavimo programose arba viešųjų pirkimų procedūrose,
užsiregistruoti Dalyvių registre,
rasti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“, pateikimo įrodymą),
peržiūrėti, redaguoti ar pašalinti pasiūlymų / dalyvavimo prašymų projektus,
atšaukti pasiūlymus / dalyvavimo prašymus ir rasti atšaukimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“, atšaukimo įrodymą),
- tvarkyti vaidmenis.
Dalyvių registras
Organizacijoms, atsiliepiančioms į ES kvietimus pateikti pasiūlymus ar dalyvaujančioms ES konkursuose, Komisija sukūrė internetinį registrą. Čia galioja principas – dalyviui savo organizacijos duomenis reikia pateikti tik vieną kartą. Užsiregistravusios organizacijos gauna unikalų dalyvio identifikavimo kodą (PIC). Kaip gauti Dalyvių registro PIC, paaiškinama šiame puslapyje.
Kaip parengti pasiūlymą sistemoje eSubmission?
Derybų procedūrose arba konkurso procedūrose su derybomis be skelbimo apie pirkimą pateikti pasiūlymą gali tik pakviesti kandidatai.
Jei perkančioji organizacija jus atrinks, iš „TED eTendering“ gausite pranešimą su kvietimu patvirtinti savo prieigą prie viešojo pirkimo dokumentų ir pateikti pasiūlymą.
Pranešimas bus išsiųstas jūsų organizacijos e. pašto adresu, kurį perkančioji organizacija nustatė parengiamajame procedūros etape.
Pranešimus galima matyti „TED eTendering“ skirsnyje „Mano pranešimai“.
Kad patvirtintumėte savo prieigą prie viešojo pirkimo dokumentų, turite spustelėti pranešime pateiktą nuorodą. Būsite nukreipti į kvietimo teikti pasiūlymus puslapį platformoje „TED eTendering“, kuriame pamatysite mygtuką „Pateikti pasiūlymą“.
Sistemoje eSubmission spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“ (New Submission), jei norite pradėti pildyti naują pasiūlymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“ (Resume draft), jei norite toliau pildyti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. Savo projektą taip galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“).
Naršymas sistemoje eSubmission
Pradėję pildyti pasiūlymą ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje nurodomi visi etapai, būtini prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.
Teikiant pasiūlymą bet kada galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti mygtuką„Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“ kairėje ekrano pusėje.
 Perkančioji organizacija negaus pasiūlymo, jei pateikimo proceso pabaigoje nespustelėsite mygtuko „Pateikti“. |
Pateikimo būdai
Pradedant pildyti naują pasiūlymą reikės nurodyti:
- pasiūlymo pateikimo būdą: ar tai atskirai teikiamas pasiūlymas, ar bendrai teikiamas pasiūlymas,
- ar numatomi subrangovai,
- kokia kalba jis bus pateiktas.
Tada spustelėkite „Toliau“ puslapio apačioje.
Šalys
Šiame skirsnyje turite nurodyti organizacijų, kurios kartu su jumis teikia pasiūlymą (t. y. dalyvių), identifikavimo kodus. Spustelėkite „Naujas dalyvis“ ir pasirinkite dalyvio rūšį: pagrindinis dalyvis (atskirai teikiamo pasiūlymo atveju), grupės vadovas ar grupės narys (bendrai teikiamo pasiūlymo atveju) ir subrangovas (jei taikoma).
Reikia nurodyti visų dalyvių, išskyrus subrangovus, identifikavimo kodą PIC (dalyvio identifikavimo kodą). Norint patikrinti, ar subjektas jau turi PIC kodą (t. y. ar jis jau yra įtrauktas į Dalyvių registrą), reikia spustelėti mygtuką „Paieška“. Ieškoti galima pagal PIC kodą, PVM mokėtojo kodą, nacionalinės registracijos numerį ir valstybę. Norint ieškoti pagal PVM mokėtojo kodą ar nacionalinės registracijos numerį, reikia nurodyti ir valstybę.
Jei atlikus paiešką rezultatų nerasta, organizacija turi užsiregistruoti, kad gautų PIC kodą. Gavus PIC kodą, reikia grįžti į sistemą eSubmission, atlikti paiešką pagal PIC ir pasirinkti pateiktą organizaciją.
Ekrane bus matyti su PIC susiję Dalyvių registro duomenys ir bus paprašyta pateikti tokius privalomus duomenis ir dokumentus:
- pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo:
- kontaktinį asmenį (asmenvardį ir e. pašto adresą),
- IBAN / banko sąskaitos numerį,
- visų dalyvių: tinkamai užpildytą ir pasirašytą Priesaikos deklaraciją (Garbės pareiškimą) „Priedų“ skirsnyje.
Pirkimo specifikacijose nurodyta, kokius dokumentus reikia įtraukti teikiant pasiūlymą.
Skirsnyje „Kontaktinis asmuo“ naudotojas gali nurodyti save (asmenvardis jau įrašytas) arba kitą asmenį, kuris yra kontaktinis asmuo teikiant pasiūlymą. Finansavimo ir konkursų portale kontaktinis asmuo gauna pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmenį, o pasiūlymą teikiantis naudotojas (jei tai ne kontaktinis asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmenį.
Jei PCoCo neturi „EU Login“ paskyros, automatiškai remiantis kontaktinio asmens e. pašto adresu bus sukurta laikina „EU Login“ paskyra, ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas baigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinės sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.
Kiekvieno dalyvio skirsnyje „Priedai“ galite įkelti su draudimo dalyvauti procedūroje kriterijais (pašalinimo kriterijais) ir atrankos kriterijais susijusius dalyvio dokumentus. Pirkimo specifikacijose nurodyta, kokius dokumentus reikia įtraukti teikiant pasiūlymą.
Baigę spustelėkite „Atlikta“.
| Po etapo „Pateikimo būdai“ nebegalima keisti struktūros, t. y. bendrai teikiamo pasiūlymo negalima keisti atskirai teikiamu pasiūlymu, ir atvirkščiai. Jei norite pakeisti savo pasiūlymo struktūrą arba grupės vadovą, turite sukurti naują pasiūlymą, kuriuo bus pakeistas jūsų pasiūlymo projektas (visi anksčiau įvesti duomenys ir įkelti dokumentai bus pašalinti). |
Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.
Pirkimo dalys
Kai procedūroje yra kelios pirkimo dalys, pasirinkite dalis, dėl kurių norėtumėte pateikti pasiūlymą, ir spustelėkite mygtuką „Toliau“.
| Laikoma, kad nurodyti dalyviai susiję su visu dalyvavimo prašymu. Todėl, jei kuriai nors daliai sudaryto konsorciumo sudėtis skiriasi, dėl jos reikia pateikti atskirą pasiūlymą. |
Pasiūlymo duomenys
Šiame skirsnyje turite įrašyti savo pasiūlymo sumą (tik skiriant sutartį taikomo mažiausių sąnaudų arba mažiausios kainos metodo atveju ir naudodami tokį patį formatą, koks parodytas pavyzdyje ekrane) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka (arba ne) pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus.
Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas neatitinka minimaliųjų reikalavimų, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikimo arba neatitikimo patvirtinimas ir dėl neatitikimo pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.
Spustelėję mygtuką „Išsaugoti“ galite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei to reikalauja perkančioji organizacija pirkimo specifikacijose, techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą.
Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite „Toliau“. Mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.
| Šiame etape jūsų pasiūlymo projektas (ir visi jūsų dokumentai) dar nepateikti. |
Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo suvestinė
Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje nurodomi visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai.
eSubmission automatiškai sugeneruoja pasiūlymo suvestinę ir įtraukia ją į jūsų pasiūlymą. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją turėti savo archyve. Suvestinės pasirašyti ir įkelti į sistemą eSubmission nereikia.
Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite „Toliau“.
| Pasiūlymo suvestinė nėra pasiūlymo pateikimo įrodymas. Jo dar nepateikėte.. Pereikite į kitą etapą ir spustelėkite „Pateikti“, kad pateiktumėte pasiūlymą. |
Pasiūlymo pateikimas
Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.
Jei norite patvirtinti, spustelėkite „Taip“ – šio pasiūlymo nebebus galima keisti.
Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.
PCoCo / CoCo e. pašto adresu bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame e. paštu atsiųstame pranešime bus nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kuriame PCoCo / CoCo gali rasti pasiūlymo gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“). Pastaba. Apie tai bus informuoti teikiant pasiūlymą naudoto PIC turėtojai.
| Pasiūlymo gavimo patvirtinimas įrodo, kad laikytasi pasiūlymų pateikimo termino. |
|---|
Vaidmenų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale
Sistemoje eSubmission nurodytas kontaktinis asmuo pirminiam pasiūlymui teikti Finansavimo ir konkursų portale gauna pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmenį. Kiekvienam pasiūlymui gali būti paskirtas tik vienas pagrindinis koordinuojantis kontaktinis asmuo.
Portale PCoCo pakeisti negalima. Jei reikia paskirti naują PCoCo, kreipkitės į perkančiąją organizaciją.
Pirminį pasiūlymą teikiantis naudotojas (jei tai nėra kontaktinis asmuo) gauna koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmenį.
Po to, kai perkančioji organizacija susipažįsta su pirminiais pasiūlymais, ir (jei taikoma) prieš tai, kai ji pakviečia konkurso dalyvį pateikti patikslintą pasiūlymą, Finansavimo ir konkursų portale gali būti pridėti arba pašalinti papildomi koordinuojantys kontaktiniai asmenys (CoCo):
- spustelėkite pirminio pasiūlymo dešinėje esančio išskleidžiamojo meniu „Veiksmas“ („Action“) parinktį „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage Roles“). Ši parinktis bus matyti tik po to, kai perkančioji organizacija susipažins su pirminiais pasiūlymais;
- spustelėkite mygtuką „Redaguoti vaidmenis“ („Edit Roles“);
- kad pridėtumėte naują CoCo, spustelėkite mygtuką „Pridėti vaidmenis“ („Add Roles“).
Kaip aprašyta pirmiau po to, kai perkančioji organizacija naudodamasi portalu išsiunčia kvietimą konkurso dalyviui pateikti patikslintą pasiūlymą, pridėti CoCo patikslinto pasiūlymo pateikti negalės. Patikslintą pasiūlymą pateikti galės tik PCoCo / CoCo, kurie gavo kvietimą, arba CoCo, kurie buvo pridėti kvietime spustelėjus veiksmo mygtuką „Tvarkyti vaidmenis“ („Manage roles“) (žr. Glaustą dalyvavimo derybų procedūrose vadovą. 2 pakopa / vėlesnės pakopos).
Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale
Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatybę spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Login“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).
Pasiūlymų peržiūra
Kairėje esančiame skirsnyje „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) PCoCo / CoCo ras pasiūlymus skirsnyje „Mano pasiūlymai / dalyvavimo prašymai“ („My Submission(s)“).
Virš pasiūlymų / dalyvavimo prašymų sąrašo dešinėje taip pat pateikiamas paieškos laukelis.
Skirsnis „Mano pasiūlymai / dalyvavimo prašymai“ („My Submission(s)“)
Prie kiekvieno pasiūlymo PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, pasiūlymo ID, paskutinio atlikto veiksmo datą ir pasiūlymo būseną („projektas“ („draft“), „pateiktas“ („submitted“), „atšauktas“ („withdrawn“), „pašalintas“ („deleted“)), terminą, procedūros pavadinimą, procedūros rūšį ir pakopą.
Kiekvieno pasiūlymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis „Veiksmo“ („Action“) meniu PCoCo / CoCo suteikia galimybę atlikti skirtingus veiksmus priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.
Kai pasiūlymų būsena – „projektas“ („draft“), galima:
- redaguoti („Edit“): sistemoje eSubmission atsivers langas, kuris buvo tvarkomas paskutinį kartą ją uždarant. Dabar galite redaguoti pasiūlymą sistemoje eSubmission;
- peržiūrėti („View“): sistemoje eSubmission atsivers langas, kuris buvo tvarkomas paskutinį kartą ją uždarant. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu;
- pašalinti („Delete“): pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.
Kai pasiūlymų būsena – „pateiktas“ („Submitted“), galima:
- peržiūrėti gavimo patvirtinimą („View Receipt“): bus rodomas pasiūlymo gavimo patvirtinimas;
- atšaukti („Withdraw“) pasiūlymą (tik iki pateikimo termino): nurodykite pasiūlymo atšaukimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atšaukti“ („Withdraw“). Atšaukus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.
Kai pasiūlymų būsena – „atšauktas“ („Withdrawn“), galima:
- peržiūrėti atšaukimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): pasirodys atšaukimo patvirtinimas.
Kai pasiūlymų būsena – „pašalintas“ („Deleted“):
pasiūlymų, kurių būsena – „pašalintas“ („Deleted“), atveju meniu „Veiksmas“ („Action“) nėra. Pašalinus pasiūlymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali.
Pranešimų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale
Mano pranešimai („My notifications“)
PCoCo / CoCo gali atsiversti šį puslapį spustelėjęs varpelio piktogramą, kuri, prisijungus prie Finansavimo ir konkursų portalo, rodoma ekrano viršutiniame dešiniajame kampe.
Šiame puslapyje PCoCo / CoCo gali rasti tokius pranešimus:
- gavimo patvirtinimą („Submission Receipt“, pasiūlymo pateikimo įrodymą),
- atšaukimo patvirtinimą („Withdrawal Receipt“, pasiūlymo atšaukimo įrodymą).
Skirsnio „Tvarkyti visus pranešimus“ („Manage all notifications“) (pranešimų sąrašo apačioje) kortelėje „Parinktys“ („Preferences“) PCoCo / CoCo gali pasirinkti, kaip dažnai nori e. paštu gauti Finansavimo ir konkursų portalo pranešimus. Nepriklausomai nuo to, ką pasirinksite, visus jums skirtus pranešimus visada rasite skirsnyje „Mano pranešimai“ („My notifications“).
„Mano oficialieji pranešimai“ („My Formal Notification(s)“)
Šis skirsnis, kurį rasite skirsnio „Tvarkyti mano erdvę“ („Manage My Area“) kairėje, šiuo metu viešųjų pirkimų procedūrose nenaudojamas.