Kvikguide til totrinsprocedurer for offentlige indkøb — trin 2

(begrænsede udbud, udbud med forhandling på konkurrencevilkår og projektkonkurrencer)

De hurtige vejledninger er blevet ajourført for at tage hensyn til den nye procedure for offentliggørelse af procedurer med udbudsbekendtgørelse, som finder anvendelse på alle nye procedurer, der offentliggøres fra den 25. oktober 2023. Denne ajourførte udgave foreligger ikke på nuværende tidspunkt end på engelsk. Oversættelser til alle EU-sprog vil snart være tilgængelige.

Sådan kommer du i gang

Denne kvikguide gælder kun for andet trin i totrinsprocedurerne. På dette trin er det kun de indbudte ansøgere, der har bestået udelukkelses- og udvælgelseskriterierne på første trin, der kan indsende bud. Kvikguiden til første trin i totrinsprocedurerne samt guides til andre udbudsprocedurer findes på wikien for offentlige e-indkøb på Funding & Tenders-portalen.

Som økonomisk aktør kan du:

• registrere dit svar på en procedure iværksat af en EU-institution eller et EU-organ

• indsende bud på sikker vis

• se eller arbejde videre på et gemt udkast

• slette et udkast til bud

• modtage bevis for indgivelse (Submission Receipt)

• trække et indgivet bud tilbage, inden fristen for indgivelse er udløbet

• modtage bevis for tilbagetrækning (Withdrawal Receipt).

Husk at læse systemkravene.

Disse kan ses på eSubmission-applikationens forside og sektionen for bilag på siden Kontrahenter.

Sådan får du teknisk hjælp

Hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte vores supportteam mellem 08:00 og 20:00 centraleuropæisk tid / centraleuropæisk sommertid (CET/CEST).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Supportteamet kan kun kontaktes på engelsk.

Sådan udarbejder du dit bud i eSubmission 

Hvis din anmodning om deltagelse er blevet godkendt i første trin i udbuddet, modtager du en meddelelse fra TED eTendering med en opfordring til at validere din adgang til udbudsdokumenterne og til at indsende et bud.

Meddelelsen sendes til:

• e-mailadressen på den kontaktperson, der er angivet i anmodningen om deltagelse (primær koordinator (PCoCo))
• den e-mailadresse (hvis den er forskellig), der er knyttet til den EU Login-konto, som blev anvendt til at indsende anmodningen om deltagelse (koordinator (CoCo))
• e-mailadressen på enhver anden koordinator (CoCo), der er tilføjet ved hjælp af knappen "Manage roles" i indgivelsen af anmodningen om deltagelse.

Meddelelserne kan også ses under Mine meddelelser på TED eTendering.

For at validere din adgang til udbudsdokumenterne skal PCoCo/CoCo klikke på linket i meddelelsen. Dette link fører dig videre til udbuddet i TED eTendering, og her vil du kunne se Afgiv et bud-knappen. Denne knap fører dig videre til sektionen My Invitations på Funding & Tenders-portalen.

For at kunne afgive bud skal PCoCo/CoCo først bekræfte modtagelsen af opfordringen til at indsende bud:

• Find det relevante udbud i My Invitations på Funding & Tenders-portalen.
• Klik på Acknowledge Receipt i udbuddets "Action"-menu for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Opfordringens status ændres nu til Acknowledged (modtagelse bekræftet).

Når PCoCo/CoCo har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil der være en automatisk videreførelse til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på Nyt bud. 

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log ind på Funding & Tenders-portalen .enten med EU Login-kontoen forden person, der er angivet som kontaktperson ( PCoCo ) i anmodningen om deltagelse eller, hvis den ikke er den samme, EU Login-kontoen for den person, der har indsendt anmodningen om deltagelse ( CoCo ) eller enhver anden CoCo, der er autoriseret via "Manage roles"-funktionen på Funding & Tenders-portalen (for yderligere oplysninger, se sektionen Sådan administrerer du roller i Funding & Tenders-portalen i denne guide).
• Gå til My Invitations og find udbuddet.
• Klik på Start new submission i udbuddets Action-menu. Du vil derefter blive videreført til eSubmission.
  

I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkastet for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. Du kan også gå videre med dit udkast fra Funding & Tenders-portalen (se yderligere oplysninger i afsnittet Sådan administrerer du bud i Funding & Tenders-portalen i denne vejledning).

Navigering i eSubmission

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.

Du kan til enhver tid under indsendelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Dokumenter vedr. buddet i venstre side af skærmen.

Der indsendes ikke noget til den ordregivende myndighed, før du har klikket på knappen Indsend bud til sidst i indsendelsesprocessen.

Kontrahenter

På dette trin kan kun sektionen Kontaktperson redigeres.

Den bruger, der opretter buddet i eSubmission, kan angive sig selv som kontaktperson (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person. Hvis sidstnævnte ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.

Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator ("Primary Coordinator Contact" eller PCoCo) på Funding & Tenders-portalen. Hvis buddet indsendes af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinator ("Coordinator Contact" eller CoCo). 

Klik på Næste for at gå videre til næste trin.

Buddata

I denne sektion skal du angive beløbet i dit bud (kun i tilfælde hvor tildelingen afhænger af de laveste omkostninger eller den laveste pris – husk at bruge samme format som eksemplet på skærmen) og/eller angive, om dit bud opfylder mindstekravene i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på knappen Gem, kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet eller anmodningen er fuldstændig, skal du klikke på knappen Næste. Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

På dette trin er dit bud og alle dine dokumenter under udarbejdelse og dermed stadig ikke indsendt.

Budrapport

Budrapporten genereres af systemet og indsendes sammen med buddet. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indsendes sammen med buddet.

eSubmission genererer budrapporten automatisk og indsender rapporten sammen med buddet. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har set indsendelsesrapporten, og hvis du mener, at ansøgningen er færdig og klar til indsendelse, skal du klikke på knappen Næste for at fortsætte.

Denne budrapport er ikke bevis for indsendelse af buddet. Du har endnu ikke indsendt buddet. Fortsæt til næste trin og klik på "Indsend bud" for at færdiggøre buddet.

Indsend dit bud

Klik på Indsend bud, når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Ja for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre buddet.

Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en meddelelse pr. e-mail til den adresse, som er knyttet til EU Login-kontoenforden primære koordinator (PCoCo) og alle de koordinatorer (CoCo), der er angivet for buddet. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders-portalen, hvor du kan se bekræftelsen på modtagelsen af buddet. 

Denne bekræftelse på modtagelse af bud udgør bevis for overholdelse af fristen for modtagelse af bud.

Sådan administrerer du roller i Funding & Tenders-portalen

Den kontaktperson, der er angivet i eSubmission, får rollen som primær koordinator ("Primary Coordinator Contact" eller PCoCo) for indgivelsen af buddet på Funding & Tenders-portalen. Der kan kun være én primær koordinator pr. bud.

Den bruger, der indgiver buddet (hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen), får rollen som koordinator ("Coordinator Contact" eller CoCo).

Øvrige koordinatorer (CoCo) kan tilføjes eller fjernes på Funding & Tenders-portalen, efter at den ordregivende myndighed har sendt opfordringen til trin 2.

• I Action-rullemenuen i højre side af opfordringen kan du klikke på Manage Roles.

• Klik på Edit Roles-knappen.

• Klik på Add Roles-knappen for at tilføje en ny CoCo.

For at slette en CoCo skal du klikke på slet-ikonet ved vedkommendes navn.

• Tilføj detaljer om den person, der skal tilføjes som CoCo, og klik på knappen Ok.

Sådan administrerer du bud i Funding & Tenders-portalen

Funding & Tenders-portalen er det fælles kontaktpunkt (fælles område for udveksling af elektroniske data) for både deltagerne og eksperterne i de finansieringsprogrammer og udbud, der forvaltes af Europa-Kommissionen og andre EU-organer.

Fra dit private område på Funding & Tenders-portalen kan du:

• se dine opfordringer til at afgive bud
• bekræfte modtagelsen af en opfordring
• starte nye bud som svar på en opfordring
• se, redigere eller slette udkast til bud
• trække afgivne bud tilbage
• se dine Submission/Withdrawal Receipts (bekræftelser på indsendelse eller tilbagetrækning af bud)
• administrere roller.

For at komme til dit private område på Funding & Tenders-portalen skal du autentificere dig selv ved at bruge Login-knappen øverst til højre på Funding & Tenders-portalens hjemmeside (indtast dit brugernavn og adgangskode til EU Login).

Se opfordring(er)

I sektionen Manage My Area øverst til venstre finder PCoCo/CoCo opfordringen/opfordringerne til trin 2 under sektionen My Invitation(s). Der findes et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer.

Sektionen "My Invitation(s)"

For hver opfordring kan PCoCo/CoCo se udbuddets referencenummer, opfordringens status (received, acknowledged), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel og udbuddets type.

I Action-menuen, der kan ses til højre for hvert enkelt bud (medmindre buddet er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens og buddets status.

For opfordringer, der har status som Received:

• Acknowledge Receipt (bekræft modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil nu kunne se og administrere adgangsrettighederne til dine opfordringer, dvs. give eller fratage personer muligheden for at foretage de handlinger, der er beskrevet i dette afsnit, på de opfordringer, du har modtaget.

For opfordringer, der har status som Acknowledged:

• Start New Submission (opret nyt bud): klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil nu kunne se og administrere adgangsrettighederne til dine opfordringer, dvs. give eller fratage personer muligheden for at foretage de handlinger, der er beskrevet i dette afsnit, på dine opfordringer.

Du kan se og administrere bud i forbindelse med en given opfordring via Submission(s)-linket. 
I Action-menuen, der kan ses til højre for hvert enkelt bud (medmindre buddet er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af buddets status.

For bud, der har status som Draft (udkast):

• • • Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
    • View (se):  eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
    • Delete (slet):  udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders-portalen.

For bud eller anmodninger, der har status som Submitted (indsendt):

• • • View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
    • Withdraw (træk buddet tilbage — kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet):  du skal først indtaste begrundelsen til tilbagetrækningen i eSubmission og derefter bekræfte, at du vil trække buddet tilbage, ved at klikke på knappen "Withdraw". Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn (trukket tilbage):

• • • View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted (slettet):

Action-menuen er ikke tilgængelig for bud med status som Deleted. Når et udkast til bud er blevet slettet. kan budgiveren ikke hente det igen. 

Efterfølgende runder i udbud med forhandling på konkurrencevilkår

  Denne sektion anvendes kun på udbud med forhandling på konkurrencevilkår med mere end én forhandlingsrunde i trin to.

Hvis den ordregivende myndighed beslutter at opfordre dig til at afgive et revideret bud via eSubmission, modtager PCoCo/CoCo en meddelelse fra Funding & Tenders-portalen.

For at kunne afgive et revideret bud skal PCoCo/CoCo bekræfte modtagelsen af opfordringen. Når PCoCo/CoCo har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil der være en automatisk videreførelse til eSubmission, hvor det reviderede bud kan indsendes ved at klikke på Nyt bud. Læs mere om, hvordan man indgiver et revideret bud i den eller de efterfølgende runde(r) i Kvikguide til udbud med forhandling – Runde 2 /efterfølgende runde(r). 

Sådan administrerer du meddelelser i Funding & Tenders-portalen

"My notifications" (Mine meddelelser)

PCoCo/CoCo kan få adgang til denne side ved at klikke på klokkeikonet øverst til højre på skærmen, efter vedkommende er logget ind på Funding & Tenders-portalen.

På denne side kan PCoCo/CoCo finde følgende formelle meddelelser:

• Bekræftelser på modtagelse af bud (Submission Receipt) (bevis på, at et bud er blevet indsendt)
• Bekræftelser på tilbagetrækning af bud (Withdrawal Receipt) (bevis på, at et bud er blevet trukket tilbage)

I fanen Preferences under Manage all notifications (i bunden af listen over meddelelser) kan du som PCoCo/CoCo vælge, hvor ofte du vil modtage meddelelser pr. e-mail fra Funding & Tenders-portalen. Uanset hvad du vælger, vil du altid kunne se dine meddelelser under My Notifications.

"My Formal Notification(s)" (Mine formelle meddelelser)

Denne sektion, som findes under Manage My Area til venstre, anvendes i øjeblikket ikke i forbindelse med udbudsprocedurer.