Gyorskalauz a kétszakaszos közbeszerzési eljárásokhoz – 2. szakasz
(meghívásos eljárások, tárgyalásos eljárások és tervpályázatok)
Az első lépések
Ez a gyorskalauz csak a kétszakaszos eljárások második szakaszára vonatkozik. Ebben a szakaszban csak azok a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot, akik az első szakaszban megfeleltek a kizárási és kiválasztási kritériumoknak. A kétszakaszos eljárás első szakaszára vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők el.
Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:
elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,
biztonságos módon benyújthatják őket,
megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,
törölhetik beadványtervezeteiket,
igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”),
a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,
igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, visszavonási igazolás).
Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.
Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” részben találhatók.
Technikai segítség
Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai idő szerint 8:00 és 20:00 között).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.
Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?
Amennyiben részvételi jelentkezése sikeresen túljutott a meghívásos eljárás vagy tervpályázat első szakaszán, a TED eTendering portálon keresztül küldött értesítés keretében felszólítást kap, hogy érvényesítse a közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférését, majd nyújtsa be ajánlatát.
Az értesítést a következő címekre küldjük:
- a kapcsolattartónak („elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” – PCoCo) a részvételi jelentkezés benyújtásakor megadott e-mail-címére,
- a részvételi jelentkezés benyújtásához használt EU Login-fiókhoz tartozó e-mail-címre (ha az eltér a fentitől) („koordinátor-kapcsolattartó” – CoCo);
- az összes egyéb, a részvételi jelentkezés benyújtásakor a „Szerepkörök kezelése” gomb segítségével hozzáadott „koordinátor-kapcsolattartó” (CoCo) e-mail-címére .
Az értesítések a TED eTendering portálon az „Üzeneteim” menüpontban is elérhetők.
A közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférés érvényesítéséhez a PCoCo/CoCo kattintson az értesítésben található linkre. A link a TED eTendering portálon található ajánlati felhívás oldalára irányítja át, itt található az „Ajánlat benyújtása” gomb is. A gombra kattintva megnyílik a Funding & Tenders portál „My Invitations” (Felkéréseim) része.
Ahhoz, hogy ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét:
- Eljárások keresése a "My Invitations” (Felkéréseim) menüpontban, a Funding & Tenders portálon.
- Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) gombra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés állapota „Acknowledged” (Visszaigazolt) lesz.
Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja a PCoCo/CoCo-t az eSubmission alkalmazásba, ahol az „Új beadvány” gombra kattintva megkezdheti ajánlatának benyújtását.
Ha a beadványt később kívánja létrehozni:
- Jelentkezzen be a Funding & Tenders portálra .egy olyan EU Login-fiókkal,amely hozzá van rendelve a részvételi jelentkezésben PCoCo-ként megjelölt személyhez, vagy – amennyiben eltérő – a részvételi jelentkezést benyújtó személyhez (CoCo), vagy bármely egyéb CoCo-hoz, akit az Funding & Tenders portál „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) menüpontján keresztül hatalmaztak fel (részletesen lásd A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon című szakaszt ebben a gyorskalauzban).
- Navigáljon a „My Invitations” (Felkéréseim) menüponthoz, és válassza ki a megfelelő eljárást.
- Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson a „Start new submission” (Új beadvány létrehozása) gombra. Ezután a rendszer automatikusan átirányítja az eSubmission alkalmazásba.
Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzban).
Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül
Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.
A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.
 Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” gombra. |
Gazdasági szereplők
Ebben a szakaszban csak a „Kapcsolattartó” rész szerkeszthető.
Az ajánlatot kezdeményező felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás), vagy megjelölhet más személyt kapcsolattartóként. Ha ez utóbbi nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.
A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepet társítja.
A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra.
Az ajánlat adatai
Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb költség vagy a legalacsonyabb ár szerinti odaítélés esetében – győződjön meg arról, hogy ugyanazt a formátumot használja, mint a képernyőn szereplő példában), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.
Ha azt jelöli be, hogy ajánlata nem felel meg a minimumkövetelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés tényét, és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.
Miután a „Mentés” gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként több fájlt is feltölthet.
Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Tovább” gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.
| Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor. |
Benyújtási jelentés
A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.
A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhoz. A jelentést megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába (az ajánlat benyújtása előtt). A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.
A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.
| A benyújtási jelentés nem az ajánlat benyújtását bizonyító dokumentum. A benyújtásra még nem került sor. Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Benyújtás” gombra a beadvány véglegesítéséhez. |
Az ajánlat benyújtása
Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Benyújtás” gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.
Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.
A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.
Ezt követően a rendszer értesítést küld az ajánlathoz hozzárendelt „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (PCoCo) és „koordinátor-kapcsolattartó” (CoCo) EU Login-profiljához tartozó e-mail-címre. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a benyújtási igazolás is megtalálható.
| A benyújtási igazolás (Submission Receipt) bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett. |
A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon
Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott ajánlat tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.
Az ajánlatot benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.
További koordinátor(ok)-kapcsolattartó(k) (CoCo) adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon azt követően, miután az ajánlatkérő elküldte a 2. szakaszra vonatkozó felkéréseket:
- A felkéréstől jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra.
- Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.
- Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra.
A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon
A Funding & Tender portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós szervek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára.
A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületén a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:
- az ajánlattételre való felkérés megtekintése,
- a felkérés visszaigazolása,
- új beadvány benyújtása a felkérésre válaszul,
- a beadványok (ajánlatok) tervezetének megtekintése, szerkesztése, törlése,
- a benyújtott ajánlatok visszavonása,
- hozzáférés az ajánlat benyújtását/visszavonását igazoló benyújtási/visszavonási igazoláshoz (Submission/Withdrawal Receipt).
- a szerepkörök kezelése.
A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületének használatához kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található Login (bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.
Felkérés(ek) megtekintése
A bal oldalon található „Manage my area” (Saját felületem kezelése) című részben a PCoCo/CoCo a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) részben találja meg a 2. szakaszra vonatkozó felkérés(eke)t. A felkérések listája fölött jobbra egy keresőmezőt is talál.
A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont
Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, időbélyegzőjét és a felkérés állapotát (beérkezett, visszaigazolt), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint (adott esetben) a szakasz sorszámát.
A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.
A „Received” (beérkezett) állapotú felkérések esetében:
- „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást.
- „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).
Az „Acknowledged” (visszaigazolt) állapotú felkérések esetében:
- „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a gombra.
- „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkéréseivel kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérésekkel kapcsolatban jogosultságot kapnak az itt leírt műveletek elvégzésére).
Az egyes felkérésekkel kapcsolatos beadványok megtekintéséhez és kezeléséhez nyissa meg a „Submission(s)” (Beadványok) linket.
A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.
A „Draft” (tervezet) állapotú beadványok esetében:
- „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
- „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg.
- „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
A „Submitted” (benyújtva) állapotú beadványok esetében:
- „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
- „Withdraw (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
A „Withdrawn” (visszavonva) állapotú beadványok esetében:
- „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.
A „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében:
az „Action” menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni.
A tárgyalásos eljárás további fordulói
Ez a szakasz csak azokra a tárgyalásos eljárásokra vonatkozik, amelyek második szakasza több tárgyalási fordulóból áll.
Ha az ajánlatkérő az Ön által benyújtott ajánlat módosítását kéri az eSubmission alkalmazásban, erről a Funding & Tenders portál értesítést küld a PCoCo/CoCo-nak.
Ahhoz, hogy módosított ajánlatot nyújthasson be, a PCoCo/CoCo-nak először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét. Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja a PCoCo/CoCo-t az eSubmission alkalmazásba, ahol az „Új beadvány” gombra kattintva megkezdheti módosított ajánlatának benyújtását. A módosított ajánlat későbbi forduló(k)ban való benyújtásának módjáról a tárgyalásos eljárások 2. és későbbi fordulóira vonatkozó gyorskalauzban tájékozódhat.
Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon
A „My notifications” (Értesítéseim) menüpont
Ezt az oldalt a PCoCo/CoCo a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.
Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:
- Benyújtási igazolás (Submission Receipt) (az ajánlat benyújtásának igazolása)
- Visszavonási igazolás (Withdrawal Receipt) (az ajánlat visszavonásának igazolása)
Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” részben.
A „My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) menüpont
A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.