Ghid rapid privind procedurile negociate – depunerea ofertelor inițiale

(proceduri de negociere și proceduri competitive cu negociere fără publicare)

Introducere

Bine ați venit în aplicația eSubmission!

eSubmission le permite operatorilor economici să răspundă electronic la procedurile de achiziții UE prin elaborarea dosarelor (în acest caz, a ofertelor și a ofertelor revizuite) și depunerea lor în format electronic, într-un mod structurat și sigur.

Prezentele orientări se referă la depunerea ofertelor inițiale în cadrul procedurilor negociate și al procedurilor competitive cu negociere fără publicare . În cadrul acestor proceduri, numai candidații invitați pot depune o ofertă inițială. Apoi, autoritatea contractantă poate solicita ca oferta inițială să fie revizuită într-o rundă ulterioară de negocieri. Pentru informații suplimentare privind runda (rundele) de negocieri ulterioară (ulterioare), a se vedea orientările pentru runda 2/runda (rundele) ulterioară (ulterioare).

În calitate de operator economic, puteți:

• să introduceți răspunsul la o procedură lansată de o instituție a UE sau de un organism al UE
• să transmiteți dosare în condiții de siguranță
• să consultați sau să reluați un proiect salvat
• să ștergeți un proiect de dosar
• să primiți dovada depunerii (confirmare de primire)
• să retrageți un dosar înaintea termenului-limită pentru primirea dosarelor
• să primiți dovada retragerii (confirmare de retragere)

Asigurați-vă că ați citit cerințele de sistem.

Le puteți găsi pe pagina de pornire a aplicației eSubmission și  în secțiunea dedicată fișierelor atașate pe pagina  Părți .

Cum obțin asistență tehnică?

Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.

Cum accesez eSubmission?

Veți accesa de fiecare dată eSubmission în contextul unei proceduri de achiziții. Veți găsi procedurile de achiziții publicate pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

De ce am nevoie ca să utilizez eSubmission?

Trebuie să aveți un cont EU Login (serviciul Comisiei Europene de autentificare a utilizatorilor) pentru a utiliza eSubmission și pentru a răspunde la o procedură de ofertare publicată pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. Pentru a vă identifica organizația în dosarul electronic, aceasta trebuie să fie înscrisă în Registrul participanților gestionat de Comisie și să aibă un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code - PIC). Informații suplimentare despre PIC aici . Înregistrarea este deschisă pentru toate organizațiile și este gratuită.

EU Login

EU Login este poarta de intrare pentru accesarea diferitelor servicii și/sau sisteme ale Comisiei Europene. Dacă nu aveți încă un cont EU Login, puteți crea un cont.

Pentru informații suplimentare, consultați pagina EU Login - Ajutor.

Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte instituții, organisme sau agenții ale UE.

De pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, participanții pot:

• să caute oportunități în cadrul programelor de finanțare sau al procedurilor de achiziții ale UE

• să se aboneze la procedurile de ofertare
• să consulte documentele achiziției
• să creeze și să transmită o întrebare 

• să se înscrie în Registrul participanților 

• să acceseze eSubmission

• să acceseze confirmările de primire (dovezile depunerii)

• să își vizualizeze, să își editeze sau să își șteargă proiectele de dosare

• să își retragă dosarele și să își acceseze confirmarea de retragere (dovada retragerii)

• să gestioneze roluri

Registrul participanților

Comisia a instituit un registru online al organizațiilor care participă la procedurile de ofertare sau la cererile de propuneri ale UE, pentru a aplica principiul „doar o singură dată”: datele referitoare la organizația unui participant trebuie furnizate doar o singură dată.  La înregistrare, fiecare organizație obține un cod de identificare a participantului (PIC), care este unic. Pentru a afla cum să obțineți un PIC în Registrul participanților, consultați această pagină.

În cadrul procedurilor negociate sau al procedurilor competitive cu negociere fără publicare, numai candidații invitați pot depune o ofertă.

Dacă sunteți invitat să depuneți o ofertă, veți primi:

• un e-mail de invitație
• o notificare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare
  

În e-mailul de invitație, veți primi un link către secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare - trebuie să vă conectați cu datele de autentificare EU Login.

Dacă nu aveți încă un cont EU Login conectat la adresa de e-mail care a fost utilizată de autoritatea contractantă pentru invitație, Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare îl va crea automat pentru dumneavoastră. Puteți vedea explicația detaliată aici .

Consultați invitația/invitațiile

Din meniul de navigare din stânga, veți găsi invitația/invitațiile în secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)]. De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei invitațiilor.

Faceți clic pe Selectare organizație (Select Organisation) din meniul Acțiuni (Action) pentru invitația primită - trebuie să selectați organizația indicată în e-mail-ul de invitație drept „Participant”.

 Va apărea o fereastră pop-up în care veți avea două opțiuni:

• • Organizațiile mele (My organisations) - puteți selecta o organizație dintre cele pentru care aveți un rol: rol pentru organizație (de exemplu, persoană care se autoînregistrează, LEAR, LSIGN) sau pentru un proiect (dosar/invitație/contract/grant) . Dacă organizația dumneavoastră nu este încă înregistrată, trebuie mai întâi să o înregistrați în Registrul participanților pentru a obține un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code, PIC). Aflați mai multe aici. După ce organizația dumneavoastră este înregistrată, puteți selecta PIC-ul nou creat.

• • Altă organizație (Other organisation) - puteți căuta organizațiile înregistrate pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare introducând fie numele organizației, fie numărul PIC.

Numai după ce ați selectat organizația, veți putea vedea detaliile și documentele invitației.

Faceți clic pe linkul Vizualizare detalii (See details) pentru: 

• • a vizualiza detaliile procedurii
    În secțiunea Informații generale (General information), puteți vizualiza informațiile referitoare la procedură.
    
    
    
  • a accesa documentele de achiziție restricționate
    În secțiunea Documente restricționate (Restricted documents), puteți vizualiza documentele referitoare la procedură.  
     
    
    Dacă există mai multe versiuni ale unui document, veți vedea ultima versiune pe ecran. Pentru a vizualiza o versiune mai veche, faceți clic pe meniul derulant și selectați versiunea pe care doriți să o vedeți. De asemenea, puteți consulta traducerile disponibile (dacă există).
    
  • 
  • 
    
    
  • Accesați secțiunea Întrebări și răspunsuri restricționate [Restricted Questions & answers (Q&A)].  
    Din această secțiune puteți adresa o întrebare cu privire la procedură.
     
    În cazul în care autoritatea contractantă furnizează răspunsul în privat, acesta va apărea în secțiunea Întrebările și răspunsurile mele (My Q&A). Dacă răspunsul este furnizat tuturor candidaților invitați la procedură, acesta va apărea în secțiunea Întrebări și răspunsuri restricționate (Restricted Q&A) . Pentru informații suplimentare, consultați secțiunea Cum să creați și să trimiteți o întrebare pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare .

Depunerea se poate face numai din secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)]. Oferta (ofertele) nu poate (pot) fi depusă (depuse) de pe pagina cu detalii referitoare la procedură.

Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)]

Pentru fiecare invitație, puteți vedea numărul de referință al procedurii, statutul invitației (primită, confirmată), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii, tipul procedurii și etapa.

Meniul Acțiuni (Action) din invitație/dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni în funcție de statutul invitației/dosarului.

În cazul invitațiilor cu statutul Primită (Received):  

• Confirmați primirea (Acknowledge Receipt): faceți clic aici pentru a confirma că ați primit invitația de a depune o ofertă. Veți fi direcționat(ă) către portalul eSubmission, unde puteți depune oferta.
• Gestionare roluri (Manage Roles):  veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să acceseze invitația și să depună o ofertă).
• Vizualizare detalii (See Details): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură (a se vedea mai sus).

În cazul invitațiilor cu statutul Primire confirmată (Acknowledged): 

• Creare dosar nou (Start New Submission): faceți clic aici pentru a trimite o nouă ofertă.
• Gestionare roluri (Manage Roles): veți putea să vizualizați și să gestionați accesul la invitația dvs. (să adăugați/eliminați alte persoane care vor putea, de asemenea, să vizualizeze invitația și să depună o ofertă).
• Vizualizare detalii (See Details): veți putea vedea detaliile referitoare la procedură ( a se vedea mai sus ).
  
  

Dacă ați început pregătirea unui dosar sau ați trimis deja un dosar, veți vedea linkul Dosar/dosare [Submission(s)].

Meniul Acțiuni (Action) din dreapta fiecărui dosar vă permite să efectuați diferite acțiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor cu statutul Proiect (Draft):

• Editare (Edit): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să editați dosarul dvs. în eSubmission.
• Vizualizare (View): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Ștergere (Delete): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

În cazul dosarelor cu statutul Depus (Submitted):

• Vizualizați confirmarea de primire (View Receipt): se afișează confirmarea de primire.
• Retragere (Withdraw) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere):  precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Retragere (Withdraw). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau transmite din nou.

În cazul dosarelor cu statutul Retras (Withdrawn):

• Vizualizați confirmarea de retragere (View Withdrawal Receipt): se afișează confirmarea de retragere.

În cazul dosarelor cu statutul Șters (Deleted):

• Meniul Acțiuni (Action) nu este disponibil pentru ofertele cu statutul Șters (Deleted). După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant. 

Pentru a putea depune o ofertă, trebuie să confirmați mai întâi că ați primit o invitație de participare la procedura de ofertare:

• Găsiți procedura în secțiunea Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

• În meniul Acțiuni (Action) al procedurii, faceți clic pe Confirmați primirea (Acknowledge Receipt), pentru a confirma că ați primit invitația. Statutul invitației va deveni Primire confirmată (Acknowledged).

După ce ați confirmat primirea invitației, veți fi redirecționat(ă) automat către eSubmission, unde puteți începe depunerea ofertei dvs. făcând clic pe Dosar nou (New submission). 

Dacă preferați să începeți depunerea mai târziu:

• Conectați-vă la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
  

• Mergeți la Invitația mea/invitațiile mele [My Invitation(s)] și găsiți procedura.

• Din meniul Acțiuni (Action) al procedurii, faceți clic pe butonul Creare dosar nou (Start new submission). Veți fi redirecționat(ă) către eSubmission.

În eSubmission, faceți clic pe Dosar nou (New submission) sau pe Reluare proiect (Resume draft)  pentru a relua proiectul de dosar început anterior. 

Navigarea în eSubmission 

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți pentru a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.

Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Documentele din dosar (Submission documents) aflat în partea stângă a ecranului.

Nu se transmite nimic autorității contractante înainte să faceți clic pe butonul Depunere (Submit) la sfârșitul procesului de depunere.

Modalități de depunere

Atunci când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:

• cum veți depune oferta: Dosar individual (Sole submission) sau Dosar de grup (Joint submission),
• dacă dosarul va implica subcontractare,
• în ce limbă va fi pregătit dosarul.

După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Înainte (Next) aflat în partea de jos a paginii.

Părți

În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe Parte nouă (New party) și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există).

Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC). Pentru a verifica dacă o entitate are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul Căutare (Search). Puteți căuta în funcție de PIC, de codul de TVA, de numărul național de înregistrare și de țară. Pentru a putea căuta în funcție de codul de TVA sau de numărul național de înregistrare, trebuie să selectați și țara.

Dacă nu obțineți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC. După ce obțineți PIC-ul, întoarceți-vă la eSubmission , căutați PIC-ul obținut și selectați organizația afișată.

Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:

• pentru participantul principal sau liderul de grup:
• persoana de contact (nume și adresă de e-mail)
• numărul contului bancar/IBAN;
• pentru toți participanții: declarație pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea dedicată fișierelor atașate.

Verificați caietul de sarcini pentru a afla ce documente sunt necesare pentru depunerea ofertei.

În secțiunea Persoană de contact (Contact Person), utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru ofertă (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal ( PCoCo ) în cadrul Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator ( CoCo ). 

Dacă persoana cu rol de PCoCo nu are cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.

Folosiți secțiunea Fișiere atașate (Attachments) a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului referitoare la criteriile de excludere și de selecție. Verificați caietului de sarcini pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.

Faceți clic pe Finalizare (Done) când ați terminat. 

După ce ați trecut de etapa Modalități de depunere (Ways to submit), structura nu mai poate fi schimbată din Dosar de grup (Joint submission) în Dosar individual (Sole submission) sau invers. Dacă doriți să modificați structura dosarului sau să schimbați liderul grupului, trebuie să creați un nou dosar, iar proiectul existent va fi suprascris (toate datele introduse anterior și toate documentele încărcate vor fi șterse).

Faceți clic pe butonul Înainte (Next) pentru a trece la etapa următoare.

Loturile

În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul (loturile) pentru care ați dori să depuneți o ofertă și apoi faceți clic pe butonul Înainte (Next) .  

Identificarea participanților se aplică dosarului în ansamblu. Așadar, dacă alcătuirea consorțiului este diferită în funcție de lot, va trebui să depuneți un dosar separat pentru fiecare lot.

Datele despre ofertă

În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dumneavoastră (numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut sau prețul cel mai scăzut” - asigurați-vă că utilizați același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau că precizați dacă oferta dumneavoastră respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.

Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau
a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.

După ce faceți clic pe butonul Salvare (Save), puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în caietul de sarcini, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară. 

Atunci când considerați că datele despre ofertă sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe Înainte (Next). Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.

În această etapă, proiectul dumneavoastră de ofertă, inclusiv toate documentele aferente, nu este încă depus .

Raportul privind dosarul

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.

eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dvs. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Înainte (Next) pentru a continua.

Raportul privind dosarul nu constituie o dovadă a depunerii. Nu ați trimis încă dosarul . Treceți la pasul următor și  faceți click pe Depunere (Submit) pentru a finaliza depunerea.

Depuneți oferta

Când sunteți gata să depuneți oferta, faceți clic pe Depunere (Submit) . Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Da (Yes) dacă doriți să confirmați: din acest moment nu veți mai putea modifica acest dosar.

Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor.

Va fi trimisă o notificare prin e-mail pe adresa de e-mail a persoanei cu rol de PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link către Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, unde persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi confirmarea de primire. Menționăm că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.

Confirmarea de primire este dovada respectării termenului-limită pentru primirea dosarelor.

Contul EU Login legat la adresa de e-mail la care a fost trimisă invitația primește rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pentru invitație.

Prin intermediul butonului Gestionare roluri (Manage Roles) (a se vedea mai jos), persoana cu rol de PCoCo poate adăuga alte persoane din organizația sa în calitate de Contact(e) coordonator (coordonatoare) (CoCo) pentru invitație.

Persoana de contact indicată în dosarul ofertei primește rolul de PCoCo pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare. Utilizatorul care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact din dosar) primește rolul de Contact coordonator (CoCo) pentru dosar și invitația la runda sau rundele următoare,   cu excepția cazului în care acest rol a fost eliminat de PCoCo/un alt CoCo din dosar în perioada cuprinsă între deschiderea cererilor de către autoritatea contractantă și primirea invitației la runda sau rundele următoare.

Toate acțiunile descrise mai sus - a se vedea secțiunea Invitația mea/invitațiile mele  [My Invitation(s)] - pot fi efectuate de către persoana cu rol de PCoCo sau de CoCo al elementului respectiv (invitație sau dosar). Vă atragem atenția asupra faptului că nu poate exista decât un singur PCoCo pentru fiecare invitație sau dosar.

Pentru a adăuga/elimina roluri în cadrul unui dosar, urmați pașii de mai jos:

  Persoanele care au fost adăugate în acest mod drept CoCo după ce autoritatea contractantă i-a trimis ofertantului invitația de a depune o ofertă revizuită prin intermediul Portalului nu vor putea depune oferte. Numai persoanele cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația sau persoanele cu rol de CoCo care au fost adăugate folosind butonul Gestionare roluri (Manage roles) din invitație vor putea depune o ofertă revizuită [a se vedea orientările privind runda 2/ runda (rundele) următoare].

Notificările mele (My notifications)

Persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate accesa această pagină făcând clic pe pictograma în formă de clopoțel din colțul din dreapta sus al ecranului, după ce s-a conectat la contul său de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Pe această pagină, persoana cu rol de PCoCo/CoCo  poate găsi următoarele notificări:

• Invitația pentru a depune o ofertă (revizuită)
• O atenționare cu privire la termenul de depunere care se apropie pentru o procedură
• Utilizarea PIC-ului organizației pentru un dosar
• Confirmarea de primire (dovada depunerii unei oferte)
• Confirmarea de retragere (dovada retragerii unei oferte)
  
• Documentele sunt actualizate pentru o procedură
• Întrebările și răspunsurile restricționate sunt publicate
• Autoritatea contractantă publică un anunț
• Detaliile procedurii sunt actualizate (termenul de depunere a ofertelor, titlul, descrierea etc.)

În tabulatorul Preferințe (Preferences) de sub Gestionarea tuturor notificărilor (Manage all notifications) (din partea de jos a listei notificărilor), persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate alege frecvența cu care dorește să primească notificări prin e-mail de la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. Independent de opțiunea aleasă, puteți accesa oricând toate notificările dvs. în secțiunea Notificările mele (My notifications) .

Notificarea mea oficială/notificările mele oficiale [My Formal Notification(s)] 

Această secțiune, aflată în meniul de navigare  din partea stângă, nu este folosită în prezent pentru proceduri de achiziții.

                                                                                                  Mergeți la a doua rundă a procedurii pentru orientări cu privire la modul de depunere a ofertei revizuite

  Puteți găsi ghidul rapid pentru procedurile negociate și alte proceduri de achiziții în toate limbile oficiale ale UE în secțiunea noastră eSubmission - Ghiduri rapide .