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Zurück zur ersten Runde des Verfahrens |
Verwalten der Einladungen und der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal
Wenn der öffentliche Auftraggeber beschließt, Sie zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots
aufzufordern, erhalten Sie:
- eine E-Mail zur Einladung
- eine Benachrichtigung im
- F&T-Portal.
Die E-Mail zur Einladung und die
Mitteilung werden an folgende Adressen geschickt:
- die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die bei der letzten Einreichung des Angebots angegeben wurde (Hauptkontaktperson des Koordinators
- (PCoCo)),
- die E-Mail-Adressen aller Personen, die zum Zeitpunkt der Versendung der Einladung die Rolle einer Kontaktperson des Koordinators (
- CoCo) innehaben, also die
- auf eine der
- im Folgenden beschriebenen Arten die Rolle als CoCo erhalten haben, und denen die Rolle in der Zwischenzeit nicht wieder mit der Funktion
- „Rollen verwalten“ entzogen wurde
- :
- in früheren Einreichungen von Angeboten angegebene Kontaktpersonen, außer der letzten Person,
- Kontakte, deren EU Login-Konto zur Einreichung des
- Erstangebots Angebots und etwaiger überarbeiteter Angebote verwendet wurde,
- Kontakte, die mit der Funktion
- „Rollen verwalten“ hinzugefügt wurden.
Die
Mitteilungen können über
den Abschnitt „Notifications“ (Mitteilungen) im Förder- und Ausschreibungsportal abgerufen werden.
Einladungen ansehen
In der Einladungs-E-Mail erhalten Sie einen Link, der Sie
zum Abschnitt „Invitations“ (Einladungen) im F&T-Portal führt – Sie müssen sich mit Ihrem EU-Login anmelden. Wenn Sie noch kein EU-Login-Konto haben, wird es automatisch über das F&T-Portal für Sie erstellt.
Siehe ausführliche Erläuterung hier.
Im Navigationsmenü finden Sie die Einladungen auf der linken Seite
im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen). Rechts oberhalb der Liste der Einladungen
ist auch ein Suchfeld verfügbar.
Die Einladung zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots für spätere Runden ist eine gesonderte Einladung
im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen). Sie ist nicht Teil der Einladung für die erste Runde oder (gegebenenfalls)
nachfolgende Runden des Verfahrens. Diese Einladung enthält eigene
Einzelheiten und ggf. Dokumente sowie einen neuen Link zur Einreichung von Angeboten
über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) der Einladung. Die Dokumente der vorherigen Einladungen sind in der neuen Einladung nicht enthalten – sie können
weiterhin in den vorherigen Einladungen eingesehen werden.
Im Abschnitt „
Invitations“ (
Einladungen) können Sie die Einzelheiten der Einladung und die Dokumente einsehen.
Durch Klicken auf die Referenznummer des Verfahrens oder auf die Option „Einzelheiten anzeigen“ gelangen Sie auf die Seite mit Einzelheiten der Einladung, auf der Sie die Abschnitte Einzelheiten oder Bietergemeinschaft anklicken können.
Anchor Details section Details section
Abschnitt „Einzelheiten“
Im Abschnitt „Einzelheiten“ können Sie
Einzelheiten zum Verfahren einsehen
- Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“
Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ (General Information)
- können Sie die Informationen zum Verfahren einsehen.
[
- Auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen
Im Abschnitt
- „Zugangsbeschränkte Unterlagen“ können Sie die
- Unterlagen zum Verfahren einsehen.
Wenn es mehrere Fassungen eines Dokuments gibt, wird die neueste
Fassung auf dem Bildschirm angezeigt. Sofern Sie eine ältere Fassung konsultieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Fassung aus. Sie können
gegebenenfalls auch die verfügbaren Übersetzungen einsehen.
- Zugang zum Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“
-
In diesem Abschnitt können Sie Fragen zum Verfahren stellen.
Erteilt der öffentliche Auftraggeber die Antwort nicht öffentlich, erscheint sie im Abschnitt „Meine Fragen und Antworten“
. Wird die Antwort für alle Bewerber sichtbar gemacht, die zu dem Verfahren eingeladen wurden, erscheint sie im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“
. Hier finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie im Förder- und Ausschreibungsportal eine Frage erstellen und einreichen.
Die Einreichung kann nur im Abschnitt
„Einladungen“ erfolgen. Angebote können nicht auf der Seite mit den Einzelheiten zum Verfahren eingereicht werden.
Zu jeder Einladung können Sie die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt - received, acknowledged), die Einreichungsfrist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen.
Über das Aktionsmenü (Action menu) der Einladung/Einreichung können Sie je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen.
Bei Einladungen mit dem Status „Erhalten“ (Received) können Sie:
Anchor Consortium section Consortium section
Abschnitt „Bietergemeinschaft“
In diesem Abschnitt können Sie die Daten der Organisation einsehen, an die diese Einladung gerichtet ist (im Falle einer Bietergemeinschaft werden alle Mitglieder des Konsortiums angezeigt).
Klicken Sie auf den Pfeil, um die der Organisation zugewiesenen Rollen anzuzeigen 
. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Rollen bearbeiten“ können Sie Rollen verwalten.
Anchor My Invitation(s) section My Invitation(s) section
Abschnitt „Einladungen“
Zu jeder Einladung können Sie die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt), die Frist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen. Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) 
der Einladung/Einreichung können Sie je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen
.
Bei Einladungen mit dem Status „
Erhalten“ haben Sie folgende Optionen:
- Erhalt bestätigen
- : Klicken Sie hier, um
- zu bestätigen, dass Sie die Einladung zur Einreichung eines Angebots erhalten haben. Sie werden zum eSubmission-Portal weitergeleitet, auf dem Sie Ihr Angebot einreichen können.
- Rollen verwalten
- : Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre
- Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung
- anzusehen und ein Angebot einzureichen.
- Einzelheiten
- anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen (siehe oben).
Wenn Sie mit der Vorbereitung einer Einreichung begonnen oder eine solche bereits vorgenommen haben, sehen Sie den Link der Einreichung (Submission(s)).
Über das Aktionsmenü (Action menu) rechts neben jeder Einreichung können Sie je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.
Bei Einreichungen mit dem Status Entwurf (Draft) können Sie:
Bei Einladungen mit dem Status „Bestätigt“ haben Sie folgende Optionen:
- Neue Einreichung beginnen: Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
- Rollen verwalten: Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung anzusehen und ein Angebot einzureichen.
- Einzelheiten anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen (siehe oben).
Wenn Sie mit der Vorbereitung einer Einreichung begonnen oder eine solche bereits vorgenommen haben, sehen Sie den Link „Einreichungen“.
Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben jeder Einreichung können Sie je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen
.
Bei Einreichungen mit dem Status
„Entwurf“ bestehen folgende Optionen:
- Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
- Anzeigen: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite innerhalb der Anwendung. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist.
- Löschen: Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.
Bei Einreichungen mit dem Status „Eingereicht“ bestehen folgende Optionen:
- Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
- Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist): Geben Sie den Grund für die Zurücknahme der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf
- die Schaltfläche „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.
Bei Einreichungen mit dem Status
„Zurückgezogen“ bestehen folgende Optionen:
- Rückzugsbestätigung ansehen
- : Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.
Bei Einreichungen mit dem Status „Gelöscht
“ bestehen folgende Optionen:
- Für Einreichungen mit dem Status „Gelöscht
- “ ist die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) nicht verfügbar. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden.
Einreichung
einesdes Angebots in eSubmission vorbereiten
Um ein überarbeitetes Angebot für eine
nachfolgende Runde einreichen zu können,
müssen die
Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) zuerst den
Erhalt der Einladung bestätigen
.
- Das Verfahren finden Sie
- im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen) auf dem Förder- und Ausschreibungsportal.
- Wählen Sie in der Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für das Verfahren „Erhalt bestätigen“, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung erhalten haben. Der Status der Einladung ändert sich dann zu „Bestätigt“
- .
Nachdem Sie den
Erhalt der Einladung bestätigt haben, werden Sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des Angebots beginnen können, indem sie auf „Neue Einreichung“
klicken.
Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:
- Melden Sie sich im Förder- und Ausschreibungsportal an.
- Suchen Sie das Verfahren unter „
- Einladungen“
- .
- Wählen Sie über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) für das Verfahren „Neue Einreichung beginnen“
- . Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.
Klicken Sie in eSubmission
auf „Neue Einreichung
“, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Entwurf laden
“, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen.
Navigation in
eSubmission
Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.
Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit
einsehen, indem Sie auf der
linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „
Einreichungsunterlagen“ klicken.
Erst wenn Sie 
|
“ geklickt haben, |
ist noch nichts beim öffentlichen Auftraggeber eingereicht. |
Parteien
In diesem Schritt kann nur der Abschnitt
„Kontaktperson“ bearbeitet werden.
Der Nutzer, der in eSubmission
mit dem Angebot beginnt, kann als Kontaktperson sich selbst (der Name ist bereits vorausgefüllt) oder eine andere Person angeben. Falls
letzterer noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.
Die Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle
PCoCo und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle
CoCo.
Klicken Sie auf „Weiter“
, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Angebotsdaten
In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei der Zuschlagsmethode niedrigster Preis und niedrigste Kosten; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.
Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“
geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot
und – falls vom
Auftraggeber in
den Spezifikationen der Ausschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen.
Sobald Sie
der Ansicht sind, dass die Angebotsdaten
korrekt sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“
. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.
|
Einreichungsbericht
Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.
In eSubmission
wird der Einreichungsbericht automatisch erzeugt und ihrer Einreichung
hinzugefügt. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht
muss weder
unterschrieben werden noch unterschrieben in eSubmission
hochgeladen werden.
Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit
erachten, klicken Sie auf „Weiter“
, um fortzufahren.
|
für die Einreichung. Ihr Angebot wurde noch nicht eingereicht. Bitte gehen Sie zum nächsten Schritt und klicken Sie auf |
„ Einreichen“, um die Einreichung abzuschließen. |
Einreichung Ihres Angebots
Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“
.
Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.
Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“
:
Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.
Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist
nicht möglich ist.
Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die mit dem EU-Login-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson des
Koordinators (PCoCo)
und an alle für dieses Angebot genannten Kontaktpersonen des
Koordinators (CoCo)
verschickt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist.
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| Anchor | ||||
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Verwalten von Rollen im Förder- und Ausschreibungsportal
(Manage roles)Das EU-Login-Konto, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, an die die Einladung gesendet wurde, erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators
(PCoCo)
für die Einladung.
Über die Schaltfläche „
Rollen verwalten“ (
siehe unten) kann die PCoCo weitere Personen aus ihrer Organisation als Kontaktpersonen des Koordinators
(CoCo) für die Einladung hinzufügen.
Die im überarbeiteten Angebot in eSubmission angegebene Kontaktperson erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einreichung und für die Einladung zu den
nachfolgenden Runden. Der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson
für die Einreichung)
erhält für die Einreichung
und
die Einladung
für die nachfolgende(n) Runde(n) die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung in der Zeit zwischen der Öffnung des Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber und dem
Erhalt der Einladung zu
(r) nachfolgende(n) Runde(n) entfernt.
Alle oben beschriebenen Aktionen – siehe den Abschnitt
„My Invitations (Meine Einladungen)“ können von der PCoCo oder den CoCo des jeweiligen Vorgangs (Einladung oder Einreichung) durchgeführt werden.
Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann.
Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung:
1. | Klicken Sie dazu |
in der Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben der Einreichung des Erstangebots auf die Option „ |
Rollen verwalten“ |
. |
| |
2. | Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rollen bearbeiten“ |
. |
| |
3. | Um eine neue Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Rollen hinzufügen“ |
.
|
Fügen Sie die Kontaktdaten hinzu und klicken Sie auf „Speichern“. Die Einzelheiten zu der hinzugefügten CoCo sind unter den Rollen für die Organisation aufgeführt.
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4. | Um eine Kontaktperson des Koordinators (CoCo) zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Namen. |
Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die wie oben beschrieben erst hinzugefügt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Einladung zu einer folgenden Runde schon verschickt hat, können in dieser Runde kein Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung erhalten haben, oder Kontaktpersonen (CoCo), die
über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ in der Einladung hinzugefügt wurden, können ein Angebot einreichen
„Meine Benachrichtigungen“ (My notifications)
Um zu dieser Seite zu gelangen, kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Förderportal angemeldet hat.
Auf dieser Seite finden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die folgenden Benachrichtigungen:
- die Einladung, ein neues Angebot einzureichen
- die Erinnerung an den nahenden Ablauf der Einreichungsfrist eines Verfahrens
- die Verwendung der PIC der Organisation für eine Einreichung
- die Einreichungsbestätigung (Nachweis der Einreichung eines Angebots)
- die Rückzugsbestätigung (Nachweis der Zurückziehung eines Angebots)
- Die Dokumente wurden für ein Verfahren aktualisiert.
- Die zugangsbeschränkten Fragen und Antworten wurden veröffentlicht.
- Eine Bekanntmachung ist vom öffentlichen Auftraggeber veröffentlicht.
- Die Einzelheiten des Verfahrens wurden aktualisiert (Ausschreibungsfrist, Titel, Beschreibung usw.).
Im Abschnitt Alle Benachrichtigungen verwalten (Manage all notifications) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) unter Einstellungen (Preferences) (unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Förder- und Ausschreibungsportals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt Meine Benachrichtigungen (My notifications) ansehen.
„Meine förmlichen Benachrichtigungen“ (My Formal Notifications(s))
Dieser Abschnitt im Navigationsmenü auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.
Die Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren und andere Vergabeverfahren in allen EU-Amtssprachen finden Sie in unserem Abschnitt „Kurzanleitungen eSubmission“ (Quick guides eSubmission).