Kratki vodnik za postopke s pogajanji - 2. krog/nadaljnji krogi

(postopki s pogajanji in konkurenčni postopek s pogajanji brez objave)

Kako začeti

Ta kratki vodnik se uporablja za morebitne nadaljnje kroge postopkov s pogajanji in konkurenčnih postopkov s pogajanji brez objave, v katerih vas je javni naročnik pozval, da prek sistema eSubmission oddate revidirano ponudbo (javni naročnik se sicer lahko odloči, da od vas ne bo zahteval revizije ponudbe, lahko pa zahteva oddajo vaše revidirane ponudbe zunaj sistema eSubmission).   Kratki vodnik za oddajo prvotnih ponudb v postopkih s pogajanji ter vodniki za druge postopke javnega naročanja so na voljo na strani wiki za e-javno naročanje portala za financiranje in razpise.

Kot gospodarski subjekt lahko:

• sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija ali organ EU,
• ga varno oddate,
• prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,
• izbrišete osnutek predložitve,
• prejmete dokazilo o predložitvi (Submission Receipt),
• umaknete predložitev pred rokom za prejem predložitev,
• prejmete dokazilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Obvezno preberite Sistemske zahteve.

Najdete jih na prvi strani aplikacije eSubmission in v razdelku Priloge na strani s podatki o strankah.

Kako do tehnične pomoči

Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8:00 do 20:00 po srednjeevropskem času ali srednjeevropskem poletnem času.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

 Podporna ekipa je na voljo samo v angleščini.

Kako pripravite svojo ponudbo v eSubmission

Če se naročnik odloči, da vas bo povabil k oddaji revidirane ponudbe, boste prejeli obvestilo s portala za financiranje in razpise.

Obvestilo bo poslano na:

• elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v zadnji predložitvi ponudbe (glavni kontaktni koordinator (Primary Coordinator Contact) (PCoCo));

• elektronske naslove vseh oseb, ki imajo ob pošiljanju vabila vlogo kontaktnih koordinatorjev (Coordinator Contacts) (CoCo), tj. jim je bila dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja na enega od naslednjih načinov in ta vloga medtem ni bila odstranjena prek funkcije „Upravljanje vlog“:
  • morebitnim kontaktnim osebam, navedenim v prejšnjih oddajah ponudbe, vendar ne v zadnji;
  • morebitnim kontaktom, katerih račun EU Login je bil uporabljen za oddajo prvotne ponudbe ter morebitnih revidiranih ponudb;
  • morebitnim kontaktom, dodanim s funkcijo „Upravljanje vlog“.

Do obvestil je mogoče dostopati tudi prek razdelka Moja obvestila (My Notifications) na portalu za financiranje in razpise.

Če želite oddati revidirano ponudbo za nadaljnji krog, mora glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator (PCoCo/CoCo) najprej potrditi prejem vabila:

• Poiščite postopek v razdelku  Moja vabila (My Invitations) na portalu za financiranje in razpise.
• V meniju Dejanje (Action) postopka kliknite Potrdilo o prejemu (Acknowledge Receipt), da potrdite, da ste prejeli vabilo. Status vašega vabila bo nato potrjeno(Acknowledged).

Ko boste potrdili prejem vabila, boste samodejno preusmerjeni v sistem eSubmission, kjer lahko začnete oddajo ponudbe s klikom na možnost Nova predložitev (New submission).

Če želite predložitev ponudbe začeti pozneje:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise z računom EU Login osebe, ki je v ponudbi navedena kot kontaktna oseba (PCoCo) ali, če se razlikuje, z računom EU Login osebe, ki je bila navedena za oddajo ponudbe (CoCo) ali morebitnega drugega kontaktnega koordinatorja, ki je bil pooblaščen prek funkcije „Upravljanje vlog“ (Manage Roles) portala za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku).
• Pojdite na  Moja vabila (My Invitations) in poiščite postopek.
• V meniju postopka Dejanje (Action) kliknite Začni novo predložitev (Start New Submission). Nato boste preusmerjeni na eSubmission.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev (New submission) za začetek nove predložitve ali Obnovi osnutek (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku  Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku).

Krmarjenje v sistemu eSubmission

Ko začnete svojo predložitev, se bo na vrhu zaslona prikazala vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente tako, da kliknete gumb Dokumenti predložitve na levi strani zaslona.

Naročniku ni poslano nič, dokler na koncu postopka oddaje ne kliknete gumba Oddaj.

Stranke

V tem koraku je mogoče urejati samo razdelek Kontaktna oseba.

Uporabnik, ki začenja ponudbo v sistemu eSubmission, lahko kot kontaktno osebo navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Če slednja nima računa EU Login, bo začasni račun EU Login ustvarjen samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa bo po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo bo poslano s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov in najnižje cene, in sicer v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentacije o javnem naročilu.

Image Modified

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani, lahko naložite finančno ponudbo in, če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval le, če so bili zagotovljeni vsi obvezni podatki in dokumenti.

V tej fazi osnutek vaše ponudbe, vključno z vsemi dokumenti, še ni oddan.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari in vaši predložitvi doda poročilo o predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Poročilo o predložitvi ni dokazilo o predložitvi. Predložitve še niste oddali. Nadaljujte z naslednjim korakom in kliknite Oddaj, da zaključite oddajo.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj. Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.

Elektronsko sporočilo bo poslano na elektronski naslov, povezan z računom EU Login glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) in vseh kontaktnih koordinatorjev (CoCo), ki so navedeni za to ponudbo. To elektronsko sporočilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko najdete Submission Receipt (dokazilo o predložitvi). 

Submission Receipt (dokazilo o predložitvi) velja kot dokazilo o upoštevanju roka za prejem predložitev.

Upravljanje vlog na portalu za financiranje in razpise

Kontaktni osebi, navedeni v revidirani ponudbi v eSubmission, je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) za oddajo revidirane ponudbe na portalu za financiranje in razpise. Za vsako predložitev lahko obstaja samo en glavni koordinator.

Uporabniku, ki oddaja revidirano ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo).

Potem ko javni naročnik odpre revidirane ponudbe in (če je ustrezno) preden pošlje vabila k nadaljnjim krogom pogajanj, je na portalu za financiranje in razpise mogoče dodati ali odstraniti dodatne kontaktne koordinatorje (CoCo).

• V spustnem meniju Dejanje (Action) na desni strani predložitve revidirane ponudbe kliknite možnost Upravljanje vlog(Manage Roles). Možnost bo prikazana šele, ko je javni naročnik odprl revidirane ponudbe.

• Kliknite gumb Uredi vloge (Edit Roles).

• Če želite dodati novega kontaktnega koordinatorja, kliknite gumb Dodaj vloge (Add Roles).

Če želite izbrisati kontaktnega koordinatorja, kliknite ikono za izbris poleg njegovega imena.

• Dodajte podrobnosti osebe, ki jo je treba dodati kot kontaktnega koordinatorja ter kliknite gumb Potrdi (Ok).

  Kontaktni koordinatorji (CoCos), ki so bili dodani po zgoraj opisanem postopku, potem ko je javni naročnik poslal vabilo k nadaljnjemu krogu pogajanj, ne bodo mogli oddati ponudbe v tem krogu. Ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinatorji/kontaktni koordinatorji (PCoCo/CoCos), ki so prejeli vabilo, ali kontaktni koordinatorji (CoCos), ki so bili dodani z gumbom dejanja „Upravljanje vlog“ (Manage Roles) na vabilu.