4. Notifications

The awarding of the best tenderer is done automatically based on the Evaluation performed by the Evaluation Committee, and the following letters are generated automatically by the system:

• Award notification letter to best tenderer; and
• The notification letter to the next best tenderer; and
• The notification letter to the unsuccessful.

After the pre-financing, the system generates the draft Contract from: i) the structured data entered in the Request for Service; ii) the structured data entered and files uploaded during Submission; and iii) the structured data of the Evaluation.

The Contracting Authority reviews and validates the draft Contract, and the award decision (authorisation) for the Specific Contract is granted.

Following the authorisation of the Specific Contract by the Authorising Officer, the Contractors receive the notification letters in the Funding & Tenders Portal. The notification is done by the system where it sends an e-mail automatically to the Contractors, notifying them that the notification letters are available in the portal. A direct link is available in the e-mail to the notification letter.

L'attribution du meilleur soumissionnaire se fait automatiquement sur base de l'Évaluation effectuée par le Comité d'Évaluation. L'utilisateur ne doit pas effectuer d'actions au cours de la phase d'attribution.

Les lettres suivantes seront générées automatiquement par le système :

• Lettre de notification d'attribution au meilleur soumissionnaire ; et
• Lettre de notification au deuxième meilleur soumissionnaire ; et
• Lettre de notification aux soumissionnaires non retenus.

Après le préfinancement, le système génère le contrat brouillon à partir : i) des données structurées saisies dans la demande de Prestations ; ii) des données structurées saisies et les fichiers chargés lors de la Soumission ; et iii) des données structurées de l'Évaluation.

L'autorité Contractante examine et valide le le contrat brouillon (draft) et la décision d'attribution (autorisation) pour le Contrat Spécifique est ensuite accordée.

Après autorisation du Contrat Spécifique par l'Ordonnateur, les Contractants reçoivent les lettres de notification sur le Portail de Financement et d'Appel d'Offres. La notification est effectuée par le système qui envoie automatiquement un e-mail aux contractants, les informant que les lettres de notification sont disponibles sur le portail. Un lien direct est disponible dans l'e-mail vers la lettre de notification.