Kratki vodič za
otvorene postupkepostupke javne nabave u dva koraka – 1. korak
(ograničeni postupci, natjecateljski postupci uz pregovore,natjecateljski dijalozi, partnerstva za inovacije i projektni natječaji)
Anchor Za početak Za početak
Za početak
Dobro došli u eSubmission!
Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (ponudeodnosno zahtjev za sudjelovanje).
Ovaj kratki se Kratki vodič odnosi se samo na otvorene postupke. Kratki prvi korak postupaka u dva koraka. U tom koraku gospodarski subjekti mogu podnijeti zahtjev za sudjelovanje. Kratki vodiči za drugi korak postupaka u dva koraka i vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na portalu wiki-stranicama za e-nabavu portala Financiranje i natječaji, wiki stranici eProcurement.
Kao gospodarski subjekt možete:
sastaviti ponudu zahtjev kao odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo , tijelo ili agencija EU-a
podnijeti ponudu zahtjev na siguran način
pregledati ili nastaviti s izradom nacrta ponudezahtjeva
izbrisati nacrt ponudezahtjeva
primiti potvrdu dokaz o podnesenoj ponudi podnošenju (Submission Receipt)
povući ponudu zahtjev prije isteka roka za dostavu zahtjeva za zaprimanje ponudasudjelovanje
primiti potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt).
Obavezno pročitajte tehničke preduvjete..
Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission te i u odjeljku Prilozi , na stranicama stranici Stranke i Podaci o ponudi.
Tehnička pomoć
Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku od 8:00 do 20:00 sati (CET/CEST)po srednjoeuropskom vremenu.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 32 (0) 22971063229 71063
Radni jezik službe Služba za podršku isključivo je engleskikorisnicima dostupna je samo na engleskom jeziku.
Pristupanje sustavu eSubmission
Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave (poziva na podnošenje ponuda). Objavljeni pozivi na podnošenje ponuda europskih institucija, tijela i agencija nalaze se
Aplikacija TED eTendering (za pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25.10.2023.)
Preduvjeti za upotrebu sustava eSubmission
Kako biste se mogli koristiti sustavom eSubmission i odgovarati na pozive na podnošenje ponuda objavljene na portalu Financiranje i natječaji, morate biti registrirani u sustavu Europske komisije za provjeru autentičnosti korisnika (EU Login).
Za odgovaranje na pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25. listopada 2023. treba vam i korisnički račun na portalu TED eTendering.
Da bi se organizacija navedena u elektroničkoj ponudi elektroničkom zahtjevu mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje. Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.
EU Login
EU Login omogućuje pristup raznim uslugama prijavu na razne usluge i/ili sustavima sustave Europske komisije. Ako još nemate račun za EU Login, možete ga izraditi.
Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.
TED eTendering je platforma za elektroničku nabavu na kojoj su institucije i tijela EU-a objavljivala pozive na podnošenje ponuda do 25. listopada 2023.
Korisnički račun za eTendering možete izraditi s pomoću EU Logina.
Portal Financiranje i natječaji
Portal Financiranje i natječaji jedinstvena je polazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela, institucije i agencije EU-a.
Na portalu Financiranje i natječaji sudionici mogu:
pretraživati EU-ove programe financiranja i ili postupke nabave
- pretplatiti se na pozive na podnošenje ponuda
- pregledati pogledati dokumentaciju o nabavi
- postaviti pitanje
upisati se u registar sudionikaRegistar sudionika
- pristupiti sustavu eSubmission
pristupiti potvrdama o podnesenim ponudama (Submission Receiptpodnošenju (dokazima o podnošenju)
pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponudazahtjeva
povući podnesene ponude zahtjeve i pristupiti pristupati potvrdama o povlačenju (Withdrawal Receipt)dokazima o povlačenju)
- upravljati ulogama.
Registar sudionika
Komisija je uspostavila izradila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga. Zahvaljujući tom registru dovoljno je da sudionici samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji. Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su ovdje.
| Table of Contents |
|---|
|
Priprema zahtjeva za sudjelovanje u sustavu eSubmission
Gospodarski subjekti mogu podnijeti zahtjev za sudjelovanje s pomoću poveznice na portal
Kako pripremiti i podnijeti ponudu putem sustava eSubmission
Svi gospodarski subjekti mogu podnijeti ponudu putem poveznice na portalu Financiranje i natječaji navedene u objavi poziva pozivu na nadmetanje / pozivu na projektni natječaj.
Na portalu Financiranje i natječaji morate kliknuti na Podnošenje zahtjeva (Access submission):to će vas preusmjeriti na portal eSubmission, pod uvjetom da ste prijavljeni sa svojim računom za EU Login.
Za pozive na podnošenje ponuda objavljene prije 25. listopada 2023. gospodarski subjekti mogu podnijeti ponudu putem poveznice TED eTendering navedene u objavi poziva na nadmetanje. Na stranicama eTendering trebate se prijaviti putem računa za TED eTendering i kliknuti Podnesi ponudu. To će vas preusmjeriti na sustav eSubmission.
Najprije morate pročitati i prihvatiti uvjete korištenja te potvrditi da ste pročitali i razumjeli obavijest o zaštiti podataka.
U sustavu eSubmission kliknite gumb Nova ponuda/zahtjev kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili gumb Nastavak izrade ili zahtjeva ili Nastavi izradu nacrta kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Financiranje i natječaji (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje ponudama zahtjevima na portalu Financiranje i natječaji u ovom vodiču).
Kretanje unutar sustava eSubmission
Nakon što započnete s izradom ponudepodnošenjem, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na traci s tijekom postupka. Na traci su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponudezahtjeva za sudjelovanje. Na njoj ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite.
U postupku izrade ponude podnošenja u svakom trenutku možete provjeriti osnovne podatke o postupku vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.
 | Ponuda Zahtjev neće biti | podnesenapodnesen javnom naručitelju dok ne kliknete na gumb Podnesi na kraju postupka. |
|---|
Kako podnijeti ponudu
Načini podnošenja
Kad započnete s podnošenjem nove ponudenovog zahtjeva, od vas će se tražiti da navedete:
- podnosite li ponudu kao: pojedinačnu ponudu ili zajedničku ponudu kako ćete podnijeti zahtjev za sudjelovanje: pojedinačni zahtjev ili zajednički zahtjev
- hoće li ponuda zahtjev uključivati podugovaranje
- na kojem ćete jeziku podnijeti ponuduzahtjev.
Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite na gumb Sljedeće na dnu stranice.
Stranke
U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude vašeg zahtjeva (sudionici).Kliknite na Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponudepojedinačnog zahtjeva), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponudezajedničkog zahtjeva) i podugovaratelj (prema potrebi).
Svi sudionici , osim podugovaratelja , moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u registru Registru sudionika), pritisnite gumb poslužite se gumbom Pretraži. Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i zemlji. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i zemlju.
Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC. Nakon što dobijete PIC, vratite se na na eSubmission, pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.
Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u u Registru sudionika te te će se od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:
- za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
- osobu za kontakt (ime i e-adresa)
- IBAN / broj bankovnog računa
- za sve sudionike: časnu izjavu (uredno propisno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.
U odjeljku Osoba za kontakt korisnik kao osobu za kontakt za zahtjev za podnesenu ponudu sudjelovanje može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga uloga primarnog koordinatora za koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) na portalu Financiranje i natječaji, a korisniku koji podnosi ponudu zahtjev za sudjelovanje (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo).
Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se stvoriti kreirati privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak.
U odjeljku Prilozi za svakog sudionika možete uz ponudu učitati dokumente sudionika koje je zatražio javni naručiteljdokumentaciju sudionika koja se odnosi na kriterije za isključenje i odabir. Provjerite u natječajnim specifikacijama koje dokumente morate poslati uz ponudu za pojedinačne sudionikenatječajne specifikacije kako biste utvrdili koji se dokumenti moraju uključiti u zahtjev za svakog sudionika.
Kad završite, kliknite na gumb Gotovo.
| Nakon što prođete korak „Načini podnošenja”, više | neće biti moguće nećete moći promijeniti strukturu iz | zajedničke ponude u pojedinačnu ponudu i obratno„zajednički zahtjev” u „pojedinačni zahtjev” i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu | podnošenjazahtjeva ili | promijenitivoditelja skupine, morate izraditi | novu ponudunovi zahtjev, | kojakoji će prebrisati izrađeni nacrt (izbrisat će se svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti | bit će izbrisani). |
Za prelazak na sljedeći korak kliknite kliknite na Sljedeće.
Grupe
(lotovi)
U postupku s nekoliko grupa (lotova) odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu zahtjev za sudjelovanje i zatim kliknite na gumb Sljedeće.
| Identifikacija Identifikacija sudionika odnosi se na | ponuduzahtjev u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno | ogrupi | (lotu), treba podnijeti | zasebnu ponuduzaseban zahtjev za svaku grupu. |
Podaci o ponudi
U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.
Ako izjavite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se zatražiti da to obrazložite u posebnom okviru za unos teksta. Potvrda o sukladnosti ili nesukladnosti i obrazloženje u slučaju nesukladnosti bit će navedeni u izvješću o podnošenju.
Nakon što kliknete gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka kao tehničku/financijsku ponudu.
Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite Sljedeće . Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.
U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni . Izvješće o zahtjevu
Izvješće o zahtjevu generira sustav i sastavni je dio zahtjeva
Izvješće o podnošenju
Izvješće o podnošenju generira sustav i dio je podnošenja ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponuduzahtjev.
Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudizahtjevu i dodaje ga u vašu ponudu. Prije podnošenja ponude vaš zahtjev. Izvješće o zahtjevu možete pregledati izvješće o ponudi na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja zahtjeva za sudjelovanje). Nije ga potrebno potpisati niti učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.
Nakon što pregledate izvješće o ponudi zahtjevu i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna vaš zahtjev potpun i spreman za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.
| Izvješće Izvješće o | podnošenjuzahtjevu nije dokaz | podnošenjao podnošenju. Još niste podnijeli | ponuduzahtjev. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje. |
Podnesite svoju ponudu
Podnošenje zahtjeva za sudjelovanje
Kad budete spremni podnijeti svoju ponudusvoj zahtjev za sudjelovanje, kliknite na gumb Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom podnošenjao podnošenju.
Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti tu ponudutaj zahtjev.
Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponudazahtjeva za sudjelovanje.
Obavijest Na e-poštom šalje se na e-adresu osobe za kontakt navedene u ponudi (primarni koordinator za kontakt) i na e-adresu (ako je različita) povezanu s računom za EU Login koji se upotrebljava za podnošenje ponude (koordinator za kontakt). Obavijest sadržava poveznicu na portal Financiranje i natječaji na kojem možete pronaći potvrdu o podnošenju.
Subjekti čiji ste PIC naveli u podnesenoj ponudi o tome će biti obaviješteni.
Potvrda o podnesenoj ponudi dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku. Upravljanje ponudama na portalu Financiranje i natječaji
adresu primarnog koordinatora za kontakt / koordinatora za kontakt šalje se obavijest. U obavijesti se navodi poveznica na portal Financiranje i natječaji, na kojem primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći potvrdu o podnošenju. Imajte na umu da će subjekti čiji je PIC naveden u zahtjevu dobiti obavijest.
| Potvrda o podnošenju dokaz je da je zahtjev zaprimljen u roku. |
Upravljanje ulogama na portalu Financiranje i natječaji
Osobi za kontakt navedenoj u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje i poziv za 2. korak na portalu Financiranje i natječaji. Korisnik koji podnosi zahtjev (ako se razlikuje od osobe za kontakt u zahtjevu) dobiva ulogu koordinatora za kontakt (Coordinator Contact (CoCo)) za podnošenje zahtjeva i poziv za 2. korak, osim u slučaju da je primarni koordinator za kontakt / drugi koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva uklonio ulogu u razdoblju od trenutka kada javni naručitelj otvori zahtjeve do primitka poziva za 2. korak.
Dodatni koordinator za kontakt Coordinator Contact (CoCo) za podnošenje zahtjeva može se dodati ili ukloniti pomoću gumba Manage Roles (Upravljanje ulogama) (vidjeti u nastavku).
Napominjemo da za pojedini poziv ili zahtjev može postojati samo jedan primarni koordinator za kontakt. Primarni koordinator za kontakt za podnošenje zahtjeva (1. korak) ne može se zamijeniti ili ukloniti preko portala (ako primarnog koordinatora za kontakt za podnošenje zahtjeva treba zamijeniti, obratite se korisničkoj podršci portala).
Glavni koordinator za kontakt za poziv za 2. korak na portalu Financiranje i natječaji mogu izravno zamijeniti LEAR (imenovani zastupnik) i administrator računa (više nije potrebno kontaktirati korisničku podršku) nakon pokretanja poziva za 2. korak.
Kako biste dodali/uklonili uloge povezane sa zahtjevom slijedite sljedeće korake:
| 1. | U padajućem izborniku Action (Radnja), desno od podnesenog zahtjeva za sudjelovanje, kliknite na opciju Manage Roles (Upravljanje ulogama). Ta će se opcija pojaviti tek nakon što javni naručitelj otvori podnesene zahtjeve za sudjelovanje.
|
| 2. | Kliknite na gumb Edit Roles (Uredi uloge). |
| 3. | Da biste dodali novog koordinatora za kontakt za podnošenje zahtjeva, kliknite na Add Roles (Dodavanje uloga) . |
| 4. | Dodajte pojedinosti o osobi koju dodajete kao dodatnog koordinatora za kontakt i kliknite na gumb Save (Spremi).  |
| 5. | Da biste izbrisali koordinatora za kontakt, kliknite na ikonu za brisanje pokraj njegova imena. |
Koordinatori za kontakt koji se na prethodno opisan način dodaju nakon što je javni naručitelj poslao pozive za 2. korak neće moći podnijeti ponudu. Samo primarni koordinatori za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv za 2. korak ili koordinatori za kontakt koji su dodani s pomoću gumba „Manage roles” (Upravljanje ulogama) u pozivu moći će podnijeti ponudu (vidjeti Kratki vodič za drugi korak postupaka u dva koraka).
Anchor Upravljanje zahtjevima na portalu Financiranje i natječaji Upravljanje zahtjevima na portalu Financiranje i natječaji
Upravljanje zahtjevima na portalu Financiranje i natječaji
Kako biste pristupili svojem osobnom području portala Financiranje i natječaji, morate se autentificirati klikom na gumb Sign in Da biste ušli u privatni prostor na portalu Financiranje i natječaji, morate proći autentifikaciju klikom na gumb Login (Prijava)u gornjem desnom kutu početne stranice portala Financiranje i natječaji (unesite svoje korisničko ime i lozinku za EU Login).
Pregled
ponudezahtjevâ
U
Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt moći će pronaći ponude u odjeljku Manage my area (Upravljanje mojim prostorom) na lijevoj strani primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može naći zahtjeve za sudjelovanje pod odjeljkom My Submission(s) (Moje ponudeMoji zahtjevi).
S desne strane iznad popisa ponuda zahtjeva dostupno je i polje za pretraživanje.
Odjeljak My Submission(s) (
Moje ponudeMoji zahtjevi)
Za svaku ponudu svaki zahtjev primarni koordinator za kontakt kontakt/koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka,identifikacijsku oznaku ponudezahtjeva, datum posljednje obavljene radnje i status ponude provedene radnjei status podnošenja (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, grupu (lot) (ako postoji) te naslov i je primjenjivo), naziv postupka, vrstu postupka i korak.
Izbornik Action (Radnja), koji se nalazi desno od svake ponude svakog zahtjeva (osim ako nije izbrisana), omogućuje je zahtjev izbrisan) omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt obavljanje različitih radnji da obavlja različite radnje ovisno o statusu ponudezahtjeva.
Ponude Zahtjeve sa statusom „Draft” (nacrt) možete:
- Uređivatiuređivati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste bili prije nego što ste izašli iz aplikacije. Ponudu tada stali; zahtjev tad možete uređivati u sustavu eSubmission.
- pregledavati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali. Ponuda ; zahtjev se ne može uređivati jer je ga pregledavate u formatu samo za čitanje. čitanje
- izbrisati: nacrt ponude zahtjeva izbrisat će se s portala Financiranje i natječaji.
Za ponude zahtjeve sa statusom „podneseno” možete:
- pogledati potvrdu(View Receipt): prikazat će se potvrda o podnesenoj ponudi.podnošenju
- povući zahtjev Povući ponudu (samo ako još nije prošao rok za podnošenje):navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu zahtjev i potvrdite to potvrdite klikom na gumb Withdraw (Povuci). Povučena ponuda ; povučeni zahtjev ne može se više pregledavati, uređivati niti ponovno podnijeti.
Za ponude Zazahtjeve sa statusom „povučeno” možete:
- pogledati potvrdu o povlačenju: prikazat će se potvrda o povlačenju.
Za ponude zahtjeve sa statusom „izbrisano”:
Izbornik Action (Radnja) nije dostupan za ponude zahtjeve sa statusom „izbrisano”. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj zahtjeva sudionik mu više ne može neće moći pristupiti.
Upravljanje obavijestima na portalu Financiranje i natječajinatječaji
My notifications (Moje obavijesti
(My notifications)
Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt toj stranici može pristupiti stranici klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Financiranje i natječaji.
Na toj stranici primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći sljedeće obavijesti:
- potvrdu o podnesenoj ponudi (Submission Receiptpodnošenju (dokaz o podnošenju zahtjeva za sudjelovanje)
- potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt)dokaz o povlačenju zahtjeva za sudjelovanje).
Na kartici Preferences (Osobne postavke) u odjeljku Manage all notifications (Upravljanje svim obavijestima) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati koliko će često primati e-obavijesti s portala Financiranje i natječaji. Neovisno o odabranom , sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku My notifications (Moje obavijesti).
Moje službene obavijesti (My
formalFormal Notification(s) (Moje službene obavijesti)
Ovaj odjeljak, koji se nalazi na lijevoj strani s lijeve strane odjeljka Manage my area (Upravljanje mojim prostorom), trenutačno se ne koristi za postupke nabave.