Кратко ръководство за двуетапните процедури за възлагане на обществени поръчки — етап 2

(ограничени процедури, състезателни процедури с договаряне и конкурси за проект)

Кратките ръководства са актуализирани, за да се вземе предвид новият процес на публикуване на процедурите с обявление за обществена поръчка, който се прилага за всички нови процедури, публикувани от 25 октомври 2023 г. Тази актуализирана версия понастоящем не е достъпна, отколкото на английски език. Скоро ще бъдат достъпни преводи на всички езици на ЕС.

Първи стъпки

Настоящото кратко ръководство се отнася само за втория етап от двуетапните процедури. На този етап само поканените кандидати, които са преминали първия етап въз основа на критериите за изключване и подбор, могат да подадат оферта. Кратки ръководства за първия етап от двуетапните процедури, както и ръководства за други процедури за възлагане на обществени поръчки ще намерите в уикито за електронните обществени поръчки на портала Funding & Tenders .

Като икономически оператор можете да:

• въведете Вашия отговор във връзка с процедура, започната от институция или орган на ЕС

• подадете по сигурен начин

• видите или да редактирате запазена чернова

• изтриете чернова на подаване

• получите доказателство за подаване (Submission Receipt)

• оттеглите подаване преди крайния срок за получаване на подавания

• получите доказателство за оттегляне (Withdrawal Receipt).

Моля, прочетете системните изисквания.

Ще ги намерите на началната страница на приложението eSubmission и в раздел „Приложения“ на страницата Страни.

Как да получа техническа помощ?

Ако се нуждаете от помощ, можете да се свържете с екипа ни по поддръжка от 8:00 до 20:00 ч. централноевропейско време.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Екипът по поддръжка работи само на английски език.

Как да изготвите оферта в eSubmission 

Ако Вашето заявление за участие премине успешно първия етап от процедурата, ще получите от TED eTendering уведомление с покана да валидирате достъпа си до документацията за обществената поръчка и да подадете оферта.

Уведомлението ще бъде изпратено на:

• електронния адрес на лицето за контакт, посочено при подаването на заявлението за участие (Primary Coordinator Contact (PCoCo);
• електронния адрес (ако е различен), който е свързан с профила в EU Login, използван за подаване на заявлението за участие (Coordinator Contact (CoCo);
• електронния адрес на всички други лица с роля Coordinator Contact (CoCo), които са добавени чрез бутон „Управление на ролите“ при подаването на заявлението за участие.

Уведомленията са достъпни и в раздел Моите съобщения в TED eTendering.

За да валидира достъпа Ви до документацията за обществената поръчка, лицето с роля PCoCo/CoCo трябва да щракне върху връзката в уведомлението. Връзката ще Ви насочи към страницата на поканата за подаване на оферти в TED eTendering, където ще видите бутон Подаване на оферта. Този бутон ще Ви отведе до раздел My Invitations (моите покани) на портала Funding & Tenders.

За да може да подаде оферта, лицето с роля PCoCo/CoCo първо трябва да потвърди получаването на поканата за представяне на оферта:

• Намерете процедурата в раздел My Invitations на портала Funding & Tenders.
• В меню Action (действие) на процедурата щракнете върху Acknowledge Receipt (потвърждаване на получаването), за да потвърдите, че сте получили поканата. Статусът на поканата ще стане Acknowledged (потвърдена).

След потвърждаването на получаването на поканата лицето с роля PCoCo/CoCo автоматично ще бъде пренасочено към системата eSubmission, където можете да започнете подаването на офертата си, като щракнете върху Ново подаване. 

Ако предпочитате да започнете подаването по-късно:

• Влезте в портала Funding & Tenders с профила в EU Login на лицето, посочено като лице за контакт ( PCoCo ) в заявлението за участие, или, ако е различен, профила в EU Login на лицето, подало заявлението за участие ( CoCo ), или на друго лице, получило роля CoCo чрез функцията Manage roles (управление на ролите) на портала Funding & Tenders (за повече информация вижте раздел  Управление на ролите на портала Funding & Tenders  в настоящето ръководство).
• Отидете в раздел My Invitations и намерете процедурата.
• Щракнете върху Start new submission (започване на ново подаване) в менюто Action на процедурата. След това ще бъдете пренасочени към eSubmission.
  

В eSubmission щракнете върху Ново подаване, за да започнете ново подаване, или върху Редактиране на чернова, за да възобновите започнатата по-рано работа върху подаване. Можете също така да възобновите работата си по чернова от портала Funding & Tenders (за повече информация вижте раздела Управление на подаванията на портала Funding & Tenders в настоящото ръководство).

Навигиране в eSubmission

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете, преди да подадете Вашата оферта. Можете също така да видите на коя стъпка сте в момента.

Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутон Документи в рамките на подаването в лявата част на екрана.

Нищо не се изпраща на възлагащия орган, докато не щракнете върху бутон „Изпращане“ в края на процеса на подаване.

Страни

В този раздел могат да бъдат редактирани само данните за лицето за контакт.

Потребителят, започващ подаването на офертата, може да посочи като лице за контакт себе си (името вече е попълнено) или друго лице. Ако последното няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за контакт и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата.

Лицето за контакт получава ролята Primary Coordinator Contact (PCoCo) на портала Funding & Tenders, а потребителят, подаващ офертата (ако е различен от лицето за контакт) — ролята Coordinator Contact (CoCo). 

Щракнете върху Напред, за да преминете към следващата стъпка.

Данни за офертата

В този раздел трябва да въведете сумата по Вашата оферта (само в случай на метод на възлагане „най-ниски разходи“ или „най-ниска цена“ — уверете се, че използвате същия формат като в примера на екрана) и/или да посочите дали Вашата оферта отговаря на минималните изисквания, определени в документацията за обществената поръчка.

Ако посочите, че офертата Ви не отговаря на минималните изисквания, ще трябва да предоставите обяснение в специално текстово поле. Потвърждаването на съответствието или несъответствието, както и обяснението в случай на несъответствие, ще бъдат отразени в доклада за подаването.

След като щракнете върху бутон Запазване, можете да качите финансовата оферта и, ако възлагащия орган изисква това в тръжните спецификации, техническата оферта. Можете да качите повече от един файл във връзка с техническата/финансовата оферта. 

След като се уверите, че данните за офертата са точни и всичко необходимо е попълнено, щракнете върху бутон Напред. Бутонът ще бъде активен само ако са предоставени всички задължителни данни и документи.

На този етап черновата на офертата Ви, включително всички Ваши документи, все още не е подадена.

Доклад за подаването

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада са посочени всички документи, включени в подаването.

Системата eSubmission автоматично генерира доклада и го добавя към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите (преди да подадете офертата). Не е необходимо да подписвате доклада и да го качвате в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за изпращане, щракнете върху Напред, за да продължите.

Докладът за подаването не е доказателство за самото подаване. Все още не сте извършили подаването. Моля, преминете към следващата стъпка и щракнете върху „Изпращане“, за да приключите подаването.

Подаване на офертата

Когато сте готови да подадете своята оферта, щракнете върху Изпращане.Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху Да, ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете оферта, ако срокът за нейното получаване е изтекъл.

По електронната поща ще бъде изпратено уведомление на електронния адрес, който е свързан с профила в EU Login на лицето с роля Primary Coordinator Contact (PCoCo) и всички лица с роля Coordinator Contact (CoCo), които са посочени за тази оферта. Това уведомление съдържа връзка към портала Funding & Tenders, където можете да намерите потвърждението за подаването. 

Потвърждението за подаване (Submission Receipt) е доказателството, че е спазен срокът за получаване на подаванията.

Управление на подаванията на портала Funding & Tenders

Порталът Funding & Tenders е единна входна точка (единно пространство за електронен обмен на данни) за участници и експерти в програмите за финансиране и тръжните процедури, управлявани от Европейската комисия и други органи на ЕС.

Във Вашето пространство на портала Funding & Tenders можете да:

• разглеждате Вашите покани за представяне на оферти
• потвърждавате получаването на покани
• започвате нови подавания в отговор на покани
• разглеждате, редактирате или изтривате чернови на подаване (оферти)
• оттеглят подадени оферти
• получите достъп до своите потвърждения за подаване/оттегляне (Submission/Withdrawal Receipt).
• управляват ролите.

За да влезете в профила си на портала Funding & Tenders, използвайте бутон Login (вход) в горния десен ъгъл на началната страница и въведете Вашето потребителско име и парола за EU Login.

Преглед на поканите

В меню Manage my area (управление на моето пространство) вляво лицето с роля PCoCo/CoCo ще намери поканите за етап 2 в раздел My Invitation(s) (моите покани). Вдясно над списъка с покани има поле за търсене.

Anchor
My Invitation(s) section My Invitation(s) section

Раздел My Invitation(s)

За всяка покана лицето с роля PCoCo/CoCo може да види референтния номер на процедурата, статуса на поканата (получена, потвърдена), крайния срок, лота (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа.

Менюто Action вдясно от всяко подаване (освен ако подаването е изтрито) дава възможност на лицето с роля PCoCo/CoCo да извършва различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За покани със статус Received (получена):

• Acknowledge Receipt (потвърждаване на получаването): щракнете тук, за да потвърдите, че сте получили поканата за представяне на оферта.
• Manage Roles (управление на ролите):  можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да извършват описаните тук действия във връзка с Вашите покани).

За покани със статус Acknowledged (потвърдена):

• Start New Submission (начало на ново подаване): щракнете, за да подадете нова оферта.
• Manage Roles (управление на ролите):  можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да извършват описаните тук действия във връзка с Вашите покани).

За преглед и управление на подаванията във връзка с покана, щракнете върху Submission(s) (подавания).
Менюто Action вдясно от всяко подаване (освен ако подаването е изтрито) дава възможност на лицето с роля PCoCo/CoCoда извършва различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус Draft (чернова):

• • • Edit (редактиране): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
    • View (преглед):  eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
    • Delete (изтриване):  черновата на подаването ще бъде изтрита от портала Funding & Tenders.

За подавания със статус Submitted (подадено):

• • • View Receipt (преглед на потвърждението): показва се потвърждението за подаването.
    • Withdraw(оттегляне) (достъпно само преди крайния срок за подаване):  посочете причината за оттеглянето на подаването и потвърдете, като щракнетевърху бутон Withdraw. След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го виждате, редактирате или изпратите отново.

За подавания със статус Withdrawn (оттеглено):

• • • View Withdrawal Receipt (преглед на потвърждението за оттеглянето): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус Deleted (изтрито):

Менюто Action не е наличноза офертите със статус Deleted. След като оферентът изтрие чернова на оферта, тя повече не е налична. 

Последващи кръгове на преговори при състезателни процедури с договаряне

  Настоящият раздел се отнася само за състезателните процедури с договаряне с повече от един кръг на преговори на втория етап.

Ако възлагащият орган реши да Ви покани да подадете преработена оферта чрез системата eSubmission, лицето с роля PCoCo/CoCo ще получи уведомление от портала Funding & Tenders.

За да подаде преработена оферта, лицето с роля PCoCo/CoCo трябва да потвърди получаването на поканата. След потвърждаването на получаването на поканата лицето с роля PCoCo/CoCo автоматично ще бъде пренасочено към системата eSubmission, където то може да започне подаването на преработената оферта, като щракне върху Ново подаване. За да научите как да подадете преработена оферта при последващи кръгове, вижте Кратко ръководство за процедурите на договаряне — кръг 2 / следващи кръгове . 

Управление на уведомленията на портала Funding & Tenders

My notifications (моите уведомления)

За достъп до тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo трябва да влезе в профила си на портала Funding & Tenders и да щракне върху иконката „камбанка“ горе вдясно на екрана.

На тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери следните уведомления:

• Submission Receipt (доказателство за подаване на оферта)
• Withdrawal Receipt (доказателство за оттегляне на оферта).

В рубриката Preferences (предпочитания), която е достъпна след щракване върху Manage all notifications (управление на всички уведомления) в дъното на списъка с уведомления, лицето с роля PCoCo/CoCo може да избере честотата на уведомленията по електронната поща от портала Funding & Tenders. Независимо от Вашия избор всички уведомления винаги са на разположение в раздела My notifications.

My Formal Notification(s) (моите официални уведомления)

Този раздел в менюто Manage my area вляво понастоящем не се използва за процедури за възлагане на обществени поръчки.