Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren – Runde 2/nachfolgende Runden

(Verhandlungsverfahren und wettbewerbliche Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung)

Erste Schritte

Die vorliegende Kurzanleitung gilt für alle nachfolgenden Verhandlungsrunden der Verhandlungsverfahren und der wettbewerblichen Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung, in denen der öffentliche Auftraggeber dazu auffordert, ein überarbeitetes Angebot über eSubmission einzureichen. (Anmerkung: Der öffentliche Auftraggeber kann auch beschließen, Sie nicht zur Überarbeitung Ihres Angebots aufzufordern, oder aber verlangen, dass Sie Ihr überarbeitetes Angebot außerhalb von eSubmission einreichen.)   Die Kurzanleitungen für die Einreichung von anfänglichen Angeboten in den Verhandlungsverfahren sowie die Anleitungen für andere Vergabeverfahren finden Sie im Wiki zur elektronischen Auftragsvergabe im Förder- und Ausschreibungsportal (Förderportal).

Als Wirtschaftsteilnehmer können Sie:

• Ihre Einreichung zu einem Verfahren eines Organs oder einer Einrichtung der EU erstellen,
• diese auf sichere Weise einreichen,
• einen gespeicherten Entwurf ansehen oder daran weiterarbeiten,
• einen Einreichungsentwurf löschen,
• einen Nachweis für die Einreichung erhalten (Einreichungsbestätigung) (Submission Receipt),
• eine Einreichung vor Ablauf der Einreichungsfrist zurückziehen,
• einen Nachweis für die Zurückziehung (Rückzugsbestätigung) erhalten (Withdrawal Receipt).

Lesen Sie zuvor unbedingt die Systemanforderungen.

Diese finden Sie auf der Startseite der eSubmission-Anwendung und auf der Seite Parteien (im Abschnitt „Anlagen“).

Technische Hilfe

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie von 8.00 bis 20.00 Uhr MEZ/MESZ unser Support-Team kontaktieren.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229-71063

 Das Support-Team arbeitet nur in englischer Sprache.

Einreichung eines Angebots in eSubmission vorbereiten

Wenn der öffentliche Auftraggeber Sie auffordert, ein überarbeitetes Angebot einzureichen, erhalten Sie eine Benachrichtigung vom Förderportal.

Die Benachrichtigung geht an

• die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die bei der letzten Angebotseinreichung angegeben wurde (Hauptkontaktperson des Koordinators (Primary Coordinator Contact), PCoCo),

• die E-Mail-Adressen aller Personen, die zum Zeitpunkt der Versendung der Aufforderung die Rolle einer Kontaktperson des Koordinators (Coordinator Contacts) (CoCo) innehaben, also die CoCo-Funktion auf eine der folgenden Weisen erhalten haben und deren Rolle inzwischen nicht mit der Funktion „Rollen verwalten“ entfernt wurde:
  • in früheren Angeboten angegebene Kontaktpersonen, außer der letzten Person,
  • Kontaktpersonen, deren EU Login-Konto zur Einreichung des anfänglichen Angebots und überarbeiteter Angebote verwendet wurde,
  • Kontaktpersonen, die mit der Funktion „Rollen verwalten“ hinzugefügt wurden.

Die Benachrichtigungen können auch im Förderportal unter Meine Benachrichtigungen (My notifications) abgerufen werden.

Um ein überarbeitetes Angebot in einer nachfolgenden Verhandlungsrunde einreichen zu können, müssen die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) zuerst den Eingang der Aufforderung bestätigen:

• Das Verfahren finden Sie im Abschnitt „Meine Einladungen“ My Invitation(s) section des Förderportals. 
• Im Aktionsmenü des Verfahrens wählen Sie Eingang bestätigen (Acknowledge Receipt), um zu bestätigen, dass Sie die Aufforderung erhalten haben. Der Status der Einladung wird dann Bestätigt (Acknowledged).

Nachdem Sie den Eingang der Aufforderung bestätigt haben, werden Sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo Sie mit der Einreichung Ihres Angebots beginnen können, indem Sie auf Neue Einreichung (New submission) klicken.

Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:

• Melden Sie sich im Förderportal mit dem EU Login-Konto der Person an, die im Angebot als Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) angegeben wurde bzw. (falls abweichend) mit dem EU-Login-Konto der Person, die das Angebot eingereicht hat (CoCo), oder einer anderen Person (CoCo), die mit der Funktion „Rollen verwalten“ des Förderportals dazu bevollmächtigt wurde (nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Verwalten von Rollen im Förderportal in dieser Kurzanleitung).
• Unter „Meine Einladungen“ My Invitation(s) section finden Sie das Verfahren. 
• Im Aktionsmenü (Action ) des Verfahrens wählen Sie Neue Einreichung beginnen (Start new submission). Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.

In eSubmission klicken Sie auf Neue Einreichung (New submission), um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf Entwurf laden (Resume draft), um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Förderportal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt „Verwalten der Einreichungen“ in dieser Kurzanleitung).

Einsehen der Daten in eSubmission 

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Einreichungsunterlagen klicken.

Nichts ist beim öffentlichen Auftraggeber eingereicht, solange Sie nicht am Ende des Einreichungsprozesses auf die Schaltfläche Einreichen geklickt haben.

Parteien

In diesem Schritt kann nur der Abschnitt Kontaktperson bearbeitet werden.

Der Nutzer, der in eSubmission das Angebot beginnt, kann als Kontaktperson sich selbst (der Name ist bereits vorausgefüllt) oder eine andere Person angeben. Falls diese noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Aufforderung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Die Kontaktperson hat im Förderportal die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle einer Kontaktperson des Koordinators (CoCo). 

Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei Zuschlagsmethode niedrigster Preis und niedrigste Kosten, Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Speichern geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen. 

Sobald Sie meinen, dass die Angebotsdaten richtig sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf Weiter. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr Angebotsentwurf, einschließlich aller ihrer Unterlagen, noch nicht eingereicht.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

eSubmission erzeugt automatisch den Einreichungsbericht und fügt ihn der Einreichung hinzu. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht ist weder zu unterschreiben noch unterschrieben in eSubmission hochzuladen.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit betrachten, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Der Einreichungsbericht ist kein Nachweis über die Einreichung. Ihr Angebot wurde noch nicht eingereicht. Bitte gehen Sie zum nächsten Schritt und klicken Sie auf „Einreichen“, um die Einreichung abzuschließen.

Einreichen Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf Einreichen. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist im System nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die mit dem EU Login-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und an alle für dieses Angebot genannten Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) verschickt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förderportal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist. 

Diese Einreichungsbestätigung gilt als Nachweis für die Einhaltung der Einreichungsfrist.

Verwalten von Rollen im Förderportal 

Die in eSubmission für ein überarbeitetes Angebot angegebene Kontaktperson hat im Förderportal für die Einreichung des überarbeiteten Angebots die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (Primary Coordinator Contact, PCoCo). Für jede Einreichung kann es nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators geben.

Der Nutzer, der das überarbeitete Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson) hat die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (Coordinator Contact, CoCo).

Zusätzliche Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) können im Förderportal hinzugefügt oder entfernt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die überarbeiteten Angebote geöffnet hat und bevor er (falls zutreffend) die Bieter zu einer nachfolgenden Verhandlungsrunde einlädt:

• Klicken Sie dazu im Aktionsmenü (Action) rechts neben der Einreichung des überarbeiteten Angebots auf die Option Rollen verwalten. Diese Option erscheint erst, nachdem der öffentliche Auftraggeber die überarbeiteten Angebote geöffnet hat.

• Klicken Sie auf Rollen bearbeiten (Edit Roles).

• Um einen neue Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hinzuzufügen, klicken Sie auf Rollen hinzufügen (Add Roles).

Um eine Kontaktperson des Koordinators (CoCo) zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Namen.

• Machen Sie die nötigen Angaben zu der als CoCo hinzugefügten Person und klicken Sie dann auf Ok.

  Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die wie oben beschrieben erst hinzugefügt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber eine Einladung zu einer nachfolgenden Verhandlungsrunde verschickt hat, können in dieser Runde kein Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung erhalten haben, oder CoCo, die aus der Einladung heraus über das Aktionsmenü „Rollen verwalten“ (Manage roles) hinzugefügt wurden, können ein Angebot einreichen.

Verwalten der Einreichungen im Förderportal

Das Förderportal ist die zentrale Anlaufstelle (Single Electronic Data Interchange Area) für Teilnehmer und Sachverständige in Bezug auf alle Förderprogramme und Ausschreibungen, die von der Europäischen Kommission und anderen EU-Einrichtungen verwaltet werden.

In Ihrem Privatbereich des Förderportals können Sie:

• Ihre Aufforderungen zur Angebotsabgabe ansehen,
• den Eingang einer Aufforderung bestätigen,
• eine neue Einreichung zu einer Aufforderung beginnen,
• Einreichungsentwürfe (Angebote) ansehen, bearbeiten oder löschen,
• eingereichte Angebote zurückziehen,
• Ihre Einreichungs- und Rückzugsbestätigungen (Nachweis der Einreichung bzw. des Rückzugs eines Angebots) abrufen(Submission/Withdrawal Receipts),
• Rollen verwalten.

Um Zugang zum Privatbereich des Förderportals zu erhalten, müssen die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) sich authentifizieren. Klicken Sie dazu auf der Startseite rechts oben auf Login und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

Einladungen ansehen

Im Abschnitt Meinen Bereich verwalten (Manage my area) finden die Hauptkontaktpersonen des Koordinators (PCoCo) und alle Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) auf der linken Seite unter der Rubrik Meine Einladungen (My Invitation(s)) die Einladungen zu nachfolgenden Verhandlungsrunden. Rechts über der Liste der Einladungen finden Sie auch ein Suchfeld.

Abschnitt „Meine Einladungen“

Zu jeder Einladung kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, die Einreichungsfrist, den Einreichungsstatus (Erhalten, Bestätigt), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und die Runde einsehen.

Über das Aktionsmenü(Action) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einladungs- und Einreichungsstatus die folgenden Aktionen durchführen.

Bei Einladungen mit dem Status Erhalten (Received) können Sie:

• den Eingang bestätigen (Acknowledge Receipt): Klicken Sie hier, um zu bestätigen, dass Sie die Aufforderung erhalten haben.
• Rollen verwalten (Manage Roles):  hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die betreffenden Aktionen in Bezug auf Ihre Einladungen durchzuführen.

Bei Einladungen mit dem Status Bestätigt (Acknowledged) können Sie:

• eine neue Einreichung beginnen (Start New Submission): Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
• Rollen verwalten (Manage Roles):  hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die betreffenden Aktionen in Bezug auf Ihre Einladungen durchzuführen.

Um die Einreichungen zu einer Einladung anzusehen und zu verwalten, klicken Sie auf den Link Einreichungen (Submission(s)).
Über das Aktionsmenü (Action)rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) je nach Status unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status Entwurf (Draft) können Sie:

• • • Bearbeiten (Edit): eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in eSubmission bearbeiten.
    • Anzeigen (View):  eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
    • Löschen (Delete):  Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förderportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status Eingereicht (Submitted) können Sie:

• • • die Bestätigung ansehen (View Receipt): Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
    • die Einreichung zurückziehen (Withdraw) (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist):  Geben Sie den Grund für das Zurückziehen der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status Zurückgezogen (Withdrawn) können Sie:

• • • die Rückzugsbestätigung ansehen (View Withdrawal Receipt): Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status Gelöscht (Deleted):
Für Einreichungen mit dem Status Gelöscht (Deleted) ist das Aktionsmenü nicht verfügbar. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden. 

Verwalten von Benachrichtigungen im Förderportal 

Meine Benachrichtigungen

Um zu dieser Seite zu gelangen, können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Förderportal angemeldet haben.

Auf dieser Seite findet die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) die folgenden Benachrichtigungen:

• Einreichungsbestätigung (Submission Receipt) (Nachweis der Einreichung eines Angebots)
• Rückzugsbestätigung (Withdrawal Receipt) (Nachweis der Zurückziehung eines Angebots)

Im Abschnitt Alle Benachrichtigungen verwalten kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) unter Einstellungen (unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Förderportals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt Meine Benachrichtigungen ansehen.

Meine förmlichen Benachrichtigungen 

Dieser Abschnitt unter Meinen Bereich verwalten (Manage My Area) auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.