Gestionar las invitaciones y los expedientes en el Portal Funding & Tenders

En los procedimientos negociados, o en los procedimientos de licitación con negociación sin publicidad, solo pueden presentar una oferta los candidatos invitados.

Si se le invita a presentar una oferta, recibirá:

• un correo electrónico de invitación
• una notificación en el Portal Funding & Tenders

En el correo electrónico de invitación, recibirá un enlace que le llevará a la sección «Invitation(s)» (Invitaciones) del Portal Funding & Tenders; deberá iniciar sesión con su EU Login. Si aún no dispone de una cuenta EU Login vinculada a la dirección de correo electrónico utilizada por el órgano de contratación para la invitación, el Portal Funding & Tenders la creará automáticamente. Véase la explicación detallada aquí.

Ver invitaciones

En el menú de navegación situado a la izquierda, encontrará las invitaciones en la sección «Invitation(s)» (Invitaciones). También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de invitaciones.

Haga clic en «Select Organisation» (Seleccionar organización) del botón del menú (tres puntos) para la invitación recibida; deberá seleccionar la organización indicada en el correo de invitación como «Participant» (Participante).

 Aparecerá una ventana emergente en la que tendrá dos opciones:

• «My organisations» (Mis organizaciones): podrá seleccionar una organización entre aquellas para las que tenga alguna atribución en la organización [por ejemplo, «self-registrant» (declarante), «LEAR» (representante designado de la entidad jurídica), «LSIGN» (signatario legal)] o en un proyecto [«submission» (presentación), «invitation» (invitación), «contract» (contrato), «grant» (subvención)]. Si su organización aún no está registrada, primero tiene que inscribirla en el registro de participantes para obtener un PIC (código de identificación del participante). Obtenga más información aquí. Una vez registrada su organización, puede seleccionar el PIC que acaba de crear.

• «Other organisation» (Otra organización): puede buscar las organizaciones registradas en el Portal Funding & Tenders introduciendo el nombre de la organización o el PIC.

Solo una vez que haya seleccionado su organización, podrá ver los datos y documentos de la invitación.

Al pulsar en el número de referencia del procedimiento, llegará a la página de detalles del procedimiento.

En la sección «Details» (Detalles) podrá:

• Visualizar los detalles del procedimiento
  En la sección «General information» (Información general) podrá ver la información relacionada con el procedimiento.

• Acceder a los pliegos de contratación restringidos
  En la sección «Restricted documents» (Documentos restringidos) puede consultar los documentos del procedimiento. 
  
  

Si hay varias versiones de un documento, en la pantalla aparecerá la última versión. Para acceder a una versión más antigua, haga clic en el menú desplegable y seleccione la versión que desee ver. También puede consultar las traducciones disponibles (en su caso). 

• • Acceder a la sección de preguntas y respuestas restringidas
    En esta sección puede formular una pregunta sobre el procedimiento. 

Si el órgano de contratación le facilita la respuesta a título privado, aparecerá en la sección «My Q&A» (Mis preguntas y respuestas). Si la respuesta se envía a todos los candidatos invitados al procedimiento, aparecerá en la sección «Restricted Q&A» (Preguntas y respuestas restringidas). Para más información, véase: Cómo crear y presentar una pregunta en el Portal Funding & Tenders.

  La presentación solo puede hacerse a partir de la sección «My invitation(s)» (Mis invitaciones). Las ofertas no pueden presentarse en la página de detalles del procedimiento.

Sección «Invitation(s)» (Invitaciones)

Para cada invitación puede consultar el número de referencia del procedimiento, el estado de la invitación (recibida, acuse de recibo), el plazo, el lote (en su caso), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y el paso en que se encuentra. El botón del menú (tres puntos) de la invitación/expediente le permite realizar diferentes acciones en función del estado de la invitación o del expediente.

Invitaciones con el estado «Received» (Recibida):

• Acknowledge Receipt (Acuse de recibo): pulse aquí para confirmar que ha recibido la invitación a presentar una oferta. Se le redirigirá al portal eSubmission, donde podrá presentar su oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a su invitación (añadir/eliminar personas que también podrán acceder a la invitación y presentar una oferta).
• See Details (Ver detalles): podrá ver los detalles relativos al procedimiento (véase más arriba).

Invitaciones con el estado «Acknowledged» (Acuse de recibo): 

• Start New Submission (Empezar un nuevo expediente): pulse para presentar una nueva oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a su invitación (añadir/eliminar personas que también podrán acceder a la invitación y presentar una oferta).
• See Details (Ver detalles): podrá ver los detalles relativos al procedimiento (véase más arriba).

Si ha empezado a preparar un expediente o ya lo ha presentado, verá el enlace «Submission(s)» (Expedientes).

El botón del menú (tres puntos), situado a la derecha de cada expediente le permite realizar distintas acciones en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):

• Edit (Modificar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
• View (Visualizar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente. 
• Delete (Eliminar): el borrador del expediente se eliminará del Portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (Presentado):

• View Receipt (Ver acuse de presentación): se mostrará el acuse de presentación.
• Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación): indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, modificarlo ni presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (Retirado):

• View Withdrawal Receipt (Ver acuse de retirada): se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

• El botón del menú (tres puntos) no está disponible para las ofertas con el estado «Deleted» (Eliminado). Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no podrá recuperarlo. 

Cómo preparar su oferta en eSubmission

Para poder presentar una oferta, deberá primero confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta:

• Busque el procedimiento en «Invitation(s)» (Invitaciones) en el Portal Funding & Tenders.
• En el botón del menú (tres puntos) del procedimiento, pulse en «Acknowledge Receipt» (Acuse de Recibo) para confirmar que ha recibido la invitación. El estado de la invitación pasará a «Acknowledged» (Acuse de recibo).

Tras acusar recibo de la invitación, se le redirigirá automáticamente a eSubmission, donde podrá iniciar la presentación de su oferta haciendo clic en «New submission» (Nuevo expediente).

Si prefiere iniciar su presentación más adelante:

• Inicie sesión en el Portal Funding & Tenders.
• Vaya a «Invitation(s)» (Invitaciones) y busque el procedimiento.
• En el botón del menú (tres puntos) del procedimiento, pulse «Start new submission» (Empezar un nuevo expediente). A continuación, se le redirigirá a eSubmission.

En eSubmission, pulse «New submission» (Nuevo expediente), si desea preparar un nuevo expediente, o «Resume draft» (Volver al borrador), si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad.

Navegar por eSubmission

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento. Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los documentos cargados pulsando el botón «Submission documents» (Documentos del expediente), en la parte izquierda de la pantalla.

Formas de presentación

Al empezar a crear un nuevo expediente, se le pedirá que indique lo siguiente:

• la modalidad de presentación de la oferta: Sole submission (Expediente único) o Joint submission (Expediente conjunto),
• si el expediente implica la participación de subcontratistas,
• la lengua en la que preparará el expediente.

Una vez que haya seleccionado las opciones correspondientes, pulse el botón «Next» (Siguiente) en la parte inferior de la página.

Partes

En esta sección deberá identificar las organizaciones que participan en su expediente (participantes). Pulse en New party (Nueva parte) y escoja el tipo de participante: participante principal (en caso de expediente único), apoderado del grupo o miembro del grupo (en caso de expediente conjunto) y subcontratista (si lo hubiera). Todos los participantes, excepto los subcontratistas, deben estar identificados con un PIC (código de identificación de participantes). 

El número PIC del participante principal o del apoderado del grupo debe ser el mismo que el PIC vinculado a la invitación a este procedimiento negociado en el Portal F&T en el apartado «Invitations» (Invitaciones).

Para comprobar si una entidad ya dispone del PIC (es decir, si ya está inscrita en el registro de participantes), use el campo «Search organisation» (Buscar organización). Existen dos opciones de búsqueda: My organisations (Mis organizaciones) y Other organisations (Otras organizaciones).

Mis organizaciones: haga clic en el menú desplegable para que aparezca la lista de organizaciones que el usuario conectado ha utilizado en presentaciones anteriores o para las que se le ha asignado una atribución [por ejemplo, «self-registrant» (declarante), «LEAR» (representante designado de la entidad jurídica) o «account administrator» (administrador de la cuenta)]. Se trata de las mismas organizaciones que los usuarios pueden ver en la pestaña «My organisations» (Mis organizaciones) en el menú de la izquierda del Portal F&T después de iniciar sesión con su cuenta EU Login.

Otras organizaciones: puede buscar las organizaciones inscritas en el registro de participantes introduciendo el nombre o el PIC (código de identificación del participante) de la organización.

Si no obtiene ningún resultado, la organización debe registrarse para obtener un PIC. Una vez registrada su organización, puede volver a eSubmission y seleccionar el PIC que acaba de crear utilizando una de las dos opciones de búsqueda.

Se mostrarán los datos asociados al PIC en el registro de participantes y se le pedirá que facilite los siguientes datos o documentos obligatorios:

• únicamente para participantes principales o apoderados de grupos:
• persona de contacto (nombre y correo electrónico)
• IBAN / número de cuenta bancaria
  Si la cuenta bancaria tiene código IBAN, marque la casilla «IBAN» y eSubmission verificará si la cuenta bancaria correspondiente al IBAN es válida.
• para todos los participantes: declaración jurada (debidamente cumplimentada y firmada) en la sección «Attachments» (Documentos adjuntos).

En la sección «Contact Person» (Persona de contacto), el usuario puede indicar su propio nombre (que aparecerá por defecto) o el de otra persona como persona de contacto para la oferta. A la persona de contacto se le asignará la atribución «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) en el Portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución «Coordinator Contact» (CoCo). 

Si el PCoCo no dispone de una cuenta EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete su registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

En la sección «Attachments» (Documentos adjuntos) de cada participante puede cargar los documentos del participante relativos a los criterios de exclusión y selección. Revise el pliego de condiciones para comprobar los documentos que deben incluirse para cada participante en la presentación.

Cuando haya terminado, pulse «Done» (Listo).

Pulse «Next» (Siguiente) para continuar.

Lotes

Si se trata de un procedimiento con varios lotes, elija el lote o los lotes para los que desea presentar una oferta y pulse el botón «Next» (Siguiente). 

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos, y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe del expediente.

Tras pulsar el botón «Save» (Guardar), puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el órgano de contratación en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera. 

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Next» (Siguiente). El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. El informe enumera todos los documentos incluidos en el expediente. eSubmission genera automáticamente el informe y lo añade a su expediente. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Next» (Siguiente).

Presentar su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Submit» (Presentar). El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Yes» (Sí) para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes. Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico del PCoCo/CoCo. La notificación contendrá un enlace al Portal Funding & Tenders, donde el PCoCo/CoCo encontrará el acuse de presentación. Tenga en cuenta que se informará a los titulares del PIC que haya utilizado.

Gestionar las atribuciones en el Portal Funding & Tenders

La cuenta EU Login vinculada a la dirección de correo electrónico a la que se ha enviado la invitación recibe la atribución de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la invitación. A través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones), el PCoCo puede añadir a otras personas de su organización como Coordinator Contact(s) (CoCo) para la invitación.

La persona de contacto indicada en el expediente de la oferta recibe la atribución de PCoCo para la presentación y la invitación a las rondas posteriores. Al usuario que presenta la oferta (si es diferente de la persona de contacto en la oferta) se le asigna la atribución de Coordinator Contact (CoCo) para el expediente y la invitación a las siguientes etapas, a menos que la atribución haya sido eliminada del expediente por el PCoCo o por otro CoCo en el período comprendido entre la apertura de la oferta por el órgano de contratación y la recepción de la invitación para las siguientes etapas.

Todas las acciones descritas anteriormente [véase la sección My Invitations (Mis invitaciones)] pueden ser llevadas a cabo por el PCoCo o los CoCo respectivos (invitación o expediente). Tenga en cuenta que solo puede haber un PCoCo por invitación o expediente.

Para añadir o eliminar atribuciones en un expediente, siga los pasos que figuran a continuación:

Si el órgano de contratación ya ha enviado al licitador una invitación a presentar una oferta revisada a través del Portal, los CoCo añadidos de esta manera no podrán presentar la oferta revisada. Únicamente los PCoCo/CoCo que hayan recibido la invitación o los CoCo añadidos a través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) de la invitación podrán presentar una oferta revisada (véanse las orientaciones para la segunda ronda y las siguientes rondas).