Verwalten der Einladungen und der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal

Das Förder- und Ausschreibungsportal ist die zentrale Anlaufstelle (Single Electronic Data Interchange Area) für Teilnehmer und Sachverständige in Bezug auf alle Förderprogramme und Ausschreibungen, die von der Europäischen Kommission und anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU verwaltet werden.  

Wenn Ihr Teilnahmeantrag die erste Stufe überstanden hat, erhalten Sie vom F&T-Portal eine Benachrichtigung, in der Sie eingeladen werden, an der nächsten Stufe des Verfahrens teilzunehmen.

Die Mitteilung geht an

• die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die bei der Einreichung des Teilnahmeantrags angegeben wurde (Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)),
• die E-Mail-Adresse (sofern abweichend), die mit dem für die Einreichung des Teilnahmeantrags verwendeten EU Login-Konto verknüpft ist (Kontaktperson des Koordinators (CoCo)),
• die E-Mail-Adresse etwaiger anderer Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ bei der Einreichung des Teilnahmeantrags hinzugefügt wurde.

Um Zugang zum Privatbereich des Förder- und Ausschreibungsportal zu erhalten, müssen Sie sich authentifizieren. Klicken Sie dazu auf der Startseite des Förder- und Ausschreibungsportal rechts oben auf „Sign in“ und melden Sie sich mit Ihrem EU Login und Ihrem Passwort an.

 
In „your private area“ (Ihrem Privatbereich) des Förder- und Ausschreibungsportal haben Sie folgende Optionen:

• Ihre Einladungen zur Angebotsabgabe einsehen
• Erhalt einer Einladung bestätigen
• Auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen
• Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten einsehen
• Fragen zu Stufe 2 des Verfahrens erstellen und einreichen
• Neue Einreichung zu einer Einladung beginnen
• Einreichungsentwürfe (Angebote) ansehen, bearbeiten oder löschen
• Eingereichte Angebote zurückziehen
• Ihre Einreichungs- und Rückzugsbestätigungen (Nachweis für die Einreichung bzw. Zurücknahme eines Angebots) abrufen
• Rollen verwalten
• Mitteilungen verwalten
  
  

Einladungen ansehen

Im Navigationsmenü findet die PCoCo/CoCo die Einladungen zu Stufe 2 auf der linken Seite im Abschnitt „Invitations“ (Einladungen). Rechts oberhalb der Liste der Einladungen ist auch ein Suchfeld verfügbar.

Zu jeder Einladung sind folgende Informationen verfügbar:

• Referenznummer des Verfahrens
• Los (falls zutreffend)
• Frist
• Status der Einladung (erhalten, bestätigt, geschlossen)
• Art des Verfahrens sowie Stufe (zweistufige Verfahren) oder Runde (Verhandlungsverfahren)
• Bezeichnung des Verfahrens

Durch Klicken auf die Referenznummer des Verfahrens oder auf die Option „Einzelheiten anzeigen“ gelangen Sie auf die Seite mit Einzelheiten der Einladung, auf der Sie die Abschnitte Einzelheiten oder Bietergemeinschaft anklicken können.

Abschnitt „Einzelheiten“

Im Abschnitt „Einzelheiten“ können Sie

• Einzelheiten zum Verfahren einsehen  
  Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ können Sie die Informationen zum Verfahren einsehen.

• Auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen

 Im Abschnitt „zugangsbeschränkte Dokumente“ können die eingeladenen Bewerber die Dokumente für Stufe 2 des Verfahrens einsehen. Wenn der öffentliche Auftraggeber eine neue Fassung des Dokuments veröffentlicht hat, können Sie alle Fassungen des Dokuments einsehen. Die neueste Fassung wird direkt angezeigt. Sofern Sie eine ältere Fassung konsultieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Fassung aus.

Wenn das Dokument in einer anderen Sprache verfügbar ist, steht Ihnen auch das übersetzte Dokument zur Verfügung.

•  Auf zugangsbeschränkte Fragen und Antworten zugreifen

In diesem Abschnitt können Sie eine Frage zu Stufe 2 des Verfahrens stellen. Erteilt der öffentliche Auftraggeber die Antwort nicht öffentlich, erscheint sie im Abschnitt „Meine Fragen und Antworten“. Wird die Antwort für alle Bewerber sichtbar gemacht, die zu Stufe 2 eingeladen wurden, erscheint sie im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Eine Frage im Förder- und Ausschreibungsportal erstellen und einreichen.

Abschnitt „Bietergemeinschaft“

In diesem Abschnitt können Sie die Daten der Organisation einsehen, an die diese Einladung gerichtet ist (im Falle einer Bietergemeinschaft werden alle Mitglieder des Konsortiums angezeigt).

Klicken Sie auf den Pfeil, um die der Organisation zugewiesenen Rollen anzuzeigen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Rollen bearbeiten“ können Sie Rollen verwalten.

Abschnitt „Einladungen“

Zu jeder Einladung können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt), die Frist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen. Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) der Einladung/Einreichung kann die PCoCo/CoCo je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einladungen mit dem Status „Erhalten“ haben Sie folgende Optionen:   

• Erhalt bestätigen: Klicken Sie hier, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung zur Einreichung eines Angebots erhalten haben.
• Rollen verwalten:  Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die hier beschriebenen Vorgänge zu Ihren Einladungen durchzuführen).
• Einzelheiten anzeigen: Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen.

Bei Einladungen mit dem Status „Bestätigt“ haben Sie folgende Optionen:

• Neue Einreichung beginnen: Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
• Rollen verwalten: Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladungen einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die hier beschriebenen Vorgänge zu Ihren Einladungen durchzuführen).

Um die Einreichungen zu einer Einladung anzusehen und zu verwalten, klicken Sie auf den Link „Einreichungen“. Über die Menü-Schaltfläche (drei Punkte) rechts neben jeder Einreichung (vorausgesetzt die Einreichung wurde nicht gelöscht) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Entwurf“ bestehen folgende Optionen:

• Bearbeiten: eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Anzeigen:  eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite innerhalb der Anwendung. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
• Löschen:  Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status „Eingereicht“ bestehen folgende Optionen:

• Bestätigung ansehen: Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• Einreichung zurückziehen (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist):  Geben Sie den Grund für die Zurücknahme der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zurückziehen“. Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status „Zurückgezogen“ bestehen folgende Optionen:

• Rückzugsbestätigung ansehen: Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status „Gelöscht“ bestehen folgende Optionen:
Für Angebote mit dem Status „Gelöscht“ stehen keine Optionen zur Verfügung. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden. 

Einreichung des Angebots in eSubmission vorbereiten 

Um ein Angebot abgeben zu können, müssen die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) zuerst den Erhalt der Einladung zur Angebotsabgabe bestätigen:

• Das Verfahren finden Sie unter Einladungen auf dem Förder- und Ausschreibungsportal.
• Wählen Sie im Aktionsmenü für das Verfahren „Erhalt bestätigen“, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung erhalten haben. Der Status der Einladung ändert sich dann zu „Bestätigt“.

Nachdem sie den Erhalt der Einladung bestätigt haben, werden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des Angebots beginnen können, indem sie auf „Neue Einreichung“ klicken.  

Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:

• Melden Sie sich beim Förder- und Ausschreibungsportal mit dem EU Login-Konto der Person, die im Teilnahmeantrag als Kontaktperson (PCoCo) angegeben wurde bzw. (falls abweichend) mit dem EU-Login-Konto der Person, die den Teilnahmeantrag eingereicht hat (CoCo), oder einer anderen Person (CoCo), die mit der Funktion „Manage Roles“ (Rollen verwalten) des Förder- und Ausschreibungsportals dazu bevollmächtigt wurde (nähere Informationen finden Sie im Abschnitt „Verwalten von Rollen im Förder- und Ausschreibungsportal“ in dieser Anleitung).
• Suchen Sie das Verfahren unter „Einladungen“.
• Wählen Sie über die Menü-Schaltfläche (auf die drei Punkte klicken) für das Verfahren und klicken Sie auf „Neue Einreichung beginnen“. Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.   

Klicken Sie in eSubmission auf „Neue Einreichung“, um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf „Entwurf laden“, um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. Sie können Ihren Entwurf auch vom Förder- und Ausschreibungsportal aus weiter bearbeiten (siehe dazu die Hinweise im Abschnitt Verwalten der Einreichungen im Förder- und Ausschreibungsportal dieser Anleitung).

Navigation in eSubmission

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden. Sie können die Einreichungsunterlagen während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit einsehen, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Einreichungsunterlagen“ klicken.

Parteien

In diesem Schritt kann nur der Abschnitt „Kontaktperson“ bearbeitet werden.

Der Nutzer, der mit der Einreichung des Angebots beginnt, kann als Kontaktperson sich selbst (der Name ist bereits vorausgefüllt) oder eine andere Person angeben. Falls letzterer noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Die Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo). 

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei Zuschlagsmethode niedrigste Kosten oder niedrigster Preis; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom Auftraggeber in den Spezifikationen der Ausschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen. 

Sobald Sie der Ansicht sind, dass die Angebotsdaten korrekt sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

In eSubmission wird der Einreichungsbericht automatisch erzeugt und ihrer Einreichung hinzugefügt. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht muss weder unterschrieben werden noch unterschrieben in eSubmission hochgeladen werden.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit erachten, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Einreichung Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“: Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern. Bitte beachten Sie, dass im System eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die mit dem EU-Login-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) und an alle für dieses Angebot genannten Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) verschickt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist. 

Verwalten von Rollen im Förder- und Ausschreibungsportal

Die in eSubmission für den Teilnahmeantrag (Stufe 1) angegebene Kontaktperson (PCoCo) erhält im Förder- und Ausschreibungsportal für die Einladung die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo). Der Nutzer, der den Antrag einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson für den Antrag) erhält für die Einreichung des Antrags und die Einladung die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung des Antrags in der Zeit zwischen der Öffnung der Anträge durch den öffentlichen Auftraggeber und dem Erhalt der Einladung zu Stufe 2 entfernt.

Ebenso erhält die in eSubmission für das Angebot (Stufe 2) angegebene Kontaktperson im für die Einreichung des Angebots die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo). Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einladung und der Nutzer, der das Angebot einreicht – sofern es sich dabei nicht um die Kontaktperson für das Angebot handelt – haben für die Einreichung des Angebots die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo),

Zusätzliche Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einreichung des Antrags, die Einladung und die Einreichung des Angebots können über die Schaltfläche „Rollen verwalten“ (siehe unten) hinzugefügt oder entfernt werden.

Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann. Die für die Einreichung des Antrags (Stufe 1) oder die Einreichung des Angebots (Stufe 2) zuständige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) kann nicht ersetzt oder entfernt werden.

Die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für eine Einladung kann nur durch folgende Personen ersetzt (nicht entfernt) werden:

•  LEAR/Verwalter des Kontos (sofern für Ihre Organisation vorhanden, siehe hier);
•  die gegenwärtige Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) (nach der Ersetzung kann diese Kontaktperson nicht mehr auf die Einladung zugreifen);
•  alle CoCo für die Einladung.

Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung oder Einladung:

Nachfolgende Runden für wettbewerbliche Vergabeverfahren mit Verhandlung und Innovationspartnerschaften

Dieser Abschnitt gilt nur für wettbewerbliche Vergabeverfahren mit Verhandlung und Innovationspartnerschaften mit mehr als einer Verhandlungsrunde in Stufe 2.

Wenn der öffentliche Auftraggeber entscheidet, Sie zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots über eSubmission einzuladen, erhalten die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) eine Mitteilung vom Förder- und Ausschreibungsportal.

Um ein überarbeitetes Angebot einreichen zu können, müssen die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) zuerst den Erhalt der Einladung bestätigen. Nachdem die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) den Erhalt der Einladung bestätigt haben, werden sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des überarbeiteten Angebots beginnen können, indem sie auf „Neue Einreichung“ klicken. Hinweise zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots in einer nachfolgenden Runde finden Sie in der Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren – Runde 2/nachfolgende Runden.