Guida rapida per le procedure negoziate - presentazione delle offerte iniziali
(procedure negoziate e procedura competitiva con negoziazione senza pubblicazione)
Da dove iniziare
Benvenuto in eSubmission!
eSubmission consente agli operatori economici di rispondere per via elettronica a un bando di gara dell'UE preparando le offerte e le offerte rivedute e presentandole in forma elettronica, in modo sicuro e strutturato.
La presente guida rapida si applica alla presentazione delle offerte iniziali nelle procedure negoziate e nella procedura competitiva con negoziazione senza pubblicazione. In queste procedure, solo i candidati invitati possono presentare un'offerta iniziale di cui l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere una revisione nel corso di una tornata negoziale successiva. Le guide rapide per le tornate negoziali successive e per le altre procedure di appalto sono reperibili sul wiki del portale eProcurement Funding & Tenders.
Gli operatori economici possono:
- inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione o da un organismo dell'UE
- presentare un'offerta in modo sicuro
- visualizzare o riprendere una bozza salvata
- cancellare una bozza
- ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)
- ritirare un'offerta prima del termine stabilito per il ricevimento
- ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt).
Assicurarsi di leggere i requisiti di sistema.
È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati della pagina Parties.
Come ottenere assistenza tecnica
Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8.00 alle 20.00 (CET/CEST).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
L'help desk lavora esclusivamente in inglese.
Come accedere a eSubmission
Sarà sempre possibile accedere a eSubmission nel contesto di una procedura di appalto. Le procedure di appalto pubblicate sono disponibili al seguente indirizzo:
Cosa occorre per usare eSubmission
Per utilizzare eSubmission occorre registrarsi nel servizio di autenticazione degli utenti della Commissione europea (EU Login).
Per rispondere a una procedura di appalto pubblicata sulla piattaforma UE per gli appalti elettronici TED eTendering, è necessario anche un account su TED eTendering.
Perché possa essere identificata in eSubmission, l'organizzazione deve essere iscritta nel registro delle organizzazioni della Commissione (registro dei partecipanti) e disporre di un PIC (codice identificativo del partecipante). Per maggiori informazioni sul PIC cliccare qui. La registrazione è aperta a tutte le organizzazioni e gratuita.
EU Login
EU Login è la porta d'ingresso per registrarsi nei vari servizi e/o sistemi della Commissione europea. Se non si dispone ancora di un account EU Login è possibile crearne uno.
Per ulteriori informazioni, consultare l'assistenza di EU Login.
TED eTendering
TED eTendering è la piattaforma per gli appalti elettronici su cui le istituzioni e gli organismi dell'UE pubblicano i loro bandi di gara.
È possibile creare un account eTendering utilizzando il proprio EU login.
Portale Funding & Tenders
Il portale Funding & Tenders è il punto di accesso unico (spazio unico di interscambio dei dati elettronici) per i partecipanti e gli esperti dei programmi di finanziamento e delle gare d'appalto gestiti dalla Commissione europea e da altri organismi dell'UE.
Tramite il portale Funding & Tenders i partecipanti possono:
cercare opportunità nei programmi di finanziamento o nelle procedure di appalto dell'UE;
iscriversi al registro dei partecipanti;
accedere alle ricevute di invio (Submission Receipt);
visualizzare, modificare o cancellare le bozze di offerte;
ritirare le offerte e accedere alla conferma del ritiro (Withdrawal Receipt);
- gestire i ruoli.
Registro dei partecipanti
La Commissione ha istituito un registro online delle organizzazioni che partecipano ai bandi di gara dell'UE per applicare il principio "una tantum": i dati relativi all'organizzazione di un partecipante vanno inviati una sola volta. Dopo aver effettuato la registrazione, ogni organizzazione riceve un codice identificativo univoco del partecipante (PIC). Per sapere come ottenere un PIC nel registro dei partecipanti, consultare questa pagina.
Come preparare l'offerta in eSubmission
Nelle procedure negoziate e nelle procedure competitive con negoziazione senza pubblicazione solo i candidati invitati possono presentare un'offerta.
Ai soggetti selezionati dall'amministrazione aggiudicatrice TED eTendering invierà una notifica che li invita a convalidare l'accesso ai documenti di gara e a presentare un'offerta.
La notifica sarà inviata all'indirizzo email dell'organizzazione che l'amministrazione aggiudicatrice ha individuato nella fase di preparazione della procedura.
Le notifiche possono essere consultate nella sezione I miei messaggi di TED eTendering.
Per convalidare l'accesso ai documenti di gara occorre cliccare sul link contenuto nella notifica. Il link reindirizzerà verso la pagina del bando di gara in TED eTendering, dove sarà visualizzato il pulsante Inviare un'offerta.
In eSubmission cliccare su Nuova offerta (New Submission) per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza (Resume draft) per riprendere una bozza iniziata in precedenza. Si può anche riprendere la bozza dal portale Funding & Tenders (per maggiori informazioni, consultare la sezione Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders in questa guida).
Navigare in eSubmission
Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.
In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.
 Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Invia alla fine della procedura di presentazione. |
Modalità di invio delle offerte
Quando si crea una nuova offerta, verrà chiesto di indicare:
- come si intende presentare l'offerta: offerta unica oppure offerta congiunta
- se l'offerta prevede il subappalto
- la lingua in cui sarà redatta l'offerta.
Dopo aver effettuato la scelta, cliccare su Avanti in fondo alla pagina.
Parti
In questa sezione occorre identificare le organizzazioni che partecipano all'offerta (partecipanti). Cliccare su Nuova parte e selezionare il tipo di partecipante: partecipante principale (in caso di offerta unica), capofila (anche noto come capogruppo) o membro del raggruppamento (anche noto come membro del consorzio) (in caso di offerta congiunta), subappaltatore (eventuale).
Tutti i partecipanti, ad eccezione dei subappaltatori, devono essere identificati con un codice identificativo del partecipante (PIC). Per verificare se un soggetto dispone già di un PIC (ossia se è già registrato nel registro dei partecipanti) usare il pulsante Cerca. La ricerca può essere effettuata per PIC, partita IVA, numero di registrazione nazionale e paese. Per effettuare la ricerca per partita IVA o numero di registrazione nazionale occorre selezionare anche il paese.
Se la ricerca non dà risultati, l'organizzazione deve registrarsi per ottenere un PIC. Una volta ottenuto il PIC, tornare su eSubmission, effettuare la ricerca per PIC e selezionare l'organizzazione visualizzata.
I dati associati al PIC nel registro dei partecipanti appariranno sullo schermo e verrà chiesto di fornire i seguenti dati/documenti obbligatori:
- per il partecipante principale o il capofila (anche noto come capogruppo):
- persona di contatto (nome e indirizzo email)
- IBAN/numero di conto bancario
- per tutti i partecipanti: autocertificazione (ex dichiarazione sull'onore) (debitamente compilata e firmata) nella sezione Allegati.
Verificare il capitolato d'oneri per individuare i documenti richiesti per la presentazione dell'offerta.
Nella sezione "Persona di contatto", l'utente può indicare se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona come referente per l'offerta. Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di contatto del coordinatore (CoCo).
Se il PCoCo non dispone di un account EU Login ne verrà automaticamente creato uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.
Nella sezione Allegati di ciascun partecipante è possibile caricare i documenti del partecipante relativi ai criteri di esclusione e di selezione. Verificare il capitolato d'oneri per individuare quali documenti devono essere inclusi nell'offerta per ciascun partecipante.
Cliccare su Fatto quando si è pronti.
| Una volta superata la fase "Modalità di presentazione", non è più possibile modificare la struttura da offerta congiunta a offerta unica o viceversa. Se si desidera modificare la struttura dell'offerta o cambiare il capofila (anche noto come capogruppo), è necessario creare una nuova offerta sovrascrivendo la bozza (tutti i dati inseriti in precedenza e tutti i documenti caricati saranno cancellati). |
Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.
Lotti
In una procedura che prevede vari lotti, scegliere quello o quelli per i quali si desidera presentare un'offerta e poi cliccare sul pulsante Avanti.
| L'identificazione dei partecipanti si applica all'offerta nel suo insieme. Pertanto, se la composizione del raggruppamento (o consorzio) è diversa per lotto, occorre presentare un'offerta separata per ciascun lotto. |
Dati dell'offerta
In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso o del prezzo più basso; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.
Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.
Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più di un file come offerta tecnica/finanziaria.
Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti. Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.
| A questo punto la bozza di offerta, comprensiva di tutti i documenti, non risulta ancora presentata. |
Sintesi dell'offerta
La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.
eSubmission genera automaticamente e aggiunge la sintesi all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.
Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.
| La sintesi dell'offerta non è una prova di avvenuto invio. L'offerta non è ancora stata presentata. Passare alla fase successiva e cliccare su Invia per finalizzare l'invio. |
Invio dell'offerta
Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia. Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.
Cliccare su Sì per confermare: non sarà più possibile modificare questa offerta.
Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.
Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email del PCoCo/CoCo. L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui il PCoCo/CoCo può trovare la ricevuta di invio. Si noti che i titolari del PIC utilizzato per la presentazione saranno informati.
| La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione. |
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Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders
Alla persona di contatto indicata in eSubmission è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione dell'offerta iniziale nel portale Funding &Tenders. Per ogni offerta può esserci un solo contatto del coordinatore principale.
Il PCoCo non può essere modificato attraverso il portale. Contattare l'amministrazione aggiudicatrice se deve essere designato un nuovo PCoCo.
All'utente che presenta l'offerta iniziale (se diverso dalla persona di contatto) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo).
Dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha aperto le offerte iniziali e (se del caso) prima che inviti l'offerente a presentare un'offerta riveduta, nel portale Funding & Tenders è possibile aggiungere o rimuovere altri contatti del coordinatore (CoCo):
- Nel menu a tendina che compare cliccando su Action (Azione) a destra dell'offerta iniziale, selezionare l'opzione Manage Roles (Gestire i ruoli). Questa opzione si visualizzerà solo dopo che l'amministrazione aggiudicatrice avrà aperto le offerte iniziali.
- Cliccare sul pulsante Edit Roles (Modificare i ruoli).
- Per aggiungere un nuovo CoCo, cliccare sul pulsante Add Roles (Aggiungere ruoli).
Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato all'offerente l'invito a presentare un'offerta riveduta tramite il portale non sarà possibile presentare l'offerta riveduta. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante "Manage roles" nell'invito potranno presentare un'offerta riveduta (cfr. la guida rapida per le procedure negoziate – tornata 2/tornate successive).
Gestione delle offerte nel portale Funding & Tenders
Per accedere all'area personale occorre autenticarsi utilizzando il pulsante Login del portale Funding & Tenders nell'angolo in alto a destra della homepage (inserire il proprio EU Login e la password).
Visualizzare le offerte
Nella sezione Manage my area (Gestire la mia area), sulla sinistra il PCoCo/CoCo troverà le offerte sotto My Submission(s) (Le mie offerte/domande di partecipazione).
Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco delle offerte.
Sezione My Submission(s)
Per ciascuna offerta il PCoCo/CoCo può vedere il numero di riferimento della procedura, l'ID dell'offerta, la data dell'ultima azione eseguita e lo stato dell'offerta che può essere draft (bozza), submitted (inviata), withdrawn (ritirata) o deleted (cancellata), il termine, il titolo della procedura, il tipo di procedura e la tornata.
Il menu Action a destra di ciascuna offerta (tranne nel caso in cui sia stata cancellata) consente al PCoCo/CoCo di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'offerta.
Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):
- Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
- View (Visualizzare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura.
- Delete (Cancellare): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.
Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):
- View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
- Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.
Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):
- View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.
Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):
il menu Action non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente.
Gestione delle notifiche nel portale Funding & Tenders
My notifications (Le mie notifiche)
Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.
Questa pagina contiene le seguenti notifiche:
- Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di un'offerta)
- Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di un'offerta)
Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione My notifications.
My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali)
Questa sezione, disponibile sotto Manage my area sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.