Gestionar invitaciones y expedientes en el Portal Funding & Tenders

Si el órgano de contratación decide invitarle a presentar una oferta revisada, recibirá:

• un correo electrónico de invitación
• una notificación en el Portal Funding & Tenders

El correo electrónico de invitación y la notificación serán enviados a:

• la dirección de correo electrónico de la persona de contacto indicada en la última presentación de la oferta [«Primary Coordinator Contact» (Coordinador de Contacto Principal o PCoCo)];
• las direcciones de correo electrónico de todas las personas que tengan la atribución de «Coordinator Contacts» (CoCo) en el momento del envío de la invitación, es decir, que hayan recibido la atribución de CoCo de una de las siguientes maneras, y si dicha atribución no se ha eliminado entretanto a través de la funcionalidad «Manage roles» (Gestionar atribuciones):
• cualquier persona de contacto indicada en ofertas anteriores, excepto en la última;
• cualquier contacto cuya cuenta EU Login se haya utilizado para presentar la oferta inicial, así como cualquier oferta revisada;
• cualquier contacto añadido mediante «Manage Roles» (Gestionar atribuciones).

Se puede acceder a las notificaciones  a través de la sección «Notifications» (Notificaciones) del Portal Funding & Tenders.

Ver invitaciones

En el correo electrónico de invitación, recibirá un enlace que le llevará a la sección «Invitations» (Invitaciones) del Portal Funding & Tenders; deberá iniciar sesión con su EU Login. Si todavía no dispone de una cuenta EU Login, el Portal Funding & Tenders se la creará automáticamente. Véase la explicación detallada aquí.

En el menú de navegación situado a la izquierda, encontrará las invitaciones en la sección «Invitations» (Invitaciones). También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de invitaciones.

    La invitación a presentar una oferta revisada para una o varias rondas posteriores será una invitación aparte en la sección «Invitations» (Invitaciones). No formará parte de la invitación enviada para la ronda inicial o para una o varias rondas posteriores (en su caso) para el procedimiento. Esta invitación tendrá sus propios datos y documentos (en su caso), así como un nuevo enlace de presentación en el botón del menú (tres puntos) de la invitación. Los documentos de las invitaciones anteriores no se incluyen en la nueva invitación, pero aún pueden consultarse en las invitaciones anteriores.

En la sección «Invitations» (Invitaciones) podrá ver los datos y documentos de la invitación.

 Al hacer clic en el número de referencia del procedimiento o en la opción «See Details» (Ver detalles) llegará a la página de los detalles de la invitación, donde puede pulsar en la sección «Details» (Detalles) o en la sección «Consortium» (Consorcio). 

Sección «Details» (Detalles) 

En la sección «Details» (Detalles) podrá:         

  Visualizar los detalles del procedimiento

• En la sección «General information» (Información general) puede ver la información relacionada con el procedimiento.

• Acceder a los pliegos de contratación restringidos
  En la sección «Restricted documents» (Documentos restringidos) puede consultar los documentos del procedimiento. 

Si hay varias versiones de un documento, en la pantalla aparecerá la última versión. Para acceder a una versión más antigua, haga clic en el menú desplegable y seleccione la versión que desee ver. También puede consultar las traducciones disponibles (en su caso).

• Acceder a la sección «Restricted Questions & answers (Q&A)» (Preguntas y respuestas restringidas) 
  En esta sección puede formular una pregunta sobre el procedimiento.

Si el órgano de contratación le facilita la respuesta a título privado, aparecerá en la sección «My Q&A» (Mis preguntas y respuestas). Si la respuesta se envía a todos los candidatos invitados al procedimiento, aparecerá en la sección «Restricted Q&A» (Preguntas y respuestas restringidas). Para más información, véase: Cómo crear y presentar una pregunta en el Portal Funding & Tenders.

: La presentación solo puede hacerse a partir de la sección «Invitations» (Invitaciones). Las ofertas no pueden presentarse en la página de datos del procedimiento.

Sección «Consortium» (Consorcio)

En esta sección puede visualizar los datos de la organización a la que se envía la invitación (en caso de consorcio, verá todos los miembros del consorcio).

Haga clic en la flecha   para ver las atribuciones asignadas a la organización . Haga clic en el botón Edit roles (Modificar atribuciones) para gestionar las atribuciones.

Sección «Invitation(s)» (Invitaciones)

Para cada invitación puede consultar el número de referencia del procedimiento, el estado de la invitación (recibida, acuse de recibo), el plazo, el lote (en su caso), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y el paso en que se encuentra. El botón del menú (tres puntos) de la invitación o del expediente le permite realizar diferentes acciones en función del estado de la invitación o del expediente.

Invitaciones con el estado «Received» (Recibida):  

• Acknowledge Receipt (Acuse de recibo): pulse aquí para confirmar que ha recibido la invitación a presentar una oferta. Se le redirigirá al portal eSubmission, donde podrá presentar su oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a su invitación (añadir/eliminar personas que también podrán acceder a la invitación y presentar una oferta).
• See Details (Ver detalles): Podrá ver los detalles relativos al procedimiento ( véase más arriba ).

Invitaciones con el estado «Acknowledged» (Acuse de recibo): 

• Start New Submission (Empezar un nuevo expediente): pulse para presentar una nueva oferta.
• Manage Roles (Gestionar atribuciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a su invitación (añadir/eliminar personas que también podrán acceder a la invitación y presentar una oferta).
• See Details (Ver detalles): podrá ver los detalles relativos al procedimiento (véase más arriba).

Si ha empezado a preparar un expediente o ya lo ha presentado, verá el enlace «Submission(s)» (Expedientes).

El botón del menú (tres puntos) situado a la derecha de cada expediente le permite realizar distintas acciones en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):

• Edit (Modificar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede modificar el expediente en eSubmission.
• View (Visualizar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá modificar el expediente. 
• Delete (Eliminar): el borrador del expediente se eliminará del Portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (Presentado):

• View Receipt (Ver acuse de presentación): se mostrará el acuse de presentación.
• Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación):  indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, editarlo ni presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (Retirado):

• View Withdrawal Receipt (Ver acuse de retirada): se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

• El botón del menú (tres puntos) no está disponible para las ofertas con el estado «Deleted» (Eliminado). Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no puede recuperarlo. 

Cómo preparar su oferta en eSubmission

Para presentar una oferta revisada para una ronda posterior, el PCoCo/CoCo debe confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta.

• Encontrará el procedimiento en  «Invitation(s)» (Invitaciones) en el Portal Funding & Tenders.
• En el botón del menú (tres puntos) del procedimiento, pulse en «Acknowledge Receipt» (Acuse de Recibo) para confirmar que ha recibido la invitación. El estado de la invitación pasará a «Acknowledged» (Acuse de recibo).

Tras acusar recibo de la invitación, se le redirigirá automáticamente a eSubmission, donde podrá iniciar la presentación de su oferta haciendo clic en «New submission» (Nuevo expediente).

Si prefiere iniciar su presentación más adelante:

• Inicie sesión en el Portal Funding & Tenders.
• Vaya a «Invitation(s)» (Invitaciones) y busque el procedimiento.
• En el botón del menú (tres puntos) del procedimiento, pulse «Start new submission» (Empezar un nuevo expediente). A continuación, se le redirigirá a eSubmission.

En eSubmission, pulse «New submission» (Nuevo expediente), si desea preparar un nuevo expediente, o «Resume draft» (Volver al borrador), si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. 

Navegar por eSubmission 

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento. Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los documentos cargados pulsando el botón «Submission documents» (Documentos del expediente), en la parte izquierda de la pantalla.

Partes

En este paso solo puede modificarse la sección «Contact Person» (Persona de contacto).

El usuario que inicie la presentación de la oferta en eSubmission tendrá la opción de designarse a sí mismo como persona de contacto (su nombre aparecerá por defecto) o de designar a otra persona. Si esa otra persona no dispone de una cuenta EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete el registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

A la persona de contacto se le asignará la atribución PCoCo en el Portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la atribución CoCo. 

Pulse «Next» (Siguiente) para continuar.

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta (solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos, y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe del expediente.

Tras pulsar el botón «Save» (Guardar), puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el órgano de contratación en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera. 

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Next» (Siguiente). El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Informe del expediente  

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. El informe enumera todos los documentos incluidos en el expediente. eSubmission genera automáticamente el informe y lo añade a su expediente. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Next» (Siguiente).

Presentar su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Submit» (Presentar). El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Yes» (Sí) para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente. Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta EU Login del «Primary Coordinator Contact» (PCoCo) y a todos los «Coordinator Contacts» (CoCo) indicados para la oferta en cuestión. La notificación contendrá un enlace al Portal Funding & Tenders, donde encontrará el acuse de presentación. 

Gestionar atribuciones en el Portal Funding & Tenders

La cuenta EU Login vinculada a la dirección de correo electrónico a la que se ha enviado la invitación recibe la atribución de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la invitación. A través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) (véase más adelante), el PCoCo puede añadir otras personas de su organización como Coordinator Contact(s) (CoCo) para la invitación.

La persona de contacto indicada en la oferta revisada en eSubmission recibe la atribución de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la presentación y la invitación a las rondas posteriores. Al usuario que presenta la oferta (si es diferente de la persona de contacto en la oferta) se le asigna la atribución de «Coordinador Contact» (CoCo) para el expediente y la invitación a las siguientes etapas, a menos que la atribución haya sido eliminada por el PCoCo o por otro CoCo del expediente en el período comprendido entre la apertura de la oferta por el órgano de contratación y la recepción de la invitación para las siguientes etapas.

 Todas las acciones descritas anteriormente [véase la sección Invitations (Invitaciones)] pueden ser llevadas a cabo por el PCoCo o los CoCo respectivos (invitación o expediente). Tenga en cuenta que solo puede haber un PCoCo por invitación o presentación.

Para añadir o eliminar atribuciones en una presentación, siga los pasos que figuran a continuación:

  Si el órgano de contratación ya ha enviado una invitación para una ronda posterior de negociación, los CoCo añadidos de esta manera no podrán presentar una oferta en esa ronda. Únicamente los PCoCo/CoCo que hayan recibido la invitación o los CoCo añadidos a través del botón «Manage Roles» (Gestionar atribuciones) de la invitación podrán presentar una oferta.