Gestione degli inviti e delle offerte nel portale Funding & Tenders

Se l'amministrazione aggiudicatrice decide di invitare l'offerente a presentare un'offerta riveduta, si riceverà:

• un'e-mail di invito;
• una notifica sul portale F&T.

L'e-mail di invito e la notifica saranno inviate:

• all'indirizzo e-mail della persona di contatto indicata nell'ultima offerta presentata (contatto del coordinatore principale – PCoCo)
• agli indirizzi e-mail di tutte le persone a cui, al momento dell'invio dell'invito, risulta attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo), ossia alle quali è stato attribuito secondo una delle seguenti modalità il ruolo di CoCo che, nel frattempo, non è stato soppresso attraverso la funzione Manage Roles (Gestisci i ruoli):
• a ogni persona di contatto indicata nelle offerte precedenti, ma non nell'ultima;
• a ogni contatto il cui account EU Login è stato utilizzato per presentare l'offerta iniziale e eventuali offerte rivedute;
• a ogni contatto aggiunto utilizzando la funzione Manage Roles (Gestisci i ruoli).

È possibile accedere alle notifiche dalla sezione Notifications (Notifiche) del portale Funding & Tenders.

Visualizzare gli inviti

L'e-mail di invito contiene un link alla sezione Invitation(s) (Inviti) del portale F&T, a cui si accede tramite EU Login. Se non si dispone ancora di un account EU Login, il portale F&T lo creerà automaticamente. Per una spiegazione dettagliata consultare questa pagina.

 
Dal menu di navigazione sulla sinistra si trovano gli inviti sotto Invitation(s)(Inviti). Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

  L'invito a presentare un'offerta riveduta per una o più tornate successive apparirà come un invito distinto nella sezione Invitation(s) (Inviti). Non farà parte dell'invito inviato per la prima tornata o per eventuali tornate successive della procedura. Tale invito conterrà tutti i dettagli e indicherà i documenti eventualmente necessari e un nuovo link per l'offerta sotto il pulsante del menu dell'invito (tre puntini). I documenti degli inviti precedenti non sono inclusi nel nuovo invito, ma possono ancora essere consultati nei rispettivi inviti.

Nella sezione Invitation(s) (Inviti) è possibile visualizzare i dettagli e i documenti dell'invito.

Cliccando sul numero di riferimento della procedura oppure sull'opzione See Details (Visualizza i dettagli) si accederà alla pagina dei dettagli dell'invito, dove si può cliccare sulla sezione Details (Dettagli) oppure sulla sezione Consortium (Consorzio).

Sezione "Details" (Dettagli) 

Nella sezione Details (Dettagli) sarà possibile:

 Visualizzare i dettagli della procedura

• nella sezione General Information (Informazioni generali) è possibile visualizzare le informazioni relative alla procedura.

• Accedere ai documenti di gara ad accesso limitato
  nella sezione Restricted documents (Documenti ad accesso limitato) è possibile visualizzare i documenti della procedura.

Se esistono più versioni di un documento sarà visualizzata l'ultima. Per visualizzare le precedenti, cliccare sul menu a tendina e selezionare la versione che si desidera visualizzare. È inoltre possibile consultare le eventuali traduzioni disponibili.

• Accedere alla sezione Restricted Questions & answers (Q&A) (Domande e risposte ad accesso limitato). 
  In questa sezione è possibile porre domande relative alla procedura.

Se l'amministrazione aggiudicatrice fornisce la risposta privatamente, questa apparirà nella sezione My Q&A (Le mie domande e risposte). Se è fornita a tutti i candidati invitati alla procedura, la risposta apparirà nella sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato). Per maggiori informazioni cfr. How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Come creare e presentare una domanda sul portale Funding and Tenders).

  L'offerta può essere presentata solo dalla sezione "Invitation(s)" (Inviti). Non è possibile farlo dalla pagina contenente i dettagli della procedura.

Sezione "Consortium" (Consorzio) 

In questa sezione è possibile visualizzare i dati dell'organizzazione cui è inviato l'invito (in caso di consorzio saranno visualizzati tutti i membri del consorzio).

Cliccare sulla freccia  per visualizzare i ruoli assegnati all'organizzazione. Cliccare sul pulsante Edit Roles (Modifica i ruoli) per Gestire i ruoli.

 
Sezione Invitation(s) (Inviti)

Per ciascun invito è possibile vedere il numero di riferimento della procedura, lo stato dell'invito ( (Ricevuto) o (Ricevimento confermato), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase. Il pulsante del menu (tre puntini) dell'invito/offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'invito/offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (Ricevuto):

• Acknowledge Receipt (Conferma ricevimento): cliccare qui per confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta. Il link reindirizzerà al portale eSubmission dove sarà possibile presentare l'offerta.
• Manage Roles (Gestisci i ruoli): sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno vedere l'invito e presentare un'offerta).
• See Details (Visualizza i dettagli): sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (vedi sopra).

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged (Ricevimento confermato): 

• Start New Submission (Inizia nuova offerta/comunicazione): cliccare qui per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles (Gestisci i ruoli): sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno vedere l'invito e presentare un'offerta).
• See Details (Visualizza i dettagli): sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (vedi sopra).

Se l'utente ha già iniziato a preparare un'offerta o ne ha già inviata una, sarà disponibile il link Submission(s) (Offerte/comunicazioni).

Il pulsante del menu (tre puntini) a destra di ciascuna offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato della stessa.

Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):

• Edit (Modifica): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizza): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancella): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• View Receipt (Visualizza ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritira) (disponibile solo prima del termine di presentazione): indicare il motivo del ritiro dell'offerta e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizza la conferma del ritiro): viene visualizzata la conferma del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):

• il pulsante del menu (tre puntini) non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata). Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente.

Come preparare l'offerta in eSubmission

Per presentare un'offerta riveduta per una tornata successiva il PCoCo/CoCo deve prima confermare di aver ricevuto l'invito:

• reperire la procedura nella sezione Invitation(s) (Inviti) del portale Funding &Tenders.
• Nel pulsante del menu (tre puntini) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Conferma ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Ricevimento confermato).

Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, si verrà automaticamente reindirizzati a eSubmission, dove si potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su New submission (Nuova offerta/comunicazione).

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders;
• andare su Invitation(s) (Inviti) e reperire la procedura;
• dal pulsante del menu (tre puntini) della procedura, cliccare su Start New Submission (Inizia nuova offerta/comunicazione). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.

In eSubmission cliccare su New submission (Nuova offerta/comunicazione) per iniziare una nuova offerta o Resume draft (Riprendi la bozza) per riprendere una bozza iniziata in precedenza.

Navigare in eSubmission

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in ogni momento. In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Submission documents (Documenti relativi all'offerta/comunicazione) sul lato sinistro dello schermo.

Parti

In questa fase è possibile modificare solo la sezione Contact Person (Persona di contatto).

L'utente che avvia la presentazione dell'offerta in eSubmission può indicare come persona di contatto sé stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona. Se quest'ultima non dispone di un account EU Login, ne verrà creato automaticamente uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di PCoCo nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di CoCo. 

Cliccare su Next (Avanti) per passare alla fase successiva.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta (solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso e del prezzo più basso, utilizzando lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Save (Salva) è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Next (Avanti). Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta. eSubmission la genera automaticamente e la aggiunge all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Submit (Invia). Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Yes (sì) per confermare: l'offerta non potrà più essere modificata. Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email collegato all'account EU Login del contatto del coordinatore principale (PCoCo) e di tutti i contatti del coordinatore (CoCo) indicati per l'offerta in questione. L'e-mail di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la ricevuta di invio (Submission Receipt). 

Gestione dei ruoli nel portale Funding & Tenders

Il titolare dell'account EU Login collegato all'indirizzo email al quale è stato inviato l'invito diventa il contatto del coordinatore principale (PCoCo) per l'invito. Tramite il pulsante Manage Roles (Gestisci i ruoli) (cfr. sotto), il PCoCo può aggiungere altre persone della propria organizzazione in qualità di contatti del coordinatore (CoCo) per l'invito.

La persona di contatto indicata nell'offerta riveduta in eSubmission diventa il contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione e riceve l'invito per le tornate successive. All'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto nell'offerta) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione dell'offerta e l'invito alle tornate successive, a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione dell'offerta non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura dell'offerta da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e il ricevimento dell'invito per le tornate successive.

 Tutte le azioni sopra descritte (cfr. sezione Invitations (Inviti)) possono essere eseguite dal PCoCo o dai CoCo di ciascun punto (invito o presentazione). Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o presentazione.

Per aggiungere/eliminare ruoli in relazione a un'offerta seguire le tappe illustrate di seguito:

  Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato un invito per una tornata negoziale successiva non sarà possibile presentare un'offerta in quella tornata. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante "Manage roles" (Gestisci i ruoli) nell'invito potranno presentare un'offerta