Stručný návod k druhé fázi dvoustupňových zadávacích řízení

(užší řízení, soutěžní řízení s jednáním, soutěžní dialogy, inovační partnerství a soutěže o návrh)

Rychlé pokyny byly revidovány tak, aby zahrnovaly nejnovější prvky a funkce v průběhu zpracování. Tato aktualizovaná verze je v současné době k dispozici pouze v angličtině. Brzy budou k dispozici překlady do všech jazyků EU.


Začínáme

Tento stručný návod se vztahuje pouze na druhou fázi dvoustupňových řízení. V tomto kroku mohou nabídku podat pouze uchazeči, kteří k tomu byli vyzváni, tj. ti, kteří v první fázi prošli kritérii pro vyloučení a výběr. Stručný návod k první fázi dvoustupňového řízení a stručné návody pro ostatní typy zadávacích řízení jsou k dispozici na portálu pro financování a nabídková řízení v sekci věnující se elektronickému zadávání veřejných zakázek.

Jako hospodářský subjekt můžete:

  • reagovat na řízení vyhlášené orgánem, institucí nebo agenturou EU

  • podat nabídku zabezpečeným způsobem

  • zobrazit si uložený koncept a dokončit jej

  • smazat koncept podání

  • obdržet potvrzení o podání (Submission Receipt)

  • stáhnout předloženou nabídku před uplynutím lhůty pro její doručení

  • obdržet potvrzení o stažení podání (Withdrawal Receipt)

Doporučujeme vám se seznámit s požadavky na systém.

Najdete je na úvodní straně aplikace eSubmission a jako přílohu v sekci Strany.

Jak získat technickou podporu?

Potřebujete-li poradit s technickými aspekty aplikace, obraťte se na náš tým podpory (k dispozici od 8:00 do 20:00 SEČ/SELČ).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

(info) Náš tým podpory komunikuje pouze anglicky.


Správa výzev a podání na portálu pro financování a nabídková řízení

https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home Portál pro financování a nabídková řízení je centrálním kontaktním místem (tzv. jednotná oblast výměny elektronických údajů (Single Electronic Data Interchange Area)) pro účastníky a odborníky v rámci programů financování a veřejných zakázek realizovaných Evropskou komisí a dalšími orgány, institucemi, subjekty a agenturami EU.

Pokud vaše žádost o účast úspěšně prošla první fází řízení, obdržíte z portálu F&T oznámení, v němž budete vyzváni k účasti v další fázi řízení.

Oznámení bude zasláno na:

  • e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v žádosti o účast (hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo))
  • e-mailovou adresu (pokud se liší) spojenou s účtem u služby EU Login, který byl použit k podání žádosti o účast (koordinátor kontaktního místa (CoCo))
  • e-mailovou adresu jakéhokoli jiného koordinátora kontaktního místa (CoCo), který byl doplněn pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles) při podání žádosti o účast.

Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte se Přihlásit (Sign in) vlevo nahoře na úvodní stránce portálu (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).


Ve vaší soukromé zóně na portálu F&T můžete provádět tyto příkazy:

Zobrazit výzvy

Z navigační nabídky vlevo najde PCoCo/CoCo výzvy k účasti na pozvánky k účasti ve fázi 2 v sekci Moje výzvy (My Invitation(s)). Vpravo nahoře nad seznamem výzev je také k dispozici pole pro vyhledávání.

  

Klikněte na odkaz „Viz podrobnosti“. Tak můžete:

  • zobrazit podrobnosti řízení.
    V sekci „Obecné informace“ si můžete zobrazit informace týkající se řízení.

            

  • Přístup k dokumentům s omezeným přístupem

            

V části „Dokumenty s omezeným přístupem“ (Restricted documents) si uchazeči vyzvaní k účasti mohou prohlédnout dokumenty pro fázi 2 řízení. Pokud veřejný zadavatel zveřejnil novou verzi dokumentu, budete si moci zobrazit všechny jeho verze. Na obrazovce je k dispozici nejnovější verze . Chcete-li zobrazit starší verzi, můžete kliknout na rozbalovací nabídku a vybrat danou verzi.

Pokud je dokument k dispozici v jiném jazyce, budete si moci zobrazit i přeložený dokument.

  •   Přístup do omezeného prostoru pro otázky a odpovědi

          

Z této sekce můžete položit otázku týkající se fáze 2 řízení. Pokud veřejný zadavatel poskytne odpověď soukromě, objeví se v oddíle „Můj prostor pro otázky a odpovědi“ (My Q&A). 
Pokud je odpověď poskytnuta všem uchazečům vyzvaným k účasti ve fázi 2, zobrazí se v oddíle „Omezený prostor pro otázky a odpovědi“.

Další informace najdete na stránce Jak vytvořit a zaslat otázku na portálu pro financování a nabídková řízení.


Sekce Moje výzvy

U každé výzvy si může PCoCo/CoCo zobrazit referenční číslo řízení, status výzvy (obdrženo, potvrzeno), lhůtu, případně část řízení, název řízení, druh řízení a fázi.

V příkazech Provést (Action) u výzvy/podání může PCoCo/CoCo vykonat různé úkony v závislosti na statusu výzvy/podání.

U výzev se statusem Obdrženo (Received): 

     

  • Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt): kliknutím na toto tlačítko potvrdíte, že jste obdrželi výzvu k podání nabídky.
  • Správa funkcí (Manage Roles):  v této části si můžete zobrazit přístup k vašim výzvám a spravovat jej (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny provádět zde úkony uvedené ve výzvách).

U výzev se statusem Potvrzeno (Acknowledged):

  • Zahájit nové podání (Start new submission): po kliknutí na toto tlačítko můžete začít sestavovat novou nabídku.
  • Správa funkcí (Manage Roles):  v této části si můžete zobrazit přístup k vašim výzvám a spravovat jej (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny provádět zde úkony uvedené ve výzvách).

Chcete-li si zobrazit podání odpovídají určité výzvě a spravovat jej, klikněte na odkaz Podání (Submission(s)). 
S pomocí příkazů Provést (Action) v pravé části okna s nabídkou (pokud nebyla smazána) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu podání nabídky.

U podání se statusem Koncept (Draft):

      • Upravit (Edit): Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete své podání upravovat.
      • Zobrazit (View):  Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, podání nelze upravovat. 
      • Smazat (Delete):  Koncept podání bude z portálu F&T smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

      • Zobrazit potvrzení (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání nabídky.
      • Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání):  Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

      • Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení nabídky.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):
Pro nabídky se statusem Smazáno (Deleted) nejsou příkazy Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět. 


Jak připravit nabídku v aplikaci eSubmission 

Chce-li koordinátor PCoCo/CoCo předložit nabídku, musí nejprve potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky:

  • Nejprve musí vyhledat příslušné řízení v sekci Moje výzvy (My Invitations) na portálu F&T. My Invitation(s) section

  • V příkazech Provést (Action) vztahujících se k danému řízení, klikněte na Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt), čímž potvrdíte, že jste výzvu obdrželi. Status výzvy se změní na Potvrzeno (Acknowledge).

  
  

Po tomto kroku bude koordinátor PCoCo nebo CoCo automaticky přesměrován do aplikace eSubmission, kde může zahájit podávání nabídky kliknutím na Nová nabídka.    

Pokud se chcete věnovat sestavování nabídky později:

  

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka. Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu. Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu F&T (podrobnější pokyny najdete v kapitole Správa podání na portálu v tomto návodu). Manage submissions in Funding & Tenders portal 

Navigace v aplikaci eSubmission

Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.

Potřebujete-li se během vytváření vaší nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky v levé části obrazovky.

(warning) Veřejný zadavatel vaši nabídku obdrží až poté, co kliknete na tlačítko Odeslat.

Strany

V tomto kroku lze upravovat pouze část Kontaktní osoba .

Uživatel, který zahájí podání nabídky, může uvést jako kontaktní osobu sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo jinou osobu. Pokud tato osoba nemá zřízen účet u služby EU Login, automaticky se na základě e-mailové adresy této kontaktní osoby vytvoří účet dočasný. Daná osoba pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace v systému EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.

Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo ) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo ). 

Klikněte na Další a přejděte k dalšímu kroku.


Údaje o nabídce

  

V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku ( pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrdit, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.

    

Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.

Po kliknutí na tlačítko Uložit můžete nahrát finanční nabídku, a požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů. 

Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další. Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

(warning) V této fázi je vaše nabídka stále konceptem, tj. včetně všech dokumentů, a není ještě podána .


Zpráva o podání

  

Tuto zprávu, která je součástí nabídky, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.

Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání nabídky a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další.

(warning) Zpráva neslouží jako doklad o podání nabídky. Tu jste doposud nepředložili . Chcete-li tak učinit, přejděte k dalšímu kroku a klikněte na Odeslat .


Odeslání nabídky

  

Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat . Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano: jakmile tento krok potvrdíte, nebudete již moci nabídku měnit.

Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.

Na e-mailovou adresu spojenou s účtem EU Login hlavního koordinátora kontaktního místa ( PCoCo ) a na e-mailové adresy všech koordinátorů kontaktního místa ( CoCo ), kteří byli pro účely této nabídky jmenováni, bude odesláno oznámení. Toto elektronické oznámení bude obsahovat odkaz na portál F&T, kde najdete potvrzení o podání nabídky. 

(warning) Potvrzení o podání slouží jako důkaz o dodržení lhůty uvedené ve výzvě k podání nabídky.



Správa funkcí na portálu pro financování a nabídková řízení (F&T)

Osoba, která je uvedena v nabídce (fáze 1) v aplikaci eSubmission jako kontaktní obdrží v rámci portálu F&T pro výzvu funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo). Uživatel podávající žádost (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v žádosti) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti a výzvu, pokud již tu funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání žádosti v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel žádosti, a obdržením výzvy k účasti v druhé fázi.

Podobně kontaktní osoba uvedená v nabídce (fáze 2) v aplikaci eSubmission obdrží funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) pro podání nabídky . PCoCo výzvy a uživatel podávající nabídku, pokud se liší od kontaktní osoby v nabídce, obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání nabídky.

Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (viz níže) lze při podání žádosti, výzvě k účasti a podání nabídky přidat nebo odstranit dalšího koordinátora nebo koordinátory kontaktní osoby (CoCo).

Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden PCoCo.

PCoCo pro podání žádosti (fáze 1) nebo podání nabídky (fáze 2) nelze nahradit ani odstranit.

PCoCo pro výzvu mohou nahradit (nikoli odstranit) pouze tyto osoby:

  •     LEAR / administrátor účtu (pokud je jmenován pro vaši organizaci, viz zde)
  •     stávající PCoCo (po nahrazení již PCoCo nemá k výzvě přístup);
  •     jakýkoli CoCo pro výzvu.

Chcete-li přidat/odstranit funkce při podání žádosti nebo výzvě, postupujte podle níže uvedených kroků:

1

V příkazech Provést (Action) vpravo od podání nebo výzvy upravené nabídky klikněte na možnost Správa funkcí (Manage roles).


2

Klikněte na tlačítko Upravit funkci (Edit roles). 

3

Chcete-li změnit koordinátora PCoCo výzvy nebo přidat dalšího koordinátora CoCo pro podání nebo výzvu, klikněte na tlačítko Přidat funkce (Add Roles). 

  
4

Zadejte údaje o osobě, která má nahradit stávajícího koordinátora PCoCo nebo má být přidána jako další koordinátor CoCo a klikněte na tlačítko Uložit. 

Nahrazuje-li se PCoCo pro výzvu, osoba jmenující nového PCoCo obdrží po kliknutí na tlačítko Uložit potvrzující zprávu.

(info) Je-li pro výzvu jmenován nový PCoCo, jsou funkce a práva předchozího PCoCo zrušeny (předchozí PCoCo ztrácí přístup) a okamžitě se přidělí novému PCoCo.
Portál F&T zasílá automatická oznámení novému PCoCo, předchozímu PCoCo a všem CoCo ve výzvě, jejíž PCoCo byl nahrazen.

5

Chcete-li smazat stávajícího koordinátora CoCo, klikněte na ikonu koše vedle jeho jména. Koordinátora PCoCo pro výzvu nelze smazat, pouze nahradit. 

  



Následná kola pro soutěžní řízení s jednáním a inovační partnerství

(info) Tato kapitola se týká pouze soutěžních řízení s jednáním a inovačních partnerství, u nichž v druhé fázi řízení probíhá několik kol jednání.

Pokud se veřejný zadavatel rozhodne, že vás vyzve vás k podání upravené nabídky prostřednictvím aplikace eSubmission, dozví se o tom koordinátor PCoCo/CoCo prostřednictvím oznámení, které mu přijde z portálu F&T.

Aby mohl koordinátor PCoCo/CoCo upravenou nabídku předložit, musí nejdříve potvrdit obdržení výzvy. Po tomto kroku bude koordinátor PCoCo/CoCo automaticky přesměrován do aplikace eSubmission, kde může zahájit podání upravené nabídky kliknutím na Nová nabídka. Podrobnější informace, jak podat upravenou nabídku v následných kolech, najdete ve Stručném návodu k jednacím řízení – 2. kolo / následná kola . 


Správa oznámení na portálu F&T

Sekce Moje oznámení (My notifications)

Na tuto stránku se koordinátor PCoCo/CoCo po přihlášení na portál pro financování a nabídková řízení dostane kliknutím na ikonu zvonku v pravém horním rohu obrazovky.

Na dané stránce najde koordinátor PCoCo/CoCo tato oznámení:

  • potvrzení o podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána)
  • potvrzení o stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka stažena)

V záložce Preference (Preferences) v sekci Spravovat veškerá oznámení (Manage all notifications) ve spodní části seznamu oznámení může koordinátor PCoCo/CoCo nastavit četnost zasílání elektronických oznámení z portálu pro financování a nabídková řízení. Nezávisle na vaší volbě jsou všechna oznámení vždy k dispozici v sekci Moje oznámení (My notifications).

Sekce Moje formální oznámení (My Formal Notification(s))

Tato záložka, která se nachází v levé části sekce Moje zóna (Manage My Area), se v současné době pro zadávací řízení nepoužívá.