Кратко ръководство за двуетапните процедури за възлагане на обществени поръчки — етап 1

(ограничени процедури, състезателни процедури с договаряне, състезателни диалози, партньорства за иновации и конкурси за проект)

Бързите ръководства бяха преразгледани, за да се включат най-новите характеристики и функции в работния процес. Понастоящем тази актуализирана версия е достъпна само на английски език. Скоро ще бъде осигурен превод на всички езици на ЕС.

Първи стъпки


Добре дошли в системата eSubmission!

Системата eSubmission дава възможност на икономическите оператори да участват в процедури за възлагане на обществени поръчки, като изготвят подавания (т.е. заявления за участие) и ги изпращат електронно по структуриран и сигурен начин.

Настоящото кратко ръководство се отнася само за първия етап от двуетапните процедури. На този етап икономическите оператори могат да подадат заявление за участие. Кратки ръководства за втория етап от двуетапните процедури, както и ръководства за други процедури за възлагане на обществени поръчки ще намерите в уикито за електронните обществени поръчки на портала Funding & Tenders.

Като икономически оператор можете да:

  • въведете Вашия отговор във връзка с процедура, започната от институция, орган или агенция на ЕС

  • подадете по сигурен начин

  • видите или редактирате запазена чернова

  • изтриете чернова на подаване

  • получите доказателство за подаване (Submission Receipt)

  • оттеглите подаване преди крайния срок за заявления за участие

  • получите доказателство за оттегляне (Withdrawal Receipt).

Моля, прочетете системните изисквания.

Ще ги намерите на началната страница на приложението eSubmission и в раздел „Приложения“ на страницата Страни.

Как да получа техническа помощ?

Ако се нуждаете от помощ, можете да се свържете с екипа ни по поддръжка от 8:00 до 20:00 ч. централноевропейско време (брюкселско време).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

(info) Екипът по поддръжка работи само на английски език.

Как да получа достъп до eSubmission?

Вашият достъп до eSubmission винаги ще бъде в контекста на процедура за възлагане на обществена поръчка (покана за подаване на оферти). Можете да намерите публикуваните от европейските институции, органи и агенции покани за подаване на оферти на портала Funding & Tenders.

От какво се нуждая, за да ползвам eSubmission?

За да използвате eSubmission, трябва да се регистрирате в системата на Европейската комисия за автентификация на потребители (EU Login) и да отговорите на покана за подаване на оферти, публикувана на портала Funding & Tenders. 

За идентифициране на Вашата организация при електронно подаване тя трябва да е регистрирана в регистъра на организациите на Комисията (регистър на участниците) и да има PIC (идентификационен код на участник). Повече информация относно PIC ще намерите тук. Регистрацията е отворена за всички организации и е безплатна.

EU Login

EU Login е входът за достъп до различни услуги и/или системи на Европейската комисия. Ако все още нямате профил в EU Login, можете да го създадете.

За повече информация вижте страницата за помощ за EU Login.

Портал Funding & Tenders

Порталът Funding & Tenders е единна входна точка (единно пространство за електронен обмен на данни) за участници и експерти в програмите за финансиране и тръжните процедури, управлявани от Европейската комисия и други институции, органи и агенции на ЕС.

На портала Funding & Tenders участниците могат да:

  • търсят възможности в програмите за финансиране или в процедурите за възлагане на обществени поръчки на ЕС

  • се абонират за покани за подаване на оферти
  • разглеждат документация за обществени поръчки
  • създават и изпращат въпроси 

  • се регистрират в регистъра на участниците 

  • получат достъп до eSubmission

  • получат достъп до потвържденията за подаване (Submission Receipt)

  • разглеждат, редактират или изтриват чернови на подавания

  • оттеглят подавания и да получат достъп до потвържденията за оттегляне (Withdrawal Receipt).

  • управляват ролите.

Регистър на участниците

Комисията създаде онлайн регистър на организациите, участващи в поканите на ЕС за подаване на оферти или предложения, за да приложи принципа на еднократност: данните за организацията на участника трябва да бъдат подадени само веднъж. След регистрацията всяка организация получава уникален идентификационен код на участник (PIC). За да научите как да получите PIC в регистъра на участниците, моля, вижте тази страница.


Как да изготвите заявление за участие в eSubmission

Всеки икономически оператор може да подаде заявление за участие, като използва връзката към портала Fundind & Tenders, посочена в обявлението за поръчка / обявлението за конкурс за проект.

      

След като влезете в портала Funding & Tenders, трябва да щракнете върху Access submission (достъп до подаването) — ще бъдете пренасочени към портала eSubmission, ако сте влезли в профила си в EU Login.

  

Първо трябва да прочетете и приемете общите условия и да потвърдите, че сте прочели и разбрали съобщението за защита на личните данни.

В eSubmission щракнете върху Ново подаване, за да започнете ново подаване, или върху Редактиране на чернова, за да възобновите започнатата по-рано работа върху подаване. Можете също така да възобновите работата си по чернова от портала Funding & Tenders (за повече информация вижте разделаУправление на подаванията на портала Funding & Tenders в настоящото ръководство).

Навигиране в eSubmission 

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете, преди да подадете Вашето заявление за участие. Можете също така да видите на коя стъпка сте в момента.

Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутон Документи в рамките на подаването в лявата част на екрана.


(warning) Нищо не се изпраща на възлагащия орган, докато не щракнете върху бутон „Изпращане“ в края на процеса на подаване.

Начини за подаване

Когато започнете ново подаване, ще трябва да посочите:

  • как ще подадете заявлението за участие: Самостоятелно подаване или Съвместно подаване
  • дали подаването включва участието на подизпълнители,
  • на какъв език ще бъде изготвено подаването.

След като направите избора си, натиснете бутон Напред в долната част на страницата.

Страни

В този раздел трябва да посочите организациите, участващи във Вашето подаване (участници). Щракнете върху Нова страна и изберете вида участник: основен участник (в случай на самостоятелно подаване), ръководител на групата или член на групата (в случай на съвместно подаване) и подизпълнител (ако е приложимо).

Всички участници, с изключение на подизпълнителите, трябва да бъдат идентифицирани с PIC. За да проверите дали дадено образувание вече има PIC (т.е. дали вече е регистрирано в регистъра на участниците), използвайте бутон Търсене. Можете да търсите по PIC, номер по ДДС, национален регистрационен номер и държава. За да можете да търсите по номер по ДДС или национален регистрационен номер, трябва също да изберете държавата.

Ако не бъдат намерени резултати, организацията трябва да се регистрира, за да получи PIC.  След като получите PIC, се върнете обратно в eSubmission, потърсете по PIC и изберете показаната организация.

Данните, свързани с PIC в регистъра на участниците, ще се появят на екрана и ще трябва да предоставите следните задължителни данни/документи:

  • за основния участник или ръководителя на групата:
    • лице за контакт (име и електронен адрес)
    • IBAN номер /номер на банкова сметка
  • за всички участници: клетвена декларация (надлежно попълнена и подписана) в раздел Приложения.


 В раздел „Лице за контакт“ потребителят може да посочи себе си (името вече е попълнено) или друго лице за контакт във връзка със заявлението за участие. Лицето за контакт получава ролята Primary Coordinator Contact (PCoCo) на портала Funding & Tenders, а потребителят, подаващ заявлението за участие (ако е различен от лицето за контакт) — ролята Coordinator Contact (CoCo). 

 Ако лицето с роля PCoCo няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за контакт и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата. 

В раздел Приложения за всеки участник можете да качите документи, свързани с критериите за изключване и подбор. Проверете в тръжните спецификации какви документи за отделните участници трябва да бъдат включен в подаването.

Щракнете върху Готово , когато попълните всичко необходимо. 

(warning) След като преминете стъпка Начини за подаване, вече не е възможно начинът да се промени от съвместно подаване на самостоятелно подаване или обратно. В случай че желаете да промените начина на подаване или ръководителя на групата, трябва да създадете ново подаване, с което ще изтриете черновата си (всички въведени преди това данни и качени документи ще бъдат изтрити).

Щракнете върху Напред, за да преминете към следващата стъпка.


Лотове

  

При процедура с няколко лота, изберете лотовете, за които искате да подадете заявление за участие, и щракнете върху бутон Напред.

(warning) Идентифицирането на участниците се отнася до подаването като цяло. Ако съставът на консорциума е различен за всеки лот, ще трябва да подадете отделно заявление за участие за всеки лот.


Доклад за подаването

  

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада са посочени всички документи, включени в подаването.

Системата eSubmission автоматично генерира доклада и го добавя към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите, преди да подадете заявлението за участие. Не е необходимо да подписвате доклада и да го качвате в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за изпращане, щракнете върху Напред, за да продължите.

(warning) Докладът за подаването не е доказателство за самото подаване. Все още не сте извършили подаването. Моля, преминете към следващата стъпка и щракнете върху „Изпращане“, за да приключите подаването.


Подаване на заявлението за участие   

  

Когато сте готови да подадете своето заявление за участие, щракнете върху Изпращане. Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху Да, ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете заявление за участие, ако срокът за неговото получаване е изтекъл.

На електронния адрес на лицето с роля PCoCo/CoCo ще бъде изпратено уведомление. Това уведомление съдържа връзка към портала Funding & Tenders, където лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери потвърждението за подаването. Имайте предвид, че титулярите на PIC номерата, използвани при подаването, ще бъдат уведомени.

(warning) Потвърждението за подаване (Submission Receipt) е доказателството, че е спазен срокът за получаване на подаванията.


Управление на ролите на портала Funding & Tenders


На портала Funding & Tenders лицето за контакт, посочено в eSubmission, получава ролята Primary Coordinator Contact (PCoCo) за подаването на заявлението за участие и за поканата за етап 2. Потребителят, подаващ заявлението (ако е различен от посоченото в заявлението лице за контакт), получава ролята Coordinator Contact (CoCo) за подаването на заявлението и за поканата за етап 2, освен ако ролята не е премахната от лицето с роля PCoCo/друго лице с роля CoCo за подаването на заявлението в периода между отварянето на заявленията от възлагащия орган и получаването на поканата за стъпка 2.

С бутона Manage Roles (управление на роли) можете да добавяте или премахвате лица с роля Coordinator Contact (CoCo)  (вж. по-долу).

Моля, имайте предвид, че за дадена покана или подаване може да има само едно лице с роля PCoCo. Лицето с роля PCoCo за подаването на заявлението (стъпка 1) не може да бъде заменено или премахнато чрез портала Funding & Tenders (свържете се с бюрото за помощ на портала, ако това лице трябва да бъде заменено).

Лицето с роля PCoCo за покана за стъпка 2 вече може да бъде заменяно на портала Funding & Tenders направо от УППС и администратора на профила (вече не е необходимо да се свързвате с екипа по поддръжка на портала), след като бъде отправена поканата за стъпка 2.

За да добавите/премахнете роли за дадено подаване, следвайте стъпките по-долу:

1

В падащото меню Action (действие) вдясно от заявлението за участие щракнете върху опцията Manage Roles (управление на ролите). Тази опция ще се появи едва след като възлагащият орган отвори подадените заявления за участие.

2

Щракнете върху бутон Edit Roles (редактиране на ролите).

  

3

За да добавите лице с роля CoCo за подаването, щракнете върху бутон Add Roles (добавяне на роли).  

  

4

Въведете данните за добавяното лице с роля CoCo и щракнете върху бутон Save (запазване).

5

За да изтриете лице с роля CoCo, щракнете върху иконката „изтриване“ до неговото име. 

  

  (info)  Лицата с роля CoCo, които са добавени по гореописания начин, след като възлагащият орган е изпратил поканите за етап 2, няма да могат да подадат оферта. Само лицата с роля PCoCo/CoCo, които са получили поканата за етап 2, или лицата с роля CoCo, които са добавени чрез бутон „Управление на ролите“ в поканата, ще могат да подадат оферта (вижте краткото ръководство за втория етап от двуетапните процедури).


Управление на подаванията на портала Funding & Tenders


За да влезете в профила си на портала Funding & Tenders, използвайте бутон Sign in (вход) в горния десен ъгъл на началната страница и въведете Вашето потребителско име и парола за EU Login.

Преглед на подаванията

В меню Manage my area (управление на моето пространство) вляво лицето с роля PCoCo/CoCo ще намери заявленията за участие в раздел My Submission(s) (моите подавания).
Вдясно над списъка с подавания има поле за търсене.

Раздел My Submission(s) (моите подавания)

За всяко подаване лицето с роля PCoCo/CoCo, може да види референтния номер на процедурата, идентификационния номер на подаването, датата на последното извършено действие и статуса на подаването (чернова, подадено, оттеглено, изтрито), крайния срок, лота (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа.

Менюто Action вдясно от всяко подаване (освен ако подаването е изтрито) дава възможност на лицето с роля PCoCo/CoCo да извършва различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус Draft (чернова):  

  

  • Edit (редактиране): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
  • View (преглед): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
  • Delete (изтриване): черновата на подаването ще бъде изтрита от портала Funding & Tenders.

За подавания със статус Submitted (подадено):

  

  • View Receipt (преглед на потвърждението): показва се потвърждението за подаването.
  • Withdraw (оттегляне) (достъпно само преди крайния срок за подаване): посочете причината за оттеглянето на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутон Withdraw. След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го виждате, редактирате или изпратите отново.

За подавания със статус Withdrawn (оттеглено):

  

  • View Withdrawal Receipt (преглед на потвърждението за оттеглянето): показва се потвърждението за оттеглянето.


За подавания със статус Deleted (изтрито):

Менюто Action не е налично за подаванията със статус Deleted. След като участникът изтрие чернова на подаване, тя повече не е налична. 



Управление на уведомленията на портала Funding & Tenders 

My notifications (моите уведомления)

За достъп до тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo трябва да влезе в профила си на портала Funding & Tenders и да щракне върху иконката „камбанка“ горе вдясно на екрана.

На тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери следните уведомления:

  • Submission Receipt (доказателство за подаване на заявление за участие)
  • Withdrawal Receipt (доказателство за оттегляне на заявление за участие)

В рубриката Preferences (предпочитания), която е достъпна след щракване върху Manage all notifications (управление на всички уведомления) в дъното на списъка с уведомления, лицето с роля PCoCo/CoCo може да избере честотата на уведомленията по електронната поща от портала Funding & Tenders. Независимо от Вашия избор всички Ваши уведомления винаги са на разположение в раздела My notifications.

My Formal Notification(s) (моите официални уведомления) 

Този раздел в менюто Manage my area вляво понастоящем не се използва за процедури за възлагане на обществени поръчки.