Ghid privind procedurile negociate – depunerea ofertelor inițiale
(proceduri de negociere și proceduri competitive cu negociere fără publicare)
Introducere
Bine ați venit în aplicația eSubmission!
eSubmission le permite operatorilor economici să răspundă electronic la procedurile de achiziții UE prin elaborarea dosarelor (în acest caz, a ofertelor și a ofertelor revizuite) și depunerea lor în format electronic, într-un mod structurat și sigur.
Acest ghid se referă la depunerea ofertelor inițiale în cadrul procedurilor negociate și al procedurilor competitive cu negociere fără publicare. În cadrul acestor proceduri, numai candidații invitați pot depune o ofertă inițială. Apoi, autoritatea contractantă poate solicita ca oferta inițială să fie revizuită într-o rundă ulterioară de negocieri. Puteți consulta ghidul privind rundele ulterioare de negociere și ghidurile privind alte tipuri de proceduri de achiziții publice pe wiki-ul eProcurement al Portalului de finanțare și licitații.
În calitate de operator economic, puteți:
- introduce răspunsul la o procedură lansată de o instituție a UE sau de un organism al UE
- depune dosare în condiții de siguranță
- consulta sau relua un proiect salvat
- șterge un proiect de dosar
- primi dovada depunerii (Submission Receipt, confirmare de primire)
- retrage un dosar înaintea termenului-limită pentru primirea dosarelor
- primi dovada retragerii (Withdrawal Receipt, confirmare de retragere).
Asigurați-vă că ați citit cerințele de sistem.
Le puteți găsi pe pagina de pornire a aplicației eSubmission și în secțiunea dedicată fișierelor atașate pe pagina „Părți”.
Cum obțin asistență tehnică?
Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.
Cum accesez eSubmission?
Veți accesa de fiecare dată eSubmission în contextul unei proceduri de achiziții. Veți găsi procedurile de achiziții publicate pe:
De ce am nevoie ca să utilizez eSubmission?
Pentru a utiliza eSubmission, trebuie să aveți un cont EU Login (serviciul Comisiei Europene de autentificare a utilizatorilor).
De asemenea, pentru a răspunde la o procedură de achiziții publicată pe platforma pentru achiziții publice electronice a UE, TED eTendering, aveți nevoie de un cont pe TED eTendering.
Pentru a vă identifica organizația în dosarul electronic, aceasta trebuie să fie înscrisă în Registrul participanților gestionat de Comisie și să aibă un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code - PIC). Citiți detalii despre codul PIC. Înregistrarea este deschisă pentru toate organizațiile și este gratuită.
EU Login
EU Login este poarta de intrare pentru accesarea diferitelor servicii și/sau sisteme ale Comisiei Europene. Dacă nu dețineți un cont EU Login, vă puteți crea unul.
Pentru mai multe informații, accesați pagina EU Login – Ajutor.
TED eTendering
TED eTendering este platforma pentru achiziții publice electronice pe care instituțiile și organismele UE își publică procedurile de ofertare.
Puteți să vă creați un cont eTendering cu ajutorul propriilor date de autentificare EU Login.
Portalul de finanțare și licitații
Portalul de finanțare și licitații este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte organisme ale UE.
De pe Portalul de finanțare și licitații, participanții pot:
să caute oportunități în cadrul programelor de finanțare și al procedurilor de achiziții ale UE
să se înscrie în Registrul participanților
să își acceseze confirmările de primire (Submission Receipt, dovezile depunerii)
să își vizualizeze, să își editeze sau să își șteargă proiectele de dosare
să își retragă dosarele și să își acceseze confirmările de retragere (Withdrawal Receipt)
- să gestioneze roluri
Registrul participanților
Comisia a instituit un registru online al organizațiilor care participă la procedurile de ofertare sau la cererile de propuneri ale UE, pentru a aplica principiul „doar o singură dată”: datele referitoare la organizația unui participant trebuie furnizate doar o singură dată. La înregistrare, fiecare organizație obține un cod de identificare a participantului (PIC), care este unic. Aflați cum să obțineți un PIC în Registrul participanților.
Cum să vă pregătiți oferta în eSubmission
În cadrul procedurilor negociate sau al procedurilor competitive cu negociere fără publicare, numai candidații invitați pot depune o ofertă.
Dacă ați fost selectat(ă) de autoritatea contractantă, veți primi o notificare din partea TED eTendering prin care veți fi invitat(ă) să vă validați accesul la documentele achiziției și să depuneți o ofertă.
Notificarea va fi trimisă la adresa de e-mail a organizației dumneavoastră, pe care autoritatea contractantă a identificat-o în etapa de pregătire a procedurii.
Notificările pot fi accesate și prin intermediul secțiunii „Mesajele mele” din TED eTendering.
Pentru validarea accesului la documentele achiziției trebuie să faceți clic pe linkul din notificare. Linkul vă va direcționa către pagina procedurii de ofertare din TED eTendering, unde veți vedea butonul Depuneți o ofertă.
În eSubmission, faceți clic pe „Dosar nou” (New Submission) sau pe „Reluați completarea proiectului de dosar” (Resume draft). Dosarul poate fi reluat și din Portalul de finanțare și licitații (pentru mai multe informații, consultați secțiunea „Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații” din acest ghid).
Navigarea în eSubmission
Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți pentru de a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.
Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul „Documentele din dosar” aflat în partea stângă a ecranului.
 Nicio informație nu se transmite autorității contractante până nu faceți clic pe butonul „Depuneți” de la sfârșitul procesului de depunere. |
Modalități de depunere
Când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:
- cum veți depune oferta – Dosar individual sau Dosar de grup
- dacă dosarul va implica subcontractare
- în ce limbă va fi pregătit dosarul.
După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul „Înainte” aflat în partea de jos a paginii.
Părți
În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe „Parte nouă” și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există).
Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC). Pentru a verifica dacă entitatea are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul „Căutați”. Puteți căuta în funcție de PIC, de codul de TVA, de numărul național de înregistrare și de țară. Pentru a putea căuta în funcție de codul de TVA sau de numărul național de înregistrare, trebuie să selectați și țara.
Dacă nu obțineți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC. După ce obțineți PIC-ul, întoarceți-vă la eSubmission, căutați PIC-ul obținut și selectați organizația afișată.
Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:
- pentru participantul principal sau liderul de grup:
- persoana de contact (nume și adresă de e-mail);
- numărul contului bancar/IBAN;
- pentru toți participanții: declarație pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea dedicată fișierelor atașate.
Verificați documentele aferente procedurii de ofertare pentru a afla ce documente sunt necesare pentru depunerea ofertei.
În secțiunea „Persoană de contact”, utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru ofertă (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de contact coordonator principal (PCoCo) în cadrul Portalului de finanțare și licitații, iar utilizatorului care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de contact coordonator (CoCo).
Dacă PCoCo nu are cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.
Folosiți secțiunea „Fișiere atașate” a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului referitoare la criteriile de excludere și de selecție. Verificați documentele aferente procedurii de ofertare pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.
Când ați terminat, faceți clic pe butonul „Gata”.
| După ce ați trecut de etapa „Modalități de depunere”, structura nu mai poate fi schimbată din „Dosar de grup” în „Dosar individual” sau invers. Dacă doriți să modificați structura dosarului sau să schimbați liderul grupului, trebuie să creați un nou dosar, iar proiectul existent va fi suprascris (toate datele introduse anterior și toate documentele încărcate vor fi șterse). |
Faceți clic pe butonul „Înainte” pentru a trece la etapa următoare.
Loturile
În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul (loturile) pentru care ați dori să depuneți o ofertă și apoi faceți clic pe butonul „Înainte”.
| Identificarea participanților se aplică dosarului în ansamblu. Așadar, dacă alcătuirea consorțiului este diferită în funcție de lot, va trebui să depuneți un dosar separat pentru fiecare lot. |
Datele despre ofertă
În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dumneavoastră (numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut sau prețul cel mai scăzut” – asigurați-vă că utilizați același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau că precizați dacă oferta dumneavoastră respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.
Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.
După ce faceți clic pe butonul „Salvați”, puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în documentele aferente procedurii de ofertare, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară.
Când considerați că datele despre ofertă sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe butonul „Înainte”. Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.
| În această etapă, proiectul dumneavoastră de ofertă, inclusiv toate documentele aferente, nu este încă depus. |
Raportul privind dosarul
Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.
eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dumneavoastră. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.
Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe „Înainte” pentru a continua.
| Raportul privind dosarul nu este dovada depunerii. Nu ați trimis încă dosarul. Treceți la pasul următor și faceți clic pe „Depuneți” pentru a finaliza depunerea. |
Depuneți oferta
Când sunteți gata să trimiteți oferta, faceți clic pe „Depuneți”. Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.
Faceți clic pe „Da” dacă doriți să confirmați depunerea. Apoi nu veți mai putea modifica acest dosar.
Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor.
Vom trimite o notificare pe adresa de e-mail a PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link către Portalul de finanțare și licitații, unde utilizatorul cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi confirmarea de primire. Menționăm că vom informa titularii PIC-ului utilizat în dosar.
| Confirmarea de primire este dovada respectării termenului-limită pentru primirea dosarelor. |
|---|
Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații
Persoana de contact indicată în eSubmission primește rolul de contact coordonator principal (PCoCo) pentru depunerea ofertei inițiale pe Portalul de finanțare și licitații. Nu poate exista decât un singur contact coordonator principal pentru fiecare dosar.
Utilizatorul cu rol de PCoCo nu poate fi modificat prin intermediul portalului. Contactați autoritatea contractantă dacă trebuie numit un nou utilizator cu rol de PCoCo.
Dacă este diferit de persoana de contact, utilizatorul care depune oferta inițială primește rolul de contact coordonator (CoCo).
Din momentul în care autoritatea contractantă deschide ofertele inițiale și, dacă este cazul, până când îl invită pe ofertant să depună o ofertă revizuită, se pot adăuga sau șterge persoane cu rolul de contact coordonator (CoCo) prin Portalul de finanțare și licitații:
- În meniul derulant Action („Acțiuni”) din dreapta dosarului cu oferta inițială, faceți clic pe opțiunea Manage Roles („Gestionați roluri”). Această opțiune apare doar după ce autoritatea contractantă a deschis ofertele inițiale.
- Faceți clic pe butonul Edit Roles („Modificați roluri”).
- Pentru a adăuga un nou utilizator cu rol de CoCo, faceți clic pe Add Roles („Adăugați roluri”).
Persoanele care au fost adăugate în acest mod drept CoCo după ce autoritatea contractantă i-a trimis ofertantului invitația de a depune o ofertă revizuită prin intermediul Portalului nu vor putea depune oferte. Numai utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo care au primit invitația sau cei care au fost adăugați drept CoCo folosind butonul „Gestionați roluri” din invitație vor putea depune o ofertă revizuită (a se vedea Ghidul privind procedurile negociate – Runda 2/ Rundele următoare).
Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații
Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul de finanțare și licitații, autentificați-vă folosind butonul Login („Conectare”) de pe Portalul de finanțare și licitații (în colțul din dreapta sus a paginii de pornire) și introducându-vă numele de utilizator și parola EU Login.
Vizualizarea dosarelor
În secțiunea Manage my area („Gestionarea spațiului meu”) din stânga ecranului, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo vor găsi dosarul/dosarele în subsecțiunea My Submission(s) („Dosarele mele”).
De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei dosarelor.
Secțiunea My Submission(s) („Dosarele mele”)
Pentru fiecare dosar, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot vedea numărul de referință al procedurii, numărul de identificare al dosarului, data ultimei acțiuni efectuate, stadiul dosarului (proiect, depus, retras, șters), termenul-limită, titlul, tipul și runda procedurii.
Meniul Action („Acțiuni”) disponibil în dreapta dosarelor (mai puțin a celor șterse) le permite utilizatorilor cu rol de PCoCo/CoCo să efectueze diferite operațiuni, în funcție de statutul dosarului.
În cazul dosarelor cu statutul Draft („Proiect”):
- Edit („Editați”): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
- View („Vizualizați”): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea.
- Delete („Ștergeți”): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul de finanțare și licitații.
În cazul dosarelor cu statutul Submitted („Depus”):
- View Receipt („Vizualizați confirmarea de primire”): se afișează confirmarea de primire a dosarului.
- Withdraw („Retrageți”) – acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere: precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Withdraw („Retrageți”). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.
În cazul dosarelor cu statutul Withdrawn („Retrase”):
- View Withdrawal Receipt („Vizualizați confirmarea de retragere”): se afișează confirmarea retragerii.
În cazul dosarelor cu statutul Deleted („Șterse”):
Meniul Action („Acțiuni”) nu este disponibil pentru dosarele cu statutul Deleted („Șters”). După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant.
Gestionarea notificărilor pe Portalul de finanțare și licitații
Secțiunea My notifications („Notificările mele”)
Utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot accesa această pagină făcând clic pe pictograma în formă de clopoțel din colțul din dreapta sus al ecranului, după ce s-au conectat la contul lor de pe Portalul de finanțare și licitații.
Pe această pagină, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot găsi următoarele notificări:
- Submission Receipt, Confirmarea de primire (dovada depunerii unei oferte)
- Withdrawal Confirmation, Confirmarea de retragere (dovada retragerii unei oferte)
În secțiunea Preferences („Preferințe”), sub Manage all notifications („Gestionarea tuturor notificărilor”) din partea de jos a listei notificărilor, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot alege frecvența cu care doresc să primească notificări prin e-mail de la Portalul de finanțare și licitații. Independent de opțiunea aleasă aici, puteți accesa oricând toate notificările în secțiunea My notifications („Notificările mele”).
My Formal Notification(s) („Notificările mele oficiale”)
Această rubrică disponibilă în partea stângă a ecranului din secțiunea Manage my area („Gestionarea spațiului meu”) nu este folosită în prezent pentru proceduri de achiziții.