Kratki vodič za pregovaračke postupke – drugi krug / sljedeći krugovi
(pregovarački postupci i natjecateljski postupci uz pregovore bez prethodne objave)
|
|---|
Kako započeti
Ovaj Kratki vodič primjenjuje se na sve sljedeće krugove pregovaračkih postupaka i natjecateljskih postupaka uz pregovore bez prethodne objave u kojima je javni naručitelj od vas tražio da podnesete izmijenjenu ponudu putem sustava eSubmission (imajte na umu da javni naručitelj možda neće tražiti da izmijenite ponudu ili da će možda tražiti da izmijenjenu ponudu podnesete izvan sustava eSubmission). Kratki vodiči za podnošenje početnih ponuda u pregovaračkim postupcima i vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na wiki-stranicama za e-nabavu portala Funding & Tenders.
Kao gospodarski subjekt možete:
- sastaviti ponudu kao odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo EU-a
- podnijeti ponudu na siguran način
- pregledati ili nastaviti s izradom nacrta ponude
- izbrisati nacrt ponude
- primiti dokaz o podnošenju (potvrda o podnošenju) (Submission Receipt)
- povući ponudu prije isteka roka za zaprimanje ponuda
- primiti dokaz o povlačenju (potvrda o povlačenju) (Withdrawal Receipt).
Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.
Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission i u odjeljku Prilozi, na stranici Stranke.
Tehnička pomoć
Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku korisnicima od 8:00 do 20:00 sati po srednjoeuropskom (ljetnom) vremenu.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0)229 71063
Služba za podršku korisnicima dostupna je samo na engleskom jeziku.
Priprema ponude u sustavu eSubmission
Ako javni naručitelj odluči pozvati vas da podnesete izmijenjenu ponudu, primit ćete obavijest s portala Funding & Tenders.
Obavijest se šalje:
- na e-adresu osobe za kontakt navedenu pri podnošenju posljednje ponude (primarni koordinator za kontakt (Primary Coordinator Contact) (PCoCo))
- na e-adrese svih osoba s ulogom koordinatora za kontakt (Coordinator Contacts) (CoCo) u trenutku slanja poziva, tj. osoba koje su dobile ulogu koordinatora za kontakt na sljedeće načine i ta uloga u međuvremenu nije uklonjena putem funkcije „Manage roles” (Upravljanje ulogama):
- svim osobama za kontakt navedenima u prethodnim podnesenim ponudama, ali ne u posljednjoj
- svim kontaktima čiji je račun za EU Login upotrijebljen za podnošenje početne ponude i svih izmijenjenih ponuda
- svim kontaktima dodanima funkcijom „Manage roles” (Upravljanje ulogama).
Obavijestima se može pristupiti i u odjeljku My notifications (Moje obavijesti) portala Funding & Tenders.
Za podnošenje izmijenjene ponude za sljedeći krug primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt (PCoCo/CoCo) najprije mora potvrditi primitak poziva:
- pronađite postupak na stranici My Invitations (Moji pozivi) na portalu Funding & Tenders
- u izborniku Action (Radnja) tog postupka kliknite na Acknowledge Receipt (Potvrda primitka) kako biste potvrdili da ste primili poziv. Status poziva promijenit će se u Acknowledged (Potvrđeno).
Nakon što potvrdite primitak poziva, automatski ćete biti preusmjereni u sustav eSubmission, u kojem možete započeti podnošenje ponude klikom na Nova ponuda/zahtjev (New submission).
Ako s podnošenjem želite početi poslije:
- prijavite se na portal Funding & Tenders putem računa za EU Login osobe koja je u ponudi navedena kao osoba za kontakt (primarni koordinator za kontakt) (PCoCo) ili, ako se razlikuje, putem računa za EU Login osobe koji je korišten za podnošenje ponude (koordinator za kontakt) (CoCo) ili bilo kojeg drugog koordinatora za kontakt ovlaštenog putem funkcije „Manage roles” (Upravljanje ulogama) na portalu Funding & Tenders (više informacija dostupno je u odjeljku Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji) u ovom vodiču)
- idite na odjeljak My Invitations (Moji pozivi) i pronađite postupak
- u izborniku Action (Radnja) kliknuti na Start new submission (Podnesi novu ponudu). Zatim ćete biti preusmjereni u sustav eSubmission.
U sustavu eSubmission kliknite Nova ponuda/zahtjev (New submission) kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavi izradu nacrta (Resume draft) kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Funding & Tenders (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje ponudama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji) u ovom vodiču).
Kretanje unutar sustava eSubmission
Kad započnete s podnošenjem, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na crti napretka. Na crti su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na njoj ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite.
U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.
 Ponuda neće biti podnesena javnom naručitelju dok ne kliknete na gumb Podnesi na kraju postupka. |
Stranke
U ovom se koraku može uređivati samo odjeljak Osoba za kontakt.
Korisnik koji započinje izradu ponude u sustavu eSubmission može kao osobu za kontakt navesti sebe (ime je već unaprijed uneseno) ili neku drugu osobu. Ako druga osoba nema račun za EU Login, automatski će se otvoriti privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ona će biti pozvana putem elektroničke pošte da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak.
Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt na portalu Funding & Tenders, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt.
Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.
Podaci o ponudi
U ovom odjeljku trebate unijeti iznos svoje ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene i koristeći isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi ispunjava li vaša ponuda minimalne zahtjeve utvrđene u dokumentaciji o nabavi.
Ako potvrdite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se tražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o sukladnosti ili nesukladnosti i obrazloženje u slučaju nesukladnosti bit će navedeni u izvješću o ponudi.
Nakon što kliknete na gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj u natječajnim specifikacijama, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka za tehničku/financijsku ponudu.
Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće. Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.
| U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni. |
Izvješće o ponudi
Izvješće o ponudi generira sustav i sastavni je dio ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponudu.
Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Izvješće o ponudi možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja ponude). Nije ga potrebno potpisati ni učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.
Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.
| Izvješće o ponudi nije dokaz o podnošenju. Još niste podnijeli ponudu. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje. |
Podnošenje ponude
Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite na Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.
Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: više nećete moći izmijeniti tu ponudu.
Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.
Na e-adresu povezanu s računom za EU Login primarnog koordinatora za kontakt i svih koordinatora za kontakt koji su navedeni za tu ponudu šalje se obavijest. U obavijesti se navodi poveznica na portal Funding & Tenders, na kojem možete pronaći potvrdu o podnošenju.
| Potvrda o podnošenju dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku. |
|---|
Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)
Osobi za kontakt navedenoj u izmijenjenoj ponudi u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) za podnošenje izmijenjene ponude na portalu Funding & Tenders. Moguć je samo jedan primarni koordinator za kontakt po ponudi.
Korisniku koji podnosi izmijenjenu ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo).
Dodatni koordinatori za kontakt mogu se dodati ili ukloniti na portalu Funding & Tenders nakon što javni naručitelj otvori izmijenjene ponude i (prema potrebi) prije nego što pošalje pozive za sljedeći krug pregovaračkog postupka:
- u padajućem izborniku Action (Radnja), desno od podnesene izmijenjene ponude, kliknite na opciju Manage Roles (Upravljanje ulogama). Ta će se opcija pojaviti tek nakon što javni naručitelj otvori izmijenjene ponude.
- kliknite na gumb Edit Roles (Uredi uloge)
- da biste dodali novog koordinatora za kontakt, kliknite na gumb Add Roles (Dodaj uloge)
Koordinatori za kontakt dodani kako je prethodno opisano nakon što je javni naručitelj poslao poziv za sljedeći krug pregovaračkog postupka neće moći podnijeti ponudu u tom krugu. Samo primarni koordinatori za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv ili koordinatori za kontakt koji su dodani s pomoću gumba „Manage roles” (Upravljanje ulogama) na pozivu moći će podnijeti ponudu.
Upravljanje ponudama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)
Portal Funding & Tenders jedinstvena je ulazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela EU-a.
Iz svojeg osobnog prostora portala Funding & Tenders možete:
- pregledati svoje pozive na dostavu ponuda
- potvrditi primitak poziva
- započeti s podnošenjem nove ponude kao odgovor na poziv
- pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponuda
- povući podnesene ponude
- pristupiti svojim potvrdama o podnošenju/povlačenju (dokaz o podnošenju/povlačenju ponude) (Submission/Withdrawal Receipts)
- upravljati ulogama
Kako biste pristupili svojem osobnom prostoru portala Funding & Tenders, primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt mora se autentificirati klikom na gumb Login (Prijava) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Funding & Tenders (unesite svoj EU Login i lozinku).
Pregled poziva
U odjeljku Manage my area (Upravljanje mojim prostorom) na lijevoj strani primarni koordinator za kontakt (PCoCo) i svi koordinatori za kontakt (CoCo) mogu naći pozive za sljedeće krugove pod odjeljkom My Invitation(s) (Moji pozivi). S desne strane iznad popisa poziva dostupno je i polje za pretraživanje.
Odjeljak My Invitation(s) (Moji pozivi)
Za svaki poziv primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt (PCoCo/CoCo) može vidjeti referentni broj postupka, rok za podnošenje, status poziva (primljeno, potvrđeno), naslov postupka, vrstu postupka i krug.
Izbornik Action (Radnja) omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt obavljanje sljedećih radnji prema statusu poziva i ponude.
Za pozive u statusu primljeno(Received) možete:
- potvrditi primitak (Acknowledge Receipt): kliknite na to kako biste potvrdili da ste primili poziv na podnošenje ponude
- upravljati ulogama (Manage Roles): moći ćete pregledati svoje pozive i upravljati pristupom njima (dodavati/brisati osobe koje mogu obavljati navedene radnje povezane s vašim pozivima).
Za pozive sa statusom potvrđeno (Acknowledged) možete:
- započeti s podnošenjem nove ponude (Start New Submission): kliknite na to kako biste podnijeli novu ponudu
- upravljati ulogama (Manage Roles): moći ćete pregledati svoje pozive i upravljati pristupom njima (dodavati/brisati osobe koje mogu obavljati navedene radnje povezane s vašim pozivima).
Za pregledavanje i upravljanje ponudama povezanima s određenim pozivom kliknite na poveznicu Submission(s) (Ponude).
Izbornik Action (Radnja), desno od svake ponude (osim ako je ponuda izbrisana), omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt (PCoCo/CoCo) da obavlja različite radnje ovisno o statusu.
Ponude u statusu nacrt (Draft) možete:
- uređivati (Edit): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponudu tad možete uređivati u sustavu eSubmission
- pregledavati (View): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje
- izbrisati (Delete): nacrt ponude izbrisat će se s portala Funding & Tenders.
Za ponude u statusu podneseno (Submitted) možete:
- pogledati potvrdu (View Receipt): prikazat će se potvrda o podnošenju
- povući ponudu (Withdraw) (samo ako još nije prošao rok za podnošenje): navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i potvrdite to klikom na gumb Withdraw (Povuci); povučena ponuda ne može se više pregledavati, uređivati ni ponovno podnijeti.
Za ponude u statusu povučeno (Withdraw) možete:
- pogledati potvrdu o povlačenju (View Withdrawal Receipt): prikazat će se potvrda o povlačenju.
Za ponude u statusu izbrisano (Deleted):
izbornik Action (Radnja) nije dostupan za ponude sa statusom izbrisano (Deleted). Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti.
Upravljanje obavijestima na portalu Funding & Tenders
My notifications (Moje obavijesti)
Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt (PCoCo/CoCo) toj stranici može pristupiti klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Funding & Tenders.
Na toj stranici može pronaći sljedeće obavijesti:
- potvrda o podnošenju (Submission Receipt) (dokaz o podnošenju ponude)
- potvrda o povlačenju (Withdrawal Receipt) (dokaz o povlačenju ponude).
Na kartici Preferences (Osobne postavke) u odjeljku Manage all notifications (Upravljanje svim obavijestima) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati učestalost slanja e-obavijesti s portala Funding & Tenders. Neovisno o odabranom sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku My notifications (Moje obavijesti).
My Formal Notification(s) (Moje službene obavijesti)
Ovaj odjeljak, koji se nalazi s lijeve strane odjeljka Manage my area (Upravljanje mojim prostorom), trenutačno se ne koristi za postupke nabave.