Stručný návod k druhé fázi dvoustupňových zadávacích řízení

(užší řízení, soutěžní řízení s jednáním a soutěže o návrh)

Rychlé pokyny byly aktualizovány tak, aby zohledňovaly nový proces zveřejňování postupů s oznámením o zakázce, který se vztahuje na všechna nová řízení zveřejněná od 25. října 2023. Tato aktualizovaná verze není v současné době k dispozici pouze v angličtině. Překlady do všech jazyků EU budou brzy k dispozici.

Začínáme

Tento stručný návod se vztahuje pouze na druhou fázi dvoustupňových řízení. V tomto kroku mohou nabídku podat pouze uchazeči, kteří k tomu byli vyzváni, tj. ti, kteří v první fázi prošli kritérii pro vyloučení a výběr. Stručný návod k první fázi dvoustupňového řízení a stručné návody k ostatním typům zadávacích řízení jsou k dispozici na portálu Funding & Tenders v sekci věnující se elektronickému zadávání veřejných zakázek.

Jako hospodářský subjekt můžete:

• reagovat na řízení vyhlášené orgánem nebo institucí EU

• odeslat podání zabezpečeným způsobem

• zobrazit si uložený koncept a dokončit jej

• smazat koncept podání

• obdržet potvrzení o podání (Submission Receipt)

• stáhnout předloženou nabídku před uplynutím lhůty pro její podání

• obdržet potvrzení o stažení podání (Withdrawal Receipt)

Doporučujeme vám se seznámit s požadavky na systém.

Najdete je na úvodní straně aplikace eSubmission a jako přílohu v sekci Strany.

Jak získat technickou podporu?

Potřebujete-li poradit s technickými aspekty aplikace, obraťte se na náš tým podpory (k dispozici od 8:00 do 20:00 SEČ/SELČ).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Tým podpory komunikuje pouze v angličtině.

Jak připravit nabídku v aplikaci eSubmission 

Pokud vaše žádost o účast úspěšně prošla první fází řízení, obdržíte z aplikace TED eTendering oznámení, v němž budete vyzváni, abyste potvrdili svůj přístup k zadávací dokumentaci a podali nabídku.

Oznámení bude zasláno na:

• e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v žádosti o účast (hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo))
• e-mailovou adresu (pokud se liší) spojenou s účtem u služby EU Login, který byl použit k podání žádosti o účast (koordinátor kontaktního místa (CoCo))
• e-mailovou adresu jakéhokoli jiného koordinátora kontaktního místa (CoCo), který byl doplněn pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles) při podání žádosti o účast.

K těmto oznámením se dostanete rovněž přes sekci Moje zprávy (My messages) na platformě TED eTendering.

Chcete-li potvrdit váš přístup k zadávací dokumentaci, musí koordinátor PCoCo/CoCo kliknout na odkaz v oznámení. Odkaz vás nasměruje na stránku výzvy k podávání nabídek na platformě TED eTendering, kde se zobrazí tlačítko Podat nabídku (Submit tender). Tímto tlačítkem se dostanete do sekce Moje výzvy (My invitations) na portálu Funding & Tenders.

Chce-li koordinátor PCoCo/CoCo předložit nabídku, musí nejprve potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky:

• Nejprve vyhledejte příslušné řízení v sekci Moje výzvy (My Invitations) na portálu Funding & Tenders.
• V příkazech Provést (Action) vztahujících se k danému řízení, klikněte na Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt), čímž potvrdíte, že jste výzvu obdrželi. Status výzvy se změní na Potvrzeno (Acknowledge).

Po tomto kroku bude koordinátor PCoCo/CoCo automaticky přesměrován do aplikace eSubmission, kde může zahájit podávání nabídky kliknutím na Nová nabídka. 

Pokud se chcete věnovat sestavování nabídky později:

• Přihlaste se na portál Funding & Tenders pomocí účtu EU Login osoby, která byla v žádosti o účast uvedena jako kontaktní osoba (PCoCo), nebo pokud se liší, pomocí účtu EU Login osoby, která podala žádost o účast (CoCo), případně účtu jiného koordinátora CoCo, který byl k tomu pověřen v sekci Správa funkcí (Manage roles) na portálu Funding & Tenders  (podrobnější pokyny najdete v kapitole Správa funkcí na portálu Funding & Tenders v tomto stručném návodu ).
• Přejděte do sekce Moje výzvy (My invitations) a vyhledejte příslušné řízení. 
• V příkazech Provést (Action) vztahujících se k danému řízení, klikněte na Zahájit nové podání (Start new submission). Poté budete přesměrováni do aplikace eSubmission.
  

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka. Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu. Ve svém konceptu můžete rovněž pokračovat na portálu Funding & Tenders (podrobnější pokyny najdete v kapitole Správa podání na portálu Funding & Tenders v tomto stručném průvodci). 

Navigace v aplikaci eSubmission

Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.

Potřebujete-li se během vytváření vaší nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky v levé části obrazovky.

Veřejný zadavatel vaši nabídku obdrží až poté, co kliknete na tlačítko Odeslat.

Strany

V tomto kroku lze upravovat pouze část Kontaktní osoba.

Uživatel, který zahájí podání nabídky, může uvést jako kontaktní osobu sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo jinou osobu. Pokud tato osoba nemá zřízen účet u služby EU Login, automaticky se na základě e-mailové adresy této kontaktní osoby vytvoří účet dočasný. Daná osoba pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace v systému EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.

Kontaktní osoba získá v rámci portálu Funding & Tenders funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde o tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo). 

Klikněte na Další a přejděte k dalšímu kroku.

Údaje o nabídce

V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku (pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrdit, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.

Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.

Po kliknutí na tlačítko Uložit můžete nahrát finanční nabídku a, požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů. 

Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další. Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

V této fázi je vaše nabídka stále konceptem, tj. včetně všech dokumentů, a není ještě podána.

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.

Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání nabídky a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani ji nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další.

Zpráva neslouží jako doklad o podání nabídky. Tu jste doposud nepředložili. Chcete-li tak učinit, přejděte k dalšímu kroku a klikněte na Odeslat.

Odeslání nabídky

Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat. Systém zobrazí zprávu, že nabídka bude odeslána zadavateli.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano: podání již nebude možné měnit.

Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.

Na e-mailovou adresu spojenou s účtem u EU Login hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) a na e-mailové adresy všech koordinátorů kontaktního místa (CoCo), kteří byli pro účely této nabídky jmenováni, bude odesláno oznámení. Toto elektronické oznámení bude obsahovat odkaz na portál Funding & Tenders, kde najdete potvrzení o podání nabídky. 

Potvrzení o podání nabídky slouží jako důkaz o dodržení lhůty uvedené ve výzvě k podání nabídky.

Správa funkcí na portálu Funding & Tenders

Osoba, která je v nabídce v aplikaci eSubmission uvedena jako kontaktní pro účel podání nabídky, obdrží v rámci portálu Funding & Tenders funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo). Pro každé podání může existovat pouze jeden hlavní koordinátor kontaktního místa.

Uživatel podávající nabídku (pokud se liší od kontaktní osoby) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo).

Funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) může vykonávat více osob a na portálu Funding & Tenders je možné přidávat jejich jména nebo je naopak mazat, ale až poté, co veřejný zadavatel zašle vyzvu k účasti ve druhé fázi:

• V příkazech Provést (Action) vpravo od výzvy k podání nabídky klikněte na možnost Správa funkcí (Manage roles).

• Klikněte na tlačítko  Upravit funkci (Edit Roles).

• Chcete-li přidat nového koordinátora CoCo, klikněte na tlačítko Přidat funkce (Add Roles).

Chcete-li smazat stávajícího koordinátora CoCo, klikněte na ikonu koše vedle jeho jména.

• Zadejte údaje o osobě, která má být přidána jako koordinátor CoCo a klikněte na tlačítko OK.

Správa podání na portálu Funding & Tenders

Portál Funding & Tenders je centrálním kontaktním místem (tzv. jednotná oblast výměny elektronických údajů (Single Electronic Data Interchange Area)) pro účastníky a odborníky v rámci programů financování a veřejných zakázek realizovaných Evropskou komisí a dalšími orgány EU.

Ve vaší soukromé zóně na portálu Funding & Tenders můžete provádět tyto příkazy:

• zobrazit výzvy k podání nabídky
• potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky
• zahájit nové podání v reakci na výzvu
• procházet, upravovat nebo mazat koncepty podání (nabídek)
• stáhnout podané nabídky
• zobrazit potvrzení o podání (Submission Receipt) či stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána či stažena)
• upravovat jednotlivé funkce

Chcete-li vstoupit do vaší soukromé zóny na portálu Funding & Tenders, musíte se Přihlásit (Login) vlevo nahoře na úvodní stránce portálu (zadejte vaše přihlašovací jméno a heslo do služby EU Login).

Zobrazit výzvy

V sekci Moje zóna (Manage My Area) najde koordinátor PCoCo/CoCo v levé části obrazovky pod názvem Moje výzvy (My Invitation(s)) výzvy k účasti v druhé fázi. Vpravo nahoře nad seznamem výzev je také k dispozici pole pro vyhledávání.

Sekce Moje výzvy (My Invitation(s))

U každé výzvy si koordinátor PCoCo/CoCo může zobrazit referenční číslo řízení, status výzvy (obdrženo, přijato), lhůtu, případně část, název řízení, druh řízení a fázi řízení.

S pomocí příkazů Provést (Action) v pravé části okna s podáním (pokud nebylo smazáno) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na stavu výzvy a podání.

U výzev se statusem Obdrženo (Received):

• Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt): klikněte na toto tlačítko, pokud chcete potvrdit, že jste obdrželi výzvu k podání nabídky.
• Správa funkcí (Manage Roles):  v této části si můžete zobrazit přístup k vašim výzvám a spravovat jej (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny provádět zde úkony uvedené ve vašich výzvách).

U výzev se statusem Přijato (Acknowledged):

• Zahájit nové podání (Start new submission): klikněte na toto tlačítko, pokud chcete podat novou nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles):  v této části si můžete zobrazit přístup k vašim výzvám a spravovat jej (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny provádět zde úkony uvedené ve vašich výzvách).

Chcete-li si zobrazit podání odpovídají určité výzvě a spravovat jej, klikněte na odkaz Podání (Submission(s)). 
S pomocí příkazů Provést (Action) může koordinátor PCoCo/CoCo provádět různé úkony v závislosti na statusu výzvy a podání.

U podání se statusem Koncept (Draft):

• • • Upravit (Edit): Otevře se aplikace eSubmission v okně, ze kterého jste ji opustili. Nyní můžete své podání upravovat.
    • Zobrazit (View):  Aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, podání nelze upravovat. 
    • Smazat (Delete):  Koncept podání bude z portálu Funding & Tenders smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• • • Zobrazit potvrzení: (View Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
    • Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání):  Uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

• • • Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): Zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):

Pro nabídky se statusem Smazáno (Deleted) nejsou příkazy Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět. 

Následné kolo (následná kola) soutěžního řízení s jednáním

  Tato kapitola se vztahuje pouze na soutěžní řízení s jednáním, u nichž v druhé fázi řízení probíhá několik kol jednání.

Pokud se veřejný zadavatel rozhodne, že vás vyzve vás k podání upravené nabídky prostřednictvím aplikace eSubmission, dozví se o tom koordinátor PCoCo/CoCo prostřednictvím oznámení, které mu přijde z portálu Funding & Tenders.

Aby mohl koordinátor PCoCo/CoCo upravenou nabídku předložit, musí nejdříve potvrdit přijetí výzvy k jejímu podání. Po tomto kroku bude koordinátor PCoCo/CoCo automaticky přesměrován do aplikace eSubmission, kde může zahájit podání upravené nabídky kliknutím na Nová nabídka. Podrobnější informace, jak podat upravenou nabídku v následných kolech, najdete ve Stručném návodu k jednacím řízení – 2. kolo/následná kola. 

Správa oznámení na portálu Funding & Tenders

Sekce Moje oznámení (My notifications)

Pokud se chce koordinátor PCoCo/CoCo dostat na tuto stránku, musí se nejprve přihlásit na portál Funding & Tenders. Poté musí kliknout na ikonu zvonku v pravém horním rohu obrazovky.

Na dané stránce najde koordinátor PCoCo/CoCo tato oznámení:

• potvrzení o podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána)
• potvrzení o stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka stažena)

V záložce Preference (Preferences) v sekci Spravovat veškerá oznámení (Manage all notifications) ve spodní části seznamu oznámení může koordinátor PCoCo/CoCo nastavit četnost zasílání elektronických oznámení z portálu Funding & Tenders. Nezávisle na vaší volbě jsou všechna oznámení vždy k dispozici v sekci Moje oznámení (My notifications).

Sekce Moje formální oznámení (My Formal Notification(s))

Tato záložka, která se nachází v levé části sekce Moje zóna (Manage My Area), se v současné době pro zadávací řízení nepoužívá.