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3.  Contratos de prestação de serviços

3.1.  Introdução

Os contratos de prestação de serviços destinam-se a estudos e assistência técnica, sendo também utilizados para auditorias ou serviços de comunicações.

Os contratos para estudos são contratos de prestação de serviços celebrados entre um contratante e a entidade adjudicante, que incluem estudos para a identificação e preparação de projetos, estudos de viabilidade, estudos económicos e de mercado, estudos técnicos e auditorias.

Os contratos de assistência técnica são contratos de prestação de serviços ao abrigo dos quais o prestador de serviços exerce funções de consultoria, dirige ou supervisiona um projeto ou disponibiliza os conhecimentos especializados previstos no contrato.

3.2.  Tipos de contratos de prestação de serviços

Um contrato de prestação de serviços pode ser celebrado de dois modos distintos:

3.2.1.  Contratos por preço global

O contrato por preço global é um contrato de montante fixo no qual estão especificadas as realizações sob a forma de produtos claramente definidos, como um relatório ou desenhos. Um contrato por preço global deve sempre especificar as realizações do contratante, ou seja, este deve especificar um determinado produto.

Os serviços prestados são pagos com base na entrega dos produtos especificados. Os pagamentos podem ser total ou parcialmente suspensos se não tiverem sido atingidos os resultados previstos no contrato, em conformidade com o caderno de encargos pormenorizado. Os pagamentos têm por base a aprovação desses resultados.

O pagamento parcial deve ser determinado de acordo com a obtenção parcial dos produtos.

O gestor do projeto não pode solicitar no caderno de encargos uma discriminação dos recursos para um contrato por preço global, por exemplo, um número mínimo de peritos (a menos que sejam solicitados peritos principais), nem uma lista fixa de despesas.

O contratante poderá ser convidado a apresentar uma discriminação do preço por produto entregue. De facto, as propostas financeiras dos contratos por preço global podem incluir – caso seja solicitado, ver infra – uma discriminação dos preços que preveja que o pagamento seja efetuado de forma progressiva à medida que os resultados forem sendo atingidos (por exemplo, em função do avanço do relatório inicial/intercalar/final ou ainda do avanço das diferentes partes de um estudo/relatório/evento), consoante o projeto em causa. Para o processamento dos pagamentos, não são requeridas folhas de presença de peritos nem documentos comprovativos das despesas incorridas, dado que os contratos por preço global não implicam despesas reembolsáveis/despesas acessórias nem estão sujeitos a verificação das despesas.

A entidade adjudicante disponibilizará o orçamento máximo afetado ao contrato, com base nos conhecimentos especializados necessários, ou na categoria de pessoal exigida, e no número de dias de trabalho, incluindo, se necessário, despesas de deslocação e ajudas de custo. Caso devam ser alcançados vários resultados, os proponentes devem incluir na proposta a discriminação pormenorizada dos recursos, para efeitos de comparação das propostas e verificação de que nenhum recurso foi esquecido. No entanto, durante e após a execução, os meios técnicos e operacionais utilizados pelo contratante para obter os produtos especificados não são tidos em conta para avaliar a execução satisfatória do contrato.

Exemplos de atividades por preço global:

Realização de estudos, avaliações e auditorias e organização de eventos, como conferências e ações de formação. Os estudos incluem uma variedade de tarefas, como a identificação e preparação de projetos, a realização de estudos de viabilidade, económicos, de mercado e técnicos, a redação de documentos jurídicos e a realização de avaliações e auditorias.

3.2.2.  Contratos baseados em honorários

Quando não é possível prever antecipadamente os produtos nem quantificar a carga de trabalho necessária à sua obtenção, os contratos baseados em honorários são mais adequados, sendo economicamente mais vantajoso pagar os serviços em função do tempo efetivamente trabalhado.

Os contratos baseados em honorários podem incluir igualmente atividades pagas com base em montantes fixos. Por exemplo, um contrato para formação com base em honorários pode prever o pagamento da formação com base em honorários e o pagamento do material para a formação com base num montante fixo.

Exemplos de atividades pagas com base em honorários:

Supervisão de projetos, assistência técnica, mediação num processo que envolve vários intervenientes (em função da complexidade do meio).

Muitas vezes, os contratos de assistência técnica só especificam os meios a mobilizar. Por exemplo, o contratante é responsável pela execução das tarefas que lhe são confiadas no caderno de encargos e pela qualidade dos serviços prestados. Não obstante, o contratante deve contribuir para melhorar o desempenho da instituição junto da qual está destacado. Tem igualmente uma obrigação de diligência por força do contrato: deve avisar atempadamente a entidade adjudicante de tudo o que possa afetar a boa execução do projeto.

Na maior parte dos casos, os contratos assumem a forma de um contrato por preço global ou de um contrato baseado em honorários.

No entanto, alguns contratos podem combinar preço global e preço com base em honorários. Nesses casos, cada rubrica ou secção do contrato deve ser objeto de um método claro de medição e de verificação: preço global ou preço baseado em honorários. Tal deve ser especificado de forma clara no caderno de encargos, bem como no modelo de proposta financeira.

Um exemplo de contrato de prestação de serviços misto é um contrato de conceção e supervisão, normalmente constituído por duas secções e cadernos de encargos distintos: 1) a secção relativa à conceção abrange uma série de produtos de preços globais: estudo geotécnico, estudo ambiental, estudo socioeconómico, etc. – ao passo que 2) a secção relativa à supervisão contempla rubricas baseadas em honorários.

Um contrato de supervisão de estradas comporta essencialmente pagamentos de honorários, uma vez que o trabalho do engenheiro supervisor é afetado por uma série de fatores fora do seu controlo, como, por exemplo, obras suplementares, atrasos dos vários intervenientes, nomeadamente do próprio empreiteiro, da autoridade pública ou do doador. No entanto, antes do lançamento do concurso é possível identificar determinadas tarefas de supervisão suscetíveis de serem objeto de um preço global. Trata-se, por exemplo, de estudos sobre variantes técnicas que tenham de ser realizados por especialistas que não façam parte da equipa técnica da obra. Depois de se chegar a acordo quanto ao número de dias de intervenção dos peritos, esta prestação pode ser contabilizada como preço global.

Além disso, os projetos de assistência técnica podem comportar uma combinação de preços baseados em honorários e de preços globais para projetos estruturados em diferentes fases:

-          Uma primeira fase crítica que pode consistir, por exemplo, num diagnóstico, na análise das instituições e dos intervenientes, na avaliação das capacidades e na definição conjunta das ações específicas e dos resultados concretos. Esta pode ser uma atividade com base em honorários.

-          Uma segunda fase que consiste na realização propriamente dita dessas ações específicas. O resultado de cada ação pode ser objeto de pagamento global.

3.2.3.  Aumentar o recurso a contratos de prestação de serviços por preço global

O recurso a contratos de prestação de serviços baseados em honorários – em que são obrigatórias declarações de exclusividade e de disponibilidade – justifica-se sempre que seja difícil ou impossível definir antecipadamente os produtos e/ou em que o principal objetivo do contrato é prestar apoio permanente, por exemplo à administração de um país parceiro.

Nos outros casos, encoraja-se o recurso aos contratos de prestação de serviços por preço global, considerados mais adequados.

Figuram abaixo algumas vantagens comparativas dos contratos por preço global:

Os contratos por preço global não exigem peritos principais. Nesses casos, o caderno de encargos descrevem os conhecimentos especializados necessários e, na proposta, o proponente demonstra que possui ou que tem acesso a esses conhecimentos. Um dos casos em que não é necessário recorrer a peritos principais é uma missão que consiste em obter produtos técnicos bem definidos, por exemplo, conceção de documentos para um projeto de investimento. Nesse caso, desde que o contratante tenha pessoal permanente qualificado, a sua responsabilidade profissional deve levá-lo a escolher o pessoal mais qualificado, a fim de alcançar os resultados esperados. Caso os peritos principais sejam considerados indispensáveis, estes devem também assinar uma declaração de exclusividade e de disponibilidade.

As metodologias definidas nas propostas devem incluir um plano de trabalho que indique os recursos previstos a mobilizar, o que permite uma melhor comparação das propostas e constitui uma base de negociação caso venha a ser necessária uma adenda ao contrato.

Os contratos por preço global implicam menos microgestão, dispensando a verificação de folhas de presença e de despesas acessórias e permitindo assim consagrar mais tempo a questões operacionais e setoriais.

3.3.  Procedimentos de adjudicação

3.3.1.  Contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR

·  Concurso limitado

Todos os contratos de prestação de serviços de valor igual ou superior a 300 000 EUR podem ser adjudicados por concurso limitado, na sequência da publicação internacional de um anúncio de informação prévia (não obrigatório), de um anúncio de concurso e de informações adicionais sobre o anúncio de concurso (ver ponto 3.4.1)

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[1].

·  Contrato-quadro de serviços relativos à execução da ajuda externa 2018 (contrato-quadro SIEA 2018)

Em alternativa, os contratos de valor inferior a 1 000 000 EUR podem ser adjudicados através do procedimento de contrato-quadro estabelecido no contrato-quadro SIEA 2018. A adjudicação dos contratos específicos e a sua assinatura em regime de gestão direta são administradas eletronicamente no OPSYS.

• Contrato-quadro de auditoria 2018 e contrato-quadro EVA 2020

O contrato-quadro de auditoria 2018 é um instrumento rápido para contratar serviços de auditoria, a realizar nas instalações das entidades que recebem fundos de programas de ação externa ou sob a forma de estudos documentais. Abrange todos os tipos de tarefas relacionadas com auditorias e verificações (não existem lotes). Não existe limite relativamente ao montante ou à duração das prestações.

O contrato-quadro EVA 2020 destina-se exclusivamente às avaliações estratégicas das estratégias, políticas e instrumentos externos da UE geridos pelas unidades de avaliação do FPI, da DG INTPA e da DG NEAR. Para as avaliações das intervenções de projetos e de programas, as delegações da UE e as unidades dos serviços centrais devem utilizar o contrato-quadro SIEA 2018.

3.3.2.  Contratos de valor inferior a 300 000 EUR

Os contratos de valor inferior a 300 000 EUR podem ser adjudicados através do procedimento de contrato-quadro definido para contratos-quadro (ver ponto 3.5.1.) ou através do procedimento simplificado (ver ponto 3.5.2.), que conte com a participação de, pelo menos, três candidatos.

3.3.3.  Contratos de valor inferior a 20 000 EUR

Os contratos de valor igual ou inferior a 20 000 EUR podem ser adjudicados através dos contratos-quadro ou com base numa única proposta.

No procedimento com base numa única proposta, devem ser utilizados os anexos específicos para concursos simplificados (grelha de conformidade administrativa, contrato, anúncio de concurso, carta de convite, instruções para o proponente, caderno de encargos e formulário de apresentação da proposta). Os anexos podem ser adaptados ao procedimento, nomeadamente através da supressão das partes não pertinentes, sem ser necessária uma derrogação.

3.3.4.  Contratos de valor inferior a 2 500 EUR

Relativamente a serviços de valor igual ou inferior a 2 500 EUR, a entidade adjudicante pode simplesmente pagar contra fatura, sem aceitação prévia de uma proposta.

No entanto, chama-se a atenção para o facto de a autorização orçamental do pagamento da fatura ter de ser validada antes de a entidade adjudicante assumir o «compromisso jurídico» em causa. Neste contexto, esse compromisso jurídico pode assumir a forma, nomeadamente, de um acordo, de uma fatura pró-forma, da aceitação escrita de uma proposta de preços, de uma confirmação de reserva, de uma nota de encomenda, etc.

3.3.5.  Procedimentos aplicáveis sem limites máximos

3.3.5.1.  Procedimento por negociação

No caso dos contratos de prestação de serviços, a entidade adjudicante pode recorrer a um procedimento por negociação, com base numa única ou em várias propostas, nos seguintes casos

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[2]:

a)       Caso não tenha sido apresentada nenhuma proposta, ou proposta adequada, nenhum pedido de participação, ou pedido de participação adequado, em resposta a um concurso público ou a um concurso limitado, após encerramento do procedimento inicial, desde que a documentação do concurso inicial não seja substancialmente alterada.

Uma proposta deve ser considerada não adequada quando não estiver relacionada com o objeto do contrato e um pedido de participação deve ser considerado não adequado quando o operador económico se encontrar numa situação de exclusão ou não cumprir os critérios de seleção

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[3].

 

b)      Quando os serviços só puderem ser prestados por um único operador económico e por alguma das seguintes razões:

i) o objetivo do concurso é a criação ou aquisição de uma obra de arte ou de um espetáculo artístico únicos,

ii) não existe concorrência por razões técnicas,

iii) deve ser garantida a proteção de direitos exclusivos, incluindo direitos de propriedade intelectual.

As exceções previstas nas subalíneas ii) e iii) só se aplicam quando não exista alternativa ou substituto razoável e quando a inexistência de concorrência não resulte de uma restrição artificial na definição dos parâmetros do concurso.

c)       Na medida do estritamente necessário, quando, por força de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevisíveis, não for possível cumprir os prazos estabelecidos e quando a justificação para essa urgência imperiosa não for imputável à entidade adjudicante.

São equiparadas a situações de urgência imperiosa as ações executadas no âmbito de situações de crise. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constatará a situação de urgência imperiosa e reexaminará regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira

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[4].

d)      Quando um contrato de serviços decorra de um concurso de conceção e deva ser adjudicado ao vencedor ou a um dos vencedores; neste último caso, todos os vencedores devem ser convidados a participar nas negociações.

 

e)       Para novos serviços que consistam na repetição de serviços semelhantes confiados ao operador económico ao qual a mesma entidade adjudicante adjudicou um contrato inicial, desde que o contrato inicial tenha sido adjudicado após a publicação de um anúncio de concurso que indique o âmbito de eventuais novos serviços, as condições em que serão adjudicados (ou seja, a eventual utilização do procedimento por negociação) e o montante total estimado para esses serviços subsequentes. Esse montante total deve ser tido em conta para efeitos de aplicação dos limiares aplicáveis, para determinar o procedimento de adjudicação correto a seguir no contrato inicial.

f)       No caso de contratos relativos a uma das seguintes situações:

i) representação jurídica por advogado, na aceção do artigo 1.º da Diretiva 77/249/CEE do Conselho, de 22 de março de 1977, tendente a facilitar o exercício efetivo da livre prestação de serviços pelos advogados

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[5],

ii) aconselhamento jurídico prestado em preparação de qualquer dos processos supra mencionados ou quando haja indícios concretos e uma grande probabilidade de a questão à qual o aconselhamento diz respeito se tornar o objeto desses processos, desde que o aconselhamento seja prestado por um advogado, na aceção do artigo 1.º da Diretiva 77/249/CEE,

iii) serviços de arbitragem e de conciliação,

iv) serviços de certificação e autenticação de documentos que devam ser prestados por notários. No que respeita aos serviços jurídicos não abrangidos pela alínea f), a entidade adjudicante pode recorrer ao procedimento simplificado, independentemente do valor estimado do contrato

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[6].

g)      Relativamente a contratos declarados secretos ou quando a execução dos contratos deva ser acompanhada de medidas de segurança especiais, em conformidade com as disposições administrativas em vigor, ou quando a proteção de interesses essenciais da União Europeia o exija, desde que os interesses essenciais em causa não possam ser assegurados por outras medidas; estas medidas podem consistir em requisitos de proteção de informações de natureza confidencial que a entidade adjudicante disponibiliza no procedimento de adjudicação.

h)      Relativamente a serviços financeiros relacionados com a emissão, compra, venda ou transferência de valores mobiliários ou outros instrumentos financeiros, na aceção da Diretiva 2004/39/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 21 de abril de 2004, relativa aos mercados de instrumentos financeiros, que altera as Diretivas 85/611/CEE e 93/6/CEE do Conselho e a Diretiva 2000/12/CE do Parlamento Europeu e do Conselho e que revoga a Diretiva 93/22/CEE do Conselho

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[7], a serviços prestados por bancos centrais e a operações realizadas com o Fundo Europeu de Estabilidade Financeira e o Mecanismo Europeu de Estabilidade.

i)        No caso de empréstimos, relacionados ou não com a emissão, compra, venda ou transferência de valores mobiliários ou outros instrumentos financeiros.

j)        Relativamente à aquisição de redes de comunicação e de serviços de comunicações eletrónicas, na aceção da Diretiva 2002/21/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 7 de março de 2002, relativa a um quadro regulamentar comum para as redes e serviços de comunicações eletrónicas (diretiva-quadro)

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[8].

k)      Serviços fornecidos por uma organização internacional que, em virtude dos seus estatutos ou ato de estabelecimento, não possa participar em procedimentos concorrenciais.

l)        Quando as prestações de serviços forem confiadas a organismos públicos ou a instituições ou associações sem fins lucrativos e tenham por objeto ações de caráter institucional ou a prestação de assistência às populações nas áreas sociais.

m)    Quando o concurso se tiver revelado infrutífero ou a tentativa de recorrer a um contrato-quadro tiver falhado, ou seja, não surgiu qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo e/ou financeiro. Neste caso, depois de anular o concurso, a entidade adjudicante pode encetar negociações com um ou mais proponentes da sua escolha que participaram no concurso, desde que a documentação do concurso inicial não seja substancialmente alterada.

n)      Quando for necessário celebrar um novo contrato, na sequência da rescisão antecipada de um contrato existente.

Em todos os casos, deve ser elaborado um relatório de negociação (cf. modelo no Anexo A10) justificando a forma como as negociações foram conduzidas, bem como a fundamentação da decisão de adjudicação do contrato delas resultante. Os procedimentos descritos nos pontos 3.4.12.1 e 3.4.12.2 devem ser aplicados por analogia. O relatório de negociação deve ser incluído no processo do contrato e a entidade adjudicante deve aprová-lo.

3.3.5.2.  Diálogo concorrencial

Para mais informações, ver ponto 2.6.7.

3.3.5.3.  Contrato-quadro

Para mais informações, ver ponto 2.6.5.

3.4.  Concursos limitados (para contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR) #Concurso internacional limitado – serviços; Procedimento limitado - serviços

3.4.1.  Publicação

A fim de assegurar uma participação o mais ampla possível nos concursos, bem como um grau de transparência adequado, a entidade adjudicante deve publicar um anúncio de concurso e informações adicionais sobre o anúncio de concurso para todos os contratos de prestação de serviços de valor igual ou superior a 300 000 EUR (exceto para contratos específicos no âmbito dos contratos-quadro), em conformidade com as orientações para a publicação (anexo A11e).

3.4.1.1.  Publicação de anúncios de informação prévia

Recomenda-se, mas não é obrigatória, a publicação de um anúncio de informação prévia com as características específicas do concurso previsto, pelo menos 30 dias – mas não mais de 12 meses – antes da publicação do anúncio de concurso no Jornal Oficial da União Europeia e no portal F&T.

O anúncio de informação prévia destina-se a dar maior publicidade aos convites à apresentação de propostas e a aumentar o tempo de preparação de que os proponentes dispõem. A codificação e o tratamento de anúncios de informação prévia exigem tempo e recursos humanos. Se, devido a condicionalismos de tempo, um anúncio de informação prévia só puder ser publicado pouco tempo antes do anúncio de concurso (por exemplo, 30 dias), pode optar-se por não publicar um anúncio de informação prévia e conceder aos proponentes um prazo de apresentação mais longo no anúncio de concurso. A publicação antecipada do anúncio de concurso proporciona aos operadores económicos mais tempo para apresentarem uma proposta de boa qualidade. Os anúncios de informação prévia, por outro lado, têm um valor acrescentado quando existe um período suficiente entre a sua publicação e a publicação prevista do anúncio de concurso.

O anúncio de informação prévia deve indicar sucintamente o objeto, o conteúdo e o valor dos contratos em questão. A publicação de um anúncio de informação prévia não vincula a entidade adjudicante a adjudicar os contratos propostos, não devendo os prestadores de serviços apresentar qualquer pedido de participação nesta fase.

Em gestão direta, a entidade adjudicante elabora o anúncio de informação prévia diretamente na PPMT (ferramenta de gestão dos contratos públicos); em gestão indireta, utiliza o modelo adequado (A5d) e apresenta-o para publicação à delegação competente da União Europeia (ver orientações para a publicação no anexo A11e).

Se necessário, a entidade adjudicante assegura a publicação simultânea localmente e em qualquer outro meio de comunicação social adequado.

3.4.1.2.  Publicação de anúncios de concurso

O mais tardar 30 dias após a publicação do anúncio de informação prévia (se aplicável), o anúncio de concurso e as informações adicionais sobre o anúncio de concurso (anexo A5f) devem ser publicados no Jornal Oficial da União Europeia, no portal F&T(ver orientações para a publicação no anexo A11e) e em qualquer outro meio de comunicação social adequado (exceto no caso de contratos específicos no âmbito do contrato-quadro SIEA).

A publicação no Jornal Oficial da União Europeia e no portal F&T é da responsabilidade da Comissão Europeia (que age em nome da entidade adjudicante). Se o anúncio de concurso for publicado localmente, a entidade adjudicante deve assegurar diretamente essa publicação local.

Do anúncio de concurso e das informações adicionais sobre o anúncio de concurso devem constar todos os elementos necessários para os eventuais prestadores de serviços poderem avaliar a sua capacidade de execução do contrato em causa.

Os critérios de seleção estabelecidos no anúncio de concurso e nas informações adicionais sobre o anúncio de concurso devem:

·      ser formulados de forma clara, sem qualquer ambiguidade,

·      ser facilmente verificáveis com base nas informações fornecidas no modelo de formulário de pedido de participação (ver anexo B3),

·      permitir uma resposta clara (SIM/NÃO) à questão de saber se o candidato satisfaz um determinado critério de seleção,          

·      poder ser comprovados pelo candidato.

Os critérios de seleção constantes dos anexos do presente guia prático são dados a título exemplificativo, devendo ser adaptados em função da natureza, do custo e da complexidade do contrato.

O prazo concedido para a apresentação dos pedidos de participação deve ser suficiente para permitir uma concorrência adequada. O prazo mínimo para apresentação de pedidos de participação é de 30 dias a contar da data da publicação do anúncio no Jornal Oficial da União Europeia e no portal F&T. Todavia, em casos excecionais, este prazo pode ser mais curto em conformidade com os procedimentos internos aplicáveis. Em caso de gestão indireta, este prazo mais curto está igualmente sujeito a autorização prévia da Comissão Europeia. O prazo efetivo será determinado em função do valor e da complexidade do contrato.

Se o anúncio de concurso e as informações adicionais sobre o anúncio de concurso forem igualmente publicados localmente pela entidade adjudicante, os documentos devem ser idênticos aos publicados no Jornal Oficial da União Europeia e no portal F&T e ser publicados simultaneamente.

O anúncio de concurso e as informações adicionais sobre o anúncio de concurso devem ser suficientemente claros para evitar que os candidatos tenham de solicitar esclarecimentos ou informações complementares durante o procedimento.

No entanto, os candidatos podem apresentar perguntas, se tal for necessário.

Se a entidade adjudicante, por sua própria iniciativa ou em resposta a um pedido de esclarecimento de um proponente, alterar as informações constantes do anúncio de concurso ou das informações adicionais sobre o anúncio de concurso, deve apresentar uma retificação indicando as alterações introduzidas. Em gestão direta, a retificação do anúncio de concurso será registada diretamente em eNoticese, em gestão indireta, o modelo adequado (anexo A5b) deve ser utilizado e enviado à delegação competente da União Europeia, respeitando sempre os prazos estabelecidos nas orientações para a publicação (ver anexo A11e). No entanto, se necessário, poderá também ser publicada na plataforma TED eTenderinguma retificação das informações adicionais sobre o anúncio de concurso.

A retificação deve ser publicada o mais tardar 8 dias antes do prazo inicial para a apresentação de propostas. Importa ter em conta que a retificação tem de ser enviada ao serviço competente o mais tardar 5 dias antes da data prevista para a sua publicação.

A retificação pode prorrogar o prazo, de modo a permitir aos candidatos ter em conta essas alterações. É de notar que, num esclarecimento, a entidade adjudicante não pode emitir pareceres sobre a avaliação dos pedidos de participação.

Se for necessário esclarecer informações constantes do anúncio de concurso/das informações adicionais sobre o anúncio de concurso sem que tal implique uma alteração do mesmo, o pedido de esclarecimento deve ser enviado, no mínimo, 21 dias antes do prazo de apresentação e o esclarecimento deve ser publicado na plataforma TED eTendering, mas não no Jornal Oficial da União Europeia, no mínimo 8 dias antes do prazo de apresentação das propostas.

3.4.2.  Elaboração de listas restritas#Lista completa – serviços; Lista restrita – serviços

A primeira reunião da comissão terá lugar antes do início do exercício efetivo de avaliação. O presidente comunica o objetivo da avaliação e explica o procedimento a seguir pela comissão.

No sistema de apresentação eletrónica de propostas (eSubmission) e apenas nos procedimentos em gestão direta, existem dois tipos de comissões: comissões de abertura e comissões de avaliação. Recomenda-se que, para cada lote, a composição de ambas as comissões seja a mesma. As comissões de abertura e de avaliação devem ser nomeadas na PPMT antes do início da sessão de abertura¹⁰ e da avaliação dos pedidos de participação.

A seleção dos candidatos a incluir na lista restrita é efetuada pela comissão de avaliação.

O processo de seleção consiste no seguinte:

-          verificação da observância dos requisitos formais de apresentação das propostas (ver anexo B10)

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[9]. A comissão de avaliação deve decidir se os candidatos cumprem ou não os requisitos formais de apresentação das propostas;

-          elaboração de uma lista completa (ver modelo no anexo B4) que reúna todos os pedidos de participação recebidos;

-          eliminação dos pedidos de participação não admissíveis pelo facto de serem apresentadas por candidatos não elegíveis (ver ponto 2.3) ou por candidatos que se encontram numa das situações descritas nos pontos 2.6.10.1. Tal é avaliado, nomeadamente, com base na sua declaração sob compromisso de honra;

-          aplicação dos critérios de seleção exatamente como publicados.

No que se refere à entrega de documentos comprovativos relativos aos critérios de exclusão e de seleção, ver pontos 2.6.10 e 2.6.11.

Depois de examinar as respostas ao anúncio de concurso/às informações adicionais sobre o anúncio de concurso, a comissão de avaliação inclui numa lista restrita os candidatos que ofereçam a melhor garantia de execução satisfatória do contrato.

A lista restrita contém entre quatro e oito candidatos.

Se o número de candidatos elegíveis que satisfazem os critérios de seleção for superior a oito, são aplicados os critérios adicionais indicados no anúncio de concurso, a fim de reduzir para oito o número dos melhores candidatos. Para mais informações, consultar o ponto 2.6.11. (critérios de seleção).

Se o número de candidatos elegíveis que satisfazem os critérios de seleção for inferior ao número mínimo de quatro, a entidade adjudicante pode convidar a apresentar propostas unicamente os candidatos que preenchem os critérios para tal, ou até mesmo o único candidato que preencha os critérios de seleção. Antes de aceitar uma concorrência reduzida de menos de quatro candidatos, é necessário um acontecimento a notificar ou uma autorização prévia, consoante o caso, tal como indicado na caixa de texto abaixo. Esta autorização prévia pode ser dada se for verificado que os prazos de publicação, os critérios de seleção utilizados e a natureza dos serviços a prestar em relação ao orçamento atribuído são satisfatórios. Tal deve ser justificado no relatório de avaliação.

O processo de seleção para constituição da lista restrita e a própria lista restrita final devem ser devidamente documentados num relatório sobre a lista restrita (ver o modelo no anexo B5).

Antes de a comissão de avaliação aprovar a lista restrita, a entidade adjudicante deve assegurar-se de que nenhum dos candidatos (incluindo os parceiros) se encontra em situação de exclusão no sistema de deteção precoce e de exclusão ou sujeito às medidas restritivas da União Europeia (ver ponto 2.4).

O relatório sobre a lista restrita é assinado pelo presidente, o secretário e todos os avaliadores.

Os candidatos preteridos serão informados desse facto por escrito pela entidade adjudicante (ver anexo B7).

Os candidatos selecionados receberão uma carta em que são convidados a concorrer, bem como o processo de concurso (ver modelo no anexo B8).

A entidade adjudicante elabora o anúncio da lista restrita e publica-o juntamente com o anúncio de adjudicação no TED [Diário Eletrónico de Concursos] (secção VI.3 do anúncio de adjudicação).  (Consultar as orientações para a publicação no Anexo A11e).

Caso os candidatos preteridos solicitem mais informações, podem ser-lhe prestadas informações não confidenciais, por exemplo, os motivos pelos quais uma referência não preenche os critérios de seleção técnica, dado que estas informações podem ajudá-los a serem selecionados em futuros concursos.

3.4.3.  Elaboração e conteúdo do processo do concurso #Caderno de encargos – serviços; Processo do concurso – serviços; Garantia financeira – serviços; Pré-financiamento – serviços

A documentação do concurso deve ser redigida cuidadosamente, por forma a assegurar que o contrato esteja completo e que o procedimento de adjudicação seja aplicado corretamente.

A documentação deve conter todas as disposições e informações de que os candidatos necessitam para apresentar uma proposta: os procedimentos a seguir, os documentos a apresentar, os casos de incumprimento, os critérios de adjudicação e as respetivas ponderações, etc. Nos casos em que a Comissão Europeia é a entidade adjudicante, é prática corrente consultar e obter a aprovação do país parceiro e, se for caso disso, de outras partes interessadas, sobre o caderno de encargos ou as especificações técnicas, a fim de reforçar a apropriação e a qualidade. As orientações relativas à redação do caderno de encargos podem ser consultadas no ponto 2.8. Devido à complexidade técnica de muitos contratos, a preparação do processo de concurso pode implicar o recurso a um ou mais assessores técnicos externos. Cada assessor deve assinar uma declaração de objetividade e de confidencialidade (ver anexo A3).

A entidade adjudicante é responsável pela elaboração desses documentos.

CONTEÚDO DO PROCESSO DO CONCURSO

Ver Anexo B8. A.

1. Instruções para os proponentes
2. Projeto de contrato, condições especiais e respetivos anexos
3. Informações adicionais (grelha de verificação da conformidade administrativa, grelha de avaliação)
4. Formulário de apresentação de propostas

No processo do concurso deve ser claramente indicado que a proposta deve ser apresentada com preços firmes e não suscetíveis de revisão.

De acordo com a regulamentação aplicável, pode ou não ser exigida uma garantia de pré-financiamento. Em caso afirmativo, esse facto deve ser mencionado no processo do concurso.

Em gestão direta, o processo de concurso será publicado na plataforma TED eTendering. Os candidatos da lista restrita receberão uma notificação com a concessão de acesso à proposta. Em gestão indireta, o processo de concurso será enviado simultaneamente a todos os candidatos da lista restrita por correio ou correio eletrónico. As propostas de uma pessoa singular ou coletiva que não tenha sido convidada a apresentá-las serão rejeitadas.

3.4.4.  Critérios de adjudicação#Critérios de adjudicação – serviços

Os critérios de adjudicação do contrato destinam-se a identificar a melhor relação qualidade/preço. Estes critérios abrangem tanto a qualidade técnica como o preço da proposta.

Os critérios técnicos permitem avaliar a qualidade das propostas técnicas. Os dois principais tipos de critérios técnicos são a metodologia e, para os contratos baseados em honorários, o curriculum vitae(CV) dos peritos principais propostos. Os critérios técnicos podem ser divididos em subcritérios. A metodologia, por exemplo, pode ser examinada à luz do caderno de encargos, da melhor utilização possível dos recursos técnicos e profissionais disponíveis no país parceiro, do calendário dos trabalhos, da adequação dos recursos às tarefas, do apoio proposto aos peritos no terreno, da complementaridade dos membros do consórcio, etc. Os CV serão notados em função das habilitações, experiência profissional

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[10], experiência geográfica, competências linguísticas, etc. A comissão de avaliação das propostas deve assegurar-se de que a metodologia proposta pelo proponente observa os requisitos do caderno de encargos. A metodologia pode ir além destes requisitos, mas não pode, em caso algum, desviar-se dos mesmos.

A cada critério é atribuída uma pontuação de 100 pontos, repartidos entre os diversos subcritérios, dependendo a respetiva ponderação da natureza dos serviços necessários e sendo determinada caso a caso no processo do concurso, como indicado na grelha de avaliação.

A pontuação deve estar o mais estreitamente possível relacionada com o caderno de encargos que descrevem os serviços a prestar e deve dizer respeito a parâmetros que sejam facilmente identificáveis nas propostas e, se possível, quantificáveis.

O processo do concurso deve conter informações completas sobre a grelha de avaliação da conformidade técnica, incluindo todos os critérios e subcritérios e a respetiva ponderação.

Propostas anormalmente baixas

As entidades adjudicantes podem rejeitar propostas que se revelem anormalmente baixas em relação aos serviços em causa.

Contudo, a rejeição exclusivamente por esse motivo não é automática.

Deve ser solicitado por escrito ao proponente em causa que forneça explicações sobre os elementos constitutivos da sua proposta, designadamente os elementos relacionados com o cumprimento da legislação em matéria de proteção do emprego e das condições de trabalho no local do contrato, tais como o processo de prestação de serviços, as soluções técnicas escolhidas ou quaisquer condições excecionalmente favoráveis de que o proponente dispõe, bem como a originalidade da proposta.

À luz dos elementos de prova fornecidos pelo proponente, a entidade adjudicante decide se a proposta deve ser considerada irregular e, por conseguinte, rejeitada.

Essa decisão e respetiva justificação devem ser consignadas no relatório de avaliação.

3.4.5.  Informações complementares no decurso do procedimento

O processo de concurso deve ser suficientemente claro para evitar que os candidatos da lista restrita tenham de solicitar informações complementares no decurso do procedimento. Se a entidade adjudicante, quer por iniciativa própria, quer em resposta a um pedido de um candidato incluído na lista restrita, comunicar informações adicionais

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[11]sobre o processo do concurso, deve comunicar ao mesmo tempo essas informações por escrito a todos os outros candidatos incluídos na lista restrita.

Os proponentes podem formular perguntas através da plataforma TED eTendering (apresentação por via eletrónica – gestão direta) ou por escrito (apresentação em papel – gestão indireta), o mais tardar 21 dias antes do prazo de apresentação das propostas. A entidade adjudicante deve responder às perguntas de todos os proponentes através da plataforma TED eTendering (apresentação por via eletrónica – gestão direta) ou por escrito (apresentação em papel – gestão indireta) o mais tardar 8 dias antes do prazo de receção das propostas.

Os esclarecimentos e quaisquer pequenas alterações do processo do concurso devem igualmente ser publicados na plataforma TED eTendering (gestão direta) e, em caso de gestão indireta, comunicados por escrito simultaneamente a todos os candidatos da lista restrita. A entidade adjudicante não pode emitir pareceres prévios sobre a avaliação da proposta em resposta a uma pergunta ou a um pedido de esclarecimento.

Se o objeto do concurso for complexo do ponto de vista técnico, a entidade adjudicante pode organizar uma sessão de informação e/ou uma visita ao local, devendo esta sessão ser anunciada no processo de concurso e ter lugar até 21 dias antes do termo do prazo para a apresentação das propostas. Os proponentes devem suportar todos os custos relacionados com essa sessão de informação. Por razões de transparência e de igualdade de tratamento, a entidade adjudicante não pode organizar visitas individuais de empresas no decurso do concurso. Embora não sejam obrigatórias, estas sessões de informação são incentivadas, uma vez que demonstraram ser um meio eficiente para clarificar uma série de questões relacionadas com o processo do concurso. As apresentações utilizadas e a documentação fornecida nas sessões de informação, bem como os resultados e as atas, devem também ser comunicados a todos os candidatos da lista restrita. Em gestão direta, os documentos são partilhados através da plataforma TED eTendering. Em gestão indireta, os documentos são enviados por correio ou correio eletrónico.

3.4.6.  Prazo de apresentação das propostas

As propostas devem ser enviadas para a entidade adjudicante, o mais tardar na data e hora referidas no convite à apresentação de propostas. O prazo de apresentação das propostas deve ser suficientemente longo para garantir a qualidade das propostas e permitir uma concorrência efetiva. A experiência demonstra que um prazo demasiado curto impede os candidatos de concorrerem, estando igualmente na origem da apresentação de propostas incompletas ou mal preparadas.

3.4.7.  Prazo de validade das propostas

Ver ponto 2.9.5.

3.4.8.  Apresentação das propostas

Em caso de apresentação por via eletrónica (gestão direta), as propostas devem ser apresentadas exclusivamente através do sistema de apresentação eletrónica de propostas (eSubmission) disponível através de uma hiperligação na plataforma TED eTendering

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[12]. Não são aceites propostas enviadas por outro meio (nomeadamente por correio eletrónico ou carta).

Em caso de apresentação em papel (gestão indireta), as propostas devem ser apresentadas utilizando o sistema de duplo sobrescrito, isto é, um invólucro ou sobrescrito exterior, contendo dois sobrescritos distintos fechados, um dos quais deve ostentar a menção: «Sobrescrito A – proposta técnica» e o outro «Sobrescrito B – proposta financeira». Todos os elementos da proposta que não constituam a proposta financeira devem ser apresentados no sobrescrito A.

A proposta técnica e a proposta financeira devem ser sempre avaliadas sucessivamente, mas em separado: a proposta técnica é avaliada em primeiro lugar e a proposta financeira verificada apenas após a avaliação da proposta técnica. Assegura-se, assim, que a qualidade técnica de uma proposta é avaliada independentemente do preço. A proposta deve ser apresentada em conformidade com as instruções para os proponentes. Relativamente às consequências aplicáveis em caso de não cumprimento dos requisitos formais no processo de avaliação ulterior, ver ponto 2.9.3.

3.4.9.  Comissão de avaliação #Comissão de avaliação – serviços

No que respeita à composição da comissão de avaliação, à imparcialidade e confidencialidade, às responsabilidades e ao calendário, ver ponto 2.9.

No sistema de apresentação eletrónica de propostas (eSubmission) e apenas nos procedimentos em gestão direta, existem dois tipos de comissões: comissões de abertura e comissões de avaliação. Recomenda-se que, para cada lote, a composição de ambas as comissões seja a mesma. As comissões de abertura e de avaliação devem ser nomeadas na PPMT antes do início da sessão de abertura e da avaliação das propostas.

3.4.10.  Fases do processo de avaliação

3.4.10.1.  Receção e registo das propostas

Ao receber as propostas, a entidade adjudicante deve registá-las, indicando a data e a hora da apresentação, e emitir um recibo relativamente às propostas entregues em mão ou apresentadas por via eletrónica.

Em caso de apresentação em papel (gestão indireta), os sobrescritos exteriores devem permanecer fechados e guardados em local seguro até à sua abertura. Os sobrescritos exteriores devem ser numerados por ordem de chegada (quer tenham ou não sido recebidos antes do prazo fixado para a apresentação das propostas).

3.4.10.2.  Sessão de abertura das propostas

Parte 1: Fase preparatória

A primeira reunião da comissão de avaliação terá lugar antes do início do exercício efetivo de avaliação. O processo do concurso deve ser transmitido antecipadamente aos membros da comissão de avaliação. O presidente comunica o objetivo do concurso e explica o procedimento a seguir pela comissão de avaliação, incluindo a grelha de avaliação, os critérios de adjudicação e as ponderações especificadas no processo de concurso.

Parte 2: Abertura das propostas

Relativamente à abertura das propostas em caso de apresentação de propostas em papel (gestão indireta), ver lista de verificação para a abertura das propostas, no anexo B9.

Parte 3: Observância dos requisitos formais de apresentação das propostas

Ver Anexo B10. A.

Nesta fase, a comissão de avaliação deve decidir se as propostas cumprem os requisitos formais de apresentação.

Em caso de apresentação por via eletrónica (gestão direta), realizam-se várias verificações de validação automática, para assegurar que as propostas respeitam o prazo e que foram recebidas no mesmo estado em que foram apresentadas, ou seja, que a sua integridade e confidencialidade foram preservadas. Quando todas as propostas relativas a todos os lotes estiverem verificadas e assinaladas como «In Order»/«Not in Order» (conformes ou não conformes), pode ser emitido o registo de abertura das propostas (ver anexo B10a_specimen_openrecord_eSubmission). Após o encerramento da sessão de abertura, os membros da comissão de avaliação, nomeados através da PPMT, podem aceder às propostas que estão conformes.

Em caso de apresentação em papel (gestão indireta), o resumo das propostas recebidas, que deve ser anexo ao registo sobre a abertura das propostas (ver anexo B10), deve ser utilizado para registar se cada uma das propostas preenche os requisitos formais de apresentação.

O presidente deve certificar-se de que nenhum membro da comissão de avaliação se encontra numa situação de potencial conflito de interesses com nenhum dos proponentes (com base na lista restrita, nas propostas recebidas, nos membros do consórcio e em todos os subcontratantes identificados). Ver também os pontos 2.9.2. e 2.9.3.

Parte 4: Proposta financeira

Em caso de apresentação por via eletrónica (gestão direta), as propostas financeiras não serão abertas até que a avaliação técnica de todas as propostas esteja concluída.

Em caso de apresentação em papel (gestão indireta), os sobrescritos que contêm as propostas financeiras permanecerão fechados. Todas as propostas financeiras devem ser conservadas em cofre até ao final da avaliação técnica das propostas.

3.4.10.3.  Avaliação das propostas

Se a maioria dos membros da comissão de avaliação com direito de voto o solicitar, o presidente pode entrar em contacto, por escrito, com os proponentes cujas propostas exijam esclarecimentos, dando-lhes a possibilidade de responder num prazo razoável, a fixar pela comissão de avaliação.

Parte 1: Conformidade administrativa (regularidade)

A comissão de avaliação verifica se as propostas estão conformes com as instruções dadas no processo de concurso, nomeadamente com a grelha de verificação da conformidade administrativa (ver anexo B8). Quaisquer erros formais ou restrições importantes suscetíveis de afetar a execução do contrato ou de falsear a concorrência implicam a rejeição da proposta em causa.

Nacionalidade dos subcontratantes: a comissão de avaliação deve verificar nesta fase se os subcontratantes identificados na proposta técnica cumprem a regra da nacionalidade prevista no ponto 2.3.1.

A grelha de conformidade administrativa incluída no processo de concurso deve ser utilizada para registar a conformidade administrativa de cada uma das propostas.

Importa referir que os documentos comprovativos do cumprimento dos critérios de seleção e de exclusão, bem como relativos aos peritos principais, não são objeto de verificação nesta fase da avaliação.

Parte 2: Aceitação da proposta técnica

Seguidamente, a comissão de avaliação examina as propostas técnicas, devendo as propostas financeiras permanecer fechadas. Ao avaliar as propostas técnicas, cada membro da comissão atribui a cada proposta uma pontuação técnica numa escala de 0 a 100 pontos, em conformidade com a grelha de avaliação da conformidade técnica (que inclui todos os critérios e subcritérios e as respetivas ponderações) prevista no processo de concurso (ver ponto 3.4.4). Só as propostas que obtêm uma pontuação técnica média igual ou superior a 75/100 na pontuação técnica são declaradas «tecnicamente aceites». A comissão de avaliação e os seus membros não podem, em caso algum, alterar a grelha de avaliação da conformidade técnica comunicada aos proponentes no processo de concurso.

Na prática, recomenda-se que se pontuem todas as propostas relativamente a cada critério, ao invés de classificar cada uma das propostas em relação a todos os critérios antes de passar à proposta seguinte. As propostas incompletas ou que não cumpram significativamente um ou mais dos critérios da grelha de avaliação da conformidade técnica previstos no processo de concurso (por exemplo, no caso de um perito não preencher os requisitos mínimos indicados no perfil) serão automaticamente rejeitadas, sem que lhes seja atribuída qualquer pontuação técnica, mas essa rejeição deve ser devidamente fundamentada no relatório de avaliação.

As instruções e as orientações para a atribuição de pontos na avaliação de contratos baseados em honorários e de contratos de preço fixo constam da grelha do avaliador (anexo B12a e anexo B12b, respetivamente). Os peritos devem ser avaliados com base nos requisitos indicados no caderno de encargos. Os peritos principais devem cumprir os requisitos mínimos para todos os critérios. Caso contrário, a proposta deve ser considerada inadmissível e, por conseguinte, ser rejeitada.

Os proponentes devem apresentar documentos comprovativos em relação aos peritos principais propostos. Estas provas incluem cópias dos diplomas mencionados no CV, bem como certificados e referências dos empregadores que atestam a experiência profissional indicada no CV. Só podem ser solicitadas provas documentais em falta que digam respeito a experiência relevante e aos diplomas exigidos no caderno de encargos. Só serão tidos em conta os diplomas e a experiência que sejam confirmados por documentos comprovativos.

 Os funcionários ou outro pessoal da administração pública do país parceiro, ou de organizações internacionais/regionais com base no país, independentemente da sua situação administrativa, só podem ser aceites pela Comissão Europeia se tal for devidamente justificado. Na sua proposta, o proponente deve incluir informações sobre o valor acrescentado do perito, bem como prova de que o perito se encontra destacado ou em licença sem vencimento.

No caso de os proponentes proporem membros do pessoal das delegações da União Europeia (agentes locais) na qualidade de peritos, a Comissão Europeia deve assegurar-se de que o contrato com a instituição da UE está oficialmente rescindido antes de o perito começar a trabalhar num projeto financiado pela UE ao abrigo de um contrato com uma organização/empresa externa (ver ponto 2.5.4).

No que respeita aos contratos baseados em honorários, a indicação exata do tempo de trabalho dos peritos principais fica à discrição dos proponentes, na medida em que esse tempo de trabalho tem de ser conforme com a metodologia proposta. A metodologia deve incluir o tempo de trabalho necessário para que cada perito principal atinja os resultados do projeto exigidos.

Cada avaliador preenche uma grelha de avaliação (ver anexo B12) para registar a sua avaliação de cada proposta técnica, de modo a estabelecer uma apreciação global dos pontos fortes e dos pontos fracos de cada proposta técnica.

No termo da avaliação da conformidade técnica, a pontuação atribuída por cada membro é comparada numa reunião da comissão de avaliação. Além da pontuação atribuída, cada membro deve indicar as razões da sua avaliação e justificar perante a comissão de avaliação a pontuação que atribuiu.

A comissão de avaliação discute em seguida cada proposta técnica, devendo cada um dos membros atribuir-lhe uma pontuação técnica. Os avaliadores podem alterar a sua avaliação individual em consequência da discussão geral sobre o mérito de cada proposta.

Se se observarem divergências importantes, os membros que discordam devem apresentar uma fundamentação completa. Após análise, cada avaliador finaliza a respetiva grelha de avaliação sobre cada proposta técnica, na qual apõe a sua assinatura antes de a transmitir ao secretário da comissão de avaliação. O secretário elabora uma síntese das observações dos membros da comissão, a incluir no relatório de avaliação.

O secretário calcula a pontuação técnica média de cada proposta técnica, que é a média aritmética das pontuações técnicas atribuídas por cada membro a uma dada proposta.

A realização de entrevistas deve ser uma prática habitual sempre que o perito proposto não possua experiência relevante em projetos da UE, como atestado pelo seu currículo, e quando esta experiência é um elemento fundamental para o cargo e para a execução do projeto. Noutros casos (por exemplo, no caso de gestão direta), pode ser mais apropriado proceder a verificações/controlos na Comissão Europeia. O processo de concurso deverá, pois, prever a realização de entrevistas, que deverão ser cuidadosamente preparadas.

As entrevistas serão feitas, de preferência, por telefone (ou através de meio equivalente). A título excecional e somente em casos devidamente justificados, atendendo aos custos tanto para os proponentes como para a entidade adjudicante, os peritos podem ser entrevistados pessoalmente.

Antes de encerrar definitivamente a avaliação da conformidade técnica das propostas, a comissão de avaliação pode decidir entrevistar os peritos principais constantes das propostas que tenham sido consideradas conformes com as especificações técnicas (ou seja, as propostas que, na fase da avaliação da conformidade técnica, tenham obtido uma pontuação técnica média igual ou superior a 75 pontos). Recomenda-se que sejam igualmente convidados para uma entrevista todos os proponentes que tenham obtido uma pontuação muito próxima do limiar da pontuação técnica previsto. As entrevistas devem ser realizadas pela comissão de avaliação em intervalos de tempo suficientemente próximos para permitir comparar os peritos. As entrevistas devem ser conduzidas segundo uma grelha previamente acordada pela comissão de avaliação que contém perguntas previamente formuladas, sendo aplicável a todos os peritos ou equipas que sejam entrevistados. O calendário indicativo destas entrevistas deve ser mencionado no processo de concurso.

O dia e a hora da entrevista devem ser comunicados aos proponentes com pelo menos dez dias de antecedência. Se, por razões de força maior, um proponente não puder comparecer à entrevista, será fixada outra data/hora a acordar entre as partes. Se o proponente não comparecer a esta segunda entrevista, a sua proposta pode ser eliminada.

No termo das entrevistas e sem alterar nem a composição, nem a ponderação atribuída aos critérios previstos na grelha de avaliação da conformidade técnica, a comissão de avaliação decide se é necessário ajustar a pontuação dos peritos entrevistados. Quaisquer ajustamentos devem ser fundamentados. Este processo deve ser registado no relatório de avaliação.

Uma vez estabelecida a pontuação técnica média de cada proposta (a média aritmética das pontuações técnicas atribuídas por cada membro com direito de voto), serão automaticamente excluídas as propostas que não tenham obtido 75 pontos. Se nenhuma das propostas tiver obtido uma pontuação igual ou superior a 75 pontos, o processo de concurso é anulado.

Para as propostas que atingem o limiar de 75 pontos, a pontuação técnica ponderada de cada proposta é calculada utilizando a seguinte fórmula:

Pontuação técnica ponderada = (pontuação técnica média da proposta em causa/pontuação técnica média da melhor proposta técnica) x 100.

Nota importante: a pontuação técnica ponderada da melhor proposta técnica deve ser sempre de 100 pontos.

Exemplo de resumo da avaliação de uma proposta:

Parte 1: Avaliação técnica

* A pontuação é arredondada para dois dígitos após a vírgula.

** Só as propostas que tenham obtido uma pontuação técnica média de, pelo menos, 75 pontos passam à fase de avaliação financeira.

3.4.10.4.  Avaliação das propostas financeiras

Após a conclusão da avaliação técnica, são abertas as propostas financeiras das propostas que não foram eliminadas (ou seja, as que obtiveram uma pontuação média igual ou superior a 75 pontos).

Em gestão indireta, o presidente e o secretário da comissão de avaliação rubricam os sobrescritos de todos os originais destas propostas financeiras.

A comissão de avaliação deve verificar a conformidade de cada proposta financeira com todos os requisitos formais.

As propostas financeiras que não satisfaçam esses requisitos podem ser consideradas inadmissíveis, pelo que serão excluídas. A rejeição nessa base deve ser devidamente justificada no relatório de avaliação.

A comissão de avaliação verifica se a proposta financeira não contém erros aritméticos óbvios. Os eventuais erros aritméticos óbvios detetados são corrigidos sem penalização para o proponente.

Em gestão indireta, os sobrescritos das propostas financeiras dos proponentes excluídos na fase de avaliação técnica devem ser mantidos fechados e conservados. Devem ser arquivados pela entidade adjudicante juntamente com os outros documentos do processo.

O valor total do contrato inclui os honorários (incluindo as despesas gerais associadas ao emprego), despesas acessórias, montantes fixos (se aplicável) e a provisão para verificação das despesas

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[13] especificados no processo de concurso. Para a avaliação financeira, deve ser tido em conta apenas o preço sem IVA/impostos indiretos. Este valor total do contrato é comparado com o orçamento máximo afetado ao contrato. As propostas que excedam o orçamento máximo afetado ao contrato são consideradas inaceitáveis e serão eliminadas.

A comissão de avaliação efetua uma comparação dos honorários e dos montantes fixos indicados nas diversas propostas financeiras. Tanto a provisão para despesas acessórias como a provisão para verificação das despesas são excluídas da comparação das propostas financeiras em conformidade com o que está indicado no processo de concurso.

A proposta que apresente o montante total de honorários mais baixo + montantes fixos recebe 100 pontos. As outras propostas são pontuadas de acordo com a seguinte fórmula:

Pontuação financeira = (montante total de honorários mais baixo + montantes fixos/montante total dos honorários + montantes fixos da proposta a avaliar) x 100.

Ao avaliar as propostas financeiras, a comissão de avaliação compara somente o montante total dos honorários e os montantes fixos.

Exemplo de resumo da avaliação de uma proposta:

Parte 2: Avaliação financeira*

* Só os proponentes que, na fase de avaliação da conformidade técnica, tenham obtido uma pontuação técnica média de, pelo menos, 75 pontos passam à fase de avaliação financeira.

3.4.10.5.  Conclusões da comissão de avaliação

A proposta economicamente mais vantajosa será selecionada ponderando a qualidade técnica em relação ao preço numa base 80/20. Para o efeito:

-          a pontuação atribuída às propostas técnicas é multiplicada por 0,80;

-          a pontuação atribuída às propostas financeiras é multiplicada por 0,20.

Exemplo de resumo da avaliação de uma proposta:

Parte 3: Avaliação completa

As pontuações técnicas e financeiras ponderadas assim calculadas são seguidamente adicionadas, para determinar qual a proposta com a pontuação mais elevada, ou seja, a melhor relação qualidade/preço. É essencial que os cálculos sejam efetuados respeitando estritamente as instruções acima indicadas. A comissão de avaliação recomendará que o contrato seja adjudicado à proposta que obtenha a pontuação global mais elevada, na condição de os documentos comprovativos apresentados pelo proponente a título dos critérios de seleção e de exclusão serem verificados e admissíveis.

No termo das suas deliberações, a comissão de avaliação pode formular as seguintes recomendações:

·      Adjudicação do contrato ao proponente que apresentou uma proposta:

-          que está em conformidade com os requisitos formais e com as regras de elegibilidade;

-          cujo orçamento total está dentro do orçamento máximo afetado ao projeto;

-          que satisfaz os requisitos técnicos mínimos especificados no processo do concurso; e

-          que é economicamente mais vantajosa (preenchendo todas as condições acima referidas).

·      Anulação do procedimento de concurso

(ver ponto 2.6.13.).

É elaborado o relatório de avaliação. A verificação dos documentos comprovativos relativos aos critérios de exclusão e de seleção, bem como a eventual prestação de esclarecimentos, deve ser efetuada no decurso da avaliação e antes da decisão de adjudicação. A entidade adjudicante tomará então a sua decisão.

A avaliação das propostas deve ser efetuada por etapas para chegar a uma conclusão. O princípio da apresentação separada da proposta técnica e da proposta financeira destina-se a evitar que os avaliadores conheçam a proposta financeira e que, por conseguinte, sejam influenciados pelo preço ao realizar a avaliação técnica da proposta. Por conseguinte, as propostas técnicas não podem ser reavaliadas após a abertura dos sobrescritos com a proposta financeira, exceto se a entidade adjudicante rejeitar a proposta do relatório de avaliação (devido a um erro na avaliação) e solicitar uma nova convocação da comissão de avaliação.

Todo o processo de avaliação, incluindo a notificação ao proponente selecionado, deve estar concluído dentro do prazo de validade das propostas. Importa ter em conta que o proponente selecionado pode não ter capacidade para manter a sua proposta se o processo de avaliação for demasiado moroso. Consultar o ponto 2.9.5.

Em conformidade com a legislação da entidade adjudicante em matéria de acesso aos documentos, todo o procedimento de concurso deve ser mantido confidencial durante o processo de avaliação. As decisões da comissão de avaliação são coletivas e as suas deliberações são secretas. Os membros da comissão de avaliação e eventuais observadores são obrigados a respeitar a confidencialidade. Quando a legislação da entidade adjudicante for contrária às regras de confidencialidade, esta deve obter a autorização prévia da Comissão Europeia antes de divulgar quaisquer informações.

O relatório de avaliação, em especial, é um documento exclusivamente interno que não pode ser divulgado aos proponentes nem a qualquer outro interessado que não os serviços competentes da entidade adjudicante, da Comissão Europeia e dos órgãos de controlo (por exemplo, Tribunal de Contas Europeu). Podem, no entanto, ser divulgados excertos do relatório de avaliação (ver ponto 2.12.1).

3.4.11.  Anulação do procedimento de concurso

Ver ponto 2.6.13.

3.4.12.  Verificações prévias e adjudicação do contrato #Adjudicação do contrato – serviços

3.4.12.1.  Verificações prévias à notificação da decisão de adjudicação

Ver ponto 2.10.1.

O mais tardar durante o procedimento de avaliação e antes da decisão de adjudicação, a entidade adjudicante deve garantir que o proponente selecionado, incluindo os membros do consórcio, os subcontratantes e as entidades que proporcionam capacidades, se aplicável, não se encontra em situação de exclusão no EDES, nem nas listas de medidas restritivas da UE (ver pontos 2.6.10.1 e 2.4).

Durante o processo de avaliação e antes de tomar a decisão de adjudicação, a comissão de avaliação solicitará ao potencial adjudicatário do contrato o original

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[14] da declaração sob compromisso de honra relativa aos critérios de exclusão e de seleção, bem como cópias dos documentos comprovativos dos critérios de exclusão e de seleção. Se, após verificação, a comissão de avaliação considerar que as provas apresentadas não são admissíveis, solicitará as mesmas provas ao proponente com a segunda melhor classificação.

Para mais pormenores, ver ponto 2.6.10.1.3.

A carta de notificação (anexo B13a) ao proponente selecionado prolonga automaticamente o prazo de validade da proposta selecionada por um período de 60 dias (se a entidade adjudicante necessitar de obter a recomendação do painel referido no ponto 2.6.10.1.1, o prazo de validade da proposta pode ser prolongado por um período adicional até à data de adoção dessa recomendação.)

Simultaneamente, o proponente que obteve a segunda melhor pontuação é informado do resultado (anexo B13b). A entidade adjudicante reserva-se o direito de enviar uma carta de notificação de adjudicação a este proponente caso se afigure impossível assinar o contrato com o proponente selecionado. Por conseguinte, a proposta classificada em segundo lugar é conservada e o seu prazo de validade será prorrogado por 60 dias em caso de notificação de adjudicação.

Além disso, a entidade adjudicante informa simultaneamente os demais proponentes (anexo B13c). O envio destas cartas significa que as suas propostas deixam de ser válidas. Caso os proponentes preteridos o solicitem, podem ser-lhes fornecidas informações suplementares, desde que não sejam confidenciais. A título de exemplo, podem citar-se as observações relativas aos seus pontos fortes e pontos fracos, na medida em que tal os pode ajudar a ser selecionados noutros concursos no futuro.

Logo que o contrato seja assinado pelo proponente selecionado, a entidade adjudicante deve informar o proponente que obteve a segunda melhor pontuação de que o contrato não lhe será adjudicado.

Disponibilidade dos peritos principais e dos substitutos propostos

Na carta de notificação da adjudicação, a entidade adjudicante solicita ao proponente selecionado que confirme a disponibilidade/indisponibilidade dos peritos principais no prazo de cinco diasa contar da data da carta de notificação. Tal como estipulado na declaração de disponibilidade e de exclusividade, caso recebam a confirmação de recrutamento, os peritos principais devem aceitar o primeiro recrutamento que lhes é proposto.

Se um dos peritos principais não estiver disponível, o proponente selecionado tem o direito de propor um substituto. Tal pode acontecer, por exemplo, quando o perito tiver sido recrutado no âmbito de outro concurso. O proponente selecionado deve justificar devidamente a substituição do perito, mas a sua aceitação pela entidade adjudicante não se limitará a casos específicos. A entidade adjudicante verificará se a pontuação total obtida pelo perito substituto é, pelo menos, idêntica à do perito que vem substituir no que respeita aos critérios de avaliação. A entidade adjudicante pode consultar a comissão de avaliação inicial e entrevistar um ou vários peritos substitutos por videoconferência ou por telefone. Importa salientar que o perito suplente deve obter a pontuação mínima relativamente a cada critério de avaliação.

A proposta de substituição de um perito deve ser apresentada, o mais tardar, quinze dias após a data da carta de notificação. O proponente selecionado pode propor vários substitutos para o mesmo cargo durante este período, que será a única oportunidade que terá para propor substitutos. Não pode propor um perito substituto que tenha sido apresentado numa proposta de um proponente preterido que participa no mesmo concurso. A entidade adjudicante pode escolher entre estes candidatos propostos. Se a entidade adjudicante aceitar os substitutos propostos, deve fundamentá-lo no processo do contrato.

Se não for proposto nenhum perito substituto ou se o perito substituto proposto não obtiver ou ultrapassar a pontuação final do perito inicialmente proposto, a entidade adjudicante decidirá notificar a adjudicação do contrato ao proponente que obteve a segunda melhor pontuação (dando-lhe igualmente a oportunidade de substituir um perito em caso de indisponibilidade) ou anular o concurso.

Resumo dos cenários:

a)       Os peritos principais estão disponíveis.

O proponente selecionado confirma que todos os seus peritos principais estão disponíveis. Quando a entidade adjudicante receber esta informação, prossegue com a elaboração e a assinatura do contrato, ver ponto 3.4.12.2.

b)      Um ou mais peritos principais não estão disponíveis, mas os peritos substitutos propostos são aceitáveis.

O proponente selecionado confirma que um ou mais peritos principais não estão disponíveis. Propõe peritos substitutos dentro do prazo fixado, apresentando igualmente os documentos comprovativos necessários (idênticos aos exigidos em relação aos peritos iniciais) e justificando a indisponibilidade dos peritos iniciais. A entidade adjudicante verifica se o perito substituto preenche as condições mínimas exigidas fixadas no caderno de encargos e se obtém uma pontuação pelo menos equivalente à obtida pelo perito proposto inicialmente (pontuações globais). Caso sejam propostos vários peritos para um mesmo cargo, a entidade adjudicante pode escolher um deles. O gestor orçamental fundamenta a sua escolha por escrito, passando este documento a fazer parte do processo do contrato, ver ponto 3.4.12.2.

c)       Um ou mais peritos principais não estão disponíveis e os peritos substitutos NÃO são aceitáveis.

O proponente selecionado confirma que um ou mais peritos principais não estão disponíveis. Propõe peritos substitutos dentro do prazo fixado, apresentando igualmente os documentos comprovativos necessários (idênticos aos exigidos em relação aos peritos iniciais) e justificando a indisponibilidade dos peritos iniciais. A entidade adjudicante verifica se o perito substituto preenche as condições mínimas exigidas fixadas no caderno de encargos e se obtém uma pontuação pelo menos equivalente à obtida pelo perito proposto inicialmente (pontuações globais). Se nenhum dos peritos substitutos for aceite, o contrato pode ser adjudicado ao proponente que obteve a segunda melhor pontuação ou o concurso pode ser anulado. Se o proponente que obteve a segunda melhor pontuação for notificado da adjudicação do contrato, ser-lhe-á também dada a oportunidade de confirmar a disponibilidade/indisponibilidade e de propor substitutos para os seus peritos principais. Será aplicado o mesmo prazo para as respostas (ou seja, 5 e 15 dias).

Quando um contrato é adjudicado com base numa convenção de financiamento que à data do lançamento do concurso ainda não tenha sido celebrada, a entidade adjudicante não deve notificar os proponentes antes de essa convenção ser celebrada.

3.4.12.2.  Aprovação dos peritos principais

Quando a entidade adjudicante é a Comissão Europeia e quando nenhum representante do país parceiro tiver sido convidado a participar na comissão de avaliação enquanto avaliador, a delegação competente da União Europeia notifica o país parceiro, se for caso disso

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#_ftnref15 #_ftnref15

[15], do nome do proponente selecionado e solicita-lhe que aprove os peritos principais disponíveis propostos, antes da assinatura do contrato.

Caso rejeite um perito, o representante do país parceiro deve fundamentar devidamente as suas objeções por escrito (por exemplo, persona non grata, perturbação da ordem pública, divulgação de informações desconhecidas da comissão de avaliação suscetíveis de ter influenciado os resultados da avaliação). Se o gestor orçamental aceitar a rejeição do perito, o proponente selecionado pode propor um substituto (ver ponto 3.4.12.1). Se este procedimento falhar, o contrato pode ser adjudicado ao proponente que obteve a segunda melhor pontuação, caso exista. Nesse caso, o representante do país parceiro tem de novo o direito de aprovar os peritos. Se não existir uma segunda melhor proposta ou se os peritos voltarem a ser rejeitados, o concurso é anulado. Um pedido de aprovação de peritos principais não constitui um pedido de aprovação da avaliação feita pela Comissão Europeia.

É igualmente necessário obter a aprovação do país parceiro para substituir um perito principal proposto pelo contratante. O representante do país parceiro não pode negar a sua aprovação, a menos que comunique à delegação da União Europeia, por escrito e de forma pormenorizada, as suas objeções relativamente aos peritos propostos. Se o representante do país parceiro não aprovar nem rejeitar o perito nos quinze dias seguintes à data do pedido de aprovação, o perito é considerado aprovado.

O representante do país parceiro só pode solicitar a substituição de um perito se apresentar as suas objeções por escrito e as fundamentar devidamente.

3.4.12.3.  Cláusula suspensiva (aplicável a contratos diretos de valor superior a 300 000 EUR)

Ver ponto 2.10.1.

3.4.12.4.  Preparação e assinatura do contrato

Na preparação do contrato para assinatura, a entidade adjudicante deve proceder do seguinte modo:

     Preparar um processo de contrato (se possível, impresso frente e verso), com a seguinte estrutura:

a)       Nota explicativa conforme ao formato que figura no anexo A6 (se for caso disso, incluindo a justificação para a aceitação da substituição dos peritos principais);

b)      Cópia da convenção de financiamento que autoriza o projeto (se for caso disso);

c)       Cópia dos anúncios do convite à apresentação de propostas (anúncio de informação prévia, anúncio de concurso, informações adicionais sobre o anúncio de concurso e lista restrita), do relatório de pré-seleção (lista restrita), do registo sobre a abertura das propostas e do relatório de avaliação com a decisão de adjudicação e outras informações pertinentes);

d)      Três originais, em caso de gestão indireta, e dois originais em caso de gestão direta, do contrato proposto, estabelecido com base no modelo de contrato.

Os anexos do modelo de contrato referentes às condições gerais, os formulários e outros documentos pertinentes devem ser reproduzidos sem qualquer alteração em todos os contratos, devendo apenas as condições especiais ser completadas pela entidade adjudicante.

-          Terminado o período de reflexão, assinar e datar todos os exemplares originais do contrato e rubricar todas as páginas das condições especiais e do orçamento;

-          Enviar os exemplares originais do contrato assinados ao proponente selecionado, que os deve assinar no prazo de 30 dias a contar da respetiva receção. O contratante conserva um original e devolve o(s) restante(s) original(ais) à entidade adjudicante. Se o proponente selecionado não cumprir estas condições no prazo fixado ou se, a um dado momento, não quiser ou não puder assinar o contrato, este não lhe poderá ser adjudicado. O processo de preparação do contrato volta à fase 1, sendo preparado um novo processo de contrato para o proponente que obteve a segunda melhor pontuação (desde que a sua proposta ainda seja válida).

A entidade adjudicante deve verificar o poder de representação da pessoa singular que assina o contrato por conta da entidade jurídica à qual o contrato foi adjudicado.

O contrato produz efeitos a contar da data da última assinatura. Um contrato não pode abranger serviços prestados anteriormente nem entrar em vigor antes dessa data.

A entidade adjudicante deve conservar todos os documentos relativos à adjudicação e execução dos contratos durante um período mínimo de sete anos após o pagamento do saldo e até à data de prescrição de eventuais ações judiciais em conformidade com a legislação aplicável aos contratos.

Durante e após este período, a entidade adjudicante tratará os dados pessoais em conformidade com a sua política de confidencialidade. Estes documentos devem ser facultados para inquéritos da Comissão Europeia, do OLAF e da Procuradoria Europeia ou para verificações do Tribunal de Contas.

O contrato proposto deve ser conforme ao anexo B8.

3.4.12.5.  Assinatura do contrato com uma assinatura eletrónica qualificada

A assinatura eletrónica qualificada (QES) é uma norma que decorre do Regulamento eIDAS [Regulamento (UE) n.º 910/2014

Anchor
#_ftnref16 #_ftnref16

[16]], sendo reconhecida como equivalente digital à assinatura manuscrita (também designada assinatura «a tinta azul») em todos os Estados-Membros da UE. A assinatura eletrónica qualificada só pode ser utilizada por gestores orçamentais que tenham obtido um certificado qualificado para assinaturas eletrónicas.

A assinatura eletrónica qualificada pode ser utilizada para assinar qualquer documento para o qual seja exigida uma assinatura manuscrita. No entanto, a assinatura eletrónica qualificada só se aplica a contratos geridos fora do OPSYS (uma vez que as assinaturas digitais incorporadas no OPSYS são equivalentes a assinaturas manuscritas) e quando tanto a lei aplicável como o foro para a resolução de litígios pertencem a um Estado-Membro da UE.

Atualmente, a assinatura eletrónica qualificada não pode aplicar-se aos seguintes compromissos jurídicos:

– Contratos de subvenção ou acordos de contribuição assinados com uma organização internacional;

– Convenções de financiamento com países parceiros.

Além disso, a funcionalidade da assinatura eletrónica qualificada não está disponível, atualmente, para gestão indireta por países parceiros.

O pessoal das delegações da Comissão Europeia pertence, do ponto de vista informático, ao domínio do SEAE. Atualmente, os certificados qualificados para assinaturas eletrónicas da DG DIGIT ainda não abrangem o SEAE. Por conseguinte, o pessoal das delegações da Comissão Europeia só poderá utilizar assinaturas eletrónicas qualificadas quando os certificados da DG DIGIT tiverem sido alargados ao domínio do SEAE.

Estão disponíveis no capítulo 2.10.3 do guia prático mais informações sobre o processo de obtenção do certificado qualificado para assinaturas eletrónicas, incluindo o procedimento passo a passo.

3.4.12.6.  Publicação da adjudicação do contrato

Independentemente do tipo de procedimento, a entidade adjudicante informa o mais rapidamente possível os candidatos e proponentes das decisões tomadas relativamente à adjudicação do contrato, incluindo os motivos pelos quais decidiu renunciar à adjudicação de um contrato.

Uma vez assinado o contrato, a entidade adjudicante é responsável pela elaboração, o mais rapidamente possível, do anúncio de adjudicação do contrato (em gestão indireta, utilizando o modelo que figura no anexo A5g) e pela sua apresentação para publicação no Jornal Oficial da União Europeia e no portal F&T (ver as orientações para a publicação no Anexo A11e). Se necessário, a entidade adjudicante deve assegurar a publicação local simultânea noutros meios de comunicação social apropriados.

Será publicado um anúncio de adjudicação do contrato relativamente a contratos de valor superior aos limiares internacionais (> 300 000 EUR), a menos que o contrato tenha sido declarado secreto (e o caráter secreto ainda seja relevante no momento da adjudicação) ou a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, ou se a defesa de interesses essenciais da União Europeia ou do país parceiro o exigir, e nos casos em que a publicação do anúncio de adjudicação do contrato não for considerada adequada. Importa lembrar que a lista dos candidatos selecionados deve ser indicada na secção VI.3 do anúncio de adjudicação.

Além disso, a entidade adjudicante deve registar todas as informações estatísticas relativas à adjudicação do contrato, incluindo o respetivo montante, o nome do proponente selecionado e dos proponentes preteridos.

Ver ponto 2.10.

3.4.13.  Disponibilização e substituição dos peritos #Substituição de peritos

Nos casos em que no processo de concurso esteja prevista a disponibilização de peritos, o contratante deverá disponibilizar os peritos referidos nesse processo. Tal pode assumir diferentes formas.

Independentemente da forma prevista, os peritos principais colocados à disposição pelo contratante devem estar devidamente identificados e ser expressamente mencionados no contrato.

A comissão de avaliação pode recomendar que um proponente seja excluído de um concurso e que a sua proposta seja considerada irregular se a empresa em questão e/ou os peritos propostos ocultarem deliberadamenteo facto de que todos ou alguns dos elementos da equipa proposta não estarão disponíveis na data prevista para o início da execução do contrato indicada no processo do concurso, ou se for possível estabelecer que a empresa propôs nomes de peritos que, de facto, não tinham dado o seu consentimento para participar. Tal pode conduzir à sua exclusão de outros contratos financiados pela União Europeia (ver ponto 2.6.10.1.2).

Durante a implementação de um contrato de prestação de serviços, se se afigurar necessário substituir um membro do pessoal, o substituto deve possuir habilitações e um nível de experiência pelo menos equivalentes, não podendo os seus honorários em caso algum exceder os do perito substituído. Caso o contratante não consiga disponibilizar um perito com habilitações e/ou experiência equivalentes, a entidade adjudicante pode rescindir o contrato se considerar que a boa execução do mesmo fica comprometida, ou, se considerar que não é esse o caso, aceitar a substituição, na condição de os honorários do perito substituto serem renegociados para um valor inferior, por forma a refletir o nível de remuneração adequado. As eventuais despesas adicionais resultantes da substituição do pessoal são suportadas pelo contratante, exceto no caso de substituição resultante de morte ou nos casos em que a entidade adjudicante solicite uma substituição não prevista no contrato. Nos casos em que um perito não seja substituído imediatamente e decorra algum tempo antes da entrada em funções do novo perito, a entidade adjudicante pode solicitar ao contratante que afete temporariamente um perito ao projeto enquanto se aguarda a chegada ou a entrada em funções do novo perito. Em qualquer caso, a entidade adjudicante não efetuará qualquer pagamento relativamente ao período de ausência do perito ou do seu substituto (temporário ou definitivo).

3.5.  Procedimentos de adjudicação dos contratos de valor inferior a 1 000 000 EUR

3.5.1.  Contrato-quadro SIEA 2018 #Contratos-quadro Contratos-quadro

Descrição

O contrato-quadro de serviços relativos à execução da ajuda externa 2018 (Services for the Implementation of External Aid 2018) (contrato-quadro SIEA 2018) é um contrato-quadro múltiplo com reabertura da concorrência entre três a quatro contratantes-quadro do respetivo lote, para prestações de assistência técnica de curto prazo, abrangendo a gama completa das operações do ciclo de projetos, com a exceção de auditorias financeiras dos programas (que estão abrangidas por um contrato-quadro específico).

Entrou em vigor em 1 de junho de 2018, sendo válido até 31 de maio de 2023.

O contrato-quadro SIEA 2018 em si não dispõe de montante contratual. Não devem ser enviados pedidos de serviçosatravés do contrato-quadro SIEA 2018 se não estiverem disponíveis fundospara cobrir a operação.

Os serviços de valor inferior a 1 000 000 EUR podem ser contratados através do contrato-quadro SIEA 2018.

Estão disponíveis informações pormenorizadas nas orientações disponíveis na Internet relativamente à utilização do contrato-quadro SIEA 2018

Anchor
#_ftnref17 #_ftnref17

[17].

Condições de utilização

A sua utilização está subordinada ao cumprimento de cinco condições principais:

1. As operações devem ser realizadas no interesse exclusivo dos países terceiros querecebemajuda através dos instrumentos de financiamento externos ou no interesse da Comissão Europeia juntamente com países terceiros que beneficiam dessa ajuda;
2. Por conseguinte, as operações devem ser financiadas com fundos destinados à ajuda externa (rubrica 4 do Quadro Financeiro Plurianual ou do Fundo Europeu de Desenvolvimento);
3. O montante máximo para cada contrato específico não pode ultrapassar os 999 999 EUR, incluindo as adendas;
4. O prazo total de vigência de um contrato específico não pode exceder os três anos civis, adendas incluídas. Não há um limite definido para o número de prestações de peritos em dias úteis;
5. Utilização de uma ferramenta informática adequada

   Anchor
   #_ftnref18 #_ftnref18

   [18].

Utilizadores

A entidade adjudicante para cada contrato individual específico pode ser:

– a União Europeia representada pela Comissão Europeia, agindo em nome dos países parceiros,

– um país parceiro através de gestão indireta (caso autorizado pela INTPA e apenas quando o sistema de TI o permita).

Conteúdo

–          Lote 1 – Gestão sustentável dos recursos naturais e resiliência

–          Lote 2 – Infraestrutura, crescimento sustentável e empregos

–          Lote 3 – Direitos humanos, democracia e paz

–          Lote 4 – Desenvolvimento humano e rede de segurança

–          Lote 5 – Apoio orçamental

–          Lote 6 – Financiamento inovador para o desenvolvimento

3.5.1.1.  Procedimento

Os contratos específicos só podem ser celebrados durante o período de validade do contrato-quadro.

Para cada etapa do concurso, devem ser utilizados os formulários elaborados para o contrato-quadro SIEA 2018, disponíveis no sítio Internet criado para esse efeito

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#_ftnref19 #_ftnref19

[19]. Estes formulários podem ser atualizados durante a execução do contrato-quadro, pelo que os utilizadores devem garantir que utilizam as versões mais recentes. Os utilizadores do contrato-quadro devem estar cientes de que existem dois procedimentos distintos que devem ser utilizados no âmbito do contrato-quadro; um para contratos de valor inferior a 300 000 EUR e outro para contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR mas inferior a 1 000 000 EUR, representado o primeiro um procedimento mais simples e mais rápido

a)       Consultas

Os pedidos de serviços devem ser enviados a três ou quatro

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#_ftnref20 #_ftnref20

[20]contratantes-quadro do mesmo lote. Desde que pelo menos uma proposta preencha os critérios de admissibilidade e qualidade, bem como os critérios financeiros, o gestor do projeto pode adjudicar o contrato nessa base.

No entanto, se não for recebida nenhuma proposta satisfatória do ponto de vista qualitativo e/ou financeiro, o gestor orçamental competente pode simplesmente anular a consulta,ou anular e:

1.       Relançar a consulta com diferentes contratantes-quadro aplicando o mesmo caderno de encargos;

2.       Relançar com os mesmos contratantes-quadro um pedido de serviços depois de analisar/reformular o caderno de encargos específico;

3.       Dar início a um procedimento por negociação com um ou mais contratantes-quadro da sua escolha, de entre os que participaram no pedido de serviços, a fim de obter propostas melhoradas em conformidade com as condições do pedido específico (as condições do pedido específico não podem ser substancialmente alteradas);

4.       Dar início ao procedimento alternativo pertinente consoante o montante fora do contrato-quadro.

A consulta deve respeitar os princípios da transparência, proporcionalidade, igualdade de tratamento, não discriminação e concorrência efetiva, bem como os termos do contrato-quadro.

As propostas devem ser apresentadas através do OPSYS. Se ainda for utilizado o contrato-quadro CRIS, as propostas devem ser enviadas para a caixa de correio funcional indicada no pedido, acessível unicamente às pessoas devidamente autorizadas pelo gestor orçamental. Caso seja enviada para outro endereço, a proposta pode ser rejeitada. O caderno de encargos do contrato específico proposto figura em anexo ao convite, a fim de fornecer aos contratantes-quadro todas as informações de que necessitam para apresentar uma proposta. A qualidade destas condições, em especial a clareza, é determinante para a qualidade da proposta e o êxito do exercício. O prazo contratual de apresentação das propostas é de, no mínimo, 14 dias de calendário para pedidos < 300 000 EUR, e um mínimo de 30 dias de calendário para pedidos com um orçamento máximo >= 300 000 EUR, a contar da data de envio do pedido. Existe sempre a possibilidade de alargar o prazo de envio das propostas. Os contratantes-quadro podem solicitar esclarecimentos. As respostas são enviadas simultaneamente a todos os contratantes-quadro consultados. Se durante o período de consulta forem efetuadas alterações que tenham repercussões na escolha dos peritos, a data da apresentação das propostas deve ser prorrogada em conformidade.

b)      Avaliação das propostas

Pedido de serviços < 300 000 EUR

As propostas são válidas durante 14 dias de calendário a contar do termo do prazo para a respetiva apresentação

Deve haver pelo menos três avaliadores. Se for caso disso, um deles pode ser um representante do país parceiro. No entanto, com base numa análise de risco realizada pela entidade adjudicante, pode ser nomeada uma comissão de avaliação formal.

Pedido de serviços >= 300 000 EUR

As propostas são válidas durante 30 dias de calendário a contar do termo do prazo para a respetiva apresentação

A entidade adjudicante nomeará formalmente uma comissão de avaliação Ver ponto 2.9.1.

            Para todos os pedidos de serviços:

Só serão avaliadas as propostas que preencham os seguintes critérios de elegibilidade:

-          o prazo para a apresentação de propostas foi respeitado;

-          a proposta está em conformidade com as regras de elegibilidade do instrumento de financiamento externo da UE que financia o contrato específico (ver secção 2.3.);

-          os honorários, nomeadamente os incluídos na discriminação do orçamento de um contrato específico por preço global, não excedem os máximos contratuais;

-           o orçamento máximo não é excedido (se aplicável).

A entidade adjudicante escolhe a proposta economicamente mais vantajosa

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#_ftnref21 #_ftnref21

[21].

Para a avaliação da qualidade técnica, a entidade adjudicante específica do contrato define os critérios pormenorizados e as respetivas ponderações na grelha de avaliação que figura em anexo ao pedido de serviços.

Salvo indicação clara em contrário no pedido de serviços, caso um dos peritos não cumpra os requisitos mínimos constantes do caderno de encargos, ser-lhe-ão atribuídos zero pontos e a proposta é rejeitada. Por conseguinte aconselha-se a máxima atenção aos requisitos mínimos e à utilização de uma formulação que implique um requisito mínimo (ou seja, «experiência em, pelo menos, três países em desenvolvimento», «no mínimo, o nível C1 de inglês», etc.).

Salvo indicação em contrário na grelha de avaliação, qualquer oferta que fique aquém do limiar da pontuação técnica de 75 em 100 pontos é automaticamente recusada. De entre as propostas técnicas que tiverem alcançado o limiar de 75 pontos, será atribuída a classificação de 100 pontos à melhor proposta técnica (utilizando a fórmula automática do sistema informático, equivalente à referida no ponto 3.4.10.3).

Para a avaliação financeira de um contrato específico baseado em honorários, a provisão para despesas acessórias e a provisão para verificação das despesas não serão tidas em conta na comparação das propostas financeiras. Para a avaliação financeira de um contrato específico com base no preço global, o preço total será tido em conta na comparação das propostas financeiras. A proposta com o preço total mais baixo (tendo em conta o acima exposto) recebe 100 de pontuação financeira (utilizando a fórmula automática do sistema informático, equivalente à explicada no ponto 3.4.10.4).

No que respeita à pontuação final da proposta, a melhor relação qualidade /preço é estabelecida ponderando a qualidade técnica em relação ao preço (utilizando a fórmula automática no sistema TI, equivalente à referida no ponto 3.4.10.5.).

Se nenhuma proposta for selecionada, o gestor do projeto pode, depois de examinar o caderno de encargos, alterar e voltar a enviar o pedido de prestações com os mesmos contratantes-quadro.

Os resultados da avaliação e a decisão de adjudicação devem ser comunicados, o mais tardar 14 ou 30 dias após a data-limite de receção das propostas, a todos os contratantes-quadro que apresentaram propostas. A notificação é igualmente obrigatória quando um novo pedido de prestações é enviado aos mesmos contratantes-quadro (relançamento). A entidade adjudicante pode assinar o contrato imediatamente após a notificação. Não existe período de reflexão entre a notificação e a assinatura.

c)       Assinatura do contrato específico

O contrato específico é constituído pela carta de missão, o caderno de encargos específico, a metodologia utilizada e a proposta financeira.

Para os contratos específicos geridos no OPSYS, o contratante-quadro assina primeiro e a entidade adjudicante para o contrato específico assina em último lugar. Para os contratos específicos geridos no CRIS, a entidade adjudicante para o contrato específico assina primeiro e o contratante-quadro assina em último lugar.

d)      Avaliação das prestações do contratante-quadro

O formulário de avaliação das prestações do contratante-quadro deve ser preenchido depois de terminada a missão. Esta avaliação incidirá sobre a qualidade da execução das prestações do contratante-quadro e deve ser-lhe comunicada para que possa apresentar as suas eventuais observações.

3.5.2.  Procedimento simplificado#Procedimento simplificado – serviços

Para contratos de valor inferior a 300 000 EUR, em função do contexto e das necessidades (por exemplo, a disponibilidade dos serviços necessários nos diferentes lotes do contrato-quadro e/ou no país parceiro, calendário e orçamento disponível, etc.), a entidade adjudicante pode recorrer ao procedimento simplificado, em alternativa ao contrato-quadro, sem publicação de anúncio de concurso

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#_ftnref22 #_ftnref22

[22].

Note-se que o procedimento simplificado requer mais tempo do que o contrato-quadro para iniciar a execução do contrato.

A fim de dar início ao procedimento simplificado, a entidade adjudicante cria um procedimento no CRIS/PPMT e obtém um número de referência.

A entidade adjudicante elabora uma lista de que constam pelo menos três prestadores de serviços, justificando a sua escolha. Aos candidatos será enviada uma carta em que são convidados a concorrer, bem como o processo do concurso. Neste procedimento devem ser utilizados os anexos específicos para as propostas simplificadas (grelha da conformidade administrativa, contrato, anúncio de concurso, carta de convite, instruções aos proponentes e formulário da proposta). No que respeita a qualquer outro documento do processo do concurso, serão utilizados os anexos ordinários relativos aos serviços. O anúncio de concurso não é publicado, mas é incluído no processo do concurso uma vez que contém informações importantes para os prestadores de serviços que serão convidados a apresentar propostas, nomeadamente os critérios de seleção. As propostas devem ser enviadas ou entregues em mão à entidade adjudicante no endereço indicado, o mais tardar na data e hora fixadas no convite à apresentação de propostas. Os candidatos selecionados disporão de, pelo menos, 30 dias a contar da data do envio da carta em que são convidados a concorrer para apresentarem as suas propostas. As propostas devem ser abertas e avaliadas por uma comissão de avaliação cujos membros possuam as competências técnicas e administrativas necessárias, nomeada pela entidade adjudicante.

No âmbito do procedimento simplificado, os proponentes podem igualmente ser escolhidos de uma lista de prestadores de serviços potenciais. Esta lista deve ser elaborada na sequência de um convite à manifestação de interesse e a sua validade máxima será de quatro anos a contar da data do convite. O quadro jurídico deste procedimento será desenvolvido para permitir a sua utilização ulterior.

Se, após consulta dos proponentes, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam preenchidos.

Se procedimento simplificado for infrutífero, o contrato pode ser adjudicado com base num procedimento por negociação (ver ponto 3.3.5.1). A avaliação das propostas e a adjudicação do contrato serão efetuadas seguindo o procedimento aplicável ao concurso limitado (ver pontos 3.4.9 a 3.4.12.4).

Excecionalmente, as autoridades contratantes podem recorrer ao procedimento simplificado no que respeita a serviços jurídicos, em conformidade com a nomenclatura do Vocabulário Comum para os Contratos Públicos (CPV)

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#_ftnref23 #_ftnref23

[23], independentemente do montante estimado do contrato

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#_ftnref24 #_ftnref24

[24].

3.6.  Alteração dos contratos de prestação de serviços#Adenda – serviços; Alteração dos contratos – serviços

Para informações gerais sobre a alteração dos contratos, ver ponto 2.11.

Qualquer alteração fundamentada que implique uma modificação no valor total do contrato deve ser efetuada através de uma adenda.

A aquisição de serviços que consistem na repetição de serviços semelhantes aos previstos no contrato inicial é considerada um procedimento por negociação [ver ponto 3.3.5.1, alínea e)] exceto se o valor de aquisições similares se encontrar dentro dos limites do «regulamento de duplicação de minimis», (ver ponto 2.11.1 alínea c), ou em caso de circunstâncias imprevisíveis a uma entidade adjudicante diligente [ver ponto 2.11.1, alínea b)].

3.7.  Lista de anexos

B	Contratos de prestação de serviços
B2b	Anúncio sucinto do contrato – Publicação local		b2b_summarycn_ pt.docx
B3	Modelo de formulário de pedido de participação (e-notices)		b3_req_part_form_pt.docx
B3	Modelo de formulário de pedido de participação (eForms)		b3_req_part_form_eForms_pt.docx
B4	Lista completa		b4_longlist_pt.docx
B5	Relatório sobre a lista restrita (e-notices)		b5_shortreport_pt.docx
B5	Relatório sobre a lista restrita (eForms)		b5_shortreport_eForms_pt.docx
B6	Anúncio relativo à lista restrita (e-notices)		b6_shortnotice_pt.docx
B6	Anúncio relativo à lista restrita (eForms)		b6_shortnotice_eForms_pt.docx
B7	Carta aos candidatos não incluídos na lista restrita		b7_letternotshort_pt.docx
B8	Modelo de processo do concurso (incluindo o modelo do contrato)
B8a	Carta de convite a concorrer		b8a_invit_pt.docx
B8b	Instruções aos proponentes (e-notices)		b8b_itt_pt.docx
B8b	Instruções aos proponentes (eForms)		b8b_itt_eForms_pt.docx
B8c	Modelo de contrato: Condições Especiais		b8c_contract_pt.docx
B8d	Modelo de contrato: condições gerais (anexo I)		b8d_annexigc_pt.pdf
B8e	Modelo de contrato: condições de referência para contratos baseados em honorários (anexo II)		b8e_annexiitorfee_pt.docx
B8f	Modelo de contrato: condições de referência globais (anexo II)		b8f_annexiitorglobal_pt.docx
B8g	Modelo de contrato: Organização e metodologia (anexo III)		b8g_annexiiiom_pt.docx
B8h	Modelo de contrato: Lista e CV dos peritos principais (anexo IV)		b8h_annexivexperts_pt.xlsx
B8i	Modelo de contrato: Orçamento (anexo V)
B8i1	Orçamento para contratos por preço global		b8i1_annexvbudgetglobal_pt.docx
B8i2	Orçamento para contrato baseado em honorários		b8i2_annexvbudgetfee_pt.xlsx
B8j	Modelo de contrato: Formulários e outros documentos úteis (anexo VI)
B8j1	Formulário de notificação da conta bancária	b8j1_annexvifif_pt.pdf
B8j2	Modelo da garantia financeira	b8j2_annexviguarantee_pt.docx
B8j3	Ficha de identificação legal (pessoas singulares)	b8j3_annexvilefind_pt.pdf
B8j4	Ficha de identificação legal (empresas do setor privado)	b8j4_annexvilefcompany_pt.pdf
B8j5	Ficha de identificação legal (organismos públicos)	b8j5_annexvilefpublic_pt.pdf
B8k1	Verificação das despesas: Condições de referência e relatório sobre as verificações factuais (anexo VII)	b8k1_annexviiexpverif_pt.docx
B8k2	Verificação das despesas: tabela de transações e tabela de erros (anexo VII)	b8k2_annexviiexpverif_pt.xlsx
B8l	Grelha de conformidade administrativa	b8l_admingrid_pt.docx
B8m1	Grelha de avaliação (baseada em honorários)	b8m 1_evalgrid_fees_pt.docx
B8m2	Grelha de avaliação (preço global)	b8m2_evalgrid_global_ pt.docx
B8n	Formulário de apresentação de propostas	b8n_tenderform_pt.docx
B8o	Processo de concurso simplificado (para o procedimento simplificado e para o procedimento com base numa única proposta)	b8o_simplified_ pt.zip
B8p	Disposições fiscais e aduaneiras	b8p_taxcustomsarrangements_ pt.docx
B9	Lista de controlo da abertura das propostas	b9_openchecklist_pt.docx
B10	Relatório sobre a abertura das propostas	b10_openrecord_pt.docx
B10a	Specimen_open report_eSubmission	b10a_specimen_openrecord_eSubmission_pt.pdf
B11a	Relatório de avaliação	b11a_evalreport_pt.docx
B11b	Decisão de adjudicação	b11b_awardecision_pt.docx
B12a	Grelha do avaliador (baseada em honorários)	b12a_evaluatorsgrid_fees_ pt.docx
B12b	Grelha do avaliador (preço global)	b12b_evaluatorsgrid_global_ pt.docx
B13a	Carta de notificação ao proponente selecionado	b13a_notification_letter_ pt.docx
B13b	Carta ao proponente que apresenta a segunda melhor proposta	b13b_lettersecond_best_ pt.docx
B13c	Carta aos proponentes preteridos	b13c_letterunsuccessful_ pt.docx
B15	Formulário de avaliação do contratante	b15_assessment_pt.docx
B16	Adenda ao contrato	b16_addendum_pt.docx
B17	Alteração do orçamento de um contrato	b17_budgetmodif_pt.xlsx