Ghid rapid privind modul de exprimare a interesului în contextul procedurilor de negociere planificate pentru contractele cu valoare scăzută sau medie

Introducere

Bine ați venit în aplicația eSubmission!

eSubmission le permite operatorilor economici să răspundă pe cale electronică la procedurile de achiziții ale UE prin pregătirea dosarelor (exprimarea interesului în cazul de față) și transmiterea lor în format electronic, într-un mod structurat și sigur.

Prezentul ghid rapid se aplică strict în cazul exprimării interesului în cadrul procedurilor de negociere planificate pentru contractele cu valoare scăzută sau medie. Ghidurile rapide pentru procedurile de achiziții pot fi consultate pe wiki-ul eProcurement al Portalului pentru oportunități de finanțare și ofertare.

În calitate de operator economic, puteți:

• să codificați exprimarea interesului dumneavoastră

• să transmiteți dosare în condiții de siguranță

• să consultați sau să reluați un proiect salvat

• să ștergeți un proiect de exprimare a interesului

• să primiți o dovadă a exprimării interesului (confirmare de primire)

• să retrageți o exprimare a interesului înainte de termenul-limită pentru exprimarea interesului

• să primiți dovada retragerii (confirmare de retragere)

Cum obțin asistență tehnică?

Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți contacta echipa noastră de asistență în intervalul orar 08:00-20:00 CET/CEST (ora Bruxelles-ului).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Echipa de asistență lucrează doar în limba engleză.

Cum accesez eSubmission?

Veți accesa eSubmission în contextul unei proceduri de negociere planificate pentru contracte cu valoare scăzută sau medie. Puteți găsi procedurile de negociere planificate pentru contracte cu valoare scăzută sau medie publicate de instituțiile, organismele și agențiile europene pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

De ce am nevoie ca să utilizez eSubmission?

Trebuie să fiți înregistrat(ă) în serviciul Comisiei Europene de autentificare a utilizatorilor (EU Login) pentru a utiliza eSubmission și pentru a vă exprima interesul în cadrul procedurii de negociere planificate pentru contracte cu valoare scăzută sau medie publicată pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. 

Pentru a identifica organizația dvs. în dosarul electronic, aceasta trebuie să fie înscrisă în registrul organizațiilor gestionat de Comisie (Registrul participanților) și să aibă un cod de identificare a participantului (Participant Identification Code - PIC). Informații suplimentare despre PIC sunt disponibile aici. Înregistrarea este deschisă pentru toate organizațiile și este gratuită.

EU Login

EU Login este poarta de intrare pentru conectarea la diferite servicii și/sau sisteme ale Comisiei Europene. Dacă nu aveți încă un cont EU Login, puteți crea un cont.

Pentru informații suplimentare, consultați pagina EU Login - Ajutor.

Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare este ghișeul unic (spațiul unic pentru schimburi de date electronice) pentru participanții și experții implicați în programele de finanțare și în procedurile de ofertare gestionate de Comisia Europeană și de alte instituții, organisme sau agenții ale UE.

De pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, participanții pot:

• să caute oportunități în cadrul programelor de finanțare și al procedurilor de achiziții ale UE

• să se aboneze la procedurile de ofertare
• să consulte documentele achiziției
• să creeze și să transmită o întrebare 

• să se înscrie în Registrul participanților 

• să acceseze eSubmission

• să își acceseze confirmările de primire (dovezile depunerii)

• să își vizualizeze, să își editeze sau să își șteargă proiectele de dosare

• să își retragă dosarele și să își acceseze confirmarea de retragere (dovada retragerii)

• să gestioneze roluri

Registrul participanților

Comisia a instituit un registru online al organizațiilor care participă la procedurile de ofertare sau la cererile de propuneri ale UE, pentru a aplica principiul „doar o singură dată”: datele referitoare la organizația unui participant trebuie furnizate doar o singură dată. După înregistrare, fiecare organizație obține un cod de identificare a participantului (PIC), care este unic. Pentru a afla cum să obțineți un PIC în Registrul participanților, consultați această pagină.

Cum să vă pregătiți exprimarea interesului în eSubmission

Orice operator economic își poate exprima interesul în cadrul unei proceduri de negociere planificate pentru contracte cu valoare scăzută sau medie, publicate pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Odată intrat pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, faceți clic pe Exprimați-vă interesul (Express interest); veți fi redirecționat(ă) către portalul eSubmission, cu condiția să fiți conectat(ă) cu contul dumneavoastră EU Login.

În eSubmission, faceți clic pe Dosar nou (New submission) pentru a începe o nouă înregistrare sau pe Reluare proiect (Resume draft) pentru a relua proiectul de înregistrare început anterior. Proiectul poate fi reluat și de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare [pentru informații suplimentare, consultați secțiunea Gestionarea dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare din prezentul ghid.

Navigarea în eSubmission 

Atunci când începeți înregistrarea, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți înainte de înregistrarea exprimării interesului dvs. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.

Nu se transmite nimic autorității contractante înainte să faceți clic pe butonul Transmitere (Submit) la sfârșitul procesului de transmitere.

Modalități de depunere

Atunci când începeți o nouă exprimare a interesului, veți fi invitat(ă) să indicați:

• modul de înregistrare a exprimării interesului dvs.: exprimarea interesului în dosar individual sau exprimarea interesului în dosar de grup,
• limba în care va fi efectuată exprimarea interesului.

După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Înainte (Next) aflat în partea de jos a paginii.

Părți

În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante la exprimarea interesului dvs. (participanți). Faceți clic pe Parte nouă (New party) și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup).

Toți participanții trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului – PIC. Pentru a verifica dacă o entitate are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați butonul Căutare (Search). Puteți căuta în funcție de PIC, de codul de TVA, de numărul național de înregistrare și de țară. Pentru a putea căuta în funcție de codul de TVA sau de numărul național de înregistrare, trebuie să selectați și țara.

Dacă nu primiți niciun rezultat, organizația trebuie să se înregistreze pentru a obține un PIC.  După ce obțineți PIC-ul, întoarceți-vă la eSubmission, căutați PIC-ul obținut și selectați organizația afișată.

Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:

• pentru participantul principal sau liderul de grup:
• persoana de contact (nume și adresă de e-mail)

În secțiunea Persoană de contact (Contact Person), utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru exprimarea interesului (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal (PCoCo) pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, iar utilizatorului care își exprimă interesul (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo). 

Dacă persoana cu rol de PCoCo nu are un cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură. 

Faceți clic pe Finalizare (Done) când ați terminat. 

După ce ați trecut de etapa Modalități de depunere (Ways to submit), structura nu mai poate fi schimbată din Exprimarea interesului în grup (Joint expression of interest) în Exprimarea interesului individual (Sole expression of interest) sau invers. Dacă doriți să modificați structura dosarului sau să schimbați liderul grupului, trebuie să creați un nou dosar, iar proiectul existent va fi suprascris (toate datele introduse anterior și toate documentele încărcate vor fi șterse).

Faceți clic pe butonul Înainte (Next) pentru a trece la etapa următoare.

Transmiterea exprimării interesului dvs.   

Când sunteți gata să transmiteți exprimarea interesului dvs., faceți clic pe Transmitere (Submit). Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Da (Yes) dacă doriți să confirmați transmiterea: apoi nu veți mai putea modifica acest dosar.

Transmiterea exprimării interesului dumneavoastră este confirmată.

Va fi trimisă o notificare prin e-mail pe adresa de e-mail a persoanei cu rol de PCoCo/CoCo. Această notificare prin e-mail conține un link spre Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, unde persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate accesa confirmarea de primire. Rețineți că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.

Gestionarea dosarelor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare, autentificați-vă folosind butonul Conectare (Sign in) de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare în colțul din dreapta sus a paginii de pornire (introduceți numele dvs. de utilizator și parola EU Login).

Vizualizarea dosarelor

În secțiunea Gestionarea spațiului meu (Manage my area), în partea stângă, persoana cu rol de PCoCo/CoCo va găsi exprimarea (exprimările) interesului în secțiunea Dosarul meu/dosarele mele [My Submission(s)].
De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei dosarelor.

Dosarul meu/dosarele mele [My Submission(s)]

Pentru fiecare exprimare a interesului înregistrată, persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate vedea numărul de referință al procedurii, numărul de identificare al dosarului, data ultimei acțiuni efectuate și stadiul înregistrării dosarului (proiect, transmis, retras, șters), termenul-limită, titlul procedurii, tipul procedurii și etapa.

Meniul  Acțiuni (Action) disponibil în dreapta fiecărui dosar (dacă dosarul nu a fost șters) permite persoanei cu rol de PCoCo/CoCo să efectueze diferite acțiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor cu statutul Proiect (Draft):  

• Editare (Edit): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să editați dosarul dvs. în eSubmission.
• Vizualizare (View): eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Ștergere (Delete): proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.
  
  

În cazul dosarelor cu statutul Transmis (Submitted):

• Vizualizați confirmarea de primire (View Receipt): se afișează confirmarea de primire.
• Retragere (Withdraw) (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru transmitere): precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Retragere (Withdraw). După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau transmite din nou.
  
  

În cazul dosarelor cu statutul Retras (Withdrawn):

• Vizualizați confirmarea de retragere (View Withdrawal Receipt): se afișează confirmarea de retragere.

În cazul dosarelor cu statutul Șters (Deleted):

Meniul Acțiuni (Action) nu este disponibil pentru dosarele cu statutul Șters (Deleted). Odată șters, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către organizație. 

Gestionarea notificărilor pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare

Notificările mele (My notifications)

Persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate accesa această pagină făcând clic pe pictograma în formă de clopoțel din colțul din dreapta sus al ecranului, după ce s-a conectat la contul său de pe Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare.

Pe această pagină, persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate găsi următoarele notificări:

• confirmarea de primire (dovada transmiterii unei exprimări a interesului)
• confirmarea de retragere (dovada retragerii unei exprimări a interesului)

În tabulatorul Preferințe (Preferences) de sub Gestionarea tuturor notificărilor (Manage all notifications) (din partea de jos a listei notificărilor), persoana cu rol de PCoCo/CoCo poate alege frecvența cu care dorește să primească notificări prin e-mail de la Portalul pentru oportunități de finanțare și ofertare. Independent de opțiunea aleasă, puteți accesa oricând toate notificările dvs. în secțiunea Notificările mele (My notifications).

Notificarea mea oficială/notificările mele oficiale [My Formal Notification(s)] 

Această rubrică, disponibilă în partea stângă a ecranului din secțiunea Gestionarea spațiului meu (Manage my area), nu este folosită în prezent pentru proceduri de achiziții.