Guía rápida para procedimientos negociados - Presentación de ofertas iniciales

(procedimientos negociados y procedimiento de licitación con negociación sin publicidad)

Las guías rápidas se han revisado para incluir las características y funcionalidades más recientes en el flujo de trabajo. Actualmente, esta versión actualizada solo está disponible en inglés. Pronto estarán disponibles traducciones a todas las lenguas de la UE.

Primeros pasos

¡Le damos la bienvenida a eSubmission!

Gracias a eSubmission , los agentes económicos pueden responder por vía electrónica a los procedimientos de contratación pública de la UE preparando sus expedientes (por ejemplo, ofertas y ofertas revisadas) y presentándolos de forma estructurada y segura por vía electrónica.

Estas orientaciones se refieren a la presentación de ofertas iniciales en procedimientos negociados y procedimientos de licitación con negociación sin publicidad . En estos procedimientos, solo los candidatos invitados pueden presentar una oferta inicial, de la cual el órgano de contratación puede solicitar una revisión en una ronda de negociación posterior. Para más información sobre las siguientes rondas de negociación, véanse las orientaciones para la segunda ronda y las siguientes rondas.

Usted, en calidad de agente económico, podrá:

• codificar su respuesta a un procedimiento publicado por una institución o un órgano de la UE
• presentar un expediente de forma segura
• ver o reanudar un borrador guardado
• eliminar el borrador de un expediente
• obtener un justificante de presentación (acuse de presentación)
• retirar un expediente antes de que finalice el plazo de presentación
• obtener un justificante de retirada (acuse de retirada)

No olvide leer los requisitos del sistema.

Los encontrará en la página principal de la aplicación eSubmission y en la sección de datos adjuntos de la página «Partes».

¿Necesita ayuda técnica?

Nuestro equipo está disponible de 8.00 a 20.00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 229 71063

 El equipo de ayuda técnica solo podrá atenderle en inglés.

¿Cómo se accede a eSubmission?

El acceso a eSubmission se hace siempre en el marco de un procedimiento de contratación pública. Los procedimientos publicados pueden consultarse en el portal Funding & Tenders.

¿Cuáles son los requisitos para usar eSubmission?

Para utilizar eSubmission y responder a una licitación publicada en el Portal Funding & Tenders debe estar registrado en el servicio de autenticación de usuarios de la Comisión Europea (EU Login). A efectos de la identificación en el proceso de presentación electrónica, su organización deberá estar inscrita en el registro de organizaciones de la Comisión (registro de participantes) y disponer de un PIC («Participant Identification Code») (código de identificación de participantes). Más información sobre el PIC . El registro está abierto a cualquier organización y es gratuito.

EU Login

EU Login es la puerta de acceso para iniciar sesión en diferentes servicios y sistemas de la Comisión Europea. Si aún no tiene una cuenta de EU Login, puede crearla siguiendo este enlace.

Más información en el apartado de ayuda de EU Login.

Portal Funding & Tenders

El portal Funding & Tenders es el punto de entrada único (espacio único de intercambio de datos electrónicos) para participantes y expertos en programas de financiación y licitaciones gestionados por la Comisión Europea y otras instituciones, órganos o agencias de la UE.

Desde el portal Funding & Tenders podrá:

• buscar oportunidades relacionadas con programas de financiación o procedimientos de contratación pública de la UE

• suscribirse a licitaciones
• consultar los pliegos de la contratación
• crear y presentar una pregunta 

• inscribirse en el registro de participantes 

• acceder a eSubmission

• acceder a los acuses de presentación (justificantes de presentación)

• ver, editar o eliminar el borrador de un expediente

• retirar un expediente y acceder al acuse de retirada (justificante de retirada)

• gestionar las funciones

Registro de participantes

La Comisión ha creado un registro en línea para las organizaciones que deseen participar en licitaciones o convocatorias de propuestas de la UE: la idea, basada en el principio de «solo una vez», es que los participantes solo deban introducir una única vez los datos de sus organizaciones.  Al inscribirse en el registro, cada organización recibe un código de identificación de participante («Participant Identification Code» o PIC) único. Si desea saber cómo obtener un PIC en el registro de participantes , consulte esta página.

En los procedimientos negociados, o en los procedimientos de licitación con negociación sin publicidad, solo pueden presentar una oferta los candidatos invitados.

Si se le invita a presentar una oferta, recibirá:

• un correo electrónico de invitación
• una notificación en el portal Funding & Tenders
  

En el correo electrónico de invitación, recibirá un enlace que le llevará a la sección «My Invitation(s)» (Mis invitaciones) del portal Funding & Tenders; deberá iniciar sesión con su EU Login.

Si aún no dispone de una cuenta EU Login vinculada a la dirección de correo electrónico utilizada por el órgano de contratación para la invitación, el portal Funding & Tenders la creará automáticamente. Véase la explicación detallada aquí .

Ver invitaciones

En el menú de navegación situado a la izquierda, encontrará las invitaciones en la sección «My Invitation(s)» (Mis invitaciones). También hay un campo de búsqueda en la parte derecha, sobre la lista de invitaciones.

Haga clic en «Select Organisation» (Seleccionar organización) del botón «Action» (Acción) para la invitación recibida; deberá seleccionar la organización indicada en el correo de invitación como «Participant» (Participante).

 Aparecerá una ventana emergente en la que tendrá dos opciones:

• • « My organisations » (Mis organizaciones): podrá seleccionar una organización entre aquellas para las que tenga alguna función: función en la organización [por ejemplo, «self-registrant» (declarante), «LEAR» (representante designado de la entidad jurídica), «LSIGN» (signatario legal)] o en un proyecto [«submisison» (presentación), «invitation» (invitación), «contract» (contrato), «grant» (subvención)] . Si su organización aún no está registrada, primero tiene que inscribirla en el Registro de Participantes para obtener un PIC (código de identificación del participante). Obtenga más información aquí. Una vez registrada su organización, puede seleccionar el PIC que acaba de crear.

• • Other organisation (Otra organización): puede buscar las organizaciones registradas en el portal Funding & Tenders introduciendo el nombre de la organización o el PIC.

Solo una vez que haya seleccionado su organización, podrá ver los datos y documentos de la invitación.

Haga clic en el enlace «See details» (Ver detalles) para: 

• • Ver los detalles del procedimiento
    En la sección General information (Información general) puede ver la información relacionada con el procedimiento.
    
    
    
  • Acceder a los pliegos de contratación restringidos
    En la sección «Restricted documents» (Documentos restringidos) puede consultar los documentos del procedimiento.   
    
    
    Si hay varias versiones de un documento, aparecerá la última versión en la pantalla. Para acceder a una versión más antigua, haga clic en el menú desplegable y seleccione la versión que desea ver. También puede consultar las traducciones disponibles (en su caso).
    
  • 
  • 
    
    
  • Acceder a la sección de Restricted Questions & answers (Q&A) (Preguntas y respuestas restringidas).  
    En esta sección puede formular una pregunta sobre el procedimiento.
     
    
    
    Si el órgano de contratación le facilita la respuesta a título privado, aparecerá en la sección «My Q&A» (Mis preguntas y respuestas). Si la respuesta se envía a todos los candidatos invitados al procedimiento, aparecerá en la sección « Restricted Q&A » (Preguntas y respuestas restringidas) . Para más información, véase: Cómo crear y presentar una pregunta en el Portal Funding & Tenders.

La presentación solo puede hacerse a partir de la sección «My invitation(s)» (Mis invitaciones). Las ofertas no pueden presentarse en la página de datos del procedimiento.

«My Invitation(s)» (Mis invitaciones)

Para cada invitación puede consultar el número de referencia del procedimiento, el estado de la invitación (recibido, acuse de recibo), el plazo, el lote (en su caso), el título del procedimiento, el tipo de procedimiento y el paso en que se encuentra.

El menú Action (Acción) de la invitación/expediente le permite realizar diferentes acciones en función del estado de la invitación o del expediente.

Invitaciones con el estado «Received» (Recibida):  

• Acknowledge Receipt (Acuse de recibo): pulse aquí para confirmar que ha recibido la invitación a presentar una oferta. Se le redirigirá al portal eSubmission, donde podrá presentar su oferta.
• Manage Roles (Gestionar las funciones):  podrá visualizar y gestionar el acceso a su invitación (añadir/eliminar personas que también podrán acceder a la invitación y presentar una oferta).
• Ver detalles: podrá ver los detalles relativos al procedimiento (véase más arriba).

Invitaciones con el estado «Acknowledged» (Acuse de recibo): 

• Start New Submission (Empezar un nuevo expediente): pulse para presentar una nueva oferta
• Manage Roles (Gestionar las funciones): podrá visualizar y gestionar el acceso a su invitación (añadir/eliminar personas que también podrán acceder a la invitación y presentar una oferta).
• Ver detalles: podrá ver los detalles relativos al procedimiento ( véase más arriba ).
  
  

Si ha empezado a preparar un expediente o ya lo ha presentado, verá el enlace «Submission(s)» (Expedientes).

El menú «Action» (Acción), situado a la derecha de cada expediente le permite realizar distintas acciones en función del estado del expediente.

Expedientes con el estado «Draft» (borrador):

• Edit (Editar): eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Ahora, ya puede editar el expediente en eSubmission.
• Ver: eSubmission abrirá la pantalla en la que se encontraba cuando cerró la aplicación. Se trata de un modo de solo lectura, por lo que no podrá editar el expediente. 
• Delete (Eliminar): el borrador del expediente se eliminará del portal Funding & Tenders.

Expedientes con el estado «Submitted» (Presentado):

• Ver acuse de presentación: se mostrará el acuse de presentación.
• Withdraw (Retirar) (únicamente si no ha vencido el plazo de presentación):  indique el motivo por el que desea retirar el expediente y confirme la acción con el botón «Withdraw» (Retirar). Si retira un expediente, ya no podrá volver a acceder a él, editarlo ni presentarlo.

Expedientes con el estado «Withdrawn» (Retirado):

• View Withdrawal Receipt (Ver acuse de retirada): se mostrará el acuse de retirada.

Expedientes con el estado «Deleted» (Eliminado):

• El menú «Action» (Acción) no está disponible para las ofertas con el estado «Deleted» (Eliminado). Una vez eliminado el borrador de una oferta, el licitador no puede recuperarlo. 

Para poder presentar una oferta, deberá primero confirmar la recepción de la invitación a presentar una oferta:

• Encuentre el procedimiento en «My Invitation(s)» (Mis invitaciones) en el portal Funding & Tenders.

• En el menú «Action» (Acción) del procedimiento, pulse en «Acknowledge Receipt» (Acuse de Recibo) para confirmar que ha recibido la invitación. El estado de la invitación pasará a «Acknowledged» (Acuse de recibo).

Tras acusar recibo de la invitación, se le redirigirá automáticamente a eSubmission, donde podrá iniciar la presentación de su oferta haciendo clic en «New submission» (Nuevo expediente). 

Si prefiere iniciar su presentación más adelante:

• Inicie sesión en el portal Funding & Tenders
  

• Vaya a «My Invitation(s)» (Mis invitaciones) y encuentre el procedimiento.

• En el menú «Action» (Acción) del procedimiento, pulse «Start new submission» (Empezar un nuevo expediente). A continuación, se le redirigirá a eSubmission.

En eSubmission, pulse «New submission» (Nuevo expediente), si desea preparar un nuevo expediente, o «Volver al borrador», si desea reanudar el borrador de un expediente iniciado con anterioridad. 

Navegar por eSubmission 

Una vez que empiece a preparar su expediente, verá una línea de progreso en la parte superior de la pantalla. La línea indica todos los pasos que debe completar antes de presentar su oferta. Además, también verá en qué paso se encuentra en cada momento.

Durante el proceso de presentación, podrá consultar en todo momento los datos y documentos cargados pulsando el botón «Submission documents» (Documentos del expediente), en la parte izquierda de la pantalla.

Hasta que no pulse el botón «Submit» (Presentar) al final del proceso, el órgano de contratación no recibirá ninguna información.

Formas de presentación

Al empezar a crear un nuevo expediente, se le pedirá que indique lo siguiente:

• la modalidad de presentación de la oferta: Sole submission (Expediente único) o Joint submission (Expediente conjunto)
• en el caso de que haya subcontratación,
• la lengua en la que preparará el expediente.

Una vez que haya seleccionado las opciones correspondientes, pulse el botón «Next» (Siguiente) en la parte inferior de la página.

Partes

En esta sección deberá identificar las organizaciones que participan en su expediente (participantes). Pulse en « New party » (Nueva parte) y escoja el tipo de participante: participante principal (en caso de expediente único), apoderado del grupo o miembro del grupo (en caso de expediente conjunto) y subcontratista (si lo hubiera).

Todos los participantes, excepto los subcontratistas, deben estar identificados con un PIC (código de identificación de participantes). Para comprobar si una entidad ya dispone del PIC (es decir, si ya está inscrita en el registro de participantes), use el botón « Search » (Buscar). Puede hacer la búsqueda por PIC, número de IVA, número de registro nacional o país. Para hacer la búsqueda por número de IVA o número de registro nacional, deberá seleccionar también el país.

Si no obtiene ningún resultado, la organización debe registrarse para obtener un PIC. Una vez obtenido el PIC, vuelva a eSubmission , busque por PIC y seleccione la organización que aparezca.

Se mostrarán los datos asociados al PIC en el registro de participantes y se le pedirá que facilite los siguientes datos o documentos obligatorios:

• únicamente para participantes principales o apoderados de los grupos:
• persona de contacto (nombre y correo electrónico)
• IBAN/número de cuenta bancaria
• para todos los participantes: declaración jurada (debidamente cumplimentada y firmada) en la sección de datos adjuntos.

Revise el pliego de condiciones para determinar los documentos que deben incluirse en el expediente.

En la sección «Contact Person» (Persona de contacto), el usuario puede indicar su propio nombre (que aparecerá por defecto) o el de otra persona como persona de contacto para la oferta. A la persona de contacto se le asignará la función de «Primary Coordinator Contact» (Coordinador de Contacto Principal o PCoCo) en el portal Funding & Tenders, y al usuario que presente la oferta (si es distinto de la persona de contacto), la función Coordinator Contact (coordinador de contacto o CoCo ). 

Si el PCoCo no dispone de una cuenta de EU Login, se le creará automáticamente una cuenta temporal a partir de la dirección de correo electrónico facilitada y se le enviará una invitación por correo electrónico para que complete su registro en EU Login. La invitación se enviará mediante un mensaje automático del sistema, sin ninguna referencia al procedimiento.

En la sección «Attachments» (Documentos adjuntos) de cada participante puede cargar los documentos del participante relativos a los criterios de exclusión y selección. Revise el pliego de condiciones para comprobar los documentos que deben incluirse para cada participante en la presentación.

Cuando haya terminado, pulse « Done » (Listo). 

Tras el paso «Ways to submit» (Formas de presentación), ya no podrá modificar la estructura para pasar de un expediente conjunto a un expediente único y viceversa. Si desea modificar la estructura del expediente o cambiar la persona designada como apoderado del grupo, deberá crear un expediente nuevo, que sobrescribirá el borrador existente (es decir, se borrarán todos los datos introducidos y todos los documentos cargados).

Pulse «Next» (Siguiente) para continuar.

Lotes

Si se trata de un procedimiento con varios lotes, elija el lote o los lotes para los que desea presentar una oferta y pulse el botón «Siguiente».  

La identificación de los participantes se aplica al expediente en conjunto. Por tanto, si la composición del consorcio es diferente en función del lote, deberá presentar un expediente distinto para cada lote.

Datos de la oferta

En esta sección debe indicar el importe de su oferta ( solo en el caso del método de adjudicación según el precio y el coste más bajos , y utilizando el mismo formato que en el ejemplo de la pantalla) y/o confirmar si su oferta cumple o no los requisitos mínimos especificados en los pliegos de contratación.

Si confirma que su oferta no cumple los requisitos mínimos, se le pedirá que facilite una explicación en un cuadro de texto específico. La confirmación del cumplimiento o incumplimiento y la explicación en caso de incumplimiento se reflejarán en el informe de presentación.

Tras pulsar el botón «Save» (Guardar), puede cargar la oferta financiera y, si así lo requiere el órgano de contratación en el pliego de condiciones, la oferta técnica. Puede cargar más de un archivo como oferta técnica/financiera. 

Si los datos de la oferta son correctos y considera que el expediente está completo, pulse el botón «Next» (Siguiente). El botón solo estará activo si no falta ninguno de los datos y documentos obligatorios.

Tenga en cuenta que, en esta fase, el borrador de la oferta y los documentos correspondientes aún no han sido presentados .

Informe del expediente

El informe del expediente, generado por el sistema, forma parte del propio expediente. En él se enumeran todos los documentos incluidos en el expediente.

eSubmission genera y añade el informe a su expediente de forma automática. Antes de presentar la oferta, puede consultar el informe en pantalla o descargarlo para conservar una copia. No es necesario que firme y cargue el informe en eSubmission.

Repase el informe y, si considera que el expediente está completo y listo para su presentación, pulse «Next» (Siguiente).

El informe del expediente no constituye una prueba de la presentación, ya que la oferta aún no ha sido presentada . Avance al siguiente paso y pulse «Submit» (Enviar) para finalizar la presentación.

Presentar su oferta

Cuando su oferta esté lista para ser presentada, pulse «Presentar». El sistema le mostrará un mensaje de confirmación.

Pulse «Yes» (Sí) para confirmar la acción: en ese caso, ya no podrá modificar el expediente.

Tenga en cuenta que el sistema no le permitirá presentarlo si se ha cumplido el plazo para la recepción de los expedientes.

Se enviará una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico del PCoCo/CoCo. La notificación contendrá un enlace al portal Funding & Tenders, donde el PCoCo/CoCo encontrará el acuse de presentación. Tenga en cuenta que se informará a los titulares del PIC que haya utilizado.

El acuse de presentación acredita que ha presentado formalmente su expediente dentro del plazo establecido.

La cuenta EU Login vinculada a la dirección de correo electrónico a la que se ha enviado la invitación recibe la función de Primary Coordinator Contact (PCoCo) para la invitación.

A través del botón «Manage Roles'» (Gestionar las funciones) (véase más adelante), el PCoCo puede añadir otras personas de su organización como Coordinator Contact(s) (CoCo) para la invitación.

La persona de contacto indicada en el expediente de la oferta recibe la función de PCoCo para la presentación y la invitación a las rondas posteriores. Al usuario que presenta la oferta (si es diferente de la persona de contacto en la oferta) se le asigna la función de «Coordinador Contact» (CoCo) para el expediente y la invitación a las siguientes etapas, a menos que la función haya sido eliminada por el PCoCo o por otro CoCo del expediente en el período comprendido entre la apertura de la oferta por el órgano de contratación y la recepción de la invitación para las siguientes etapas.

Todas las acciones descritas anteriormente (véase la sección «My Invitations» (Mis invitaciones), pueden ser realizadas por el PCoCo o los CoCo del elemento correspondiente (invitación o presentación). Tenga en cuenta que solo puede haber un PCoCo por invitación o presentación.

Para añadir o eliminar funciones en una presentación, siga los pasos que figuran a continuación:

  Si el órgano de contratación ya ha enviado al licitador una invitación a presentar una oferta revisada a través del portal, los CoCo añadidos de esta manera no podrán presentar la oferta revisada. Únicamente los PCoCo/CoCo que hayan recibido la invitación o los CoCo añadidos a través del botón «Manage Roles» (Gestionar las funciones) de la invitación podrán presentar una oferta (véanse las orientaciones para la segunda ronda y las siguientes rondas).

My notifications (Mis notificaciones)

El PCoCo/CoCo puede acceder a esta página iniciando sesión en el portal Funding & Tenders y pulsando el icono de la campana, en la parte superior derecha de la pantalla.

En esta página, el PCoCo/CoCo puede encontrar las siguientes notificaciones:

• Invitación a presentar una nueva oferta (revisada)
• Recordatorio sobre el próximo plazo de presentación de un procedimiento
• Utilización del PIC de la organización para una presentación
• Submission Receipt (Acuse de presentación) (justificante de la presentación de una oferta)
• Withdrawal Receipt (Acuse de retirada) (justificante de la retirada de una oferta)
  
• Los documentos se han actualizado para un procedimiento
• Se han publicado las preguntas y respuestas restringidas
• El órgano de contratación ha publicado un anuncio
• Se han actualizado los detalles del procedimiento (plazo de licitación, título, descripción, etc.)

En la pestaña «Preferences» (Preferencias), bajo «Manage all notifications» (Gestionar todas las notificaciones) (al final de la lista de notificaciones), el PCoCo/CoCo podrá indicar con qué frecuencia desea recibir las notificaciones por correo electrónico del portal Funding & Tenders. Independientemente de la elección, podrá acceder en todo momento a sus notificaciones a través de la sección « My notifications » (Mis notificaciones).

My Formal Notification(s) (Mis notificaciones formales) 

Esta sección, en el menú de navegación de la izquierda, no se utiliza actualmente en los procedimientos de contratación pública.

                                                                                                  Vaya a la segunda ronda del procedimiento para obtener orientaciones sobre cómo presentar la oferta revisada

  Puede encontrar la guía rápida para los procedimientos negociados y otros procedimientos de contratación pública en todas las lenguas oficiales de la UE en nuestra sección de guías rápidas eSubmission .