Handleiding voor onderhandelingsprocedures – ronde 2 / latere onderhandelingsronde(n)

Onderhandelingsprocedures, mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep

(warning) Raadpleeg hier de gids voor uitnodiging (en) die u ontvangt van het financierings- en aanbestedingsportaal.  
Voor uitnodiging (en) ontvangen van TED eTendering, zie hieronder.

Aan de slag

Deze handleiding geldt voor latere onderhandelingsronde(n) van de onderhandelingsprocedures en mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep waarin de aanbestedende dienst u heeft verzocht een herziene inschrijving in te dienen via eSubmission (NB: de aanbestedende dienst kan besluiten u niet te verzoeken uw inschrijving te herzien of verzoeken uw herziene inschrijving buiten eSubmission in te dienen).  De handleidingen voor de indiening van de oorspronkelijke inschrijving in de onderhandelingsprocedures en handleidingen voor andere aanbestedingsprocedures zijn beschikbaar op de wikipagina Funding & tenders Portal eProcurement.

Als ondernemer kunt u:

  • uw reactie invoeren op een procedure door een EU-instelling of -orgaan;
  • een inschrijving op beveiligde wijze indienen;
  • verder werken aan een opgeslagen concept (“Concept afmaken”) of een concept weergeven;
  • een ontwerpinschrijving verwijderen;
  • een bewijs van indiening ontvangen (Submission Receipt);
  • een ingediende inschrijving intrekken voorafgaand aan de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen;
  • een bewijs van intrekking ontvangen (Withdrawal Receipt).

Lees de systeemvereisten door.

Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en in de rubriek Bijlagen op de pagina Partijen.

Technische hulp nodig?

Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

(info) Het supportteam werkt alleen in het Engels.

Inschrijving voorbereiden in eSubmission

Als de aanbestedende dienst besluit u te vragen een herziene inschrijving in te dienen via eSubmission, ontvangt u een bericht van het financierings- en aanbestedingsportaal.

Het bericht wordt verzonden naar:

  • het e-mailadres van de contactpersoon die u hebt opgegeven in de laatst ingediende inschrijving (Primary Coordinator Contact (PCoCo));
  • de e-mailadressen van alle personen met de rol Coordinator Contact (CoCo) op het moment dat de uitnodiging wordt verzonden; dat wil zeggen dat zij de rol van CoCo op één van de volgende manieren hebben gekregen en dat die rol in de tussentijd niet via de functie “Manage roles” (Rollen beheren) is verwijderd:
    • een contactpersoon die u hebt opgegeven in een eerder ingediende inschrijving maar niet de laatste;
    • een contactpersoon wiens EU Login-account is gebruikt om de oorspronkelijke inschrijving en eventuele herziene inschrijvingen in te dienen;
    • een contactpersoon die via “Manage roles” (Rollen beheren) is toegevoegd.

De berichten zijn toegankelijk via het gedeelte My notifications van het financierings- en aanbestedingsportaal.

Om een herziene inschrijving voor een volgende ronde in te dienen, moet de PCoCo/CoCo eerst bevestigen dat u de uitnodiging heeft ontvangen:

  • Zoek de procedure in My Invitations in het financierings- en aanbestedingsportaal.
  • In het menu “Action” van de procedure klikt u op Acknowledge Receipt (Ontvangst bevestigen) om te bevestigen dat u de uitnodiging hebt ontvangen. De status van de uitnodiging verandert in acknowledged.

Nadat u de ontvangst van de uitnodiging heeft bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar u kunt beginnen met de indiening van uw inschrijving door op Nieuwe inschrijving (New submission.) te klikken.

Als u daar later mee wilt beginnen:

  • Log in op het financierings- en aanbestedingsportaal -portaal met de EU Login-account van de persoon die in de inschrijving is opgegeven als contactpersoon (PCoCo) of, (indien anders) de EU Login-account van de persoon die de inschrijving heeft ingediend (CoCo) of een andere CoCo die via de functie “Manage roles” van het financierings- en aanbestedingsportaal is gemachtigd (zie voor meer informatie het gedeelte Manage Roles in het financierings- en aanbestedingsportaal) in deze handleiding.
  • Ga naar My Invitations en zoek de procedure.9
  • Klik in het menu Action van de procedure op Start new submission (Nieuwe inschrijving starten). U wordt dan doorgestuurd naar eSubmission.

In eSubmission klikt u op Nieuwe inschrijving (New submission) om een nieuwe inschrijving te starten of op Concept afmaken (Resume draft) om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie het gedeelte Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding).

Navigeren in eSubmission

Wanneerubegint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.

Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Inschrijvingsdocumenten links op het scherm te klikken.


(warning) Er wordt niets bij de aanbestedende dienst ingediend totdat u aan het einde van de indieningsprocedure op de button Indienen hebt geklikt.


Partijen

In deze fase kan alleen de rubriek contactpersoon worden bewerkt.

De gebruiker die in eSubmission begint met het verzoek om deelname/inschrijving kan zichzelf (de naam is reeds ingevuld) of een andere persoon als contactpersoon opgeven. Als die andere persoon geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

De contactpersoon krijgt de rol PCoCo in het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol CoCo. 

Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.


Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de laagste kosten en de methode van gunning op basis van de laagste prijs; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsverslag worden opgenomen.

Nadat u op de button Opslaan hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving. 

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op de button Volgende. De button is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

(warning) Op dit moment is uw concept-inschrijving, inclusief alle bijlagen, nog niet ingediend.


Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Volgende om door te gaan.

(warning) Het inschrijvingsrapport is geen bewijs van indiening. U heeft de inschrijving nog niet ingediend. Ga door naar de volgende stap en klik op Indienen om de inschrijving af te ronden.


Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Indienen. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Ja als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.

NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.

Er wordt een bericht gestuurd naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de EU Login-account van de Primary Coordinator Contact (PCoCo) en van de Coordinator Contact(en) (CoCo) die in de inschrijving zijn vermeld. Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedingsportaal, waar de indieningsbevestiging beschikbaar is. 

(warning) De indieningsbevestiging geldt als bewijs voor het respecteren van de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen.



Rollen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

De contactpersoon die is opgegeven in een herziene inschrijving in eSubmission krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening van de herziene inschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal. Per indiening kan er slechts één “Primary Coordinator Contact” zijn.

De gebruiker die de herziene inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon), krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo).

Een of meerdere Coordinator Contact(en) (CoCo) kunnen worden toegevoegd of verwijderd in het financierings- en aanbestedingsportaal nadat de aanbestedende dienst de herziene inschrijving heeft geopend en (indien van toepassing) voordat die dienst de uitnodiging voor een latere onderhandelingsronde verstuurt.

  • Klik onder het dropdownmenu Action rechts van de indiening van de herziene inschrijving op de optie Manage Roles. Deze optie is pas zichtbaar als de aanbestedende dienst de herziene inschrijvingen heeft geopend.

  • Klik op de button Edit Roles.

  • Om een nieuwe CoCo toe te voegen, klikt u op de button Add Roles.

Om een CoCo te verwijderen, klikt u op het pictogram “verwijderen” naast de desbetreffende naam.

  • Voeg de gegevens toe van degene die u wilt toevoegen als CoCo  en klik op de button Ok .

(info)  CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst een uitnodiging voor een latere onderhandelingsronde heeft verstuurd, kunnen in die ronde geen inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de button “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een inschrijving indienen.


Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

Het financierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere EU-organen worden beheerd.

Vanuit uw persoonlijke ruimte in het financierings- en aanbestedingsportaal kunt u:

  • uw uitnodigingen tot inschrijving bekijken
  • de ontvangst van een uitnodiging bevestigen
  • starten met een nieuwe inschrijving in reactie op een uitnodiging
  • ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen;
  • ingediende inschrijvingen intrekken
  • uw Submission/Withdrawal Receipts (bevestiging van indiening /intrekking van een inschrijving) (Submission/Withdrawal Receipts) bekijken
  • rollen beheren

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte in het financierings- en aanbestedingsportaal, moet de PCoCo/CoCo zich identificeren door te klikken op de button Login in het financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina en uw EU Login en wachtwoord in te vullen.

Uitnodiging(en) bekijken

In de rubriek Manage My Area links vinden de Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) en de Coordinator Contact(en) (CoCo) de uitnodiging(en) voor (een) volgende ronde(n) in het gedeelte My Invitation(s). Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Gedeelte My Invitation(s)

Per uitnodiging kan de PCoCo/CoCo het procedurekenmerk, de indieningstermijn, de status van de uitnodiging (received, acknowledged), de titel van de procedure, het type procedure en de ronde zien.

Met het menu Action kan de PCoCo/CoCo, afhankelijk van de status van de uitnodiging en de indiening, de volgende acties uitvoeren.

Voor uitnodigingen met de status Received:

  • Ontvangst bevestigen (Acknowledge Receipt): kies Acknowledge Receipt om te bevestigen dat u de uitnodiging tot inschrijving hebt ontvangen.
  • Rollen beheren (Manage Roles):  u kunt de toegang tot uw inschrijvingen bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de hier beschreven handelingen voor uw uitnodigingen kunnen verrichten).

Voor uitnodigingen met de status acknowledged:

  • Nieuwe inschrijving starten (Start New Submission): kies om een nieuwe inschrijving in te dienen.
  • Rollen beheren (Manage Roles):  u kunt de toegang tot uw inschrijvingen bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de hier beschreven handelingen voor uw uitnodigingen kunnen verrichten).

Om de inschrijvingen voor een uitnodiging te bekijken en te beheren, kunt u Submission(s) kiezen.
Met het menu Action rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo afhankelijk van de status verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

      • Edit: wordt in eSubmission het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
      • View:  in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
      • Delete:  de ontwerpinschrijving wordt verwijderd uit het financierings- en aanbestedingsportaal.

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

      • View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
      • Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum):  u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de button Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

      • View Withdrawal Receipt: de ontvangstbevestiging intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:
 Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met deze status. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen. 

Berichten beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

Berichten

De PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.

Hier vindt dePCoCo/CoCo de volgende berichten:

  • Submission Receipt (bevestiging van indiening van een inschrijving)
  • Withdrawal Receipt (bewijs van intrekking van een inschrijving)

In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek My notifications .

Formele berichten

Dit gedeelte links onder Manage my area blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.