Guide de référence rapide pour les procédures négociées — cycle 2/cycles ultérieurs
(procédures négociées et procédures concurrentielles avec négociation sans publication)
Avant de commencer
Ce guide de référence rapide s’applique à tous les cycles ultérieurs des procédures négociées et des procédures concurrentielles avec négociation sans publication dans lesquelles le pouvoir adjudicateur vous a invité(e) à soumettre une offre révisée via eSubmission (veuillez noter que le pouvoir adjudicateur peut décider de ne pas vous demander de réviser votre offre ou de demander que votre offre révisée soit soumise en dehors d’eSubmission). Les guides de référence rapide concernant la soumission des offres initiales dans le cadre de procédures négociées ainsi que les guides concernant les autres procédures de passation de marchés peuvent être consultés sur le wiki relatif aux passations de marchés en ligne du portail Funding & Tenders.
En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:
- encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution ou un organe de l’UE;
- soumissionner de manière sécurisée;
- visualiser ou poursuivre la création d’une offre précédemment sauvegardée;
- supprimer un projet de soumission;
- recevoir une preuve de la soumission (Submission Receipt);
- retirer une soumission avant la date limite de réception des soumissions;
- recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).
Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.
Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et dans la section «Pièces jointes» de la page Parties.
Comment obtenir de l’aide
Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance entre 8h00 et 20h00 HEC/HAEC.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
L’équipe d'assistance ne travaille qu’en anglais.
Comment préparer votre offre dans eSubmission
Si le pouvoir adjudicateur décide de vous inviter à soumettre une offre révisée, vous recevrez une notification du portail Funding & Tenders.
La notification sera envoyée:
- à l’adresse électronique de la personne de contact indiquée dans la soumission de la dernière offre [Primary Coordinator Contact (PCoCo)];
- aux adresses électroniques de toutes les personnes qui exercent le rôle de Coordinator Contact (CoCo) au moment de l’envoi de l’invitation, c’est-à-dire à celles qui ont reçu le rôle de CoCo de l’une des manières suivantes et dont le rôle n’a pas été supprimé dans l’intervalle par la fonctionnalité «Gérer les rôles» (Manage roles):
- à toute personne de contact indiquée dans les soumissions précédentes, sauf dans la dernière;
- à tout contact dont le compte EU Login a été utilisé pour soumettre l’offre initiale ainsi que toute offre révisée;
- à tout contact ajouté à l’aide de la fonctionnalité «Gérer les rôles» (Manage roles).
Les notifications sont également accessibles via l’espace Mes notifications (My notifications) du portail Funding & Tenders.
Pour soumettre une offre révisée lors d’un cycle ultérieur, le PCoCo/CoCo doit d'abord accuser réception de l'invitation:
- recherchez la procédure dans Mes invitations (My Invitations) sur le portail Funding & Tenders;
- dans le menu «Action» de la procédure, cliquez sur Accuser réception (Acknowledge Receipt) pour confirmer que vous avez reçu l'invitation. L'invitation passera au statut Réception confirmée (Acknowledged).
Après avoir accusé réception de l'invitation, vous serez automatiquement redirigé(e) vers eSubmission, où vous pourrez commencer la soumission de votre offre en cliquant sur Nouvelle offre.
Si vous préférez commencer votre soumission plus tard:
- connectez-vous au portail Funding & Tenders avec le compte EU Login de la personne indiquée comme personne de contact (PCoCo) dans l’offre ou, s’il s’agit d’un compte différent, avec le compte EU Login de la personne utilisé pour soumettre l’offre (CoCo) ou de tout autre CoCo autorisé au moyen de la fonctionnalité «Gérer les rôles» (Manage roles) du portail Funding & Tenders [pour en savoir plus, voir la section Gérer les rôles (Manage roles) sur le portail Funding & Tenders dans ce guide] ;
- allez dans la section Mes invitations (My Invitations)et recherchez la procédure;
- dans le menu Action de la procédure, cliquez sur Commencer une nouvelle soumission (Start new submission). Vous serez alors redirigé(e) vers eSubmission.
Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre (New submission) pour commencer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet (Resume draft) pour continuer un projet déjà commencé. Vous pouvez aussi continuer un projet depuis le portail Funding & Tenders [pour de plus amples informations, voir la section Gérer les soumissions (Manage submissions) sur le portail Funding & Tenders dans ce guide].
Navigation dans eSubmission
Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.
À tout moment au cours du processus de soumission, vous pouvez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre sur la gauche de l’écran.
 Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre à la fin de la procédure de soumission. |
Parties
Dans cette étape, seule la section Personne de contact est modifiable.
L’utilisateur qui lance la soumission de l’offre dans eSubmission peut s’indiquer lui-même comme personne de contact (le nom est déjà prérempli) ou indiquer une autre personne. Si cette dernière n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé sur la base de l’adresse électronique de la personne de contact, et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’enregistrement EU Login. Cette invitation sera un message système automatique sans référence à la procédure.
La personne de contact se voit attribuer le rôle de PCoCo sur le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de CoCo.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Données relatives à l’offre
Dans cette section, vous devez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution selon le coût le plus bas ou le prix le plus bas; veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.
Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu à cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l'appui, sera consignée dans le rapport d'offre.
Après avoir cliqué sur Sauvegarder, vous pouvez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière.
Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que l’offre est complète, cliquez sur Suivant. Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.
| À ce stade, votre projet d’offre et tous les documents qui l’accompagnent ne sont pas encore soumis. |
Rapport d’offre
Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.
eSubmission génère automatiquement le rapport d’offre et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.
Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant pour continuer.
| Le rapport d’offre ne constitue pas une preuve de soumission. Vous n’avez pas encore soumis d'offre. Veuillez passer à l’étape suivante et cliquer sur Soumettre pour finaliser la soumission. |
Soumettre votre offre
Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre. Le système affichera un message de confirmation.
Cliquez sur Oui si vous souhaitez confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette offre.
Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.
Une notification par courrier électronique sera envoyée à l’adresse électronique liée au compte EU Login du Primary Coordinator Contact (PCoCo) et à tous les Coordinator Contacts (CoCo) indiqués pour cette offre. Cette notification par courrier électronique contient un lien vers le portail Funding & Tenders, où vous trouverez l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt).
| L’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) constitue la preuve du respect de la date limite de réception des soumissions. |
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Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders
La personne de contact indiquée dans une offre révisée dans eSubmission se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour la soumission de l’offre révisée sur le portail Funding & Tenders. Il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par soumission.
L’utilisateur qui soumet l’offre révisée (s’il diffère de la personne de contact) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo).
Des CoCo peuvent être ajoutés ou supprimés sur le portail Funding & Tenders après l’ouverture des offres révisées par le pouvoir adjudicateur et (le cas échéant) avant que celui-ci n’envoie les invitations pour un cycle de négociation ultérieur:
- dans le menu déroulant Action à droite de la soumission de l’offre révisée, cliquez sur l’option Gérer les rôles (Manage Roles). Cette option ne s'affichera qu’après l’ouverture des offres révisées par le pouvoir adjudicateur;
- cliquez sur le bouton Modifier les rôles (Edit Roles);
- pour ajouter un nouveau CoCo, cliquez sur le bouton Ajouter des rôles (Add Roles).
Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après l’envoi par le pouvoir adjudicateur d’une invitation à un cycle de négociation ultérieur ne seront pas en mesure de soumettre une offre dans le cadre de ce cycle. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton «Gérer les rôles» (Manage roles) sur l’invitation pourront soumettre une offre.
Gérer les soumissions sur le portail Funding & Tenders
Le portail Funding & Tenders est le point d’entrée unique (espace unique d’échange de données informatisées) des participants et des experts dans les programmes de financement et les appels d’offres gérés par la Commission européenne et d’autres organes de l’UE.
Depuis votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, vous pouvez:
- visualiser vos invitations à soumissionner;
- accuser réception d’une invitation;
- commencer une nouvelle soumission en réponse à une invitation;
- visualiser, modifier ou supprimer des projets de soumissions (offres);
- retirer des offres soumises;
- accéder aux accusés de réception des soumissions/retraits (Submission/Withdrawal Receipts) (preuve de la soumission/du retrait d’une offre);
- gérer les rôles.
Pour accéder à votre espace privé sur le portail Funding & Tenders, le PCoCo/CoCo doit s’authentifier en cliquant sur le bouton Login du portail Funding & Tenders situé dans le coin supérieur droit de la page d’accueil (saisissez votre identifiant et votre mot de passe EU Login).
Afficher l’/les invitation(s)
Dans la section Gérer mon espace (Manage my area) sur la gauche, le PCoCo et tous les CoCo trouveront l’/les invitations(s) au(x) cycle(s) ultérieur(s), dans la section Mon(mes) invitation(s) [My Invitation(s)]. Un champ de recherche est également disponible à droite, au-dessus de la liste des invitations.
Section Ma(mes) invitation(s) [My Invitation(s)]
Pour chaque invitation, le PCoCo/CoCo peut voir le numéro de référence de la procédure, la date limite de soumission, le statut de l’invitation (received, Réception confirmée), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et le cycle.
Le menu Action permet au PCoCo/CoCo d’effectuer les actions suivantes en fonction du statut de l’invitation et de la soumission.
Pour les invitations ayant le statut Reçu (Received):
- Accusé de réception (Acknowledge Receipt): cliquez ici pour confirmer que vous avez reçu l'invitation à soumettre une offre.
- Gérer les rôles (Manage roles): vous pourrez consulter et gérer les accès à vos invitations (ajouter/supprimer des personnes qui pourront également exécuter les actions décrites ici sur vos invitations).
Pour les invitations ayant le statut Réception confirmée (Acknowledged):
- Commencer une nouvelle soumission (Start New Submission): cliquez pour soumettre une nouvelle offre.
- Gérer les rôles (Manage Roles): vous pourrez consulter et gérer les accès à vos invitations (ajouter/supprimer des personnes qui pourront également exécuter les actions décrites ici sur vos invitations).
Pour visualiser et gérer les soumissions correspondant à une invitation, cliquez sur le lien Soumission(s) [Submission(s)].
Le menu Action situé à droite de chaque soumission (sauf si la soumission a été supprimée) permet au PCoCo/CoCo d’effectuer différentes actions, en fonction du statut de la soumission.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Projet (Draft):
- Modifier (Edit): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
- Visualiser (View): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule.
- Supprimer (Delete): le projet de soumission sera supprimé à partir du portail Funding & Tenders.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Soumis (Submitted):
- Visualiser l’accusé de réception (View Receipt): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
- Retirer (Withdraw) (disponible uniquement avant la date limite de soumission): indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Retirer (Withdraw). Une fois la soumission retirée, il n’est plus possible de la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Retiré (Withdrawn):
- Visualiser l’accusé de réception du retrait (View Withdrawal Receipt): l’accusé de réception du retrait s’affiche.
Dans le cas des soumissions ayant le statut Supprimé (Deleted):
Le menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant ce statut. Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire.
Gérer les notifications sur le portail Funding & Tenders
Mes notifications (My notifications)
Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.
Le PCoCo/CoCo trouvera sur cette page les notifications suivantes:
- accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une offre);
- accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une offre).
Dans l’onglet Préférences (Preferences) sous Gérer toutes les notifications (Manage all notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courrier électronique en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section Mes notifications (My notifications).
Ma/Mes notification(s) formelle(s) [My Formal Notification(s)]
Cette section, disponible sous Gérer mon espace (Manage my area) à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.