Guida rapida per le procedure negoziate - Tornata 2/tornate successive

(procedure negoziate e  procedura competitiva con negoziazione senza pubblicazione)

Consultare la sezione sulla  prima tornata della procedura per una guida sulla presentazione dell'offerta iniziale.

Da dove iniziare

Queste linee guida si applicano a tutte le eventuali tornate successive delle procedure negoziate e delle procedure competitive con negoziazione senza pubblicazione in cui l'amministrazione aggiudicatrice ha chiesto di presentare un'offerta riveduta tramite eSubmission (si noti che l'amministrazione aggiudicatrice può decidere di non chiedere di rivedere l'offerta o di chiedere di presentare l'offerta riveduta con sistemi diversi da eSubmission). Per maggiori informazioni sulla presentazione delle offerte iniziali nelle procedure negoziate, cfr. la sezione sulla prima tornata delle procedure negoziate.

Gli operatori economici possono:

• inserire una risposta a una procedura pubblicata da un'istituzione o un organismo dell'UE
• presentare un'offerta in modo sicuro
• visualizzare o riprendere una bozza salvata
• cancellare una bozza
• ottenere la ricevuta di invio (Submission Receipt)
• ritirare un'offerta prima del termine stabilito per il ricevimento
• ricevere la prova dell'avvenuto ritiro (Withdrawal Receipt)

Assicurarsi di leggere irequisiti di sistema.

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È possibile trovarli nella prima pagina dell'applicazione eSubmission e nella sezione Allegati della pagina Parti.

Come ottenere assistenza tecnica

Per ricevere assistenza, contattare il nostro help desk dalle 8:00 alle 20:00 (CET/CEST).

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 Image Modified +32 (0) 229 71063

 L'help desk lavora esclusivamente in inglese.

Se l'amministrazione aggiudicatrice decide di invitare l'offerente a presentare un'offerta riveduta, si riceverà:

• un'email di invito
• una notifica sul portale F&T

L' email di invito e la notifica saranno inviate:

• all'indirizzo email della persona di contatto indicata nell'ultima offerta presentata (contatto del coordinatore principale – PCoCo)

• agli indirizzi email di tutte le persone a cui, al momento dell'invio dell'invito, risulta attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo), ossia alle quali è stato attribuito secondo una delle seguenti modalità il ruolo di CoCo che, nel frattempo, non è stato soppresso attraverso la funzione Manage Roles (Gestire i ruoli):
  • a ogni persona di contatto indicata nelle offerte precedenti, ma non nell'ultima
  • a ogni contatto il cui account EU Login è stato utilizzato per presentare l'offerta iniziale e eventuali offerte rivedute
  • a ogni contatto aggiunto utilizzando la funzione Manage Roles

Le notifiche possono essere consultate anche attraverso l'area My notifications (Le mie notifiche) My notifications nel portale Funding & Tenders.

Visualizzare gli inviti

L'email di invito contiene un link alla sezione My Invitation(s) (I miei inviti) del portale F&T, a cui si accede tramite EU Login. Se non si dispone ancora di un account EU Login, il portale F&T lo creerà automaticamente.   Per una spiegazione dettagliata consultare questa pagina .

Dal menu di navigazione sulla sinistra si accede agli inviti sotto My Invitation(s) . Un campo di ricerca è inoltre disponibile a destra sopra l'elenco degli inviti.

  L'invito a presentare un'offerta riveduta per una o più tornate successive apparirà come un invito distinto nella sezione My Invitation(s). Non farà parte dell'invito mandato per la prima tornata o per eventuali tornate successive della procedura. L'invito conterrà tutti i dettagli e documenti eventuali e un nuovo link all'offerta sotto il menu Action (Azione). I documenti degli inviti precedenti non sono inclusi nel nuovo invito, ma possono ancora essere consultati nei rispettivi inviti.

Nella sezione My Invitation(s) è possibile visualizzare i dettagli e i documenti dell'invito.

 Cliccare su See Details (Vedi dettagli) per: 

• Visualizzare i dettagli della procedura
  nella sezione General Information (Informazioni generali) è possibile visualizzare le informazioni relative alla procedura.

• Accedere ai documenti di gara ad accesso limitato
  nella sezione Restricted documents (Documenti ad accesso limitato) è possibile visualizzare i documenti della procedura. 

Se esistono più versioni di un documento sarà visualizzata l'ultima. Per visualizzare le precedenti, cliccare sul menu a tendina e selezionare la versione che si desidera visualizzare. È inoltre possibile consultare le eventuali traduzioni disponibili.

• Accedere alla sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato). 
  In questa sezione è possibile porre domande relative alla procedura.

Se l'amministrazione aggiudicatrice fornisce la risposta privatamente, questa apparirà nella sezione My Q&A (Le mie domande e risposte). Se la risposta è fornita a tutti i candidati invitati alla procedura, apparirà nella sezione Restricted Q&A (Domande e risposte ad accesso limitato). Per maggiori informazioni cfr. How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal (Come creare e rivolgere una domanda sul portale Funding and Tenders).

L'offerta può essere presentata solo dalla sezione My Invitation(s). Non è possibile farlo dalla pagina dei dettagli della procedura.

Sezione My Invitation(s)

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Sezione My Invitation(s) Sezione My Invitation(s)

Per ciascun invito è possibile vedere il numero di riferimento della procedura, lo stato dell'invito (received o acknowledged), il termine, il lotto (se del caso), il titolo della procedura, il tipo di procedura e la fase.

Il menu Action dell'invito/offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato dell'invito/offerta.

Per gli inviti il cui stato è Received (Ricevuto): 

• Acknowledge Receipt: cliccare qui per confermare di aver ricevuto l'invito a presentare un'offerta. Il link reindirizzerà al portale eSubmission dove sarà possibile presentare l'offerta.
• Manage Roles: sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno vedere l'invito e presentare un'offerta).
• See Details: sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (cfr. sopra). See details

Per gli inviti il cui stato è Acknowledged (confermato): 

• Start New Submission: cliccare qui per presentare una nuova offerta.
• Manage Roles: sarà possibile visualizzare e gestire l'accesso al proprio invito (aggiungere/rimuovere altre persone che potranno vedere l'invito e presentare un'offerta).
• See Details: sarà possibile visualizzare i dettagli relativi alla procedura (cfr. sopra). See details

Se l'utente ha già iniziato a preparare un'offerta o ne ha già inviate, sarà disponibile il link Submission(s) (Offerte).

Il menu Action a destra di ciascuna offerta consente di eseguire diverse azioni a seconda dello stato della domanda.

Per le offerte il cui stato è Draft (Bozza):

• Edit (Modificare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. È ora possibile modificare l'offerta in eSubmission.
• View (Visualizzare): eSubmission apre la schermata in cui ci si trovava al momento dell'uscita dall'applicazione. Non è possibile modificare l'offerta in quanto la visualizzazione avviene in modalità di sola lettura. 
• Delete (Cancellare): la bozza di offerta sarà cancellata dal portale Funding & Tenders.

Per le offerte il cui stato è Submitted (Inviata):

• View Receipt (Visualizzare ricevuta): viene visualizzata la conferma di ricevimento dell'offerta.
• Withdraw (Ritirare) (disponibile solo prima del termine di presentazione):  indicare il motivo del ritiro della domanda e confermare cliccando sul pulsante Withdraw. Una volta ritirata l'offerta, non è più possibile visualizzarla, modificarla o inviarla di nuovo.

Per le offerte il cui stato è Withdrawn (Ritirata):

• View Withdrawal Receipt (Visualizzare ricevuta ritiro): viene visualizzata la ricevuta del ritiro.

Per le offerte il cui stato è Deleted (Cancellata):

• il menu Action non è disponibile per le offerte il cui stato è Deleted. Una volta cancellata, una bozza di offerta non può essere recuperata dall'offerente. 

Per presentare un'offerta riveduta per una tornata successiva il PCoCo/CoCo deve prima confermare di aver ricevuto l'invito:

• reperire la procedura in My Invitation(s) My Invitation(s) nel portale Funding & Tenders
• nel menu Action (Azione) della procedura, cliccare su Acknowledge Receipt (Confermare ricevimento) per confermare di aver ricevuto l'invito. Lo stato dell'invito diventa Acknowledged (Confermato).

Dopo aver confermato il ricevimento dell'invito, si verrà automaticamente reindirizzati a eSubmission, dove si potrà iniziare la presentazione dell'offerta cliccando su Nuova offerta.

Se si preferisce iniziare a presentare l'offerta in un secondo momento, occorre:

• accedere al portale Funding & Tenders
  

• andare su My Invitation(s) e reperire la procedura

• dal menu Action della procedura, cliccare su Start New Submission (Iniziare nuova offerta). Si verrà così reindirizzati a eSubmission.

In eSubmission cliccare su Nuova offerta per iniziare una nuova offerta o Riprendi la bozza per riprendere una bozza iniziata in precedenza. 

Navigare in eSubmission 

Quando si crea un'offerta, nella parte superiore dello schermo sarà visualizzata una linea di avanzamento. Questa linea mostra tutte le fasi da seguire prima di presentare l'offerta. È inoltre possibile vedere in quale fase ci si trova in quel momento.

In qualsiasi momento della procedura di presentazione dell'offerta è possibile verificare quali documenti sono stati caricati cliccando sul pulsante Documenti dell'offerta sul lato sinistro dello schermo.

Nessun elemento viene inviato all'amministrazione aggiudicatrice fino a quando non si è cliccato sul pulsante Invia alla fine della procedura di presentazione.

Parti

In questa fase è possibile modificare solo la sezione Persona di contatto .

L'utente che avvia la presentazione dell'offerta in eSubmission può indicare come persona di contatto se stesso (il nome è già precompilato) o un'altra persona. Se quest'ultima non dispone di un account EU Login, ne verrà creato automaticamente uno temporaneo sulla base dell'indirizzo email della persona di contatto e la persona sarà invitata per email a completare la registrazione EU Login. L'invito sarà un messaggio inviato automaticamente dal sistema senza alcun riferimento alla procedura.

Alla persona di contatto è attribuito il ruolo di PCoCo nel portale Funding & Tenders e all'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto) quello di CoCo . 

Cliccare su Avanti per passare alla fase successiva.

Dati dell'offerta

In questa sezione occorre indicare l'importo dell'offerta ( solo nel caso del metodo di aggiudicazione del costo più basso e del prezzo più basso ; assicurarsi di utilizzare lo stesso formato dell'esempio a schermo) e/o confermare se l'offerta soddisfa o no i requisiti minimi specificati nei documenti di gara.

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Se si conferma che l'offerta non soddisfa i requisiti minimi, verrà chiesto di fornire una spiegazione in un'apposita casella di testo. La conferma della conformità o della non conformità e la spiegazione in caso di non conformità saranno riportate nella sintesi dell'offerta.

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva è possibile caricare l'offerta finanziaria e, se richiesto dall'amministrazione aggiudicatrice nel capitolato d'oneri, l'offerta tecnica. È possibile caricare più file come offerta tecnica/finanziaria. 

Quando si ritiene che i dati dell'offerta siano corretti e l'offerta completa, cliccare sul pulsante Avanti. Il pulsante sarà attivo solo se saranno stati forniti tutti i dati e i documenti obbligatori.

A questo punto la bozza di offerta, comprensiva di tutti i documenti, non risulta ancora presentata .

Sintesi dell'offerta

La sintesi dell'offerta è generata dal sistema e fa parte dell'offerta. La sintesi elenca tutti i documenti inclusi nell'offerta.

eSubmission la genera automaticamente e la aggiunge all'offerta. È possibile consultare la sintesi a schermo o scaricarla per conservarne una copia (prima dell'invio dell'offerta). Non è necessario firmare e caricare la sintesi firmata in eSubmission.

Dopo aver visionato la sintesi, se si ritiene che l'offerta sia completa e pronta per l'invio, cliccare sul pulsante Avanti per continuare.

La sintesi dell'offerta non è una prova di avvenuto invio. L'offerta non è ancora stata presentata . Passare alla fase successiva e cliccare su Invia per finalizzare l'invio.

Invio dell'offerta

Quando si è pronti a presentare l'offerta, cliccare su Invia . Il sistema visualizzerà un messaggio di conferma.

Cliccare su Sì per confermare: l'offerta non potrà più essere modificata.

Si ricorda che il sistema non consentirà di effettuare l'invio se è scaduto il termine di presentazione.

Sarà inviata un'email di notifica all'indirizzo email collegato all'account EU Login del contatto del coordinatore principale ( PCoCo ) e di tutti i contatti del coordinatore ( CoCo ) indicati per l'offerta in questione. L'email di notifica contiene un link al portale Funding & Tenders in cui è reperibile la ricevuta di invio (Submission Receipt). 

La ricevuta di invio costituisce la prova del rispetto del termine di presentazione.

L'account EU Login collegato all'indirizzo email al quale è stato inviato l'invito diventa il contatto del coordinatore principale (PCoCo) per l'invito.

Tramite il pulsante Manage Roles (Gestire i ruoli) (cfr. sotto), il PCoCo può aggiungere altre persone della propria organizzazione in qualità di contatti del coordinatore (CoCo) per l'invito.

La persona di contatto indicata nell'offerta riveduta in eSubmission diventa il contatto del coordinatore principale (PCoCo) per la presentazione e riceve l'invito per le tornate successive. All'utente che presenta l'offerta (se diverso dalla persona di contatto nell'offerta) è attribuito il ruolo di contatto del coordinatore (CoCo) per la presentazione dell'offerta e l'invito alle tornate successive, a meno che il PCoCo/un altro CoCo per la presentazione dell'offerta non abbia rimosso questo ruolo nel periodo compreso tra l'apertura dell'offerta da parte dell'amministrazione aggiudicatrice e la ricezione dell'invito per le tornate successive.

Tutte le azioni sopra descritte (cfr. la sezione My Invitation(s)) My Invitation(s) possono essere eseguite dal PCoCo o dai CoCo della rispettiva voce (invito o presentazione). Si noti che può esserci un solo PCoCo per invito o presentazione.

Per aggiungere/eliminare ruoli su un'offerta seguire le tappe illustrate di seguito:

  Per i CoCo aggiunti seguendo la procedura sopradescritta dopo che l'amministrazione aggiudicatrice ha inviato un invito per una tornata negoziale successiva non sarà possibile presentare un'offerta in quella tornata. Solo i PCoCo/CoCo che hanno ricevuto l'invito o i CoCo che sono stati aggiunti attraverso il pulsante Manage roles nell'invito potranno presentare un'offerta.

Le mie notifiche

Il PCoCo/CoCo può accedere a questa pagina cliccando sull'icona a forma di campana nell'angolo in alto a destra dello schermo dopo aver effettuato il login al portale Funding & Tenders.

Questa pagina contiene le seguenti notifiche:

• invito a presentare un'offerta (riveduta)
• promemoria sull'imminente scadenza del termine di presentazione di una procedura
• utilizzo del PIC dell'organizzazione per una presentazione
• Submission Receipt (prova dell'avvenuta presentazione di un'offerta)
• Withdrawal Receipt (prova dell'avvenuto ritiro di un'offerta)
  
• aggiornamento dei documenti relativi a una procedura
• pubblicazione delle domande e risposte ad accesso limitato
• pubblicazione di un annuncio da parte dell'amministrazione aggiudicatrice
• aggiornamento dei dettagli della procedura (termine, titolo, descrizione dell'offerta, ecc.)

Nella scheda Preferences (Preferenze) sotto Manage all notifications (Gestire tutte le notifiche) (in fondo all'elenco delle notifiche) il PCoCo/CoCo può scegliere la frequenza delle notifiche via email del portale Funding & Tenders. Indipendentemente dalla scelta, tutte le notifiche sono sempre disponibili nella sezione Le mie notifiche .

My Formal Notification(s) (Le mie notifiche ufficiali) 

Questa sezione, raggiungibile dal menu di navigazione sulla sinistra, non è attualmente utilizzata per le procedure di appalto.

  Le guida rapide per le procedure negoziate e le altre procedure di appalto sono disponibili in tutte le lingue ufficiali dell'UE nella sezione Quick guides eSubmission .