Kratki vodič za pregovaračke postupke – podnošenje početnih ponuda

(pregovarački postupci i natjecateljski postupci uz pregovore bez prethodne objave)

Kako započeti

Dobro došli u eSubmission!

Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (odnosno ponude i izmijenjene ponude).

Ovaj se Kratki vodič odnosi na podnošenje početnih ponuda u pregovaračkim postupcima i natjecateljskim postupcima uz pregovore bez prethodne objave. U tim postupcima samo pozvani kandidati mogu podnijeti početnu ponudu, a javni naručitelj može tražiti njezinu daljnju izmjenu u sljedećim krugovima pregovaračkog postupka. Kratki vodiči za sljedeće krugove pregovaračkog postupka i vodiči za druge postupke javne nabave dostupni su na wiki-stranicama za e-nabavu portala Funding & Tenders.

Kao gospodarski subjekt možete:

• sastaviti ponudu kao odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo EU-a
• podnijeti ponudu na siguran način
• pregledati ili nastaviti s izradom nacrta ponude
• izbrisati nacrt ponude
• primiti dokaz o podnošenju (Submission Receipt, potvrda o podnošenju)
• povući ponudu prije isteka roka za zaprimanje ponuda
• primiti dokaz o povlačenju (Withdrawal Receipt, potvrda o povlačenju).

Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.

Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission i u odjeljku Prilozi, na stranici Stranke.

Tehnička pomoć

Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku korisnicima od 8:00 do 20:00 sati po srednjoeuropskom (ljetnom) vremenu.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0)229 71063

 Služba za podršku korisnicima dostupna je samo na engleskom jeziku.

Pristupanje sustavu eSubmission

Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave. Objavljene postupke nabave možete pronaći:

• na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

• s pomoću aplikacije TED eTendering.

Preduvjeti za upotrebu sustava eSubmission

Da biste mogli koristiti sustav eSubmission, morate se registrirati u sustavu Europske komisije za autentifikaciju korisnika (EU Login). 

Za odgovor na postupak nabave objavljen na EU-ovoj platformi za elektroničku nabavu TED eTendering potrebno je imati račun i na toj platformi.

Da bi se organizacija navedena u elektroničkoj ponudi/zahtjevu mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje.  Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.

EU Login

EU Login omogućuje pristup raznim uslugama i/ili sustavima Europske komisije. Ako još nemate EU Login, možete otvoriti račun.

Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.

TED eTendering

TED eTendering platforma je za elektroničku nabavu na kojoj institucije i tijela EU-a objavljuju pozive na podnošenje ponuda.

Račun za eTendering možete otvoriti s pomoću svojeg EU Logina.

Portal Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

Portal Funding & Tenders jedinstvena je ulazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječaje kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela EU-a.

Na portalu Funding & Tenders sudionici mogu:

• pretraživati EU-ove programe financiranja i postupke nabave

• upisati se u Registar sudionika 

• pristupiti potvrdama o podnošenju (Submission Receipt, dokazima o podnošenju)

• pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponuda

• povući podnesene ponude i pristupati potvrdama o povlačenju (Withdrawal Receipt, dokazima o povlačenju)

• upravljati ulogama.

Registar sudionika

Komisija je uspostavila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga koji sudionicima omogućuje da samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji.  Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute o tome kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su na sljedećoj stranici.

Priprema ponude u sustavu eSubmission

U pregovaračkim postupcima ili natjecateljskim postupcima uz pregovore bez prethodne objave ponudu mogu dostaviti samo kandidati koji su primili poziv.

Ako vas je javni naručitelj odabrao, primit ćete obavijest od platforme TED eTendering s pozivom da potvrdite pristup dokumentaciji o nabavi i da podnesete ponudu.

Obavijesti se šalju na e-adresu vaše organizacije koju je javni naručitelj registrirao u fazi pripreme postupka.

Obavijestima se može pristupiti u odjeljku portala TED eTendering My messages (Moje poruke).

Za potvrdu pristupa dokumentaciji o nabavi kliknite na poveznicu u obavijesti.  Poveznica vas vodi na stranicu portala TED eTendering za pozive na podnošenje ponuda, na kojoj ćete vidjeti gumb Submit a tender (Podnesi ponudu). 

U sustavu eSubmission kliknite na Nova ponuda/zahtjev (New submission) kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavak izrade nacrta (Resume draft) kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. Rad na nacrtu možete nastaviti i s portala Funding & Tenders (za više informacija vidjeti odjeljak Upravljanje ponudama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji) u ovom vodiču).

Kretanje unutar sustava eSubmission

Kad započnete s podnošenjem, na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na crti napretka. Na crti su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na njoj ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite.

U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude/zahtjeva s lijeve strane zaslona.

Ponuda neće biti podnesena javnom naručitelju dok ne kliknete na gumb Podnesi na kraju postupka.

Načini podnošenja

Kad započnete s podnošenjem nove ponude, od vas će se tražiti da navedete:

• podnosite li ponudu kao: pojedinačnu ponudu ili zajedničku ponudu
• hoće li ponuda uključivati podugovaranje
• na kojem ćete jeziku podnijeti ponudu.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite na gumb Sljedeće na dnu stranice.

Stranke

U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude (sudionici).  Kliknite na Nova stranka i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponude), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponude) i podugovaratelj (prema potrebi).

Svi sudionici, osim podugovaratelja, moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u Registru sudionika), poslužite se gumbom Pretraži. Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i državi. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i državu.

Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC.  Nakon što dobijete PIC, vratite se na eSubmission, pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika te će se od vas zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke i dokumente:

• za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
• osobu za kontakt (ime i e-adresa)
• IBAN / broj bankovnog računa
• za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.

Provjerite natječajne specifikacije kako biste utvrdili koji su dokumenti potrebni za podnošenje ponude.

U odjeljku Contact Person (Osoba za kontakt) korisnik kao osobu za kontakt za ponudu može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (PCoCo) na portalu Funding & Tenders, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (CoCo). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, automatski će se stvoriti privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i ta će osoba e-poštom dobiti poziv da dovrši registraciju za EU Login. Poziv se sastoji od automatske poruke sustava bez upućivanja na postupak.

U odjeljku Prilozi svakog sudionika možete učitati dokumentaciju sudionika koja se odnosi na kriterije za isključenje i odabir. Provjerite natječajne specifikacije kako biste utvrdili koji se dokumenti moraju uključiti u zahtjev za svakog sudionika.

Kad završite, kliknite na gumb Gotovo. 

Nakon što prođete korak „Načini podnošenja”, više nije moguće promijeniti strukturu iz „zajednički zahtjev” u „pojedinačni zahtjev” i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu ponude ili voditelja skupine, morate izraditi novu ponudu, koja će prebrisati izrađeni nacrt (izbrisat će se svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti).

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće.

Grupe

U postupku s nekoliko grupa odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu i zatim kliknite na gumb Sljedeće.  

Identifikacija sudionika odnosi se na ponudu u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno o lotu, treba podnijeti zasebnu ponudu za svaku grupu.

Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos svoje ponude (samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška ili najniže cijene – pazite da upotrebljavate isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi ispunjava li vaša ponuda minimalne zahtjeve utvrđene u dokumentaciji o nabavi.

Ako potvrdite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se tražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o sukladnosti ili nesukladnosti i obrazloženje u slučaju nesukladnosti bit će navedeni u izvješću o ponudi.

Nakon što kliknete na gumb Spremi, možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj u natječajnim specifikacijama, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka za tehničku/financijsku ponudu. 

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće. Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni.

Izvješće o ponudi

Izvješće o ponudi generira sustav i sastavni je dio ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponudu.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Izvješće o ponudi možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja ponude). Nije ga potrebno potpisati ni učitati potpisano izvješće u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite na Sljedeće da biste nastavili.

Izvješće o ponudi nije dokaz o podnošenju. Još niste podnijeli ponudu. Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi kako biste dovršili podnošenje.

Podnošenje ponude

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite na Podnesi. Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da ako želite potvrditi podnošenje: više nećete moći izmijeniti tu ponudu.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.

Na e-adresu primarnog koordinatora za kontakt / koordinatora za kontakt šalje se obavijest. U obavijesti se navodi poveznica na portal Funding & Tenders, na kojem primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći potvrdu o podnošenju. Imajte na umu da će subjekti čiji je PIC naveden u zahtjevu dobiti obavijest.

Potvrda o podnošenju dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku.

Upravljanje ulogama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

Osobi za kontakt navedenoj u sustavu eSubmission dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo) za podnošenje početne ponude na portalu Funding & Tenders. Moguć je samo jedan primarni koordinator za kontakt po ponudi.

Primarni koordinator za kontakt (Pcoco) ne može se promijeniti na portalu. Obratite se javnom naručitelju ako je potrebno imenovati novog primarnog koordinatora za kontakt.

Korisniku koji podnosi početnu ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo).

Dodatni koordinatori za kontakt (CoCo) mogu se dodati ili ukloniti na portalu Funding & Tenders nakon što javni naručitelj otvori početne ponude i (prema potrebi) prije nego što pozove ponuditelja da podnese izmijenjenu ponudu:

• u padajućem izborniku Action (Radnja), desno od podnesene početne ponude, kliknite na opciju Manage Roles (Upravljanje ulogama). Ta će se opcija pojaviti tek nakon što javni naručitelj otvori početne ponude

• kliknite na gumb Edit Roles (Uredi uloge)

• da biste dodali novog koordinatora za kontakt, kliknite na gumb Add Roles (Dodaj uloge)

da biste izbrisali koordinatora za kontakt, kliknite na ikonu za brisanje pokraj njegova imena

• dodajte pojedinosti o osobi koju dodajete kao koordinatora za kontakt i kliknite na gumb Ok (U redu).

  Koordinatori za kontakt dodani kako je prethodno opisano nakon što je javni naručitelj ponuditelju poslao poziv za izmijenjenu ponudu putem portala neće moći podnijeti izmijenjenu ponudu. Samo primarni koordinatori za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv ili koordinatori za kontakt koji su dodani s pomoću gumba „Manage roles” (Upravljanje ulogama) na pozivu moći će podnijeti izmijenjenu ponudu (vidjeti Kratki vodič za pregovaračke postupke – drugi krug / sljedeći krugovi).

Upravljanje ponudama na portalu Funding & Tenders (Financiranje i natječaji)

Kako biste pristupili svojem osobnom prostoru portala Funding & Tenders, morate se autentificirati klikom na gumb Login (Prijava) u gornjem desnom kutu početne stranice portala Funding & Tenders (unesite svoj EU Login i lozinku).

Pregled ponuda

U odjeljku Manage my area (Upravljanje mojim prostorom) na lijevoj strani primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može naći ponude pod odjeljkom My Submission(s) (Moje ponude).
S desne strane iznad popisa ponuda dostupno je i polje za pretraživanje.

Odjeljak My Submission(s) (Moje ponude)

Za svaku ponudu primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može vidjeti referentni broj postupka, identifikacijsku oznaku ponude, datum posljednje obavljene radnje i status ponude (nacrt, podneseno, povučeno, izbrisano), rok, naslov postupka, vrstu postupka i krug.

Izbornik Action (Radnja), desno od svake ponude (osim ako je ponuda izbrisana), omogućuje primarnom koordinatoru za kontakt / koordinatoru za kontakt da obavlja različite radnje ovisno o statusu ponude.

Ponude u statusu nacrt (Draft) možete:

• Edit/uređivati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponudu tad možete uređivati u sustavu eSubmission
• View/pregledavati: u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje 
• Delete/izbrisati:  nacrt ponude izbrisat će se s portala Funding & Tenders.
  
  

Za ponude u statusu podneseno (Submitted) možete:

• View Receipt/pogledati potvrdu: prikazat će se potvrda o podnošenju
• Withdraw/povući ponudu (samo ako još nije prošao rok za podnošenje):  navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i potvrdite to klikom na gumb Withdraw (Povuci); povučena ponuda ne može se više pregledavati, uređivati ni ponovno podnijeti.
  
  

Za ponude u statusu Withdrawn/povučeno možete:

• View Withdrawal Receipt/pogledati potvrdu o povlačenju: prikazat će se potvrda o povlačenju.
  
  

Za ponude u statusu Deleted/izbrisano:

izbornik Action (Radnja) nije dostupan za ponude sa statusomizbrisano (Deleted). Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti. 

Upravljanje obavijestima na portalu Funding & Tenders

My notifications (Moje obavijesti)

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt (PCoco/Coco) toj stranici može pristupiti klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Funding & Tenders.

Na toj stranici primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći sljedeće obavijesti:

• Submission Receipt/potvrdu o podnošenju (dokaz o podnošenju ponude)
• Withdrawal Receipt/potvrdu o povlačenju (dokaz o povlačenju ponude).

Na kartici Preferences (Osobne postavke) u odjeljku Manage all notifications (Upravljanje svim obavijestima) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati učestalost slanja obavijesti s portala Funding & Tenders. Neovisno o odabranom sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku My notifications (Moje obavijesti).

My Formal Notification(s) (Moje službene obavijesti)

Ovaj odjeljak, koji se nalazi s lijeve strane odjeljka Manage my area (Upravljanje mojim prostorom), trenutačno se ne koristi za postupke nabave.